4.1.1.1 Chứng từ và sổ sách
- Đơn đặt hàng.
- Hóa đơn GTGT gồm 3 liên : liên 1 lƣu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 sử dụng nội bộ.
- Phiếu xuất kho gồm 3 liên : liên 1 lƣu ở bộ phận lập phiếu, liên 3 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào sổ chi tiết, liên 2 giao cho ngƣời vận chuyển làm chứng từ đi đƣờng và giao hàng.
- Phiếu thu gồm 3 liên : liên 1 lƣu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ.
- Giấy báo Có của ngân hàng
4.1.1.2 Luân chuyển chứng từ
Bán lẻ :
+ Khi có nhu cầu mua sản phẩm của Công ty, khách hàng sẽ điện thoại hoặc đến phòng kế toán – tài chính để đặt hàng. Căn cứ bảng báo giá, vận chuyển sau khi thống nhất với khách hàng phòng kinh doanh lập đơn hàng và chuyển bộ phận bán hàng.
+ Giao hàng tại kho (không kèm theo vận chuyển ): Kế toán phụ trách bán hàng lập phiếu xuất kho, lập hóa đơn GTGT chuyển kế toán thanh toán làm thủ tục thanh toán tiền hàng chuyển thủ quỹ, thủ quỹ sau khi nhận đủ tiền hàng sẽ ký nhận và giao lại cho khách hàng liên 2, 3 của phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT và phiếu thu để làm căn cứ nhận hàng tại kho và đối chiếu khi có vấn đề phát sinh. Liên 1 của phiếu xuất kho và Liên 1 của hóa đơn GTGT sẽ đƣợc kế toán bán hàng lƣu giữ, liên 3 GTGT thủ quỹ lƣu cùng phiếu thu tiền. Căn cứ liên 2,3 phiếu xuất kho và liên 2 hóa đơn GTGT khách hàng xuống kho nhận hàng, khi nhận
phẩm lên phƣơng tiện vận chuyển, thủ kho sẽ giữ lại liên 3 phiếu xuất kho để ghi thẻ kho và theo dõi tình hình Nhập – xuất – tồn của sản phẩm.
Bán theo hợp đồng :
+ Bán theo hợp đồng là hình thức bán sản phẩm cho các tổ chức kinh tế, đoàn thể, cá nhân…có nhu cầu với số lƣợng lớn, phƣơng thức giao nhận hàng, phƣơng thức thanh toán, giá cả đƣợc thống nhất bởi hợp đồng mua bán giữa Công ty và từng khách hàng.
+ Căn cứ hợp đồng mua bán và tiến độ công trình, khách hàng kết hợp cùng phòng kế toán – tài chính lập đơn đặt hàng cho từng tháng.
+ Giao hàng tại kho (không kèm theo vận chuyển ) : Kế toán lập phiếu xuất kho giao cho khách hàng liên 2, 3 của phiếu xuất kho làm căn cứ nhận hàng tại kho và đối chiếu công nợ cuối mỗi tháng. Liên 1 của phiếu xuất kho sẽ dƣợc kế toán bán hàng lƣu giữ lập công nợ đối chiếu với khách hàng. Căn cứ liên 2, 3 phiếu xuất kho khách hàng xuống kho nhận hàng, khi nhận đƣợc phiếu xuất kho thủ kho tiến hành xuất kho, bộ phận bốc xếp xếp dỡ sản phẩm lên phƣơng tiện vận chuyển, thủ kho sẽ giữ lại liên 3 phiếu xuất kho để ghi thẻ kho và theo dõi tình hình : Nhập – xuất – tồn của thành phẩm, liên 2 giao khách hàng.
Lƣu đồ sau đây sẽ cho chúng ta một cái nhìn tổng quát hơn về quá trình luân chuyển chứng từ của hoạt động bán lẻ hàng hóa của Công ty.
