Các bản trình bày là những tài liệu mà quý vị có ý định đem ra dùng tại phiên điều trần đúng thủ tục hợp pháp để chứng minh cho trường hợp của mình. Các bản trình bày thường gồm có các chương trình giáo dục cá nhân (IEP), các báo cáo đánh giá, các than phiền tuân thủ của CDE hoặc các hành động sửa sai, và các tài liệu khác. Ít nhất là năm ngày làm việc trước phiên điều trần, quý vị phải đưa cho khu học chánh và bất cứ bên nào khác một bản sao các tài liệu của quý vịđựng trong cặp trình bày. Khu học chánh và bất cứ bên nào khác cũng phải đưa cho quý vị một bản sao cặp đựng bản trình bày của mình vào lúc này. Quý vị cũng phải làm thêm hai bản sao nữa cặp đựng các bản trình bày của mình và đem cả hai bản sao này tới phiên điều trần--một bản sẽđưa cho ALJ còn bản kia để cho các nhân chứng dùng.
Khi quý vị chuẩn bị cho bản đựng bản trình bày của mình, nhớ là tất cả các bản trình bày của quý vị phải
đầy đủ và theo đúng thứ tự của trang. Thí dụ, không chỉđể vào một trang của IEP, mà cho vào nguyên cả
tài liệu. Quý vị cũng nên viết số trang trên mỗi bản trình bày để nhân chứng có thể xem số và trang của bản trình bày để tất cả các bên trong phiên điều trần có thể biết được nhân chứng hiện đang nhìn vào trang nào. Khi quý vị nhận được một cuốn sổ trình bày của khu học chánh, quý vị nên duyệt qua sổ này để chắc chắn là khu học chánh đã để vào tất cả các trang của IEP và các tài liệu khác. Quý vị cũng muốn đọc các tài liệu này. Ghi chú về các tài liệu nào mà quý vị muốn phản đối tại phiên điều trần, hoặc tài liệu nào có một số thông tin mà quý vị có thể muốn hỏi một nhân chứng về thông tin đó tại phiên điều trần.
Tôi có thể dùng băng thu âm trong cuộc họp IEP để làm bản trình bày tại phiên điều trần
đúng thủ tục hợp pháp được không?
Có. Tuy nhiên, quý vị phải cung cấp một bản sao của băng thu âm này và một bản ghi chép tất cả các phần có liên quan của băng thu âm cho ALJ và cho tất cả các bên cùng với các bản trình bày khác của quý vị, trừ khi ALJ ra lệnh khác đi.
Tôi có thể trình ra các hồ sơ nhà trường của con tôi làm bằng chứng tại phiên điều trần
được không?
Có, miễn là hồ sơđó có liên quan tới các vấn đề sẽđược quyết định tại phiên điều trần.
Làm thế nào để tôi có được hồ sơ nhà trường của con tôi?
Quý vị có quyền kiểm tra và duyệt xét mọi hồ sơ giáo dục có liên quan tới con mình mà nhà trường hoặc khu học chánh thu thập, duy trì, hoặc sử dụng để nhận dạng, đánh giá, và xếp chỗ về giáo dục cho con em của quý vị và cung cấp một nền giáo dục công lập thích hợp miễn phí (FAPE) cho con của quý vị.
Luật pháp nói rằng yêu cầu của quý vịđể có hồ sơ nhà trường có thểđược thực hiện bằng lời nói cho nhà trường hoặc trên văn bản. Tuy nhiên, tốt hơn hết là thực hiện yêu cầu của mình trên văn bản, và giữ một bản sao lá thư này là bằng chứng cho yêu cầu của quý vị. Nhớ ghi ngày vào trên lá thư. Khu học chánh phải trả lời cho yêu cầu mà không được chậm trễ một cách không cần thiết trước phiên điều trần
đúng thủ tục hợp pháp, nhưng không được quá sau năm ngày làm việc sau khi quý vịđã yêu cầu có phiên
điều trần. Các ngày Thứ Bảy, Chủ Nhật, và các ngày lễ của tiểu bang và liên bang không được kể là ngày làm việc nhằm mục đích này. Các kỳ nghỉ hè và đóng cửa trường được kể là những ngày làm việc cho mục đích này. Quý vị cũng có quyền nhận một trả lời cho các yêu cầu hợp lý của mình để có sự giải thích và diễn giải các hồ sơ. Khu học chánh có thể tính một lệ phí hợp lý cho quý vị về việc thực hiện các bản
các bản sao không được quá cao khiến ngăn trở quý vị không cho xem xét các hồ sơ. Nếu quý vị không có khả năng để trả cho các bản sao này, chúng phải được cung cấp cho quý vị miễn phí.
