Các quy ƣớc sau: X: xem, T: thêm, S: Sƣ̉a, D: Xóa Bảng 4.12: Bảng phân quyền truy cập
Chƣ́c vụ
Chƣ́c năng khai báo
ban đầu Chƣ́c năng nhâ ̣p liê ̣u Chƣ́c năng báo cáo Thông tin
chung Danh mu ̣c Nhâ ̣p số dƣ phát sinh Nhâ ̣p số tài chính Báo cáo Sổ kế toán
KTT X, T, S, D X, T, S, D X, T, S, D X, T, S, D X, T, S, D X, T, S, D KT tổng hợp X X, T, S X, T, S X, T, S, D X, T, S X, T, S KT thanh toán X X X, T, S* X, T, S X X, T, S*
Khi thực hiê ̣n các lê ̣nh (*) trên phải được thông qua ý kiến kế toán
65
Mô ̣t s ố thao tác và hình ảnh minh họa cho công việc kế toán trên phần mềm Ac .Soft
- Hằng ngày, kế toán thanh toán tiến hành lâ ̣p các chƣ́ng tƣ̀ phát sinh của chu trình doanh thu, chi phí
- Lâ ̣p phiếu thu hay phiếu chi nằm trong phần hành kế toá n vốn bằng tiền đồng
Hình 4.10: Màn hình nhập liệu phiếu thu
66 - Lâ ̣p hóa đơn
Hình 4.12: Màn hình nhập liệu hóa đơn dịch vụ
67
4.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
- Để phù hợp với quy mô , khả năng quản lý tốt , thƣ̣c hiê ̣n công viê ̣c tổng hơ ̣p và kiểm tra , kiểm soát đƣợc dễ dàng thuâ ̣n tiê ̣n , công ty đã sƣ̉ du ̣ng Hê ̣ thống tài khoản kế toán doanh nghiê ̣p ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 và các thông tƣ chỉnh sửa , bổ sung.
- Hê ̣ thống TK công ty sƣ̉ du ̣ng đƣợc phân bổ trong 9 loại: + Loại 1 và 2: phản ánh tài sản
+ Loại 3 và 4: phản ánh nguồn vồn
+ Loại 5 đến loại 9: phản ánh các quá trình hoạt động khác của công ty Nhâ ̣n xét về hê ̣ thống tài khoản kế toán
Ƣu điểm
- Hê ̣ thống TK của công ty đƣợc tổ chƣ́c mô ̣t cách khoa ho ̣c và phản ánh đầy đủ tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty.
- Về cơ bản công ty sƣ̉ du ̣ng hầu hết các tài khoản trong chế toán ban hành (trƣ̀ TK 623 – Chi phí sƣ̉ du ̣ng máy thi công).
Hạn chế
Công ty không có sƣ̉ du ̣ng Bảng Tài khoản ngoài bảng , nhƣ thế sẽ gây khó khăn cho viê ̣c đánh giá về các khoản nợ khó đòi, tài sản thuê ngoài,..
4.4 HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN
- Công ty sƣ̉ du ̣ng sổ kế toán đƣợc ban hành theo quyết đi ̣nh số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính.
- Hình thức kế toán công ty áp du ̣ng : nhâ ̣t ký chung . Phần mềm kế toán sƣ̉ du ̣ng là AC.Soft. Các bƣớc khi thực hiện chƣơng trình kế toán AC.Soft:
+ Bƣớc 1: Cài đặt chƣơng trình phần mềm kế toán.
+ Bƣớc 2: Thiết lâ ̣p thời gian thƣ̣c hiê ̣n chƣơng trình và chuẩn bi ̣ các số dƣ của các tài khoản để nhâ ̣p vào.
+ Bƣớc 3: Tiến hành khai báo hê ̣ thống và tài khoản. + Bƣớc 4: Nhâ ̣p số dƣ đầu kì cho tƣ̀ng tài khoản.
68
+ Bƣớc 5: Hằng ngày thƣ̣c hiê ̣n kế toán chi tiết và đi ̣nh kỳ thƣ̣c hiê ̣n kế toán tổng hợp.
