4.1.1 Chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại công ty
Chế đô ̣ chƣ́ng tƣ̀ kế toán áp dụng tại công ty dựa trên quyết định số 15/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
Hê ̣ thống chƣ́ng tƣ̀ của công ty dƣ̣a trên mẫu chƣ́ng tƣ̀ của Bô ̣ Tài chính . Mẫu chƣ́ng tƣ̀ kế toán bao gồm mẫ u chƣ́ng tƣ̀ kế toán bắ t buô ̣c và mẫu chƣ́ng tƣ̀ kế toán hƣớng dẫn.
Việc lập, lƣu chuyển chứng từ đƣợc công ty quy định với từng loa ̣i ch ứng từ cụ thể tới khi ghi sổ, lƣu trữ và trách nhi ệm đƣợc phân rõ ràng cho mỗi kế toán viên và trong các bộ phâ ̣n khác có liên quan.
4.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ có thể khái quát qua các bƣớc sau: - Tiếp nhâ ̣n, xƣ̉ lý, lâ ̣p chƣ́ng tƣ̀ kế toán.
- Kế toán viên , KTT kiểm tra và kí chƣ́ng tƣ̀ kế toán , sau đó trình giám đốc công ty phê duyê ̣t.
- Phân loa ̣i, sắp xếp chƣ́ng tƣ̀ kế toán, đi ̣nh khoản và ghi sổ kế toán. - Lƣu trƣ̃, bảo quản chứng từ kế toán.
Trình tƣ̣ luân chuyển mô ̣t số chƣ́ng tƣ̀ theo chu trình doanh thu , chi phí
Doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng đƣơ ̣c công ty ghi nhâ ̣n vào TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, và các TK có liên quan đến doanh thu nhƣ:
+ TK 111 – Tiền mặt
+ TK 112 – Tiền gƣ̉ i ngân hàng + TK 131 – Phải thu khách hàng
38 - Các chứng từ thƣờng sử dụng
+ Hơ ̣p đồng kinh tế. + Hóa đơn giá trị gia tăng. + Phiếu thu.
+ Giấy báo cáo ngân hàng - Các kế toán sử dụng
+ Sổ nhâ ̣t kí chung + Sổ cái (Phụ lục 1) + Sổ chi tiết (Phụ lục 2). - Lƣu đồ luân chuyển chƣ́ng tƣ̀
39 Phòng kế toán Ngân hàng Khi khách hàng thanh toán Khi khách hàng có yêu cầu mua nhà, nền nhà,.. Bắt đầu Lâ ̣p HĐGTGT HĐGTGT Lâ ̣p HĐKT Giấy báo có
Giấy báo có
Kết thúc Khách
hàng
Hình 4.1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu bằng tiền gửi ngân hàng tại công ty
Hơ ̣p Đồng Kinh Tế
Hơ ̣p Đồng Kinh Tế
40
Bảng 4.1: Mô tả tâ ̣p tin nhâ ̣p liê ̣u Doanh thu bán hàng và cung cấp di ̣ch vu ̣ – TK 511
Ngày Số CT Họ Tên Đơn vi ̣ Nô ̣i dung TK Nơ ̣ TK Có Thuế GTGT
19/02/2013 PT34 Lê Phƣơng
Thảo Thu phí di ̣ch vu ̣ chuyển nhƣơ ̣ng quyền sƣ̉ du ̣ng đất 1111 2.000.000 511 1.818.182 3331 181.818 22/02/2013 43 Đỗ Đức Dũng Phạm Hùng,P9.VL
Doanh thu bán nhà căn số 8 lô A9
131 977.094.165 511 883.848.182 3331 88.384.818 11/03/2013 PT60 Nguyễn
Tấn Phu ̣ng
Thu tiền thuê đất Long Phƣớc , HĐ số 02/HĐ ngày
13/11/2012
1111 28.015.000 511 25.468.182 3331 2.546.818
12/03/2013 16 Lê Thị Bảy Phạm
Hùng,P9.VL
Doanh thu bán nhà căn 71/42 lô A9
131 951.094.815 511 860.330.000 3331 86.033.000 21/03/2013 86 Doanh thu tƣ vấn
thiết kế XDCT Tru ̣ sở công đoàn các KCN
131 30.855.000 511 28.050.000 3331 2.805.000
31/05/2013 53 Doanh thu tƣ vấn thiết kế CT Cải ta ̣o , SC Bƣu cu ̣c III Bƣu điê ̣n khu CN Hòa Phú
