3.2.1 Sơ đồ tổ chức
Bộ máy tổ chức của BIDV – CN Trà Vinh gồm có: Giám đốc, 02 Phó giám đốc, Phòng giao dịch khách hàng, Phòng khách hàng cá nhân, Phòng khách hàng doanh nghiệp, Phòng quản trị tín dụng, Phòng kế hoạch tổng hợp, Phòng tài chính kế toán, Phòng quản lý rủi ro, Phòng tổ chức hành chánh, Phòng quản lý và dịch vụ kho qũy. Ngoài ra, chi nhánh còn có thêm Phòng giao dịch Phạm Thái Bƣờng.
19
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của BIDV-CN Trà Vinh
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của BIDV – CN Trà Vinh
Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chánh BIDV-CN Trà Vinh
3.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc
Giám đốc: có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của đơn vị theo chức năng nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của đơn vị. Đƣợc quyền tổ chức bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thƣởng, kỷ luật hoặc nâng lƣơng cán bộ công nhân viên trong đơn vị và chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị mình.
Phó giám đốc: có trách nhiệm hỗ trợ cùng giám đốc về các nghiệp vụ cụ thể trong tổ chức, tài chính thẩm định, huy động vốn.
Phòng khách hàng cá nhân
- Công tác tiếp thị và phát triển khách hàng:
+ Tham mƣu, đề xuất chính sách và kế hoạch phát triển khách hàng cá nhân.
+Xây dựng và tổ chức thực hiện các chƣơng trình marketing tổng thể cho từng nhóm sản phẩm.
+ Tiếp nhận, triển khai và phát triển các sản phẩm tín dụng, dịch vụ ngân hàng dành cho khách hàng cá nhân của BIDV.
- Công tác bán sản phẩm và dịch vụ ngân hàng bán lẻ:
+ Là đơn vị đầu mối tiếp nhận và triển khai các sản phẩm ngân hàng bán lẻ tại Chi nhánh theo sự chỉ đạo của Trụ sở chính BIDV và Ban lãnh đạo Chi nhánh.
+ Xây dựng kế hoạch bán sản phẩm đối với khách hàng. Giám Đốc Chi Nhánh Phòng Giao Dịch Khách Hàng Phòng Khách Hàng Cá Nhân Phòng Khách Hàng Doanh Nghiệp Phòng Quản Trị Tín Dụng Phòng Kế Hoạch Tổng Hợp Phòng Quản Lý Rủi Ro Phòng Tài Chính Kế Toán Phòng Tổ Chức Hành Chánh Phòng Quản Lý và Dịch Vụ Kho Qũy Phòng Giao Dịch Phạm Thái Bƣờng Phó Giám Đốc Chi Nhánh
20
+ Trên cơ sở chƣơng trình, kế hoạch đƣợc giao; chủ động thực hiện. + Chịu trách nhiệm về việc bán sản phẩm, nâng cao thị phần của chi nhánh, tối ƣu hóa doanh thu nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận, phù hợp với chính sách và mức độ chấp nhận rủi ro của ngân hàng.
- Công tác tín dụng:
+ Tiếp xúc với khách hàng, tìm hiểu nhu cầu, tiếp nhận hồ sơ vay vốn. + Thu thập thông tin, phân tích khách hàng, khoản vay, lập báo cáo thẩm định.
+ Đối chiếu với các điều kiện tín dụng và các quy định về quản lý tín dụng, quản lý rủi ro (giới hạn, hạn mức, mức độ chấp nhận rủi ro…)
+ Lập báo cáo đề xuất trình cấp có thẩm quyền quyết định cấp tín dụng, theo quy định và quy trình nghiệp vụ của BIDV.
+ Thông báo cho khách hàng về quyết định cấp tín dụng.
+Soạn thảo hợp đồng tín dụng và các hợp đồng có liên quan đến khoản vay để trình lãnh đạo ký.
+ Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ giải ngân và thực hiện đề xuất giải ngân trình lãnh đạo hoặc trực tiếp quyết định giải ngân theo phân cấp ủy quyền, theo sản phẩm, theo các quy định liên quan.
+ Theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng, kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay; đôn đốc khách hàng trả nợ gốc, lãi, phí đến khi tất toán hợp đồng.
+ Thực hiện phân loại nợ, xếp hạng tín dụng, chấm điểm khách hàng. Phòng khách hàng doanh nghiệp
- Công tác tiếp thị và phát triển quan hệ khách hàng:
+ Tham mƣu, đề xuất chính sách, kế hoạch phát triển quan hệ khách hàng.
+ Trực tiếp tiếp thị và bán sản phẩm (sản phẩm bán buôn, tài trợ thƣơng mại, kinh doanh vốn và tiền tệ…).
+ Chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng và bán sản phẩm của ngân hàng.
- Công tác tín dụng:
+ Trực tiếp đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng.
+ Kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay; đôn đốc khách hàng trả nợ gốc, lãi.
+ Phân loại, rà soát phát hiện rủi ro.
+ Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đề nghị miễn, giảm lãi, đề nghị miễn, giảm lãi và chuyển phòng Quản lý rủi ro xử lý tiếp theo quy định.
+ Tuân thủ các giới hạn, hạn mức tín dụng của ngân hàng đối với khách hàng. Theo dõi việc sử dụng hạn mức của khách hàng.
Phòng quản trị tín dụng:
- Trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị cho vay, bảo lãnh đối với khách hàng theo quy định, quy trình của BIDV và của Chi nhánh.
- Thực hiện tính toán trích lập dự phòng rủi ro theo quy định, gửi kết quả cho phòng Quản lý rủi ro để thực hiện rà soát, trình cấp có thẩm quyền quyết định.
21
- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về an toàn trong tác nghiệp của Phòng; tuân thủ đúng quy trình kiểm soát nội bộ trƣớc khi giao dịch đƣợc thực hiện. Giám sát khách hàng tuân thủ các điều kiện của hợp đồng tín dụng.
- Thực hiện quản lý thông tin khách hàng, mẫu dấu, chữ ký khách hàng và các tác nghiệp liên quan theo quy trình nghiệp vụ về quản lý thông tin khách hàng và mẫu dấu, chữ ký của khách hàng BIDV.
- Các nhiệm vụ khác.
Phòng kế hoạch tổng hợp
- Công tác kế hoạch – tổng hợp:
+ Thu thập thông tin phục vụ công tác kế hoạch tổng hợp.
+ Tham mƣu, xây dựng kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh. + Tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh.
+ Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh.
+ Giúp việc Giám đốc quản quý, đánh giá tổng thể hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.
- Công tác nguồn vốn:
+ Đề xuất và tổ chức thực hiện điều hành nguồn vốn; chính sách biện pháp, giải pháp phát triển nguồn vốn và các biện pháp giảm chi phí vốn để góp phần nâng cao lợi nhuận.
+ Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kinh doanh tiền tệ theo quy định và trình Giám đốc Chi nhánh giao hạn mức mua bán ngoại tệ cho các phòng có liên quan.
+ Phối hợp với các Phòng liên quan giới thiệu các sản phẩm huy động vốn, sản phẩm kinh doanh tiền tệ với khách hàng.
+ Thu thập và báo cáo BIDV những thông tin liên quan đến rủi ro thị trƣờng, các sự cố rủi ro thị trƣờng ở Chi nhánh và đề xuất phƣơng án xử lý.
+ Chịu trách nhiệm quản lý các hệ số an toàn trong hoạt động kinh doanh, đảm bảo khả năng thanh toán, trạng thái ngoại hối của Chi nhánh. Chịu trách nhiệm quản lý các hệ số an toàn trong hoạt động kinh doanh, đảm bảo khả năng thanh toán, trạng thái ngoại hối của Chi nhánh. Chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng các quy định về công tác nguồn vốn tại Chi nhánh.
+ Lập các báo cáo, thống kê phục vụ quản trị điều hành theo quy định. Phòng Tài Chính – Kế Toán
- Quản lý và thực hiện công tác hạch toán kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp.
- Thực hiện công tác hậu kiểm đối với hoạt động tài chính kế toán của Chi nhánh (bao gồm cả các phòng giao dịch/ quỹ tiết kiệm).
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý, giám sát tài chính.
- Đề xuất tham mƣu với Giám đốc Chi nhánh về việc hƣớng dẫn thực hiện chế độ tài chính, kế toán, xây dựng chế độ, biện pháp quản lý tài sản, định mức và quản lý tài chính, tiết kiệm chi tiêu nội bộ, hợp lý và đúng chế độ.
- Kiểm tra định kỳ, đột xuất việc chấp hành chế độ, quy chế, quy trình trong công tác kế toán, luân chuyển chứng từ và chỉ tiêu tài chính của các
22
phòng giao dịch/ qũy tiết kiệm và các phòng nghiệp vụ tại Chi nhánh theo quy định.
- Chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, chính xác, kịp thời, hợp lý, trung thực của số liệu kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo tài chính.
- Quản lý thông tin và lập báo cáo.
Phòng quản lý rủi ro: bao gồm công tác quản lý tín dụng, công tác quản lý rủi ro tín dụng, công tác quản lý rủi ro tác nghiệp, công tác phòng chống rửa tiền, công tác quản lý hệ thống chất lƣợng ISO, công tác kiểm tra nội bộ và các nhiệm vụ khác.
