8. Kết cấu của luận văn
2.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
• Giám đốc
- Là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành, quyết định các hoạt động của đơn vị.
BAN GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH VĂN PHÒNG & HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG TÍN DỤNG PHÒNG DỊCH VỤ & KẾ TOÁN PHÒNG IT TỔNG HỢP BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ [37]
Chịu trách nhiệm trước ngân hàng cấp trên về mọi quyết định của mình;
- Tiếp nhận các chỉ thị và triển khai tổ chức thực hiện đến từng cán bộ công nhân viên;
- Ký kết các hợp đồng với đối tác, khách hàng…;
- Phân công nhiệm vụ và giao trách nhiệm cho các phòng ban, tiếp nhận thông tin và xem xét chương trình, kế hoạch công tác trình lên;
- Giám đốc có quyền đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật các cán bộ công nhân viên dưới sự quản lý của mình.
• Phó giám đốc:có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc trong việc tổ chức thực
hiện, điều hành mọi hoạt động chung của toàn ngân hàng. Hoặc được sự ủy quyền của Giám đốc, thay mặt giám đốc điều hành và quyết định toàn bộ hoạt đọng của ngân hàng.
• Phòng hành chính nhân sự và văn phòng
- Đầu mối giao tiếp với khách hàng đến liên hệ làm việc, công tác tại chi nhánh, xây dựng quan hệ khối đoàn thể với tổ chức Đảng, Công đoàn, các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn;
- Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lễ tân, thực hiện công tác xây dựng cơ bản , sửa chữa tài sản cố định, mua sắm công cụ lao động, quản nhà tập thể, nhà nghỉ của cơ quan.
- Lưu trữ các văn bản pháp luật có liên quan đến ngân hàng và các văn bản định chế của Ngân hàng Phát triển Lào.
- Đầu mối trong việc tham gia chăm lo đời sống vật chất, văn hóa-tinh thần và chăm lo thăm hỏi đau ốm, hiếu, hỷ cho cán bộ, nhân viên;
- Xây dựng chính sách đào tạo, phát triển nhân sự;
- Thực hiện công tác đề cử cán bộ, nhân viên đi công tác;
- Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ thuộc chi nhánh quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ nghỉ hưu, nghỉ chế độ theo quy định của Nhà nước;
- Đề xuất, hoàn thiện. lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của Nhà nước, Đảng, Ngân hàng trung ương trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của chi nhánh.
• Phòng tín dụng
- Đầu mối tham mưu cho Giám đốc xây dựng kế hoạch ngắn, trung và dài hạn theo định hướng kinh doanh của Ngân hàng Phát triển Lào;
- Hoạch định chiến lược kinh doanh và điều hành kế hoạch kinh doanh;
- Nghiên cứu xây dựng kế hoạch chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng;
- Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kinh tế kỹ thuật, danh mục khách hàng, lựa chọn biện pháp an toàn và đạt hiệu quả cao;
- Thẩm định, đề xuất cho vay các dự án theo phân cấp ủy quyền;
- Tiếp nhận và thực hiện các chương trình, dự án thuộc nguồn vốn trong nước và nước ngoài;
- Thường xuyên phân loại dư nợ, phân tích nợ qúa hạn, tìm nguyên nhân và đề xuất hướng khắc phục;
- Giúp Giám đốc chi nhánh chỉ đạo, kiểm tra hoạt động tín dụng của các đơn vị trực thuộc trên địa bàn;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao.
