LƢU TRƢ̃ TÀI LIỆU KẾ TOÁN

 Phân loa ̣i chƣ́ng tƣ̀ lƣu trƣ̃ quản lý

- Nhóm chứng từ kế toán : gồm các chƣ́ng tƣ̀ gốc , bảng phân bổ ,.. liên quan đến ha ̣ch toán kế toán: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT,…

- Nhóm sổ kế toán: gồm sổ nhâ ̣t kí đă ̣c biê ̣t, sổ cái,…

- Nhóm báo cáo: gồm BCTC, báo cáo thuế theo từng kỳ kế toán,… - Nhóm tài liệu khác: gồm hơ ̣p đồng kinh tế, bảo lãnh ngân hàng,…

 Sắp xếp lƣu trƣ̃

- Thƣ́ tƣ̣ sắp xếp tƣ̀ trên xuống dƣới theo thƣ́ tƣ̣ chƣ́ng tƣ̀ (chƣ́ ng tƣ̀ kế toán, sổ kế toán , báo cáo , và tài liệu khác ) và đƣợc lƣu theo cùng năm tài chính.

76 Bảng 4.17: Cách sắp xếp lƣu trữ

Thƣ́ tƣ̣ sắp xếp Cách sắp xếp trong năm

Chƣ́ng tƣ̀ kế toán - Bắt đầu tƣ̀ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính theo tuần tƣ̣ của bảng kê thuế đầu vào , thuế đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế.

- Kẹp chứng từ của từng tháng, mỗi tháng có tâ ̣p bìa đầy đủ.

Số kế toán - Sổ nhâ ̣t ký chung

- Sổ nhâ ̣t ký thu tiền, sổ nhâ ̣t ký chi tiền - Sổ chi tiết phải thu, phải trả.

- Sổ cái của tƣ̀ng loa ̣i tài khoản. - Mỗi sổ có tâ ̣p bìa riêng.

Báo cáo - Mô ̣t số báo cáo thƣờng kỳ : BCTC, báo cáo thuế TNDN, báo cáo thu nhập cá nhân,…

- Sắp xếp theo thƣ́ tƣ̣ tháng trong năm, mỗi tháng có tâ ̣p bìa riêng.

Tài liệu khác Sắp xếp theo thƣ́ tƣ̣ của tháng trong năm , mỗi tháng có tâ ̣p bìa riêng.

- Công viê ̣c lƣu trƣ̃ là do kế toán tổng hợp phu ̣ trách.

- Tài liệu kế toán đƣa v ào lƣu trữ đầy đủ , sắp xếp theo trình tƣ̣ thời gian và theo niên độ kế toán.

- Cơ sở vâ ̣t chất phu ̣c vu ̣ cho công tác lƣu trƣ̃: tủ lƣu trữ tài liệu, hô ̣p đƣ̣ng hồ sơ.

- Công ty chƣa thƣ̣c hiê ̣n viê ̣c tiêu hủy tài liê ̣u kế toán.  Nhâ ̣n xét về tổ chức lƣu trữ tài liệu kế toán

Ƣu điểm

- Công tác lƣu trƣ̃ tài liê ̣u kế toán của công ty đƣợc thƣ̣c hiê ̣n theo đúng quy đi ̣nh, theo tƣ̀ng đối tƣợng và theo nô ̣i dung kinh tế.

- Trình tự phân loại, sắp xếp, bố trí đƣợc thƣ̣c hiê ̣n khoa ho ̣c.

- Thời gian và lƣu trƣ̃ tài liê ̣u sổ sách đƣợc thƣ̣c hiê ̣n theo đúng chế đô ̣ bảo quản, lƣu trƣ̃ tài liê ̣u kế toán.

77

- Dù sử dụng kế toán bằng máy vi tính nhƣng các tài liệu kế toán đều đƣơ ̣c in ra và có đầy đủ chƣ̃ ký theo đúng quy đi ̣nh.

Hạn chế

Chƣa bố trí kho lƣu trƣ̃ tài liê ̣u kế toán riêng biê ̣t . Các tài liệu đƣợc lƣu trữ chung trong phòng kế toán nên gây khó khăn cho viê ̣c tìm kiếm các chƣ́ng tƣ̀ lâu năm.

78

CHƢƠNG 5

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TỔ CHƢ́C CÔNG TÁC KẾ TOÁN TAI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐI ̣A ỐC VĨNH LONG

5.1 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Mẫu các chứng từ kế toán tại Công ty CP Địa ốc Vĩnh Long h ầu hết đã đúng với quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành.

