Bảng 4.13: Các loại báo cáo sử dụng trong công ty
STT Tên Báo Cáo Kí hiê ̣u
1 Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN 2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN 3 Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN 4 Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN
Nguồn: Phòng kế toán
- Công ty sƣ̉ du ̣ng mẫu báo cáo tài chính theo quyết đi ̣nh số 15/2006/QĐ- BTC. Các BCTC đƣợc công ty lập vào cuối kỳ kế toán năm. Việc lâ ̣p BCTC tuân thủ theo đúng quy đi ̣nh chế đô ̣ kế toán và chuẩn mƣ̣c kế toán.
- BCTC là do kế toán tổng hợp lâ ̣p, đƣợc KTT xem xét, kiểm tra và đánh giá trƣớc khi trình qua Tổng giám đốc ký và đóng dấu của công ty.
- BCTC đƣơ ̣c trình bày trung thƣ̣c, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh của công ty . Phƣơng pháp và trình bày nhất quán giƣ̃a các kỳ kế toán.
Nhâ ̣n xét về tổ chƣ́c lâ ̣p báo cáo tài chính Ƣu điểm
- Công ty sƣ̉ du ̣ng đầy đủ BCTC theo đúng quy đi ̣nh . Nô ̣i dung, phƣơng pháp, tính toán và trình bày các chỉ tiêu theo đúng quy định.
70
- Phân tích BCTC sau mỗi niên đô ̣ là việc đƣợc KTT thực hiện . Điều này giúp công ty hiểu đƣợc tình hình tài chính biến động thế nào và đƣa ra phƣơn g hƣớng khắc phu ̣c.
Hạn chế
- Do công ty không sƣ̉ du ̣ng báo cáo quản tri ̣ , nên sẽ gây khó khăn cho viê ̣c cung cấp các thông tin về hoa ̣t đô ̣ng nô ̣i bô ̣ của công ty , cũng nhƣ sẽ không cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin cần thiết để phục vụ cho việc lập kế hoa ̣ch, kiểm tra, điều hành và ra quyết đi ̣nh.
- Thuyết minh BCTC mô ̣t số thông tin tro ̣ng yếu chƣa đƣơ ̣c giải trình.
4.6 TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM SOÁT
Kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền
Tƣ̀ năm 2011 cho đến tháng 6 năm 2014, cơ quan có thẩm quyền ta ̣i đi ̣a phƣơng chƣa tƣ̀ng kiểm tra kế toán ta ̣i công ty.
Kiểm soát nô ̣i bô ̣
Mục tiêu kiểm soát chu trình doanh thu, chi phí
- Tất cả các nghiê ̣p vu ̣ trƣớc khi thƣ̣c hiê ̣n phải đƣợc ủ y quyền và kiểm tra xét duyê ̣t đúng đắn.
- Đảm bảo ghi chép các nghiê ̣p vu ̣ có thƣ̣c. - Đảm bảo an toàn các tài sản
- Các hoạt động có hiệu quả. Các thủ tục kiểm soát
71 Bảng 4.14: Thủ tục kiểm soát
Rủi ro kiểm soát đƣợc
Ảnh hƣởng Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ
Các hoạt động trong chu trình doanh thu
Lâ ̣p hóa đơn sai
Ảnh hƣởng đến khách hàng
Ghi chép sai và cung cấp thông tin sai
Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng.
Kiểm soát kĩ quá trình nhâ ̣p liê ̣u : sƣ̉ du ̣ng giá trị mặc định , tạo số tự động, kiểm tra tính tuần tƣ̣ khi nhâ ̣p liê ̣u , kiểm tra viê ̣c nhâ ̣p trùng dƣ̃ liê ̣u.
Mất tiền Mất tài sản
Nơ ̣ phải thu bi ̣ đánh giá sai
Thanh toán qua ngân hàng , nhân viên các bô ̣ phâ ̣n ƣ́ng tiền đi công tác qua thẻ ATM hoă ̣c chuyển khoản, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mă ̣t.
Tách biệt rõ ràng chức năng kế toán thanh toán và thủ quỹ , xét duyệt và theo dõi các khoản phải thu.