PHÒNG KINH DOANH PHÕNG KẾ TOÁN PHÕNG QUỸ KHO ĐƠN ĐẶT HÀNG BẮT ĐẦU KH ĐƠN ĐẶT HÀNG LẬP PHIẾU XK, HĐ PHIẾU XK ĐƠN ĐẶT HÀNG PHIẾU XK HĐ GTGT LẬP PHIẾU THU TIỀN PHIẾU THU PHIẾU XK HĐ GTGT A A KÝ XÁC NHẬN, LẬP BẢNG TÌNH HÌNH N – X - T PHIẾU THU HĐ GTGT BẢNG N-X-T PHIẾU XK KH KÈM HH CHÚ THÍCH: KH: KHÁCH HÀNG XK: XUẤT KHO HĐ: HÓA ĐƠN
GTGT: GIÁ TRỊ GIA TĂNG N-X-T: NHẬP – XUẤT – TỒN HH: HÀNG HÓA HĐ GTGT HĐ GTGT
4.1.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh
- Ngày 01/03/2014 Công ty bán cho Công ty TNHH Hoàng Thanh 2.500 viên gạch tàu 30*30cm loại I, đơn giá 4.200 đồng/viên, thuế suất 10%, giao hàng tại kho của Công ty; Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 01/03/2014, hóa đơn GTGT số 110. Giá xuất kho: 3.875 đồng/viên
Kế toán phản ánh giá vốn: Nợ TK632: 9.687.500 đồng
Có TK156: 9.687.500 đồng
Kế toán thanh toán lập phiếu thu số 12 ngày 01/03, đồng thời phản ánh doanh thu: Nợ TK 111 : 11.550.000 đồng Có TK 5111 : 10.500.000 đồng Có TK 3331 : 1.050.000 đồng Các chứng từ phát sinh: + Hóa đơn GTGT số 110 (Phụ lục 1) + Phiếu xuất kho (Phụ lục 4)
+ Phiếu thu (Phụ lục 2)
- Ngày 07/03/2014, xuất kho 500 m3 cát vàng, 400 bao xi măng Holcim, 300m3 đá 1x2, đi công trình cầu Rạch Ruộng huyện Trần Văn Thời theo phiếu xuất kho PXK157. Giá xuất kho cát vàng 120.000 đồng/m3, xi măng Holcim 74.000 đồng/bao, đá 1x 2 370.000 đồng/m3.
Nợ TK632: 200.600.000 đồng Có TK152: 200.600.000 đồng
Các chứng từ phát sinh:
+ Phiếu xuất kho PXK045 (Phụ lục 4)
- Ngày 10/03/2014 Công ty xuất bán 450 trụ cột bê tông cốt thép cho công ty xây dựng số II, giá bán chƣa thuế 450.000 đồng/cái theo hóa đơn số 115. VAT
5%. Khách hàng chuyển khoản thanh toán ngay qua ngân hàng BIDV Cà Mau. Căn cứ phiếu xuất kho ngày 10/03/2014 với giá xuất 395.000 đồng/cái.
Kế toán phản ánh giá vốn: Nợ TK632: 177.750.000 đồng Có TK155: 177.750.000 đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán phản ánh doanh thu: Nợ TK 112 : 212.625.000 đồng
Có TK 5112 : 202.500.000 đồng Có TK 3331 : 10.125.000 đồng Các chứng từ phát sinh:
+ Phiếu xuất kho (Phụ lục 4) + Hóa đơn GTGT (Phụ lục 1)
+ Giấy báo Có số 1145T3 của ngân hàng BIDV Cà Mau (Phụ lục 7) - Ngày 27/03/2014 xuất bán 1.000 bao xi măng Hà Tiên PCB40 theo hóa đơn 0000129 cho công ty TNHH Thanh Phong với giá 74.250 đồng/ bao, VAT 10%. Giá xuất kho 71.020 đồng/ bao. Khách hàng thanh toán qua ngân hàng Công Thƣơng Cà Mau. Kèm phiếu xuất kho số 171.
Giá vốn Nợ TK632: 71.020.000 đồng Có TK156: 71.020.000 đồng Doanh thu Nợ TK112: 81.675.000 đồng Có TK5111: 74.250.000 đồng Có TK3331: 7.425.000 đồng Các chứng từ phát sinh: + Hóa đơn GTGT 129 (Phụ lục 1) + Phiếu xuất kho 171 (Phụ lục 4)
+ Giấy báo Có số 2052T3 ngân hàng Công Thƣơng chi nhánh Cà Mau
(Phụ lục 7)
- Ngày 29/03/2014, công ty bàn giao công trình cầu Cái Keo, trị giá hợp đồng 1.457.500.000 đồng (trong đó VAT 10%). Chi phí thi công là 957.214.358 đồng. Chủ đầu tƣ Sở Xây Dựng Cà Mau đã thanh toán qua tiền gửi ngân hàng Công Thƣơng Cà Mau.