+ Bƣớc 6: Vào chức năng tìm kiếm để kiểm tra , truy xuất nhanh các dƣ̃ liê ̣u, chỉnh sửa số liệu.
+ Bƣớc 7: Truy xuất các sổ kế toán và các báo cáo tài chính
- Hằng ngày khi có nghiê ̣p vu ̣ kinh tế phát sinh , nhân viên kế toán căn cƣ́ vào chứng từ gốc để kiểm tra , xác định tài khoản có liên quan , nhâ ̣p liê ̣u vào máy vi tính kết hợp với phần mềm AC .Soft kế toán ha ̣ch toán nghiê ̣p vu ̣ và lâ ̣p đầy đủ các sổ sách kế toán nhƣ : sổ nhâ ̣t ký chung, các sổ nhâ ̣t kí đă ̣c biê ̣t , sổ cái,…
- Cuối tháng, đi ̣nh kì hoă ̣c khi có yêu cầu của nhà quả n lý, kế toán sẽ tiến hành đối chiếu số liê ̣u, khóa sổ và thực hiện các công việc theo yêu cầu nhƣ in sổ sách, lâ ̣p BCTC, thống kê số liê ̣u,…
- Cuối quý, cuối năm, sổ cái, các sổ nhật kí đặc biệt đƣợc in ra giấy , đóng thành quyển và thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý theo quy định.
Nhâ ̣n xét hê ̣ thống sổ sách kế toán Ƣu điểm
- Hình thức ghi sổ Nhâ ̣t ký chung phù hợp với yêu cầu quản lý , giúp phòng kế toán nâng cao đƣợc hiệu quả của kế toán , rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu cho BGĐ và các phòng ban có yêu cầu.
- Công ty áp du ̣ng hình t hƣ́c ghi sổ Nhâ ̣t ký chung nên tƣơng đối đơn giản, dễ ghi chép. Mă ̣t khác, bô ̣ phâ ̣n kế toán xây dƣ̣ng đƣợc hê ̣ thống sổ sách kế toán, cách thức ghi chép, phƣơng thƣ́c ha ̣ch toán mô ̣t cách hợp lý , khoa ho ̣c phù hợp với mục đích của chế độ kế toán.
- Ứng dụng phần mềm kế toán AC .Soft vào quá trình thƣ̣c hiê ̣n công tác kế toán đã giúp đỡ rất nhiều trong công tác xƣ̉ lý chƣ́ng tƣ̀ . Phần mềm đơn giản, dễ triển khai sƣ̉ du ̣ng, viê ̣c nhâ ̣p liê ̣u đơn giản.
- Trƣớc khi nhâ ̣p liê ̣u , kế toán đều kiểm tra tính chính xác , trung thƣ̣c , hơ ̣p lý với các chƣ́ng tƣ̀ liên quan.
- Cuối niên đô ̣, sổ sách đƣợc in ra giấy , đóng thành quyển ; ký và ghi rõ họ tên của những ngƣời có liên quan và đƣợc lƣu trƣ̃ ta ̣i bô ̣ phâ ̣n có liên quan.
69
- Sổ nhâ ̣t kí chung không đƣợc công ty in ra giấy và đóng thành quyển ở cuối mỗi niên đô ̣, công ty theo dõi tài khoản trên sổ cái tƣ̀ng tài khoản nên sẽ gây ra thiếu sót.
- Công ty chƣa có thiết kế thủ tu ̣c kiểm soát nhằm ha ̣n chế quyền truy câ ̣p của những ngƣời không có liên quan vào hệ thống.
- Viê ̣c sƣ̉ du ̣ng phần mềm kế toán , bên ca ̣nh lợi ích tiết kiê ̣m về thao tác , thời gian thì đôi khi cũng có thể gây khó khăn khi bi ̣ lỗi hay bi ̣ virus. Khi đó số liê ̣u có thể bi ̣ mất hoă ̣c bi ̣ sai lê ̣ch gây khó khăn và mất thời gian sƣ̉a chƣ̃a.
