3.4.1 Sơ đồ tổ chức
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán trƣởng:
+ Là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc của mình cũng nhƣ của thông tin cung cấp.
+ Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty.
+ Bố trí, sắp xếp nhân viên kế toán, tổ chức hạch toán kế toán, kiểm tra quản lý tài chính của công ty. Giám sát, báo cáo, phản ánh kết quả kinh doanh của Công ty.
+ Sử dụng, bảo mật và cung cấp thông tin trong phạm vi trách nhiệm quản lý.
Kế toán trƣởng
Kế toán tổng hợp
28
+ Hƣớng dẫn giải quyết các vấn đề khó khăn trong công việc của các nhân viên kế toán, xử lý các công việc khác thuộc phạm vi quản lý.
- Kế toán tổng hợp:
+ Ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong Công ty. Lập báo cáo tài chính theo quy định của Công ty.
+ Tập hợp và kiểm tra đầy đủ tất cả các chứng từ hợp lệ phát sinh trong ngày để lập bảng kê, cuối tháng sẽ tiến hành đối chiếu các chi tiết và tập hợp toàn bộ số liệu có liên quan để lập báo cáo quyết toán và nộp cho Cục thuế theo đúng thời hạn quy định.
- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán của từng đối tƣợng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán.
- Thủ kho: theo dõi chi tiết và phản ảnh thƣờng xuyên liên tục có hệ thống tình hình xuất, nhập, tồn sản phẩm, hàng hóa để kịp thời báo cáo cho các bộ phận có liên quan.
- Thủ quỹ: có trách nhiệm bảo quản và theo dõi các khoản thu chi tiền mặt kèm những chứng từ hợp lệ và ghi sổ. Hàng ngày kiểm kê số tiền tồn thực tế và ghi vào sổ sách, đối chiếu số liệu tồn quỹ với số liệu sổ sách kế toán.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.2.1 Chế độ kế toán
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính, gồm 5 phần:
+ Quy định chung
+ Hệ thống tài khoản kế toán + Hệ thống báo cáo tài chính + Chế độ chứng từ kế toán + Chế độ sổ kế toán
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
29
3.4.2.2 Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán theo hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Công ty không mở sổ Nhật ký đặc biệt.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
30
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
3.4.3 Phƣơng pháp kế toán
- Phƣơng pháp kế toán thuế GTGT: theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: đơn giá bình quân cuối kỳ.
- Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty (2011-2013)
ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu 2011 2012 2013 So sánh 2012/2011 So sánh 2013/2012 Số tiền % Số tiền % Doanh thu 118.746 120.403 127.524 1.657 1,4 7.121 5,9 Chi phí 118.204 120.211 127.454 2.007 1,7 7.243 6,0 Lợi nhuận 542 192 70 (350) (64,6) (122) (63,7)
Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Vạn Lợi Vĩnh Long
Kết quả hoạt động kinh doanh là tổng hợp kết quả của tất cả các hoạt động kinh doanh của Công ty trong một năm. Để biết đƣợc tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm (2011 – 2013) có hiệu quả hay không ta cần xem xét các yếu tố doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
31
* Về doanh thu
Qua bảng tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Vạn Lợi Vĩnh Long trong giai đoạn 2011-2013 chúng ta có thể nhận thấy doanh thu của Công ty trong 3 năm có sự biến động tích cực. Doanh thu tăng liên tục qua các năm. Năm 2012 so với năm 2011 tăng 1.657 triệu đồng, tƣơng ứng 1,4%. Năm 2013 so với năm 2012 tăng 7.121 triệu đồng, tƣơng ứng 5,9%. Doanh thu tăng chứng tỏ qua nhiều năm hoạt động, doanh nghiệp đã có nhiều đối tác kinh doanh và ngày càng mở rộng thị trƣờng hơn cùng với việc thực hiện nhiều biện pháp kích cầu nhƣ áp dụng các chính sách khuyến mãi để thu hút khách hàng.
* Về chi phí
Chi phí phát sinh tại doanh nghiệp có giá trị lớn và liên tục tăng. Năm 2012 so với năm 2011 tăng 1,7%. Năm 2013 so với năm 2012 tăng 6,0%. Chiếm giá trị lớn nhất trong chi phí là giá vốn hàng bán. Doanh thu tăng cao kéo theo giá vốn hàng bán tăng. Tỷ lệ giá vốn hàng bán/ doanh thu khá cao, luôn chiếm hơn 97%. Ngoài ra chi phí quản lý kinh doanh cũng chiếm giá trị khá lớn do Công ty mới thành lập cần nhiều chi phí để mở rộng quan hệ với khách hàng.