• Phòng dịch vụ và kế toán
- Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ giao địch với khách hàng từ khâu tiếpm nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, hướng dẫn thủ tục giao dịch, mở tài khoản, gửi tiền, rút tiền, thanh toán, chuyển tiền…;
- Đề xuất cho Giám đốc về chính sách phát triển sản phẩm dịch vụ ngân hàng mới, cải tiến quy trình giao dịch, phục vụ khách hàng, xây dựng kế hoạch tiếp thị thông tin, tuyên truyền quảng bá. Đặc biệt là các hoạt động của chi nhánh, các sản phẩm dịch vụ cung ứng trên thị trường;
- Đầu mối tiếp cận với các cơ quan tiếp thị, báo chí, truyền thông thực hiện các hoạt động tiếp thị, thông tin tuyên truyền theo quy định của Ngân hàng Phát triển Lào;
- Tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàngvề dịch vụ, giải đáp thắc mắc của khách hàng, xử lý các khiếu nại phát sinh có liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng, đề xuất cải tiến dịch vụ khong ngừng đáp ứng sự hài lòng của khách hàng. Thực hiện nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
• Phòng IT tổng hợp
- Tổ chức xây dựng, vận hành và quản lý hệ thống công nghệ thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm, dữ liệu và các thiết bị liên quan của hệ thống chi nhánh;
- Quản lý các tài sản công nghệ thông tin của chi nhánh;
- Nghiên cứu, thử nghiệm, triển khai các dự án, áp dụng công nghệ vào khai thác sản phẩm dịch vụ tài chính ngân hàng và chuyển giao sản phẩm dịch vụ đã hoàn thiện cho các đơn vị khác trong chi nhánh;
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đén việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin cho toàn chi nhánh;
- Ban hành các quy chế, quy định về việc trang bị, sử dụng tài nguyên công nghệ thông tin của chi nhánh và chịu trách nhiệm tổ chức giám sát các hoạt động sử dụng các tài nguyên này;
- Chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động liên quân đến quản trị cơ sở dữ liệu, quản trị và triển khai ứng dụng của hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống Core- Banking và các ứng dụng của toàn chi nhánh, đảm bảo sự vận hành liên tục và hiệu quả của toàn bộ hệ thống, phục vụ nhu cầu hoạt đọng và kinh doanh của chi nhánh;
- Cập nhật dữ dữ liệu, kiểm tra việc back up dữ liệu, nhật ký theo dõi hoạt động của hệ thống; chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đè liên quan đến hoạt động an ninh mạng- tryuền thông, mạng công nghệ thông tin của chi nhánh;
- Phối hợp với các bộ phận để triển khai các dự án phát triển sản phẩm ngân hàng trên các chương trình ứng dụng; hợp lý hóa quy trình nghiệp vụ và phát triển sản phẩm và các tài liệu kỹ thuật tương ứng; phối hợp với phòng hành chính nhân sự để thực hiện việc tuyển chọn nhân sự cho phòng IT tổng hợp và hướng dẫn về kỹ thuật công nghệ có liên quan cho nhân viên chi nhánh.
• Ban kiểm soát nội bộ
- Xây dựng Chương trình công tác quý, năm phù hợp với Chương trình kiểm tra, kiểm toán của ngân hàng Phát triển Lào và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình;
- Tổ chức kiểm tra, xác minh, tham mưu cho giám đốc giải quyết đơn thư thuộc thẩm quyền, làm nhiệm vụ thường trực chống tham nhũng, tham ô, lãng phí và thực hiện tiết kiệm tại đơn vị mình;
- Tổng hợp và báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, chỉnh sửa các tồn tại thiếu sót của các phòng gửi Ban Giám đốc và Ban Kiểm soát nội bộ của ngân hàng Phát triển Lào;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao;
- Góp phần quan trọng trong việc giữ gìn kỷ cương, kỷ luật nội bộ nhằm đảm bảo tính trung thực của các số liệu hoạch toán, các báo cáo tài chính.
• Về nhân sự :
Hiện nay, nhân sự của ngân hàng gồm : 95 người, trong đó nữ giới : 42 người chiếm : 44,21%, được bố trí như sau :
- Ban giám đốc chi nhánh: gồm 3 người chiếm 3,16%.
- Văn phòng & hành chính nhân sự: được bố trí : 6 người,gồm một trưởng phòng, một phó phòng và 4 nhân viên chiềm 6,32% số nhân sự của chi nhánh, trong đó nữ : 2 người.