131 7.932.218 511 7.211.107 3331 721.111
22/06/2013 126 Nguyễn
Ngọc Phúc Mâ ̣u Thân, P3, VL
Doanh thu bán nhà căn 71/1 lô A5 K2P3
131 1.163.554.314 511 1.052.514.079 3331 105.251.408 12/07/2013 199 Doanh thu tƣ vấn
thiết lâ ̣p BCKTKT dƣ̣ án cải tạo SC sân Bƣu Điê ̣n tỉnh Vĩnh Long
131 9.039.516 511 8.217.742 3331 821.774
41 Thị Tú Phƣơ ̣ng P3, Vĩnh Long K2P3 theo HĐ số 02 ngày 11/04/2013 28/07/2013 32 Trần Hoàng Lâm Ấp Tân Ngãi, Xã Trƣờng An, Vĩnh Long
Doanh thu bán đấ t nền số 11 lô C Trƣờng An 131 169.888.968 511 153.676.136 3331 15.367.614 02/08/2013 220 Võ Thị Thanh Hiền 102, Lê Thái Tổ P2 Vĩnh Long
Doanh thu bá n đất nền lô C 2 Long Thuâ ̣n
131 326.142.600 511 295.018.182 3331 29.501.818
26/09/2013 253 Doanh thu công trình Trung tâm Văn Hóa huyê ̣n Măng Thít
131 3.312.721.116 511 3.011.564.651 3331 301.156.465
1/10/2013 281 Doanh thu công trình dãy phố chợ Hòa Bình – Trà Ôn 131 3.072.142.259 511 2.792.856.599 3331 279.285.660 15/11/2013 PT324 Nguyễn Thị Tú Phƣơ ̣ng
Mâ ̣u Thân P3, Vĩnh Long
Thu tiền thuê đất K2P3 theo HĐ số 02 ngày 11/04/2013
1111 2.000.000 511 1.818.182 3331 181.818
15/11/2013 34 Hƣ́a
Hoàng Sơn Trần Phú, P4, Vĩnh Long
Doanh thu bán đất nền số 12 lô C Trƣờng An
131 169.888.968 511 153.676.136 3331 15.367.614
… … … …
21/12/2013 55 Doanh thu tƣ vấn lâ ̣p TKDT CT SC nhà cƣ̉a, trang bi ̣ công cu ̣ cho các điểm BĐ VHX
42
Doanh thu hoạt đô ̣ng tài chính
- Hiê ̣n nay , công ty đang sƣ̉ du ̣ng TK 515 – Doanh thu hoa ̣t đô ̣ng tài chính để theo dõi các hoạt động tài chính tại công ty . Doanh thu hoa ̣t đô ̣ng tài chính của công ty chủ yếu từ thu từ lãi tiền gửi của ngân hàng , tiền lãi trả châ ̣m của khách hàng.
- Các chứng từ thƣờng sử dụng + Phiếu thu
+ Giấy báo cáo ngân hàng - Các sổ thƣờng sử dụng
+ Sổ nhâ ̣t ký chung + Sổ cái (Phụ lục 3)
+ Sổ phu ̣ ngân hàng (do ngân hàng cấp) - Lƣu đồ luân chuyển chƣ́ng tƣ̀
Thủ quỹ
Hình 4.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng tại công ty
Do ngân hàng cung cấp
Bắt đầu Sổ phu ̣ ngân hàng
Kiểm tra, đối chiếu sổNKC Sổ phu ̣ ngân hàng đã đƣợc kiểm tra
43 Do Giám đốc và KTT
Kế toán thanh toán Thủ quỹ
Khách hàng Giấy nô ̣p tiền Phiếu thu Kiểm tra và kí duyệt
Phiếu thu đã đƣơ ̣c duyê ̣t
Thƣ̣c hiê ̣n thu tiền Ghi sổ quỹ
Sổ quỹ tiền mă ̣t Phiếu thu đã
đƣơ ̣c duyê ̣t
Hình 4.3: Lưu đồ luân chuyển thu tiền lãi trả chậm của khách hàng tại công ty
Bắt đầu
Nhâ ̣p dƣ̃ liê ̣u
Câ ̣p nhâ ̣t phải thu, doanh thu, số tiền thu đƣơ ̣c, in phiếu thu
Phiếu thu đã đƣơ ̣c duyê ̣t
Phiếu thu đã
đƣơ ̣c duyê ̣t Sổ cái TK 511 Kết thúc Sổ cái TK 131 Sổ cái TK 111
44
Bảng 4.2: Mô tả tâ ̣p tin thông tin nhâ ̣p liê ̣u Doanh thu hoạt động tài chính – TK 515
Ngày Số CT Họ tên Đơn vi ̣ Nô ̣i dung TK Nơ ̣ TK Có Thuế GTGT
02/01/2013 PT01 Phƣơng Trọng Đức 105, Đinh Tiên Hoàng P1 VL.