Nếu khu học chánh không đưa cho tôi hồ sơ thì sao?
Nếu khu học chánh không đưa cho quý vị hồ sơ mà quý vịđã yêu cầu, quý vị có thể nộp một đơn than phiền về sự tuân thủ lên cho CDE bằng cách tải xuống một mẫu từ trang Mạng của Phân Ban Giáo Dục
Đặc Biệt: http://www.cde.ca.gov/sp/se/qa/documents/cmplntproc.doc.
Điền đơn, để vào đó một bản sao của lệnh điều trần đúng thủ tục hợp pháp, và fax hoặc gửi thư tới: Procedural Safeguards Referral Service (PSRS)
California Department of Education 1430 N Street, Suite 2401
Sacramento, CA 95814-3704 Fax: (916) 327-3704
Để biết thêm chi tiết về cách nộp một đơn than phiền, xin gọi Ban Dịch Vụ Giới Thiệu Bảo Vệ Thủ Tục (PSRS) tại số (800) 926-0648, Thứ Hai tới Thứ Sáu, 9:00 giờ sáng tới 4:00 giờ chiều.
Ngoài ra, việc khu học chánh không cung cấp cho quý vị các bản sao hồ sơ của con em quý vị có thể làm thành "nguyên nhân chính đáng" để xin tiếp tục phiên điều trần đúng thủ tục hợp pháp vì việc này ngăn trở quý vị không chuẩn bịđược cho phiên điều trần. (Xem Mẫu 6 để biết ví dụ về yêu cầu xin được tiếp tục.) Quý vị nên thông báo cho OAH trên văn bản nếu khu học chánh không tuân thủ yêu cầu của quý vị để có các hồ sơ. OAH có thể hoãn phiên điều trần lại để cho quý vị thêm thời gian lấy các hồ sơ này.
Làm thế nào để tôi có được các tài liệu không liên quan đến nhà trường?
Có các yêu cầu đặc biệt để lấy các hồ sơ y tế hoặc hồ sơ việc làm về một người nào đó không phải là con của quý vị. Trong trường hợp bất đắc dĩ này quý vị cần lấy hồ sơ y khoa của một người không phải là con mình, quý vị cần biết các yêu cầu của Bộ Luật Thủ Tục Dân Sự California phần 1985.3, theo đó đòi hỏi phải thông báo cho người có hồ sơ mà quý vị hiện đang tìm. Nói riêng, Bộ Luật Thủ Tục Dân Sự
California phần 1985.3, đòi hỏi quý vị phải đưa một bản sao của trát đòi (đòi hỏi phải trình diện hoặc đưa ra các hồ sơ tại tòa) cho người có hồ sơ mà quý vị hiện đang tìm. (Xem Mẫu 13 để biết thí dụ về mẫu trát
đòi.) Người đó phải được đưa cho trát đòi này tại địa chỉ biết tới sau cùng của họ ít nhất là 10 ngày trước ngày mà quý vị muốn lấy tài liệu và năm ngày trước ngày mà quý vịđưa trát đòi cho người đó hoặc công ty nắm giữ tài liệu (thí dụ, phòng mạch bác sĩ). Việc không đưa bản thông báo theo sự bắt buộc có thể
khiến cho trát đòi không thể thi hành được. Điều này được gọi là trát đòi phải đem theo nếu không sẽ bị
phạt.
Tôi cần biết điều gì về các nhân chứng mà tôi muốn ra khai báo tại phiên điều trần đúng thủ tục hợp pháp?
Quý vị phải trao đổi các danh sách về nhân chứng với khu học chánh ít nhất là năm ngày làm việc trước phiên điều trần. ( Một lần nữa, các ngày Thứ Bảy, Chủ Nhật, và các ngày lễ của tiểu bang và liên bang không được kể là ngày làm việc nhằm mục đích này.) Nếu quý vị không làm điều này, ALJ có thể loại (ngăn không cho) các nhân chứng của quý vị khai báo tại phiên điều trần. Quý vị cũng phải bao gồm một danh sách các nhân chứng của quý vị trong tuyên bố về cuộc hội nghị trước khi điều trần mà quý vị bắt buộc phải nộp lên. (Xem lệnh lập lịch trình của quý vị và Phần 7 về cuộc hội nghị trước khi điều trần.) Vào những ngày trước khi điều trần, hãy nghĩ về các sự kiện mà quý vị muốn ALJ điều trần biết, và các nhân chứng nào mà quý vị cần ra khai báo về các sự kiện đó. Hãy nghĩ về những điều mà quý vị muốn
hỏi các nhân chứng. Cũng là một ý kiến hay khi viết ra các câu hỏi mà quý vị muốn hỏi các nhân chứng trước, để quý vị không quên bất cứđiều gì. Quý vị cũng nên xét đến thứ tự mà quý vị muốn các nhân chứng ra khai báo. Tuy nhiên, nhớ rằng đôi khi các nhân chứng không thểđược quy định để ra khai báo theo thứ tự mà quý vị muốn. Thường thì các nhân chứng khai báo "không theo thứ tự."