Đối chiếu tiền trên sổ với số tiền thƣ̣c tế. Ghi nhâ ̣n
khoản phải thu sai
Ảnh hƣởng đến khách hàng
Ghi chép thông tin sai
Kiểm tra la ̣i các khoản thu cuối kỳ , kiểm tra số tổng khoản phải thu theo hợp đồng.
Đối chiếu lại với hợp đồng kinh tế.
Các hoạt động trong chu trình chi phí
Thanh toán 1 hóa đơn nhiều lần
Chi phí tăng thêm mô ̣t khoản
Mất tiền
Các hóa đơn đã thanh toán đƣợc bấm thành 1 bô ̣ chƣ́ng tƣ̀ kèm theo phiếu chi , có chữ ký xác nhâ ̣n của thủ quỹ.
Hóa đơn đầu vào không đúng nô ̣i dụng nghiệp vụ phản ánh
Ghi nhâ ̣n chi phí sai Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp pháp , có thƣ̣c, chính xác đầy đủ các loại chứng từ thanh toán. Nếu có sai thì chƣ́ng tƣ̀ đó không đƣợc thanh toán và trả la ̣i cho bô ̣ phâ ̣n lâ ̣p yêu cầu.
72
Kiểm soát quá trình nhâ ̣p liê ̣u trong chu trình doanh thu chi phí Bảng 4.15: Kiểm soát quá trình nhâ ̣p liê ̣u
Hoạt động Thủ tục kiểm soát
Lâ ̣p phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn.
- Kiểm tra tính đầy đủ của các ô dữ liệu : ngày, số chƣ́ng tƣ̀ , nô ̣i dung, đi ̣nh khoản, và số tiền nếu không phần mềm sẽ báo lỗi.
- Kiểm tra tính hợp lý : số phiếu chƣ́ng tƣ̀ không đƣợc trùng , ngày nhập liệu không đƣợc trƣớc ngày nhập số dƣ , ngày nhập liê ̣u nếu là nhƣ̃ng ngày không có thƣ̣c (Ví dụ: 31 tháng 4, 30 tháng 2) thì phần mềm sẽ báo lỗi , số tiền trong đi ̣nh khoản phải > 0 và phải đảm bảo số tiền nợ bằng số tiền có.
- Kiểm tra vùng dƣ̃ liê ̣u : ô dƣ̃ liê ̣u ngày và số tiền không đƣơ ̣c trống, chỉ đƣợc nhập dữ liệu kiểu số.
- Ngoài ra phần mềm còn có chức năng tạo số tự động trong ô dƣ̃ liê ̣u số chƣ́ng tƣ̀ giúp nhâ ̣p liê ̣u nhanh chóng và chính xác hơn.
73
Hình 4.15: Màn hình thông báo ngày không hợp lệ
74
4.7 TỔ CHƢ́C KIỂM KÊ TÀI SẢN
Vào thời điểm cuối kỳ kế toán năm , trƣớc khi lâ ̣p BCTC, công ty tiến hành kiểm kê tài sản tại công ty . Công ty phân loa ̣i kiểm kê theo thời gian và tiến hành kiểm kê định kỳ.
Các nội dung kiểm kê gồm:
+ TSCĐ: các loại máy móc, các phần mềm quản lý.
+ Kiểm kê quỹ tiền mă ̣t, số dƣ TK của tiền gửi ngân hàng. + Kiểm kê công nơ ̣: Các khoản phải thu, phải trả ngƣời bán. Chỉ tiêu thu thập trong đợt kiểm kê gồm:
+ Về hiê ̣n vâ ̣t : gồm tên tài sản , số lƣợng, loại tài sản do phòng nào đang sƣ̉ du ̣ng. Nếu không có nhu cầ u sƣ̉ du ̣ng thì đề nghi ̣ chuyển cho phòng ban khác hoặc đề nghị thanh lý.
+ Về giá tri ̣ tài sản: giá trị bao gồm nguyên giá trên sổ sách kế toán , giá trị còn lại của tài sản.