Thu tiền bán nhà và lãi trả châ ̣m nô ̣p nhà số 415/23 lô E7 – HTĐ (P.Trọng Đức – Nhận giấy)
1111 356.000 515 356.000
10/01/2013 Thu lãi tiền gƣ̉i 1121 1.184 515 1.184 16/01/2013 PT11 Trần Thi ̣
Ngọc Liễu
Long
Hồ, VL Thu tiền bán nhà và lãi châ ̣m nô ̣p căn số 419/23 lô E7-HTĐ (Ngọc Liễu- Lần 7)
1111 3.093.000 515 3.093.000
25/01/2013 Thu lãi tiền gƣ̉i 1121 447.005 515 447.005 31/01/2013 Thu lãi tiền gƣ̉i 1121 1.419.487 515 1.419.487 05/02/2013 PT28 Nguyễn Thị Kiều Diễm Mâ ̣u Thân, P3, VL
Thu tiền bán nền đất và tiền lãi trả chậm nộp tiền 6+7 – Trƣờng An (Kiều Diễm – Lần 5)
1111 804.000 515 804.000
25/02/2013 Thu lãi tiền gƣ̉i 1121 247.875 515 247.875 28/02/2013 Thu lãi tiền gƣ̉i 1121 1.017.386 515 1.017.386 06/03/2013 PT58 Nguyễn Hồng Nhƣ 110, Hƣng Đa ̣o Vƣơng P1 VL.
Thu tiền bán nhà và tiền lãi châ ̣m nô ̣p nhà số 422/23 lô C10- HTĐ (Hồng Nhƣ – Lần 5) 1111 1.946.000 515 1.946.000 15/03/2013 PT71 Trần Hoàng Hƣớng Chơ ̣ Cua P4 VL.
Thu tiền bán nhà và lãi châ ̣m nô ̣p nhà số 37B lô A – Chợ Cua (Hoàng Hƣớng – Nhận giấy)
1111 4.397.000 515 4.397.000
18/03/2013 PT73 Trần Thi ̣ Ngọc Liễu
Long
Hồ, VL Thu tiền bán nhà và lãi châ ̣m nô ̣p nhà số 419/23 lô E7 – HTĐ
45 (Ngọc Liễu – Lần 8)
… … … … … …
25/11/2013 Thu lãi tiền gƣ̉i 1121 427.107 515 427.107 28/11/2013 Thu lãi tiền gƣ̉i 1121 21.453 515 21.453 30/11/2013 Thu lãi tiền gƣ̉i 1121 2.035.135 515 2.035.135 11/12/2013 PT420 Nguyễn
Thị Lang
Chơ ̣ Cua, VL.
Thu tiền nhâ ̣n sở hƣ̃u và lãi trả châ ̣m căn 37C lô A Chơ ̣ Cua (thu lần 4 – Ng Thi ̣ Lang)
1111 15.840.00 0
515 15.840.00 0 25/12/2013 Thu lãi tiền gƣ̉i 1121 311.033 515 311.033 27/12/2013 Thu lãi tiền gƣ̉i 1121 2.902.464 515 2.902.464 28/12/2013 Thu lãi tiền gƣ̉i 1121 2.141 515 2.141 30/12/2013 PT437 Trần Phan 71/1
khóm 2 Phƣờng 3 VL
Thu tiền bán nhà và tiền lãi châ ̣m nô ̣p nhà số 71/1 A5 K3P3
46
Kế toán thu nhâ ̣p khác
- Hiê ̣n nay, công ty đang sƣ̉ du ̣ng TK 711 – Thu nhâ ̣p khác để theo dõi doanh thu hoa ̣t đô ̣ng khác ta ̣i công ty. Các khoản thu nhập của công ty chủ yếu là thu nhập từ nhƣợng bán tài sản cố định đã qua sử dụng , thu tiền giấy photo, thu tiền cho thuê hô ̣i trƣờng.