Phòng Tổ Chức – Hành Chánh: đầu mối tham mƣu, đề xuất, giúp việc Giám đốc về triển khai thực hiện công tác tổ chức – nhân sự và phát triển nguồn nhân lực tại Chi nhánh.
Phòng Quản Lý và Dịch Vụ Kho Qũy:
- Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ về quản lý kho và xuất/nhập quỹ.
- Chịu trách nhiệm đề xuất, tham mƣu với Giám đốc Chi nhánh về các biện pháp, điều kiện đảm bảo an toàn kho, quỹ và an ninh tiền tệ; phát triển các dịch vụ về kho quỹ; thực hiện đúng quy chế, quy trình quản lý kho quỹ. Chịu trách nhiệm hoàn toàn về đảm bảo an toàn kho quỹ và an ninh tiền tệ, bảo đảm an toàn tài sản của Chi nhánh và của khách hàng.
- Tổ chức việc thực hiện nộp/rút tiền mặt tại Ngân hàng Nhà nƣớc và các đơn vị liên quan; tổ chức việc tiếp quỹ/thu gom tiền tại các đơn vị trực thuộc.
Phòng Giao Dịch Phạm Thái Bƣờng: trực tiếp thực hiện nghiệp vụ theo phạm vi đƣợc ủy quyền, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật và các quy trình/quy định nghiệp vụ của BIDV.
3.3 QUY TRÌNH CHO VAY TẠI BIDV - CN TRÀ VINH
Bước 1: Tiếp nhận và hướng dẫn khách hàng về hồ sơ vay vốn
Cán bộ tín dụng (CBTD) làm nơi tiếp nhận, hƣớng dẫn khách hàng lập hồ sơ tín dụng, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ phù hợp với nội dung gồm:
1. Giấy đề nghị tín dụng: đề nghị vay vốn/ bảo lãnh theo hạn mức hoặc theo món
2. Hồ sơ pháp lý của khách hàng
3. Hồ sơ về tình hình tài chính của khách hàng (đối với tín dụng doanh nghiệp)
4. Hồ sơ về dự án, phƣơng án tín dụng
5. Hồ sơ đảm bảo tiền vay, nghĩa vụ bảo lãnh
Bước 2: Thẩm định các điều kiện tín dụng
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, CBTD lập Phiếu tiếp nhận sau đó nghiên cứu, đánh giá và thẩm định hồ sơ vay vốn theo những nội dung sau:
1.Đánh giá chung về KH - Năng lực pháp lý
23 - Mô hình tổ chức và bố trí lao động - Quản trị điều hành của doanh nghiệp - Ngành nghề kinh doanh
- Các rủi ro chủ yếu
2.Tình hình tài chính của khách hàng (trƣờng hợp tín dụng doanh nghiệp) - Đánh giá về sự chính xác, trung hậu của báo cáo tài chính
- Phân tích, đánh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính - Chấm điểm tín dụng khách hàng
3.Phƣơng án sản xuất kinh doanh, khả năng vay trả 4.Tài sản đảm bảo
5.Xác định các phƣơng thức và nhu cầu vay 6.Xem xét khả năng, nhiệm vụ của chi nhánh
Bước 3: Xét duyệt cho vay, ký hợp đồng tín dụng
1.CBTD sau khi nghiên cứu, thẩm định các điều kiện vay vốn (Bƣớc 2) lập Báo cáo đề xuất tín dụng trình Trƣởng phòng Khách hàng doanh nghiệp (đối với phòng Khách hàng doanh nghiệp), Trƣởng phòng Khách hàng cá nhân (đối với phòng Khách hàng cá nhân).
2.Trƣởng phòng Khách hàng doanh nghiệp, Trƣởng phòng Khách hàng cá nhân trên cơ sở tờ trình của CBTD kèm hồ sơ vay vốn, xem xét kiểm tra, thẩm định lại, ghi ý kiến vào tờ trình và trình lãnh đạo.
3.Lãnh đạo: Xem xét lại hồ sơ Trƣởng phòng Khách hàng doanh nghiệp, Trƣởng phòng Khách hàng cá nhân trình để quyết định.
- Duyệt đồng ý cho vay. - Duyệt cho vay có điều kiện. - Không đồng ý.
4.Hoàn chỉnh các thủ tục khác theo quy định.
5.Làm thủ tục giao nhận giấy tờ và tài sản đảm bảo tiền vay. 6.Thời gian thẩm định, xét duyệt cho vay.