- Phòng tín dụng: được bố trí : 17 người, gồm một trưởng phòng, một phó phòng và 15 nhân viên chiềm 17,89% số nhân sự của chi nhánh, trong đó nữ: 8 người.
- Phòng dịch vụ, kế toán & các điểm dịch vụ trực thuộc : được bố trí : 60 người, gồm một trưởng phòng, hai phó phòng và 57 nhân viên chiềm 63,16% số nhân sự của chi nhánh, trong đó nữ: 29 người.
- Phòng công nghệ thông tin tổng hợp : được bố trí : 9 người, gồm một trưởng phòng, một phó phòng và 7 nhân viên chiềm 9,47% số nhân sự của chi nhánh, trong đó nữ: 3 người (thể hiện trong sơ đồ 2. 3).
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bố trí nhân sự của ngân hàng phát triển Lào – chi nhánh tỉnh Ăttapư
(Nguồn : Phòng Hành chính nhân sự và văn phòng)
- Về trình độ : hầu hết cả ban giám đốc và nhân viên đều được đào tạo, qua huấn luyện và được trangb bị kiến thức nghiệp vụ chuyên môn. Về trình độ học vấn :
3.16% 6.32% 17.89% 63.16% 9.47% Ban giám đốc Văn phòng & HCNS Phòng tín dụng Phòng dịch vụ & kế toán Phòng IT tổng hợp [41]
sau đại học : 1 người chiếm 1,05%, tốt nghiệp đại học: 16 người chiếm 16,84%, cao đẳng: 45 người chiếm 47,37%, trung học: 28 người chiếm 29,47% và tốt nghiệp phổ thông trung học: 5 người chiếm 5,26% (xem sơ đồ 2.4).
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình độ nhân sự của ngân hàng phát triển Lào–chi nhánh tỉnh Ăttapư
(Nguồn : Phòng Hành chính nhân sự và văn phòng)
- Về chuyên môn : nghiệp vụ ngân hàng: 29 người chiếm 30,53%, nghiệp vụ kế toán: 18 người chiếm 18,95%, nghiệp vụ tài chính: 25 người chiếm 26,32%, quản trị kinh doanh: 12 người chiếm 12,63%, công nghệ thông tin: 6 người chiếm 6,32% và các nghiệp vụ khác: 5 người chiếm 5,26% (nhân viên phục vụ và lái xe) (xem sơ đồ 2.5).
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ trình độ nghiệp vụ nhân sự của ngân hàng phát triển Lào–chi nhánh tỉnh Ăttapư
(Nguồn : Phòng Hành chính nhân sự và văn phòng)
- Về độ tuổi : dưới 25 tuổi: 20 người chiếm 21,05%, từ 25 - 35 tuổi: 41 người chiếm 43,16%, từ 36 - 50 tuổi: 29 người chiếm 30,53% và trên 50 tuổi : 5 người
1.05% 16.84% 47.37% 29.47% 5.26% Sau đại học Đại học Cao đẳng Trung học Phổ thông trung học 30.53% 18.95% 26.32% 12.63% 6.32% 5.26% Nghiệp vụ NH Nghiệp vụ kế toán Nghiệp vụ tài chính Quản trị KD
Công nghệ thông tin Nghiệp vụ khác
chiếm 5,26% ; độ tuổi trung binh : 33 tuổi.
Nhận xét về công tác nhân sự của ngân hàng thấy rằng phần lớn đã có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cơ bản, đáp ứng được nhiệm vụ của ngân hàng; Đồng thời đã chú trọng đến sự trẻ hóa trong công tác nhân sự. Điểm tồn tại là khâu luân chuyển cán bộ, một số còn đương nhiệm vị trí công tác qúa lâu kìm hãm sự phát triển trong tổ chức bên cạnh đó chưa có định hướng về bồi dưỡng huấn luyện nâng cao nghiệp vụ.