* Về lợi nhuận
Lợi nhuận bị chi phối chủ yếu bởi doanh thu và chi phí. Mặc dù doanh thu tăng nhƣng lợi nhuận của Công ty lại giảm qua các năm. Nguyên nhân là do Công ty mới thành lập, những năm đầu tiên chi phí không phát sinh nhiều, sang năm tiếp theo Công ty mở rộng thị trƣờng, phát triển mô hình kinh doanh, phải tiêu tốn nhiều chi phí cho việc mua sắm, sửa chữa, áp dụng các chính sách ƣu đãi để thu hút khách hàng, mở rộng quan hệ với đối tác, tình hình kinh doanh gặp nhiều khó khăn và phải cạnh tranh gay gắt với các Công ty khác bằng các chính sách ƣu đãi khách hàng, chính vì vậy mà tổng doanh thu không thể bù đắp đƣợc chi phí bỏ ra. Tuy vậy lợi nhuận của Công ty vẫn là con số dƣơng. Đây cũng là một tín hiệu tốt khả quan cho tình hình kinh doanh của Công ty trong thời kỳ kinh tế khó khăn và nhiều cạnh tranh. Điều đó cho thấy Công ty cần có những chính sách hợp lý hơn trong việc tiết kiệm chi phí để mang về nguồn lợi nhuận cao hơn cho Công ty.
Qua khái quát về kết quả kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2011, 2012, 2013 có thể nhận thấy Công ty không ngừng cố gắng phấn đấu trong kinh doanh. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động Công ty cũng gặp phải không ít những khó khăn, trở ngại làm giảm tốc độ phát triển của Công ty. Do đó Công ty phải tận dụng và phát huy tối đa thế mạnh của mình, từng bƣớc khắc phục khó khăn để nâng cao vị thế cạnh tranh và hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG
3.6.1 Thuận lợi
- Công ty có mối quan hệ tốt với các đối tác, giúp cho việc kinh doanh thuận lợi hơn.
32
- Mặt hàng của Công ty đa dạng, đáp ứng đƣợc nhu cầu thị trƣờng, chất lƣợng hàng hóa luôn đƣợc nâng cao và bảo đảm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Công ty có nhiều năng lực để mở rộng kinh doanh sang nhiều lĩnh vực khác.
- Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh đều đáp ứng nhu cầu thiết thực trong góc bếp của mỗi gia đình. Chính vì thế, đầu tƣ vào kinh doanh những loại hàng hóa này sẽ có nhiều điều kiện để phát triển trong tƣơng lai.
3.6.2 Khó khăn
- Trong hoàn cảnh kinh tế thế giới và đất nƣớc đang suy thoái, Chính phủ
và ngƣời dân đang thắt chặt chi tiêu thì việc các doanh nghiệp gặp khó khăn là điều khó tránh khỏi. Công ty Vạn Lợi Vĩnh Long là một doanh nghiệp trẻ vì vậy trƣớc tình hình suy thoái nền kinh tế thì Công ty cũng không nằm ngoài tầm ảnh hƣởng.
- Nguồn vốn của Công ty khá ít nhƣng vì tình hình kinh tế hiện nay khó khăn nên các ngân hàng cho vay với lãi suất cao làm ảnh hƣởng rất lớn đến việc mở rộng kinh doanh của Công ty.
3.6.3 Định hƣớng phát triển của Công ty
Công ty Vạn Lợi Vĩnh Long là doanh nghiệp trẻ, trong giai đoạn đầu mới thành lập cũng gặp không ít khó khăn và trở ngại. Để ổn định và phát triển, nâng cao uy tín trên thƣơng trƣờng, Công ty đã đề ra một số chủ trƣơng định hƣớng phát triển nhằm cải tiến nâng cao chất lƣợng và hiệu quả trong kinh doanh nhƣng vẫn đảm bảo phù hợp với quy mô của Công ty nhƣ sau:
- Giữ vững thị trƣờng truyền thống, tiếp tục sắp xếp lại kênh phân phối nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Đa dạng hóa chủng loại cũng nhƣ chất lƣợng hàng hóa tốt nhất để đáp ứng nhu cầu thị trƣờng.
- Tăng cƣờng kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho đảm bảo hàng hóa luân chuyển hiệu quả, tiết kiệm chi phí lƣu thông, chi phí tài chính một cách hợp lý và có lợi nhuận.
- Chú trọng cơ sở hạ tầng: văn phòng làm việc, kho hàng, trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc và chuyên chở hàng hóa nâng cao vị thế Công ty nhằm thu hút khách hàng.
- Luôn cố gắng bảo đảm những quyền lợi tốt nhất cho khách hàng và các đối tác.
- Chú trọng đào tạo nhân viên bán hàng chuyên nghiệp, có trình độ, có khả năng tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho Công ty.
Nhìn chung định hƣớng phát triển của Công ty là khả quan, nó hƣớng đến nâng cao hiệu quả của Công ty và giảm thiểu sự rủi ro trong kinh doanh. Tuy nhiên, để định hƣớng phát triển dần đƣợc thực hiện thì không thể thiếu đƣợc sự hỗ trợ về mặt tài chính cũng nhƣ các nguồn khác.