Việc lập lịch trình cho các nhân chứng không phải lúc nào cũng dễ dàng, vì đôi khi khó có thể tiên đoán
được nhân chứng sẽ khai báo trong bao lâu. Tuy thế, quý vị hãy cố gắng hết sức để cho các nhân chứng lần lượt ra trong ngày điều trần để các bên và ALJ không phải chờđợi các nhân chứng ra trình diện trong một thời gian lâu. Khi quý vị lập lịch trình cho các nhân chứng hãy nhớ rằng nếu quý vịđã nộp đơn yêu cầu xin có buổi điều trần đúng thủ tục hợp pháp, thì quý vị sẽ trình bày nội vụ của mình trước tiên tại phiên điều trần vì thế quý vị phải cho các nhân chứng sẵn sàng vào ngày điều trần đầu tiên.
Cho các nhân chứng của quý vị biết ngày và giờ nào mà quý vị muốn họ ra trình diện tại phiên điều trần, và cho họ biết phiên điều trần sẽ diễn ra ởđâu. Để làm điều này tốt hơn hết là viết gửi cho họ qua email hoặc gửi qua thư tín. Quý vị cũng có thể dùng một trát đòi để có được sự hiện diện của một nhân chứng tại phiên điều trần. (Xem mẫu 13 để biết về trát đòi và xem dưới đây đểđược giải thích về cách lấy một trát đòi.) Quý vị nên biết là nhân chứng sẽ không được coi là "không có sẵn" nhằm các mục đích cho thấy có lý do chính đáng để tiếp tục phiên điều trần nếu nhân chứng đồng ý đã đồng ý trình diện tại phiên
điều trần, và đã không làm điều này, và chưa được gửi trát đòi thích hợp. Nếu quý vị không chắc là một nhân chứng sẽ trình diện tại phiên điều trần một cách tự nguyện quý vị nên gửi trát đòi cho nhân chứng này.
Làm thế nào để tôi có một nhân chứng ra trình diện nếu người này không đồng ý trình diện?
Các Nhân Chứng Không Sẵn Lòng: Đôi khi người ta không muốn ra khai báo tại phiên điều trần đúng thủ
tục hợp pháp và sẽ không trình diện một cách tự nguyện. Ngoài ra, đôi khi người ta sẽ không tự nguyện cung cấp cho quý vị các tài liệu mà quý vị có thể cần dùng để làm các bản trình bày tại phiên điều trần của mình. Phần này cho biết những điều cần phải làm khi có người mà quý vị muốn ra khai báo tại phiên
điều trần sẽ không tham dự một cách tự nguyện và cách có được các tài liệu mà quý vị cần cho phiên điều trần của mình. Phần này nói về các tài liệu không phải là các hồ sơ của nhà trường, mà khu học chánh bắt buộc phải cung cấp, nhưđã nêu trên.
Gửi Trát Đòi cho Các Nhân Chứng Không Sẵn Lòng: Một trát đòi được dùng để bắt buộc người ta phải
đưa ra các tài liệu hoặc ra khai báo. Một trát đòi là một tài liệu pháp lý bắt buộc phải đưa ra các tài liệu hoặc tham dự tại một phiên điều trần. Mặc dù bản thân OAH không thể quy cho người nào đó về tội khinh thường, một trát đòi có thể làm được điều này bằng cách xin một lệnh chống khinh thường từ Tòa Án Tối Cao ở quận của quý vị. (Xem Mẫu 13.)