Bảng 4.16: Phƣơng pháp kiểm kê tài sản
Bô ̣ phâ ̣n Phƣơng pháp, nhiê ̣m vụ thƣ̣c hiê ̣n
BGĐ, phòng Tổ chức hành chính, phòng Kế toán
Thành lập ban kiểm kê Ban kiểm kê Họp và phân công nhiệm vụ
Phòng kế toán Chuẩn bi ̣ số liê ̣u tài sản trên sổ kế toán , các bảng mẫu kiểm kê
Các phòng ban Tƣ̣ kiểm kê tài sản và ghi nhâ ̣n vào bảng kiểm kê Ban kiểm kê Tiến hành kiểm kê thƣ̣c tế và đối chiếu với bảng tƣ̣
kiểm kê tƣ̀ các phòng ban.
Ghi và dán tem tất cả các tài sản đƣợc kiểm kê . Trên tem kiểm kê có đóng dấu mộc của công ty. Phòng kế toán Lâ ̣p báo cáo kết quả kiểm kê.
75 Nhâ ̣n xét về tổ chƣ́c kiểm kê tài sản Ƣu điểm
- Thƣ̣c hiê ̣n đúng quy đi ̣nh về kiểm kê tài sản.
- Viê ̣c kiểm kê phản ánh đúng thƣ̣c tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. - Sau khi kiểm kê có lâ ̣p báo cáo kết quả kiểm kê , ngƣời lâ ̣p và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê .
Hạn chế
- Chƣa đƣa ra nhƣ̃ng hƣớng giải quyết cu ̣ thể cho viê ̣c xƣ̉ lý tài sản thiếu , thƣ̀a.
- Cuối năm, do công viê ̣c dồn nhiều nên các phòng ban đều nên việc bố trí kiểm tra hơi khó khăn.
4.8 LƢU TRƢ̃ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
Phân loa ̣i chƣ́ng tƣ̀ lƣu trƣ̃ quản lý
- Nhóm chứng từ kế toán : gồm các chƣ́ng tƣ̀ gốc , bảng phân bổ ,.. liên quan đến ha ̣ch toán kế toán: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT,…
- Nhóm sổ kế toán: gồm sổ nhâ ̣t kí đă ̣c biê ̣t, sổ cái,…
- Nhóm báo cáo: gồm BCTC, báo cáo thuế theo từng kỳ kế toán,… - Nhóm tài liệu khác: gồm hơ ̣p đồng kinh tế, bảo lãnh ngân hàng,…
Sắp xếp lƣu trƣ̃
- Thƣ́ tƣ̣ sắp xếp tƣ̀ trên xuống dƣới theo thƣ́ tƣ̣ chƣ́ng tƣ̀ (chƣ́ ng tƣ̀ kế toán, sổ kế toán , báo cáo , và tài liệu khác ) và đƣợc lƣu theo cùng năm tài chính.
76 Bảng 4.17: Cách sắp xếp lƣu trữ
Thƣ́ tƣ̣ sắp xếp Cách sắp xếp trong năm
Chƣ́ng tƣ̀ kế toán - Bắt đầu tƣ̀ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính theo tuần tƣ̣ của bảng kê thuế đầu vào , thuế đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế.
- Kẹp chứng từ của từng tháng, mỗi tháng có tâ ̣p bìa đầy đủ.
Số kế toán - Sổ nhâ ̣t ký chung
- Sổ nhâ ̣t ký thu tiền, sổ nhâ ̣t ký chi tiền - Sổ chi tiết phải thu, phải trả.
- Sổ cái của tƣ̀ng loa ̣i tài khoản. - Mỗi sổ có tâ ̣p bìa riêng.
Báo cáo - Mô ̣t số báo cáo thƣờng kỳ : BCTC, báo cáo thuế TNDN, báo cáo thu nhập cá nhân,…
- Sắp xếp theo thƣ́ tƣ̣ tháng trong năm, mỗi tháng có tâ ̣p bìa riêng.
Tài liệu khác Sắp xếp theo thƣ́ tƣ̣ của tháng trong năm , mỗi tháng có tâ ̣p bìa riêng.
- Công viê ̣c lƣu trƣ̃ là do kế toán tổng hợp phu ̣ trách.