4.5 TỔ CHƢ́C LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng 4.13: Các loại báo cáo sử dụng trong công ty
STT Tên Báo Cáo Kí hiê ̣u
1 Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN 2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN 3 Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN 4 Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN
Nguồn: Phòng kế toán
- Công ty sƣ̉ du ̣ng mẫu báo cáo tài chính theo quyết đi ̣nh số 15/2006/QĐ- BTC. Các BCTC đƣợc công ty lập vào cuối kỳ kế toán năm. Việc lâ ̣p BCTC tuân thủ theo đúng quy đi ̣nh chế đô ̣ kế toán và chuẩn mƣ̣c kế toán.
- BCTC là do kế toán tổng hợp lâ ̣p, đƣợc KTT xem xét, kiểm tra và đánh giá trƣớc khi trình qua Tổng giám đốc ký và đóng dấu của công ty.
- BCTC đƣơ ̣c trình bày trung thƣ̣c, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh của công ty . Phƣơng pháp và trình bày nhất quán giƣ̃a các kỳ kế toán.
Nhâ ̣n xét về tổ chƣ́c lâ ̣p báo cáo tài chính Ƣu điểm
- Công ty sƣ̉ du ̣ng đầy đủ BCTC theo đúng quy đi ̣nh . Nô ̣i dung, phƣơng pháp, tính toán và trình bày các chỉ tiêu theo đúng quy định.
70
- Phân tích BCTC sau mỗi niên đô ̣ là việc đƣợc KTT thực hiện . Điều này giúp công ty hiểu đƣợc tình hình tài chính biến động thế nào và đƣa ra phƣơn g hƣớng khắc phu ̣c.
Hạn chế
- Do công ty không sƣ̉ du ̣ng báo cáo quản tri ̣ , nên sẽ gây khó khăn cho viê ̣c cung cấp các thông tin về hoa ̣t đô ̣ng nô ̣i bô ̣ của công ty , cũng nhƣ sẽ không cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin cần thiết để phục vụ cho việc lập kế hoa ̣ch, kiểm tra, điều hành và ra quyết đi ̣nh.
- Thuyết minh BCTC mô ̣t số thông tin tro ̣ng yếu chƣa đƣơ ̣c giải trình.
4.6 TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM SOÁT
Kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền
Tƣ̀ năm 2011 cho đến tháng 6 năm 2014, cơ quan có thẩm quyền ta ̣i đi ̣a phƣơng chƣa tƣ̀ng kiểm tra kế toán ta ̣i công ty.
Kiểm soát nô ̣i bô ̣
Mục tiêu kiểm soát chu trình doanh thu, chi phí
- Tất cả các nghiê ̣p vu ̣ trƣớc khi thƣ̣c hiê ̣n phải đƣợc ủ y quyền và kiểm tra xét duyê ̣t đúng đắn.
- Đảm bảo ghi chép các nghiê ̣p vu ̣ có thƣ̣c. - Đảm bảo an toàn các tài sản
- Các hoạt động có hiệu quả. Các thủ tục kiểm soát
71 Bảng 4.14: Thủ tục kiểm soát
Rủi ro kiểm soát đƣợc
Ảnh hƣởng Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ
Các hoạt động trong chu trình doanh thu
Lâ ̣p hóa đơn sai
Ảnh hƣởng đến khách hàng
Ghi chép sai và cung cấp thông tin sai
Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng.
Kiểm soát kĩ quá trình nhâ ̣p liê ̣u : sƣ̉ du ̣ng giá trị mặc định , tạo số tự động, kiểm tra tính tuần tƣ̣ khi nhâ ̣p liê ̣u , kiểm tra viê ̣c nhâ ̣p trùng dƣ̃ liê ̣u.
Mất tiền Mất tài sản
Nơ ̣ phải thu bi ̣ đánh giá sai
Thanh toán qua ngân hàng , nhân viên các bô ̣ phâ ̣n ƣ́ng tiền đi công tác qua thẻ ATM hoă ̣c chuyển khoản, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mă ̣t.