- Các chứng từ sử dụng + Hơ ̣p đồng thanh lý + Hóa đơn giá trị gia tăng + Phiếu thu
+ Giấy báo cáo ngân hàng + Phiếu kế toán khác - Các sổ kế toán
+ Sổ nhâ ̣t ký chung + Sổ cái (Phụ lục 4) - Lƣu đồ luân chuyển chƣ́ng tƣ̀
Kế toán Kế toán trƣởng
Hình 4.4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu nhập khác tại công ty
Bắt đầu
HĐGTGT Khách
hàng
HĐGTGT Biên bản giao nhâ ̣n tài sản
Kiểm tra, đối chiếu
HĐGTGT đã đƣơ ̣c đối chiếu
Biên bản giao nhâ ̣n tài sản đƣơ ̣c đối chiếu
47 Bảng 4.3: Mô tả tâ ̣p tin thông tin nhâ ̣p liê ̣u Thu nhâ ̣p khác – TK 711
Ngày Số CT Họ tên Đơn vi ̣ Nô ̣i dung TK Nơ ̣ TK Có Thuế GTGT
25/04/2013 PT126 Võ Thắng Toàn Ấp Tân Thuâ ̣n, huyê ̣n Vũng Liêm, VL.
Thu tiền mua tài sản thanh lý 5 căn nhà cũ Long Thuâ ̣n
1111 404.029 711 367.299 3331 36.730
31/05/2013 37 Kết chuyển thuế trƣớc ba ̣ nhà 430/23 C11 HTĐ vào TK 711 do thƣ̣c nô ̣p thấp hơn số trích trƣớc phải nô ̣p
3338 1.507.000 1.507.000
31/05/2013 38 Bù trừ công trình vật tƣ Cibico
331 1 1 31/05/2013 39 Công trình Chi cu ̣c thống kê
Long Hồ
336 1.152 1.152 31/05/2013 40 Kết chuyển tiền BHYT ,
BHXH năm 2007 thu thƣ̀a vào TK 711 (PT402 ngày 29/12/2010)
331 8.450.055 8.450.055
31/05/2013 41 Kết chuyển thuế trƣớc ba ̣ phải nộp vào TK 711 do số thƣ̣c nô ̣p thấp hơn số trích trƣớc phải nô ̣p
3338 110.829.622 110.829.622
03/06/2013 PT157 Võ Minh
Thắng Phòng Kinh doanh
Thu tiền bán vâ ̣t tƣ nhà kho khu Long Thuâ ̣n (Võ Minh Thắng)
1111 330.000 300.000 3331 30.000
48 thuâ ̣t tỉnh VL Đinh Tiên Hoàng, P1.VL
lông (tiền thuê đất kỳ 1/2013)
30/06/2013 31 Kết chuyển khoản thu tiền mua tài sản thanh lý 5 căn Long Thuâ ̣n ha ̣ch toán nhầm TK 141 sang TK 711
141 150.000 150.000
30/07/2013 PT209 Ông Minh Thắng
Thu tiền mua TS 5 căn Long Thuâ ̣n (Ông Minh Thắng)
1111 1.100.000 1.000.000 3331 100.000
30/11/2013 34 Kết chuyển tiền thuế TNCN thu thƣ̀a vào TN khác (Huỳnh Thanh Sơn , PT 332 ngày 22/11/2013)
3335 1.784.454 1.784.454
30/11/2013 37 Công trình Nhà nghỉ chiến sĩ bảo vê ̣ mu ̣c tiêu thuô ̣c VP Đoàn ĐBQH tỉnh Vĩnh Long
335 3.691 3.691
… … … …
31/12/2013 27 Hoàn nhập chi phí dự phòng phát sinh tăng trích trƣớc cao hơn số thƣ̣c tế phát sinh đƣợc duyê ̣t lô A, C
335 585.2116 585.2116
31/12/2013 30 Hoàn nhập CPTK lô C10 do XNTV thƣ̣c hiê ̣n trƣớc 31/12/2010 công ty trả lƣơng nên không thanh toán CPTK.
335 10.526.451 10.526.451
31/12/2013 31 Kết chuyển khoản thuế VAT san lắp mă ̣t bằng khu HTĐ
49
Bảng 4.4: Mô tả các chƣ́ng tƣ̀ thƣờng sƣ̉ du ̣ng trong chu trình doanh thu
Tên chƣ́ng tƣ̀
Mã chứng tƣ̀
Nô ̣i dung Ngƣời lâ ̣p
Bô ̣ phâ ̣n sƣ̉ dụng
Mẫu số
Phiếu thu Số: PT… Số phiếu thu, đi ̣nh khoản nơ ̣ có, họ tên ngƣời nô ̣p tiền, đi ̣a chỉ, lý do, số tiền, bằng chƣ̃, ký duyệt.