- Tài liệu kế toán đƣa v ào lƣu trữ đầy đủ , sắp xếp theo trình tƣ̣ thời gian và theo niên độ kế toán.
- Cơ sở vâ ̣t chất phu ̣c vu ̣ cho công tác lƣu trƣ̃: tủ lƣu trữ tài liệu, hô ̣p đƣ̣ng hồ sơ.
- Công ty chƣa thƣ̣c hiê ̣n viê ̣c tiêu hủy tài liê ̣u kế toán. Nhâ ̣n xét về tổ chức lƣu trữ tài liệu kế toán
Ƣu điểm
- Công tác lƣu trƣ̃ tài liê ̣u kế toán của công ty đƣợc thƣ̣c hiê ̣n theo đúng quy đi ̣nh, theo tƣ̀ng đối tƣợng và theo nô ̣i dung kinh tế.
- Trình tự phân loại, sắp xếp, bố trí đƣợc thƣ̣c hiê ̣n khoa ho ̣c.
- Thời gian và lƣu trƣ̃ tài liê ̣u sổ sách đƣợc thƣ̣c hiê ̣n theo đúng chế đô ̣ bảo quản, lƣu trƣ̃ tài liê ̣u kế toán.
77
- Dù sử dụng kế toán bằng máy vi tính nhƣng các tài liệu kế toán đều đƣơ ̣c in ra và có đầy đủ chƣ̃ ký theo đúng quy đi ̣nh.
Hạn chế
Chƣa bố trí kho lƣu trƣ̃ tài liê ̣u kế toán riêng biê ̣t . Các tài liệu đƣợc lƣu trữ chung trong phòng kế toán nên gây khó khăn cho viê ̣c tìm kiếm các chƣ́ng tƣ̀ lâu năm.
78
CHƢƠNG 5
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TỔ CHƢ́C CÔNG TÁC KẾ TOÁN TAI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐI ̣A ỐC VĨNH LONG
5.1 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Mẫu các chứng từ kế toán tại Công ty CP Địa ốc Vĩnh Long h ầu hết đã đúng với quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành.
Trên các chƣ́ng tƣ̀ cần bổ sung đầy đủ họ tên của ngƣời đã ký duyệt . Nhƣ vâ ̣y kiểm soát sẽ đƣợc minh ba ̣ch và chính xác hơn , đồng thời khi có kiểm tra thì sẽ không bị nhắc nhở.
Xây dƣ̣ng cu ̣ thể các lƣu đồ hoă ̣c văn bản trình tƣ̣ luân chuyển của tƣ̀ng loa ̣i chƣ́ng tƣ̀, hƣớng dẫn cách điền thông tin , phổ biến cho toàn bô ̣ các phòng ban , các nhân viên . Tƣ̀ đó, sẽ tránh đƣợc tình trạng chứng từ chuyển sai vị trí chức năng, vƣơ ̣t cấp, nô ̣i dung không đầy đủ,…
Thực hiện nghiêm túc quy định tập hợp chứng từ ở các xí nghiệp xây dựng, tƣ vấn để bộ phâ ̣n kế toán có th ể tiến hành nhanh chóng công việc của mình, tránh xảy ra tình tra ̣ng châ ̣m trễ, trì hoãn.
Thiết kế bổ sung mô ̣t số chƣ́ng tƣ̀ phục vụ nội bộ công ty để đáp ứng nhu cầu kiểm soát chi phí.
Ví dụ: Phiếu theo dõi thời gian lao đô ̣ng trƣ̣c tiếp theo đi ̣nh mƣ́c CÔNG TY CP ĐI ̣A ỐC VĨNH LONG
PHIẾU THEO DÕI THỜI GIAN LAO ĐỘNG
Số: Ngày… tháng … năm…. Xí nghiệp… STT Họ tên công nhân Nô ̣i dung công viê ̣c
Thời gian lao
đô ̣ng Đơn giá Thành tiền
Ghi chú Đi ̣nh
mƣ́c Thƣ̣c tế Đi ̣nh mƣ́c Thƣ̣c tế Đi ̣nh mƣ́c Thƣ̣c tế Tổng
Quản lý xác nhận Ngƣờ i theo dõi
79
5.2 TỔ CHƢ́C BỘ MÁY KẾ TOÁN
Công ty cần tổ chƣ́c đào ta ̣o để nâng cao trình đô ̣ cho nhân viên kế toán về chƣơng trình kế toán máy nhằm quản lý các con số đƣợc chính xác hơn . Bên cạnh đó, công ty cũng cần phải xây dƣ̣ng mô ̣t số chƣơng trình kế toán thống nhất trên máy tính nhằm tƣ̣ đô ̣ng hóa ở mƣ́c đô ̣ cao nhất trong công tác kế toán.