Trên các chƣ́ng tƣ̀ cần bổ sung đầy đủ họ tên của ngƣời đã ký duyệt . Nhƣ vâ ̣y kiểm soát sẽ đƣợc minh ba ̣ch và chính xác hơn , đồng thời khi có kiểm tra thì sẽ không bị nhắc nhở.

Xây dƣ̣ng cu ̣ thể các lƣu đồ hoă ̣c văn bản trình tƣ̣ luân chuyển của tƣ̀ng loa ̣i chƣ́ng tƣ̀, hƣớng dẫn cách điền thông tin , phổ biến cho toàn bô ̣ các phòng ban , các nhân viên . Tƣ̀ đó, sẽ tránh đƣợc tình trạng chứng từ chuyển sai vị trí chức năng, vƣơ ̣t cấp, nô ̣i dung không đầy đủ,…

Thực hiện nghiêm túc quy định tập hợp chứng từ ở các xí nghiệp xây dựng, tƣ vấn để bộ phâ ̣n kế toán có th ể tiến hành nhanh chóng công việc của mình, tránh xảy ra tình tra ̣ng châ ̣m trễ, trì hoãn.

Thiết kế bổ sung mô ̣t số chƣ́ng tƣ̀ phục vụ nội bộ công ty để đáp ứng nhu cầu kiểm soát chi phí.

Ví dụ: Phiếu theo dõi thời gian lao đô ̣ng trƣ̣c tiếp theo đi ̣nh mƣ́c CÔNG TY CP ĐI ̣A ỐC VĨNH LONG

PHIẾU THEO DÕI THỜI GIAN LAO ĐỘNG

Số: Ngày… tháng … năm…. Xí nghiệp… STT Họ tên công nhân Nô ̣i dung công viê ̣c

Thời gian lao

đô ̣ng Đơn giá Thành tiền

Ghi chú Đi ̣nh

mƣ́c Thƣ̣c tế Đi ̣nh mƣ́c Thƣ̣c tế Đi ̣nh mƣ́c Thƣ̣c tế Tổng

Quản lý xác nhận Ngƣờ i theo dõi

79

5.2 TỔ CHƢ́C BỘ MÁY KẾ TOÁN

Công ty cần tổ chƣ́c đào ta ̣o để nâng cao trình đô ̣ cho nhân viên kế toán về chƣơng trình kế toán máy nhằm quản lý các con số đƣợc chính xác hơn . Bên cạnh đó, công ty cũng cần phải xây dƣ̣ng mô ̣t số chƣơng trình kế toán thống nhất trên máy tính nhằm tƣ̣ đô ̣ng hóa ở mƣ́c đô ̣ cao nhất trong công tác kế toán.

Đi ̣nh kỳ công ty nên tổ chƣ́c kiểm tra máy vi tính c ủa các kế toán viên, để có hƣớng sửa chữa kịp thời khi máy móc có d ấu hiệu xuống cấp. Và để sử dụng máy tính an toàn , ngoài việc ha ̣n chế tối đa ngƣời khác ti ếp xúc với máy tính, mỗi kế toán nên tuân thủ một số nguyên tắc để bảo vệ an toàn cho dữ liệu nhƣ thay đổi mâ ̣t khẩu ít nhất 6 tháng một lần, sử dụng phần mềm chống virus, câ ̣p nhâ ̣t cho máy tính…

Công ty cũng cần có bô ̣ phâ ̣n kế toán quản tri ̣ để đề ra các kế hoa ̣ch chiến lƣơ ̣c sản xuất kinh d oanh trong tƣơng lai và cung cấp thông tin cho các nhà quản trị nội bộ. Bô ̣ phâ ̣n kế toán quản tri ̣ nhằm giải quyết nhu cầu thông tin về kế toán mà kế toán tài chính không cung cấp đƣợc , đă ̣c biê ̣t là trong thời gian sắp tới hƣớng phát triển của công ty ngày càng đi lên thì đòi hỏi cần phải có bộ phâ ̣n kế toán quản tri ̣ là rất cần thiết . Mục tiêu của kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho quá trình lâ ̣p kế hoa ̣ch và ra quyết đi ̣nh hỗ trợ ch o nhà quản tri ̣ trong đi ̣nh hƣớng và kiểm soát hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh.

5.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

Công ty nên mở thêm mô ̣t số tài khoản ngoài bảng nhƣ TK 001 – Tài sản thuê ngoài, TK 007 – Ngoại tệ các loại để trách nhầm lẫn và dễ kiểm soát.