Giá vốn
Nợ TK632: 957.214.358 đồng Có TK154: 957.214.358 đồng Ghi nhận doanh thu
Nợ TK112: 1.457.500.000 đồng
Có TK5111: 1.325.000.000 đồng Có TK3331: 132.500.000 đồng
Các chứng từ phát sinh:
+ Hóa đơn GTGT (Phụ lục 1)
+ Giấy báo Có số 2155T3 của ngân hàng Công Thƣơng Cà Mau (Phụ
lục 7)
4.1.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết
Sổ Cái TK511 (Phụ lục 10) Sổ Cái TK632 (Phụ lục 10)
Sổ chi tiết tài khoản 5111, 5112 (Phụ lục 11)
4.1.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp
Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 9) Nhận xét:
- Về chứng từ: Công ty sử dụng đầy đủ và đúng mẫu chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên các chứng từ tại doanh nghiệp chƣa có đầy đủ chữ ký xác nhận cần thiết của các bên có liên quan. Một số thông tin vẫn chƣa đƣợc cung cấp đầy đủ trên hóa đơn.
+ Sổ Nhật ký chung: chƣa đánh STT dòng.
+ Sổ Cái: vì sổ Nhật ký chung chƣa đánh STT dòng nên Sổ Cái không ghi nội dung của cột STT dòng . Ngoài ra, Sổ Cái còn thiếu nội dung của cột trang số.
Việc theo dõi doanh thu theo từng mặt hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tình hình kinh doanh của từng loại hàng hóa, nắm bắt tốt những mặt hàng đang phù hợp với nhu cầu của thị trƣờng nhằm đẩy mạnh sản xuất kinh doanh. Chính vì thế mà công ty mở thêm 2 sổ chi tiết TK5111, 5112. Tuy nhiên, về TK632 thì công ty không mở sổ chi tiết để theo dõi.
4.1.2 Kế toán chi phí bán hàng
Trong tháng 03/2014, tại công ty không phát sinh chi phí bán hàng. Tuy nhiên, dựa trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua 3 năm 2011, 2012 và 2013 và số liệu tháng 03/2014 cho thấy công ty không phát sinh khoản chi phí bán hàng nào.
4.1.3 Kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp
4.1.3.1 Chứng từ và sổ sách
Phiếu chi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hóa đơn thanh toán Sổ Nhật ký chung Sổ Cái
4.1.3.2 Các nghiệp vụ phát sinh
- Ngày 15/03/2014 Quách Thiên Minh đi tiếp khách về công ty thanh toán lại bằng tiền mặt, căn cứ vào hóa đơn bán hàng số 0079103 của quán ăn Thủy Trúc 2. Phiếu chi số 36 quyển 21.
Nợ TK6428: 2.014.000 đồng Có TK111: 2.014.000 đồng
Các chứng từ phát sinh:
+ Hóa đơn bán hàng của quán ăn Thủy Trúc 2 (Phụ lục 1) + Phiếu chi (Phụ lục 3)
- Ngày 31/03/2014, căn cứ bảng thanh toán lƣơng tháng 3 của bộ phận quản lý doanh nghiệp kế toán hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 6421 15.821.198 đồng Có TK334: 15.821.198 đồng
Các chứng từ phát sinh:
+ Bảng thanh toán tiền lƣơng tháng 3 (Phụ lục 8)
4.1.3.3 Thực hiện kế toán chi tiết
Sổ Cái TK642 (Phụ lục 10)
4.1.3.4 Thực hiện kế toán tổng hợp
Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 9) Nhận xét:
+ Về chứng từ: Công ty lập bảng thanh toán lƣơng để thuận lợi cho việc theo dõi số tiền lƣơng phải trả cho nhân viên công ty.
+ Về sổ sách: Lập đúng mẫu và đầy đủ theo từng nghiệp vụ phát sinh.