33
CHƢƠNG 4
KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
MỘT THÀNH VIÊN VẠN LỢI VĨNH LONG 4.1 KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY (THÁNG 8 NĂM 2014)
4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán
4.1.1.1 Chứng từ và sổ sách
Sau khi khách hàng đặt hàng (qua điện thoại, email, fax…), đơn đặt hàng sẽ đƣợc bộ phận Kinh doanh xét duyệt, lập lệnh bán hàng gồm 3 liên, gửi 1 liên cho bộ phận Kế toán để lập HĐ GTGT, 1 liên gửi cho bộ phận Kho, liên còn lại lƣu giữ tại bộ phận. Sau khi lập HĐ GTGT gồm 3 liên, bộ phận Kế toán gửi 1 liên cho bộ phận Kho, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại lƣu giữ tại bộ phận. Bộ phận kho dựa vào hóa đơn GTGT và lệnh bán hàng tiến hành kiểm tra hàng hóa, sau đó lập phiếu xuất kho, ghi vào thẻ kho và xuất kho giao cho khách hàng. Bộ phận kế toán dựa vào HĐ GTGT lập phiếu thu và thu tiền từ khách hàng. Cuối ngày kiểm tra, đối chiếu và ghi vào sổ sách.
4.1.1.2 Luân chuyển chứng từ
Hình 4.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ doanh thu và giá vốn hàng bán - Xem Phụ lục 12
4.1.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh
* Trích một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 8 năm 2014:
1. Ngày 09/08/2014 theo HĐ GTGT số 677 (Phụ lục 04), nhận hợp đồng vận chuyển cho Công ty CPHH Vedan Việt Nam với tổng cƣớc phí vận chuyển thanh toán là 59.236.592 đồng, thuế GTGT 10%. Công ty CPHH Vedan Việt Nam đã thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng Vietcombank.
Nợ TK 11212 59.236.592 Có TK 5113 53.851.447 Có TK 3331 5.385.145
2. Ngày 14/08/2014 theo HĐ GTGT số 726 (Phụ lục 04) và PXK số 726GV (Phụ lục 06), xuất bán cho DNTN Duy Điệp 35 can dầu ăn Cooking Oil Can (25kg/can) với tổng số tiền thanh toán là 19.404.000, thuế GTGT 10%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
34 Nợ TK 632 16.614.873 Có TK 156 16.614.873 Nợ TK 1111 19.404.000 Có TK 5111 17.640.000 Có TK 3331 1.764.000 3. Ngày 14/08/2014 theo HĐ GTGT số 732 (Phụ lục 04) và PXK số 732GV (Phụ lục 06), xuất bán cho ông Đặng Phƣớc Hùng 150 thùng mì Hảo hảo chua cay, 30 thùng Hảo hảo xào khô, 60 thùng Hủ tiếu nhịp sống Nam Vang với tổng giá trị là 25.002.000 đồng, thuế GTGT 10%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 632 25.002.000 Có TK 156 25.002.000 Nợ TK 1111 27.502.200 Có TK 5111 25.002.000 Có TK 3331 2.500.200 4. Ngày 26/08/2014 theo HĐ GTGT số 862 và PXK số 862GV (Phụ lục 06) xuất bán cho ông Nguyễn Minh Nhựt bột ngọt I454 với tổng giá trị thanh toán là 13.234.100 đồng, thuế GTGT 10%. Đã thu bằng tiền mặt.
Nợ TK 632 12.028.782
Có TK 156 12.028.782
Nợ TK 1111 13.234.100
Có TK 5111 12.031.000 Có TK 3331 1.203.100
Bút toán tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong tháng 8/2014:
Nợ TK 1111 13.763.516.000 Nợ TK 1121 445.155.097 Có TK 511 12.916.973.730 Có TK 3331 1.291.697.373
35
Bút toán tổng hợp giá vốn hàng bán trong tháng 8/2014: Nợ TK 632 12.800.171.791
Có TK 156 12.800.171.791
4.1.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết
- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào – Xem Phụ lục 10 - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa bán ra – Xem Phụ lục 11 - Thẻ kho (Sổ kho) – Xem Phụ lục 19
- Sổ quỹ tiền mặt – Xem Phụ lục 18 - Sổ chi tiết TK 11211 – Xem Phụ lục 16 - Sổ chi tiết bán hàng – Xem Phụ lục 17
4.1.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp
- Sổ Nhật ký chung - Xem Phụ lục 14 - Sổ Cái TK 511, 632 - Xem Phụ lục 15
4.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
* Trong tháng 8/2014 Công ty cho khách hàng hƣởng chiết khấu thƣơng mại theo chế độ ƣu đãi 3% trên hóa đơn mua mì gói. Công ty theo dõi chi tiết tài khoản 521 trên 2 tài khoản cấp 2: 5211 – Công ty cho khách hàng hƣởng chiết khấu thƣơng mại và 5212 – Công ty nhận chiết khấu thƣơng mại từ Công ty đối tác. Không phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả