Xử lý hành chính là biện pháp xử lý các hành vi vi phạm quyền sở hữu công nghiệp chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự và các chủ sở hữu đối tượng sở hữu công nghiệp không muốn giải quyết bằng con đường khởi kiện dân sự. Có thể nói rằng, việc xác lập và thực thi quyền sở hữu công nghiệp gắn với quá trình khiếu nại của các chủ thể có liên quan và quá trình giải quyết khiếu nại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Mọi chủ thể đều có thể bị lôi cuốn vào việc tranh chấp, khiếu nại về quyền SHCN một cách chủ động hoặc bị động với những vai trò khác nhau. Do vậy, việc tham gia vào quá trình xử lý các khiếu nại là công việc thường xuyên, có tính hệ thống của các cơ quan quản lý về SHCN và các cơ quan có thẩm quyền khác. Tuy nhiên, tùy theo tính chất của từng vụ việc khiếu kiện, vai trò của các cơ quan quản lý nhà nước về sở hữu công nghiệp cũng khác nhau.
Các hành vi xâm phạm quyền SHTT mà bị xử phạt bằng biện pháp hành chính quy định tại Điều 211 Luật SHTT 2005 bao gồm:
- Thực hiện hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ gây thiệt hại cho người tiêu dùng hoặc cho xã hội;
- Không chấm dứt hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ mặc dù đã được chủ thể quyền sở hữu trí tuệ thông báo bằng văn bản yêu cầu chấm dứt hành vi đó;
- Sản xuất, nhập khẩu, vận chuyển, buôn bán hàng giả mạo về SHTT hoặc giao cho người khác thực hiện hành vi này.
- Sản xuất, nhập khẩu, buôn bán vật mang nhãn hiệu hoặc chỉ dẫn địa lý trùng hoặc tương tự đến mức gây nhầm lẫn với nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý được bảo hộ hoặc giao cho người khác thực hiện hành vi này.
Hiện nay, xử lý xâm phạm quyền SHCN bằng biện pháp hành chính đang là biện pháp chiếm ưu thế hơn các biện pháp khác bởi:
Trước hết, xử lý hành vi xâm phạm quyền SHCN dựa vào biện pháp hình sự và dân sự qua cơ quan xét xử là tòa án với thủ tục phức tạp, thời gian lâu. Hơn thế nữa, tâm lý chung của các bên tham gia tố tụng - đặc biệt là các bên nguyên đơn - không muốn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình có dấu ấn của sự phán xét của Tòa án chỉ trừ trong một số trường hợp đặc biệt.
Việc kiểm tra và xử lý hành chính cũng có thể là một trong những nguyên nhân cần thiết để đưa một vụ vi phạm quyền sở hữu công nghiệp ra trước Tòa án dân sự. Bởi lẽ, việc bồi thường thiệt hại do hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp được tiến hành trên nguyên tắc thỏa thuận giữa bên bị thiệt hại và bên gây ra thiệt hại. Với mức thiệt hại về vật chất có giá trị đến 1.000.000 VNĐ mà các bên không tự thỏa thuận được thì sẽ do người có thẩm quyền xử phạt trong trường hợp đó quyết định. Nếu mức thiệt hại về vật chất có giá trị lớn hơn 1.000.000 VNĐ mà các bên không tự thỏa thuận được thì các bên có thể khởi kiện ra Tòa dân sự Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo thủ tục tố tụng dân sự (điểm c khoản 3 Điều 3 Nghị định 12/CP).
Và quan trọng hơn, biện pháp hành chính thường có vai trò làm cơ sở cho việc truy cứu trách nhiệm hình sự. Đối với loại tội phạm về sở hữu công nghiệp hầu hết trong cấu thành cơ bản của tội phạm đều quy định yếu tố "đã bị xử lý hành chính về hành vi này " làm yếu tố bắt buộc cho việc xử lý hình sự (Điều 111 Pháp lệnh xử phạt vi phạm hành chính).
Các biện pháp chế tài thường được áp dụng trong việc xử lý hành vi vi phạm bằng biện pháp hành chính bao gồm:
Trong hình thức xử phạt hành chính, đối với mỗi hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp, tổ chức, cá nhân vi phạm sẽ bị áp dụng một trong hai biện pháp: cảnh cáo hoặc phạt tiền. Mức phạt tiền có thể lên tới 200 triệu đồng.
Đối với hình thức phạt bổ sung, tùy theo tính chất, mức độ của vi phạm, các chủ thể vi phạm có thể bị áp dụng biện pháp như: Tước có thời hạn quyền sử dụng giấy phép kinh doanh; tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm.
Kèm theo các tổ chức, cá nhân còn có thể bị áp dụng các biện pháp như: Buộc loại bỏ các yếu tố vi phạm trên sản phẩm, hàng hóa, phương tiện kinh doanh; buộc cải chính thông tin sai lệch do hành vi vi phạm gây ra; buộc thực hiện các nghĩa vụ sở hữu công nghiệp, buộc bổ sung các chỉ dẫn về sở hữu công nghiệp; buộc tiêu hủy các vật phẩm mang yếu tố vi phạm, hàng hóa vi phạm có chất lượng kém có hại cho sức khỏa con người; buộc bồi thường thiệt hại do hành vi vi phạm hành chính gây ra.