Tổ chƣ́c hê ̣ thống tài khoản thêm mô ̣t số tài khoản chi tiết để dễ theo dõi tình hình chi phí tại các phòng ban trong công ty . Cụ thể công ty có thể xây dƣ̣ng mã tài khoản nhƣ sau: AAA(A) B C(CC)

Nhóm mã số thứ nhất AAA (A): là TK đƣợc quy định bên hệ thống TK của Bô ̣ Tài chính nhƣ: 141, 627,…

Nhóm B: là mã số để phân biê ̣t thuô ̣c loa ̣i chi phí bất biến, khả biến hay hỗn hơ ̣p. Công ty nên quy đi ̣nh tiêu thƣ́c phân loa ̣ i chi phí hỗn hợp trƣớc để đƣa vào quá trình hạch toán cho phù hợp.

80 Bảng 5.1: Nhóm tài khoản cấp 1 chi tiết

Nhóm mã thứ nhất Nhóm mã thứ hai Nhóm mã thứ ba Mã TK Tên TK Mã

CP Tên CP

Mã trách

nhiê ̣m Tên trách nhiê ̣m 141 Tạm ứng 1 Chi phí khả biến 100 Ban giám đốc 3335 Thuế TNCN 2 Chi phí bất biến 200 Phòng Kinh doanh 3383 Bảo hiểm xã

hô ̣i

3 Chi phí hỗn hợp 300 Phòng tổ chức

… …. 400 Phòng kế toán 641 Chi phí bán

hàng

500 Phòng kỹ thuật

642 Chi phí QLDN 001 Xí nghiệp tƣ vấn

… … … …

Theo quy tắc trên , tiền ta ̣m ƣ́ng của ban giám đốc , ta ghi nhâ ̣n 141100, hay khi cần số liê ̣u về phòng Kinh doanh , chỉ cần nhập 200, máy tính sẽ trích lọc các nghiệp vụ có liên quan đến phòng kinh doanh . Hay khi cần biết chi phí ở xí nghiê ̣p tƣ vấn, ta ghi nhâ ̣n: 6423001

5.4 HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Viê ̣c sƣ̉ du ̣ng phần mềm đƣợc chú tro ̣n g trong công tác bảo mâ ̣t , bảo trì. Có kế hoa ̣ch kiểm tra la ̣i hê ̣ thống ki ̣p thời phát hiện những sai sót, những phần bị lỗi, tránh đ ể cho công việc kế toán b ị ngƣng trệ. Bên cạnh đó , câ ̣p nhâ ̣t các chƣơng trình di ệt virus thƣờng xuyên đ ể đảm bảo hệ thống máy tính đƣ ợc an toàn, tránh để dữ liệu bị xâm hại, mất mát.

Bên ca ̣nh viê ̣c in sổ cái , sổ quỹ tiền mă ̣t ,.. thì công ty nên in thêm sổ nhật ký chung, để có thể dễ đối chiếu và kiểm soát hơn . Có thể điều chỉnh thời gian in sổ sách định kỳ 1 quý 1 lần: Làm nhƣ vậy phân bổ đƣợc thời gian in sổ sách, tránh d ồn vào một lúc , tránh đƣ ợc lúng túng khi thời đi ểm công việc nhiều. Bên ca ̣nh đó s ẽ dễ quyết toán và n ộp thuế; tháng nào thì x ử lý xong tháng đó , khi có kiểm tra đột xuất thì có s ổ sách để trình báo; tránh để nhiều dữ liệu bị virus, bị mất sẽ rất phiền phức.

Để đảm bảo lƣu trữ dữ liệu tốt hơn, ngoài lƣu trữ trên hệ thống đã có sẵn, công ty nên ghi dữ liệu ra đĩa CD, thẻ nhớ hoặc ổ cứng dạng nén d ữ liệu. Bên

81

cạnh đó, các dữ liệu này có thể phục hồi đƣợc khi dữ liệu chính bị mất hoặc hƣ hỏng. Thƣờ ng xuyên ba ckup dữ liệu để tránh virus ho ặc lỗi phần mềm, phần cứng làm mất dữ liệu.