Tách biệt rõ ràng chức năng kế toán thanh toán và thủ quỹ , xét duyệt và theo dõi các khoản phải thu.
Đối chiếu tiền trên sổ với số tiền thƣ̣c tế. Ghi nhâ ̣n
khoản phải thu sai
Ảnh hƣởng đến khách hàng
Ghi chép thông tin sai
Kiểm tra la ̣i các khoản thu cuối kỳ , kiểm tra số tổng khoản phải thu theo hợp đồng.
Đối chiếu lại với hợp đồng kinh tế.
Các hoạt động trong chu trình chi phí
Thanh toán 1 hóa đơn nhiều lần
Chi phí tăng thêm mô ̣t khoản
Mất tiền
Các hóa đơn đã thanh toán đƣợc bấm thành 1 bô ̣ chƣ́ng tƣ̀ kèm theo phiếu chi , có chữ ký xác nhâ ̣n của thủ quỹ.
Hóa đơn đầu vào không đúng nô ̣i dụng nghiệp vụ phản ánh
Ghi nhâ ̣n chi phí sai Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp pháp , có thƣ̣c, chính xác đầy đủ các loại chứng từ thanh toán. Nếu có sai thì chƣ́ng tƣ̀ đó không đƣợc thanh toán và trả la ̣i cho bô ̣ phâ ̣n lâ ̣p yêu cầu.
72
Kiểm soát quá trình nhâ ̣p liê ̣u trong chu trình doanh thu chi phí Bảng 4.15: Kiểm soát quá trình nhâ ̣p liê ̣u
Hoạt động Thủ tục kiểm soát
Lâ ̣p phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn.
- Kiểm tra tính đầy đủ của các ô dữ liệu : ngày, số chƣ́ng tƣ̀ , nô ̣i dung, đi ̣nh khoản, và số tiền nếu không phần mềm sẽ báo lỗi.
- Kiểm tra tính hợp lý : số phiếu chƣ́ng tƣ̀ không đƣợc trùng , ngày nhập liệu không đƣợc trƣớc ngày nhập số dƣ , ngày nhập liê ̣u nếu là nhƣ̃ng ngày không có thƣ̣c (Ví dụ: 31 tháng 4, 30 tháng 2) thì phần mềm sẽ báo lỗi , số tiền trong đi ̣nh khoản phải > 0 và phải đảm bảo số tiền nợ bằng số tiền có.
- Kiểm tra vùng dƣ̃ liê ̣u : ô dƣ̃ liê ̣u ngày và số tiền không đƣơ ̣c trống, chỉ đƣợc nhập dữ liệu kiểu số.
- Ngoài ra phần mềm còn có chức năng tạo số tự động trong ô dƣ̃ liê ̣u số chƣ́ng tƣ̀ giúp nhâ ̣p liê ̣u nhanh chóng và chính xác hơn.
73
Hình 4.15: Màn hình thông báo ngày không hợp lệ
74
4.7 TỔ CHƢ́C KIỂM KÊ TÀI SẢN
Vào thời điểm cuối kỳ kế toán năm , trƣớc khi lâ ̣p BCTC, công ty tiến hành kiểm kê tài sản tại công ty . Công ty phân loa ̣i kiểm kê theo thời gian và tiến hành kiểm kê định kỳ.
Các nội dung kiểm kê gồm:
+ TSCĐ: các loại máy móc, các phần mềm quản lý.
+ Kiểm kê quỹ tiền mă ̣t, số dƣ TK của tiền gửi ngân hàng. + Kiểm kê công nơ ̣: Các khoản phải thu, phải trả ngƣời bán. Chỉ tiêu thu thập trong đợt kiểm kê gồm:
+ Về hiê ̣n vâ ̣t : gồm tên tài sản , số lƣợng, loại tài sản do phòng nào đang sƣ̉ du ̣ng. Nếu không có nhu cầ u sƣ̉ du ̣ng thì đề nghi ̣ chuyển cho phòng ban khác hoặc đề nghị thanh lý.