Các luật sư có thể tự mình ký tên vào trát đòi. Tuy nhiên, nếu quý vị không phải là một luật sư và không có luật sư, quý vị có thể lấy trát đòi từ OAH trước phiên điều trần đúng thủ tục hợp pháp bằng cách yêu cầu các trát đòi này trên văn bản hoặc qua điện thoại nơi nhân viên hỗ trợ của OAH đã được phân bổ cho trường hợp của quý vị. Yêu cầu được nói chuyện với nhân viên OAH được phân bổ cho trường hợp của mình, và yêu cầu là nhân viên này cung cấp các mẫu trát đòi cho quý vị. Quý vị sẽ cần nêu rõ là mình yêu cầu có trát đòi cho người hay cho tài liệu, hoặc cả hai.
Nhân viên OAH được phân bổ cho trường hợp của quý vị sẽ soạn thảo các mẫu trát đòi để fax hoặc gửi cho quý vị, và mẫu trát đòi sẽ có chữ ký của ALJ Chủ Tọa cho OAH. Tuy nhiên, một khi quý vị nhận
người ra khai báo phải nêu tên người và giờ giấc, ngày và nơi chốn của phiên điều trần đúng thủ tục hợp pháp. Nếu phiên điều trần được hoãn lại và quý vịđã gửi trát đòi cho một nhân chứng vào ngày điều trần không đúng, quý vị phải gửi cho người đó một trát đòi mới với ngày điều trần đúng. Trát đòi để có các tài liệu phải phải tuân theo các khoảng thời gian nghiêm ngặt để lấy các tài liệu. Trát đòi để có người ra khai báo không cần phải được chuyển giao trong một ngày nhất định nào đó trước ngày mà người này phải ra khai báo. Tuy nhiên, tốt hơn hết là báo trước cho người nhân chứng mà quý vị gửi trát đòi càng sớm càng tốt.
Sau khi cuộc điều trần đã bắt đầu, quý vị vẫn có thể xin có một trát đòi bằng cách nhờ ALJ là người tiến hành phiên điều trần đúng thủ tục hợp pháp của quý vị ký vào trát đòi cho quý vị.
Nên nhớ, việc cố gắng làm việc với thời biểu của những người khác dễ dàng hơn để họ có thể tham gia phiên điều trần một cách tự nguyện. Do đó, nếu một nhân chứng không sẵn sàng vào ngày hoặc giờ mà quý vị muốn họ ra khai báo, hãy làm việc với người đó và ALJ điều trần để quy định ngày giờ khác khi nhân chứng có thể khai báo một cách tự nguyện. (Xem Bộ Luật Thủ Tục Dân Sự, §§ 1985.1 và 1985.2.) Tuy nhiên, nhưđã bàn ở trên, nếu quý vị hồ nghi không biết là nhân chứng có trình diện một cách tự
nguyện hay không, quý vị nên gửi trát đòi cho nhân chứng đó.
Các khu học chánh thường cho các nhân chứng mà mình thu dụng sẵn sàng để ra phiên điều trần. Quý vị
nên hỏi xem khu học chánh của mình có làm điều này hay không và nếu có thì đặt ra một lịch trình để cho nhân chứng ra trình diện. Làm điều này sẽ tiết kiệm được về chi phí và nỗ lực của quý vị có liên quan tới việc gửi trát đòi cho các nhân chứng này. Quý vị nên bàn điều này với khu học chánh hoặc luật sư của họ
trước khi hoặc trong khi có buổi hội nghị trước khi điều trần trong trường hợp của quý vị. Đa số khu học chánh sẽ làm việc với quý vị, nhưng họ không bắt buộc phải làm điều này.
Cần có Dịch Vụđưa Trát Đòi Thích Hợp: Để có thể thi hành, trát đòi phải được chuyển giao thích hợp. Dịch vụ thích hợp có nghĩa là quý vị có thể cho thấy là trát đòi đã thực sự chuyển đến cho một người hoặc nơi mà người đó sẽ nhận được. Nói chung, cần phải có dịch vụ cá nhân cho một trát đòi đểđòi hỏi người nào đó phải ra khai báo. (Xem Bộ Luật Thủ Tục Dân Sự, § 1987.) Dịch vụ cá nhân có nghĩa là đưa tận tay trát đòi cho người đó. Điều này là quan trọng bởi vì trừ khi người đó đã được thực sự thông báo về
phiên điều trần, thật khó mà làm cho người đó tham dự. Luật pháp đòi hỏi là các nhân chứng nào là những người bắt buộc phải tham dự phiên điều trần đúng thủ tục hợp pháp theo trát đòi phải được trả cho lệ phí làm nhân chứng và số dặm đường đã đi. Quý vị chịu trách nhiệm trả các lệ phí cho nhân chứng và