T ên hàng hóa, dịch vụ
3.3.3. Hoàn thiện hạch toán chứng từ ban đầu
Mọi công tác kế toán đều bắt đầu từ khâu mở đầu là hạch toán chứng từ ban đầu. Hạch toán ban đầu chính xác thì công tác kế toán mới có chất lượng. Bởi vậy, các nghiệp vụ kế toán cần được xử lý ngay trong ngày nhằm tránh gây nhầm lẫn, mất mát và cần căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, có đầy đủ thông tin cần thiết và sự phê duyệt. Ngoài việc thực hiện kiểm tra chứng từ ngay khi lập, khi tiếp nhận thì định kỳ khi đóng chứng từ thành tập theo thời gian và nội dung kinh tế, kế toán phải thực hiện kiểm tra, kiểm soát lại lần nữa để hạn chế tới mức tối đa những sai sót về mặt chứng từ.
Công ty cũng cần tăng cường kiểm tra, giám sát hoạt động của các phòng ban, hoàn thiện bộ máy kiểm soát nội bộ. Ngoài ra, phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu tính có thực của các nghiệp vụ phát sinh bằng cách định kỳ gửi các bảng tổng hợp mua – bán hàng tới nhà cung cấp hoặc khách hàng để yêu cầu xác nhận.
Công ty nên xây dựng riêng cho mình về nội quy, quy định về việc thực hiện và lưu trữ chứng từ kế toán, xác định rõ ràng quyền lợi cũng như trách nhiệm đối với từng đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh. Các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết đầy đủ, chính xác, các chứng từ liên quan được lưu trữ hợp lệ, đầy đủ đảm bảo tính pháp lý cho sự tồn tại của doanh nghiệp đối với các cơ quan chức năng của chính phủ. Nếu có các cơ quan chức năng tới kiểm tra doanh nghiệp tránh được các sai sót và các khoản truy thu, các khoản nộp phạt lớn do đó sẽ không chịu ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh của mình. Nếu làm tốt công tác này, công ty còn có thể
nâng cao được thương hiệu của mình vì có sự kiểm tra chứng thực rõ ràng của các cơ quan chức năng.