+ Về giá tri ̣ tài sản: giá trị bao gồm nguyên giá trên sổ sách kế toán , giá trị còn lại của tài sản.
Bảng 4.16: Phƣơng pháp kiểm kê tài sản
Bô ̣ phâ ̣n Phƣơng pháp, nhiê ̣m vụ thƣ̣c hiê ̣n
BGĐ, phòng Tổ chức hành chính, phòng Kế toán
Thành lập ban kiểm kê Ban kiểm kê Họp và phân công nhiệm vụ
Phòng kế toán Chuẩn bi ̣ số liê ̣u tài sản trên sổ kế toán , các bảng mẫu kiểm kê
Các phòng ban Tƣ̣ kiểm kê tài sản và ghi nhâ ̣n vào bảng kiểm kê Ban kiểm kê Tiến hành kiểm kê thƣ̣c tế và đối chiếu với bảng tƣ̣
kiểm kê tƣ̀ các phòng ban.
Ghi và dán tem tất cả các tài sản đƣợc kiểm kê . Trên tem kiểm kê có đóng dấu mộc của công ty. Phòng kế toán Lâ ̣p báo cáo kết quả kiểm kê.
75 Nhâ ̣n xét về tổ chƣ́c kiểm kê tài sản Ƣu điểm
- Thƣ̣c hiê ̣n đúng quy đi ̣nh về kiểm kê tài sản.
- Viê ̣c kiểm kê phản ánh đúng thƣ̣c tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. - Sau khi kiểm kê có lâ ̣p báo cáo kết quả kiểm kê , ngƣời lâ ̣p và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê .
Hạn chế
- Chƣa đƣa ra nhƣ̃ng hƣớng giải quyết cu ̣ thể cho viê ̣c xƣ̉ lý tài sản thiếu , thƣ̀a.
- Cuối năm, do công viê ̣c dồn nhiều nên các phòng ban đều nên việc bố trí kiểm tra hơi khó khăn.
4.8 LƢU TRƢ̃ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
Phân loa ̣i chƣ́ng tƣ̀ lƣu trƣ̃ quản lý
- Nhóm chứng từ kế toán : gồm các chƣ́ng tƣ̀ gốc , bảng phân bổ ,.. liên quan đến ha ̣ch toán kế toán: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT,…
- Nhóm sổ kế toán: gồm sổ nhâ ̣t kí đă ̣c biê ̣t, sổ cái,…
- Nhóm báo cáo: gồm BCTC, báo cáo thuế theo từng kỳ kế toán,… - Nhóm tài liệu khác: gồm hơ ̣p đồng kinh tế, bảo lãnh ngân hàng,…
Sắp xếp lƣu trƣ̃
- Thƣ́ tƣ̣ sắp xếp tƣ̀ trên xuống dƣới theo thƣ́ tƣ̣ chƣ́ng tƣ̀ (chƣ́ ng tƣ̀ kế toán, sổ kế toán , báo cáo , và tài liệu khác ) và đƣợc lƣu theo cùng năm tài chính.
76 Bảng 4.17: Cách sắp xếp lƣu trữ
Thƣ́ tƣ̣ sắp xếp Cách sắp xếp trong năm
Chƣ́ng tƣ̀ kế toán - Bắt đầu tƣ̀ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính theo tuần tƣ̣ của bảng kê thuế đầu vào , thuế đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế.
- Kẹp chứng từ của từng tháng, mỗi tháng có tâ ̣p bìa đầy đủ.
Số kế toán - Sổ nhâ ̣t ký chung
- Sổ nhâ ̣t ký thu tiền, sổ nhâ ̣t ký chi tiền - Sổ chi tiết phải thu, phải trả.
- Sổ cái của tƣ̀ng loa ̣i tài khoản. - Mỗi sổ có tâ ̣p bìa riêng.
Báo cáo - Mô ̣t số báo cáo thƣờng kỳ : BCTC, báo cáo thuế TNDN, báo cáo thu nhập cá nhân,…