Đi ̣nh kỳ công ty nên tổ chƣ́c kiểm tra máy vi tính c ủa các kế toán viên, để có hƣớng sửa chữa kịp thời khi máy móc có d ấu hiệu xuống cấp. Và để sử dụng máy tính an toàn , ngoài việc ha ̣n chế tối đa ngƣời khác ti ếp xúc với máy tính, mỗi kế toán nên tuân thủ một số nguyên tắc để bảo vệ an toàn cho dữ liệu nhƣ thay đổi mâ ̣t khẩu ít nhất 6 tháng một lần, sử dụng phần mềm chống virus, câ ̣p nhâ ̣t cho máy tính…
Công ty cũng cần có bô ̣ phâ ̣n kế toán quản tri ̣ để đề ra các kế hoa ̣ch chiến lƣơ ̣c sản xuất kinh d oanh trong tƣơng lai và cung cấp thông tin cho các nhà quản trị nội bộ. Bô ̣ phâ ̣n kế toán quản tri ̣ nhằm giải quyết nhu cầu thông tin về kế toán mà kế toán tài chính không cung cấp đƣợc , đă ̣c biê ̣t là trong thời gian sắp tới hƣớng phát triển của công ty ngày càng đi lên thì đòi hỏi cần phải có bộ phâ ̣n kế toán quản tri ̣ là rất cần thiết . Mục tiêu của kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho quá trình lâ ̣p kế hoa ̣ch và ra quyết đi ̣nh hỗ trợ ch o nhà quản tri ̣ trong đi ̣nh hƣớng và kiểm soát hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh.
5.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
Công ty nên mở thêm mô ̣t số tài khoản ngoài bảng nhƣ TK 001 – Tài sản thuê ngoài, TK 007 – Ngoại tệ các loại để trách nhầm lẫn và dễ kiểm soát.
Tổ chƣ́c hê ̣ thống tài khoản thêm mô ̣t số tài khoản chi tiết để dễ theo dõi tình hình chi phí tại các phòng ban trong công ty . Cụ thể công ty có thể xây dƣ̣ng mã tài khoản nhƣ sau: AAA(A) B C(CC)
Nhóm mã số thứ nhất AAA (A): là TK đƣợc quy định bên hệ thống TK của Bô ̣ Tài chính nhƣ: 141, 627,…
Nhóm B: là mã số để phân biê ̣t thuô ̣c loa ̣i chi phí bất biến, khả biến hay hỗn hơ ̣p. Công ty nên quy đi ̣nh tiêu thƣ́c phân loa ̣ i chi phí hỗn hợp trƣớc để đƣa vào quá trình hạch toán cho phù hợp.
80 Bảng 5.1: Nhóm tài khoản cấp 1 chi tiết
Nhóm mã thứ nhất Nhóm mã thứ hai Nhóm mã thứ ba Mã TK Tên TK Mã
CP Tên CP
Mã trách
nhiê ̣m Tên trách nhiê ̣m 141 Tạm ứng 1 Chi phí khả biến 100 Ban giám đốc 3335 Thuế TNCN 2 Chi phí bất biến 200 Phòng Kinh doanh 3383 Bảo hiểm xã
hô ̣i
3 Chi phí hỗn hợp 300 Phòng tổ chức
… …. 400 Phòng kế toán 641 Chi phí bán
hàng
500 Phòng kỹ thuật
642 Chi phí QLDN 001 Xí nghiệp tƣ vấn
… … … …
Theo quy tắc trên , tiền ta ̣m ƣ́ng của ban giám đốc , ta ghi nhâ ̣n 141100, hay