2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Là một công ty quy mô nhỏ, công ty lựa chọn hình thức kế toán tập trung, chỉ có một bộ máy kế toán duy nhất đặt tại trụ sở công ty, mỗi nhân viên kế toán được phân công rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ.
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
a. Chức năng của phòng kế toán
- Xây dựng, hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện quy chế tài chính và những quy định khác về chi phí áp dụng trong nội bộ Công ty.
- Chủ trì và phối hợp với các phòng nghiệp vụ liên quan xây dựng quy chế về quản lý và chi tiêu các quỹ đúng quy định.
- Theo dõi, tính toán, cập nhật, báo cáo đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình sử dụng quản lý các quỹ, tài sản, vật tư, các nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quản lý mọi khoản thu chi, thanh toán tiền lương, các chế độ chính sách cho người lao động theo đúng quy định của Nhà nước và của công ty;
- Tính toán, trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách, nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước theo luật định;
Kế toán trưởng Kế toán bán hàng, thanh toán công nợ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp và theo dõi thuế Kế toán vật tư, hàng hóa và tiền lương
- Chủ trì công tác quyết toán đúng kỳ hạn; chủ trì công tác kiểm kê tài sản, hàng hóa, tổng hợp, lập báo cáo thống kê về tài chính, kế toán.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ kế toán trong từng thời kì để có những chính sách phù hợp với thực tế hơn.
b. Nhiệm vụ của từng nhân viên phòng kế toán
Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ quản lý chung toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tất cả các công tác tài chính kế toán. Nhiệm vụ cụ thể của kế toán trưởng là theo dõi tất cả các phần hành kế toán, xem xét bảng biểu, chứng từ, quản lý chung mọi chi phí được hạch toán, để lập báo cáo tài chính hàng tháng đồng thời ký duyệt, gửi các báo cáo tài chính này trình Ban Giám đốc; lập kế hoạch tài chính năm và tham mưu cho Ban Giám đốc đảm bảo nguồn tài chính lành mạnh, đầy đủ, kịp thời.
Kế toán bán hàng, thanh toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công tác bán hàng, ghi nhận doanh thu bán hàng theo từng tháng, quý, năm; theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc phải thu, phải trả; theo dõi tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán, theo dõi công nợ còn phải thu, còn phải trả; lập các bảng tổng hợp theo dõi tình hình thanh toán, công nợ của khách hàng.
Kế toán vật tư hàng hóa và tiền lương: Theo dõi việc thu mua, nhập xuất và tồn kho toàn bộ hàng hóa, đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, giám sát việc mua bán theo giá thực tế thị trường nhưng đảm bảo chất lượng của hàng hóa. Đồng thời theo dõi việc tính lương và các khoản trích theo lương, thanh toán lương cho nhân viên, lập báo cáo thuế thu nhập cá nhân.
Kế toán tổng hợp và theo dõi thuế: Kế toán tổng hợp là người tổng hợp số liệu kế toán đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu sổ sách kế toán do các phần hành kế toán cung cấp. Kế toán tổng hợp ở công ty đảm
nhận việc tập hợp chi phí xác định kết quả kinh doanh của công ty. Đến kỳ báo cáo, kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo năm trình cấp trên duyệt. Đồng thời theo dõi kê khai các loại thuế như thuế GTGT đầu ra, đầu vào, thuế xuất nhập khẩu và thuế thu nhập doanh nghiệp; tính toán và lập tờ khai thuế hàng tháng, làm thủ tục hoàn thuế và các công việc liên quan đến thuế theo quy định của luật thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp.
Thủ quỹ: Là người chịu trách nhiệm quản lý việc thu, chi quỹ tiền mặt hàng ngày, lập báo cáo kiểm kê quỹ hàng tháng.
Công ty DEKA là một công ty nhỏ nên bộ máy kế toán tương đối gọn nhẹ nhưng với sự phân công hợp lý rõ ràng nên vẫn đảm bảo được yêu cầu của nhà quản lý.
2.1.3.2. Chế độ, hình thức, phương pháp hạch toán kế toán tại công ty
a. Chế độ kế toán
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 48- 2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 do Bộ tài chính ban hành dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
b. Hình thức kế toán
Hình thức kế toán công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này, toàn bộ số liệu kế toán của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian.
Các loại sổ được sử dụng:
- Sổ nhật ký chung
- Các sổ nhật ký đặc biệt
- Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ:
(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, kế toán cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung, sau đó tổng hợp số liệu để ghi vào sổ cái.
Đối với các nghiệp vụ có liên quan đến mua, bán hàng hóa hoặc thu chi tiền, kế toán ghi nhận vào các sổ nhật ký đặc biệt có liên quan. Cuối tháng tổng hợp số liệu từng sổ nhật ký đặc biệt rồi ghi vào sổ cái
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán cộng số liệu trên sổ cái và lập Bảng cân đối số phát sinh theo nguyên tắc: tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của Bảng cân đối số phát sinh phải bằng (=) với tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của sổ Nhật ký chung.
c. Chương trình kế toán máy
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán máy MISA SME NET 2010. Kế toán chỉ cần cập nhật các số liệu phát sinh đầu vào còn chương trình sẽ tự động tính toán và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu. Sau đó phần mềm tự động lập các sổ theo dõi kế toán, các báo cáo tài chính theo quy định chung của Bộ Tài chính và lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của doanh nghiệp.
d. Phương pháp kế toán hàng tồn kho
- Hạch toán hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc, phương pháp kiểm kê định kỳ (vì số lượng mặt hàng trong kho của doanh nghiệp tương đối nhiều).
- Tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ).
e. Niên độ kế toán, kỳ kế toán
Công ty áp dụng niên độ kế toán từ 01/01 đến hết 31/12 hàng năm, kỳ kế toán theo năm.
f. Hệ thống chứng từ sử dụng
Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại công ty căn cứ vào luật kế toán ban hành năm 2003 và nghị định số 129/2004 NĐ-CP của chính phủ ngày 31/05/2004 và căn cứ vào Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính.
Công ty đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 và các tài khoản sửa đổi bổ sung theo quyết định của Bộ Tài chính.
h. Phương pháp tính thuế
- Công ty sử dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Công ty tính thuế TNDN phải nộp theo tháng và nộp thuế vào cuối năm tài chính.
i. Nguyên tắc và điều kiện ghi nhận doanh thu
Công ty ghi nhận doanh thu tiêu thụ theo quy định trong chuẩn mực kế toán số 14 – Doanh thu và thu nhập khác.
j. Phương pháp khấu hao tài sản cố định
Công ty tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.