4.1.1.1 Chứng từ và sổ sách
Sau khi khách hàng đặt hàng (qua điện thoại, email, fax…), đơn đặt hàng sẽ đƣợc bộ phận Kinh doanh xét duyệt, lập lệnh bán hàng gồm 3 liên, gửi 1 liên cho bộ phận Kế toán để lập HĐ GTGT, 1 liên gửi cho bộ phận Kho, liên còn lại lƣu giữ tại bộ phận. Sau khi lập HĐ GTGT gồm 3 liên, bộ phận Kế toán gửi 1 liên cho bộ phận Kho, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại lƣu giữ tại bộ phận. Bộ phận kho dựa vào hóa đơn GTGT và lệnh bán hàng tiến hành kiểm tra hàng hóa, sau đó lập phiếu xuất kho, ghi vào thẻ kho và xuất kho giao cho khách hàng. Bộ phận kế toán dựa vào HĐ GTGT lập phiếu thu và thu tiền từ khách hàng. Cuối ngày kiểm tra, đối chiếu và ghi vào sổ sách.
4.1.1.2 Luân chuyển chứng từ
Hình 4.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ doanh thu và giá vốn hàng bán - Xem Phụ lục 12
4.1.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh
* Trích một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 8 năm 2014:
1. Ngày 09/08/2014 theo HĐ GTGT số 677 (Phụ lục 04), nhận hợp đồng vận chuyển cho Công ty CPHH Vedan Việt Nam với tổng cƣớc phí vận chuyển thanh toán là 59.236.592 đồng, thuế GTGT 10%. Công ty CPHH Vedan Việt Nam đã thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng Vietcombank.
Nợ TK 11212 59.236.592 Có TK 5113 53.851.447 Có TK 3331 5.385.145
2. Ngày 14/08/2014 theo HĐ GTGT số 726 (Phụ lục 04) và PXK số 726GV (Phụ lục 06), xuất bán cho DNTN Duy Điệp 35 can dầu ăn Cooking Oil Can (25kg/can) với tổng số tiền thanh toán là 19.404.000, thuế GTGT 10%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
34 Nợ TK 632 16.614.873 Có TK 156 16.614.873 Nợ TK 1111 19.404.000 Có TK 5111 17.640.000 Có TK 3331 1.764.000 3. Ngày 14/08/2014 theo HĐ GTGT số 732 (Phụ lục 04) và PXK số 732GV (Phụ lục 06), xuất bán cho ông Đặng Phƣớc Hùng 150 thùng mì Hảo hảo chua cay, 30 thùng Hảo hảo xào khô, 60 thùng Hủ tiếu nhịp sống Nam Vang với tổng giá trị là 25.002.000 đồng, thuế GTGT 10%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
Nợ TK 632 25.002.000 Có TK 156 25.002.000 Nợ TK 1111 27.502.200 Có TK 5111 25.002.000 Có TK 3331 2.500.200 4. Ngày 26/08/2014 theo HĐ GTGT số 862 và PXK số 862GV (Phụ lục 06) xuất bán cho ông Nguyễn Minh Nhựt bột ngọt I454 với tổng giá trị thanh toán là 13.234.100 đồng, thuế GTGT 10%. Đã thu bằng tiền mặt.
Nợ TK 632 12.028.782
Có TK 156 12.028.782
Nợ TK 1111 13.234.100
Có TK 5111 12.031.000 Có TK 3331 1.203.100
Bút toán tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong tháng 8/2014:
Nợ TK 1111 13.763.516.000 Nợ TK 1121 445.155.097 Có TK 511 12.916.973.730 Có TK 3331 1.291.697.373
35
Bút toán tổng hợp giá vốn hàng bán trong tháng 8/2014: Nợ TK 632 12.800.171.791
Có TK 156 12.800.171.791
4.1.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết
- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào – Xem Phụ lục 10 - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa bán ra – Xem Phụ lục 11 - Thẻ kho (Sổ kho) – Xem Phụ lục 19
- Sổ quỹ tiền mặt – Xem Phụ lục 18 - Sổ chi tiết TK 11211 – Xem Phụ lục 16 - Sổ chi tiết bán hàng – Xem Phụ lục 17
4.1.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp
- Sổ Nhật ký chung - Xem Phụ lục 14 - Sổ Cái TK 511, 632 - Xem Phụ lục 15