Bước 4: Giải ngân, theo dõi, giám sát việc sử dụng vốn vay:
1.Giải ngân
1.1 Chứng từ của KH
1.2 Chứng từ của ngân hàng 1.3 Trình duyệt giải ngân
a. CBTD sau khi xem xét hồ sơ tại điểm 1.1 và 1.2, nếu đủ điều kiện giải ngân thì trình Trƣởng phòng Khách hàng doanh nghiệp, Trƣởng phòng Khách hàng cá nhân
24
b.Trƣởng phòng Khách hàng doanh nghiệp, Trƣởng phòng Khách hàng cá nhân kiểm tra lại điều kiện giải ngân và nội dung trình của CBTD.
- Nếu đồng ý: ký trình lãnh đạo
- Nếu không đồng ý: ghi rõ lý do, trình lãnh đạo quyết định c. Lãnh đạo ký duyệt
-Nếu đồng ý: ký duyệt
-Nếu chƣa phù hợp: yêu cầu chỉnh sửa lại -Nếu không đồng ý: nêu rõ lý do
1.4 Nạp thông tin vào chƣơng trình điện toán SIBS và luân chuyển chứng từ.
2. Theo dõi, kiểm tra khoản vay 1.5 Theo dõi nợ vay
CBTD thƣờng xuyên quản lý, theo dõi khoản vay theo nội dung sau: -Theo dõi nợ vay
-Khai thác phần mềm điện toán
1.6 Kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay, vật tƣ đảm bảo nợ vay - Kiểm tra hồ sơ chứng từ
- Kiểm tra tại hiện trƣờng - Lập biên bản kiểm tra
1.7 Theo dõi, phân tích khách hàng về:
- Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh - Theo dõi, phân tích tình hình tài chính
- Theo dõi, phân tích đảm bảo tiền vay
Bước 5: Điều chỉnh tín dụng
1.Căn cứ điều chỉnh
- Khách hàng đề nghị điều chỉnh tín dụng
- Bộ phận Quản lý khách hàng đề xuất điều chỉnh tín dụng trên cơ sở các thông tin nắm bắt đƣợc trong quá trình theo dõi; kiểm tra; rà soát đánh giá khoản vay/ khách hàng vay vốn hoặc các thông tin cảnh báo từ bộ phận Quản lý rủi ro, bộ phận Quản trị tín dụng.
2.Nội dung của điều chỉnh tín dụng bao gồm:
- Rà soát, điều chỉnh Hạn mức/ Số tiền cho vay, bảo lãnh.
- Gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ/ Điều chỉnh thời gian hiệu lực của Thƣ bảo lãnh.
25
- Điều chỉnh điều kiện tín dụng; Điều chỉnh biện pháp bảo đảm/ Tài sản bảo đảm và các điều chỉnh tín dụng khác.
3.Nguyên tắc và trình tự thực hiện
Cấp có thẩm quyền phê duyệt cấp tín dụng sẽ là cấp có thẩm quyền phê duyệt điều chỉnh tín dụng. Trừ trƣờng hợp gia hạn nợ/ Điều chỉnh kỳ hạn trả nợ/ Điều chỉnh thời gian hiệu lực của Thƣ bảo lãnh (hoặc Hợp đồng bảo lãnh) thực hiện theo quy định hiện hành của BIDV.
Bước 6: Thu nợ, lãi, phí và xử lý phát sinh
1.Theo dõi việc thực hiện hợp đồng tín dụng của KH 2.Xử lý các phát sinh trong quá trình cho vay
3.Xử lý tranh chấp hợp đồng tín dụng theo hƣớng dẫn về xử lý tranh chấp
Bước 7: Thanh lý hợp đồng tín dụng
1.Tất toán khoản vay
2.Giải chấp các hợp đồng bảo đảm tài sản
2.1. Kiểm tra tình trạng giấy tờ, TS thế chấp, cầm cố 2.2. Thủ tục xuất KH giấy tờ, TS thế chấp, cầm cố
CBTD lập biên bản giao trả tài sản đảm bảo nợ vay trình Trƣởng phòng Khách hàng doanh nghiệp, Trƣởng phòng Khách hàng cá nhân kiểm soát, Trƣởng phòng Khách hàng doanh nghiệp, Trƣởng phòng Khách hàng cá nhân trình lãnh đạo ký duyệt.
3.Thanh lý hợp đồng tín dụng
3.4 SƠ LƢỢC VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA NGÂN HÀNG HÀNG
Kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng trong một giai đoạn cho thấy khả năng hoạt động và hiệu quả mà Ngân hàng đạt đƣợc trong một khoảng thời gian nhất định. Công việc phân tích đã góp phần đánh giá lại những kết quả mà Ngân hàng đã thu đƣợc qua một năm hoạt động cũng nhƣ những thiếu sót đã mắc phải. Từ đó đƣa ra những chiến lƣợc và chính sách