Kế toán thanh toán Phòng kế toán Mẫu số 01 theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Giấy báo cáo
Số chƣ́ng tƣ̀, ngày, số chuyển tiền, ngân hàng chuyển, ngƣời trả tiền, số tài khoản, ngƣời thu ̣ hƣởng, nô ̣i dung, số tiền , bằng chƣ̃, ký duyệt Ngân hàng Phòng kế toán Mẫu do ngân hàng quy định HĐGTGT Kí hiệu: DD/11P Số: 0000001
Số HĐ, ngày, liên, khách hàng, đi ̣a chỉ, hình thức thanh toán, số lƣợng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT đầu ra, tổng số tiền, bằng chƣ̃, ký duyệt
Kế toán thanh toán Phòng kế toán 01GTKT3/001
Tƣ̀ chu trình doanh thu, lên đƣợc sổ cái của các tài khoản (TK 511, TK 515, TK 711, TK111, TK 131,…), sổ nhật kí chung.
Các chứng từ đƣợc coi là hợp lệ khi có đầy đủ nội dung in trên chứng từ và có đầy đủ các chữ kí (ngƣời lâ ̣p, kế toán trƣởng, giám đốc,…), và đƣợc lƣu lại tại phòng kế toán do kế toán tổng hơ ̣p chịu trách nhiệm.
Kế toán giá vốn hàng bán
- Hiê ̣n công ty đang sƣ̉ du ̣ng TK 632 – Giá vốn hàng bán để theo dõi giá vốn hàng bán của công ty . Giá vốn của công ty chủ yếu là giá thành các công trình hoàn thành bàn giao cho khách hàng, giá thành các công trình xây dựng nhà ở, giá thành nền đất do công ty xây lắp ,… Các công trình hoành thành theo hơ ̣p đồng xây dƣ̣ng với khách hàng , đã bàn giao cho khách hàng trong năm thì kết chuyển thẳng vào TK 632 – Giá vốn hàng bán cùng với hạch toán doanh thu.
50 + Hơ ̣p đồng kinh tế
+ Bảng xác định giá trị khối lƣợng hoành thành hợp đồng + Phiếu thu
+ Giấy báo nợ ngân hàng + Hóa đơn GTGT đầu vào + Các chứng từ liên quan khác - Các sổ kế toán
+ Sổ nhâ ̣t ký chung + Sổ cái (Phụ lục 5)
- Lƣu đồ luân chuyển chƣ́ng tƣ̀
Phòng kỹ thuật Phòng kế toán
Chú thích: XĐGTKLHTCT: Xác định giá trị khối lƣợng hoàn thành công trình
Bắt đầu Bảng XĐGTKLHT CT Bảng XĐGTKLHTCT Lâ ̣p HĐGTGT HĐGTGT Kết thúc Khách hàng
Hình 4.5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ giá vốn hàng bán tại công ty
51 Bảng 4.5: Mô tả tâ ̣p tin thông tin nhâ ̣p liê ̣u Giá vốn hàng bán – TK 632
Ngày Số CT Họ tên Đơn vi ̣ Nô ̣i dung TK Nơ ̣ TK Có Thuế GTGT
29/04/2013 20 Giá vốn bán vật tƣ cho Công ty TNHH Hƣng Vĩnh Hoàng (bù trừ công nợ Cibico)
632 92.072.727 155 92.072.727
29/04/2013 23 Giá vốn hàng bán vật tƣ cho DNTN Thanh Xuân (bù trừ tiền CT Cibico)
632 447.245.455 155 447.245.455
30/06/2013 39 Giá vốn bán vật tƣ cho Phƣớc Vinh (bù trừ vật tƣ với Cibico)
632 668.509.091 155 668.509.091
12/07/2013 78 Giá vốn chi phí TV thiết kế XDCT Tru ̣ sở công đoàn các khu CN
632 28.050.000 154 28.050.000
05/08/2013 27 Giá vốn chi phí TV lập TKDT CT SC nhà cƣ̉a, trang bi ̣ công cu ̣ cho các điểm BĐ VHX
632 6.446.454 154 6.446.454
05/08/2013 28 Trích trƣớc chi phí TV lập TKDT CT SC nhà cƣ̉a trang bị công cụ cho các điểm BĐ VHX
632 6.821.714 335 6.821.714
11/08/2013 35 Giá vốn CP TV lâ ̣p
BCKTKT dƣ̣ án cải ta ̣o, SC nhà Bƣu điện Bình Minh
632 4.739.784 154 4.739.784
11/08/2013 36 Trích trƣớc chi phí TV lập BCKTKT dƣ̣ án cải ta ̣o, SC
52 nhà Bƣu điện Bình Minh 30/08/2013 62 Giá vốn xây dƣ̣ng CT
Trƣờng tiểu ho ̣c Trung Hiếu A
632 2.817.288.026 154 2.817.288.026
01/10/2013 19 Giá vốn CP tƣ vấn khảo sát,