- Công ty sƣ̉ du ̣ng sổ kế toán đƣợc ban hành theo quyết đi ̣nh số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính.
- Hình thức kế toán công ty áp du ̣ng : nhâ ̣t ký chung . Phần mềm kế toán sƣ̉ du ̣ng là AC.Soft. Các bƣớc khi thực hiện chƣơng trình kế toán AC.Soft:
+ Bƣớc 1: Cài đặt chƣơng trình phần mềm kế toán.
+ Bƣớc 2: Thiết lâ ̣p thời gian thƣ̣c hiê ̣n chƣơng trình và chuẩn bi ̣ các số dƣ của các tài khoản để nhâ ̣p vào.
+ Bƣớc 3: Tiến hành khai báo hê ̣ thống và tài khoản. + Bƣớc 4: Nhâ ̣p số dƣ đầu kì cho tƣ̀ng tài khoản.
68
+ Bƣớc 5: Hằng ngày thƣ̣c hiê ̣n kế toán chi tiết và đi ̣nh kỳ thƣ̣c hiê ̣n kế toán tổng hợp.
+ Bƣớc 6: Vào chức năng tìm kiếm để kiểm tra , truy xuất nhanh các dƣ̃ liê ̣u, chỉnh sửa số liệu.
+ Bƣớc 7: Truy xuất các sổ kế toán và các báo cáo tài chính
- Hằng ngày khi có nghiê ̣p vu ̣ kinh tế phát sinh , nhân viên kế toán căn cƣ́ vào chứng từ gốc để kiểm tra , xác định tài khoản có liên quan , nhâ ̣p liê ̣u vào máy vi tính kết hợp với phần mềm AC .Soft kế toán ha ̣ch toán nghiê ̣p vu ̣ và lâ ̣p đầy đủ các sổ sách kế toán nhƣ : sổ nhâ ̣t ký chung, các sổ nhâ ̣t kí đă ̣c biê ̣t , sổ cái,…
- Cuối tháng, đi ̣nh kì hoă ̣c khi có yêu cầu của nhà quả n lý, kế toán sẽ tiến hành đối chiếu số liê ̣u, khóa sổ và thực hiện các công việc theo yêu cầu nhƣ in sổ sách, lâ ̣p BCTC, thống kê số liê ̣u,…
- Cuối quý, cuối năm, sổ cái, các sổ nhật kí đặc biệt đƣợc in ra giấy , đóng thành quyển và thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý theo quy định.
Nhâ ̣n xét hê ̣ thống sổ sách kế toán Ƣu điểm
- Hình thức ghi sổ Nhâ ̣t ký chung phù hợp với yêu cầu quản lý , giúp phòng kế toán nâng cao đƣợc hiệu quả của kế toán , rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu cho BGĐ và các phòng ban có yêu cầu.
- Công ty áp du ̣ng hình t hƣ́c ghi sổ Nhâ ̣t ký chung nên tƣơng đối đơn giản, dễ ghi chép. Mă ̣t khác, bô ̣ phâ ̣n kế toán xây dƣ̣ng đƣợc hê ̣ thống sổ sách kế toán, cách thức ghi chép, phƣơng thƣ́c ha ̣ch toán mô ̣t cách hợp lý , khoa ho ̣c phù hợp với mục đích của chế độ kế toán.
- Ứng dụng phần mềm kế toán AC .Soft vào quá trình thƣ̣c hiê ̣n công tác kế toán đã giúp đỡ rất nhiều trong công tác xƣ̉ lý chƣ́ng tƣ̀ . Phần mềm đơn giản, dễ triển khai sƣ̉ du ̣ng, viê ̣c nhâ ̣p liê ̣u đơn giản.
- Trƣớc khi nhâ ̣p liê ̣u , kế toán đều kiểm tra tính chính xác , trung thƣ̣c , hơ ̣p lý với các chƣ́ng tƣ̀ liên quan.
- Cuối niên đô ̣, sổ sách đƣợc in ra giấy , đóng thành quyển ; ký và ghi rõ họ tên của những ngƣời có liên quan và đƣợc lƣu trƣ̃ ta ̣i bô ̣ phâ ̣n có liên quan.
69
- Sổ nhâ ̣t kí chung không đƣợc công ty in ra giấy và đóng thành quyển ở cuối mỗi niên đô ̣, công ty theo dõi tài khoản trên sổ cái tƣ̀ng tài khoản nên sẽ gây ra thiếu sót.
- Công ty chƣa có thiết kế thủ tu ̣c kiểm soát nhằm ha ̣n chế quyền truy câ ̣p của những ngƣời không có liên quan vào hệ thống.
- Viê ̣c sƣ̉ du ̣ng phần mềm kế toán , bên ca ̣nh lợi ích tiết kiê ̣m về thao tác , thời gian thì đôi khi cũng có thể gây khó khăn khi bi ̣ lỗi hay bi ̣ virus. Khi đó số liê ̣u có thể bi ̣ mất hoă ̣c bi ̣ sai lê ̣ch gây khó khăn và mất thời gian sƣ̉a chƣ̃a.