5.5 TỔ CHƢ́C LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Công ty nên chú trọng hơn trong t ổ chức công tác phân tích tài chính . Để nâng cao hiệu quả cho công tác phân tích, Ban lãnh đa ̣o công ty và KTT nên tổ chức công tác phân tích BCTC cụ thể. Báo cáo k ết quả phân tích đƣợc trình bày, thuyết minh cho ban lãnh đạo đ ể xây dựng đƣợc những phƣơng án kinh doanh thích hợp. Phân tích BCTC cụ thể: cơ cấu và tình hình biến động tài sản, nguồn vốn; phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh, các tỷ số tài chính;…

Công ty nên coi tro ̣ng viê ̣c xây dƣ̣ng và khai thác hê ̣ thống báo cáo nô ̣i bô ̣ thấy đƣợc ý nghĩa của BCQT trên các m ặt: cung cấp số liệu để phân tích thƣờng xuyên tình hình th ực hiện các chi tiêu kinh t ế theo từng mặt cụ thể, cung cấp thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch, dự toán cũng nhƣ đánh giá lựa chọn phƣơng án sản xuất tối ƣu.

Công ty nên lập hệ thống báo cáo nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu sau: các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo n ội bộ phải thống nhất với các ch ỉ tiêu trong BCTC, các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán và v ề phƣơng pháp tính đ ể đảm bảo so sánh đƣợc; cung cấp đầy đủ thông tin cho kinh doanh của công ty; số liệu của các chỉ tiêu có liên quan phản ánh trên các báo cáo n ội bộ phải thống nhất, đầy đủ, chính xác và trung th ực. Mẫu biểu đƣợc xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý, đơn giản, thuận tiện cho ngƣời sử dụng các báo cáo nội bộ này.

5.6 TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM SOÁT

Nhìn chung hê ̣ thống thông tin kế toán đã ta ̣o ra đƣợc nhƣ̃ng thủ tu ̣c kiểm soát nội bộ có thể kiểm soát đƣợc rủi ro có thể xảy ra . Tuy nhiên trong việc kiểm soát lƣu trƣ̃ dƣ̃ liê ̣u thì chƣa có kiểm soát sao lƣu dƣ̣ phòng dƣ̃ liê ̣u . Phòng kế toán nên mua thêm ổ cƣ́ng ngoài để lƣu trƣ̃ thêm dƣ̃ liê ̣u đi ̣nh kỳ 1 tháng hay 1 quý, bên ca ̣nh đó cần có kế hoa ̣ch cu ̣ thể cho công tác lƣu trƣ̃ dƣ̣ liê ̣u ở mô ̣t nơi khác nhằm đảm bảo dƣ̃ liê ̣u đƣợc an toàn nhất.

Bô ̣ máy kế toá n nên có sƣ̣ phân chia trách nhiê ̣m ra ̣ch ròi giƣ̃a các nhân viên kế toán, tránh việc một ngƣời kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ .

Có sự kiểm tra chéo giữa nhân viên lập phiếu , kế toán thanh toán và thủ quỹ vì thế có thể tránh đi sự gian lận.

82

Kiểm soát truy câ ̣p hê ̣ thống : chỉ có nhân viên phòng kế toán mới có mật khẩu sƣ̉ du ̣ng phần mềm . Công ty nên sƣ̉ du ̣ng chƣ́c năng khai báo quản lý ngƣời sƣ̉ du ̣ng , mỗi nhân viên phòng kế toán sẽ có mô ̣t mâ ̣t khẩu ri êng để sƣ̉ dùng phần mềm.

5.7 TỔ CHƢ́C KIỂM KÊ TÀI SẢN

Chủ động hơn trong công tác đi ều phối nhân sự tham gia công việc kiểm tra, kiểm kê. Nên lập trƣớc kế hoạch kiểm tra, kiểm kê khoảng hai, ba tháng để công tác chu ẩn bị đƣợc cụ thể, chặt chẽ; những cá nhân , bộ phâ ̣n có liên quan không quá bị động, sắp xếp đƣợc công việc tránh ảnh hƣởng đến tình hình hoa ̣t động chung của công ty.

Nên tiến hành kiểm tra đột xuất ít nhất 2 lần trong năm đối với những khoản mục có rủi ro cao nhằm giảm thiểu rủi ro gian lận.

Kết hợp với ban kiểm soát thực hiện kiểm tra, kiểm toán sổ sách ít nhất hai lần trong năm. Điều này làm cho những ngƣờ i gian lâ ̣n g ặp khó khăn khi che dấu hành vi của mình . Việc thực hiện kiểm tra này nên thực hiện bất ngờ , không cùng thờ i gian trong mỗi năm.

5.8 LƢU TRƢ̃ TÀI LIỆU KẾ TOÁN

Công ty nên bố trí xây dựng kho lƣu trữ để đảm bảo công tác cũng nhƣ quá trình lƣu trữ đƣợc thuâ ̣n tiện. Kho lƣu trữ phải đảm bảo an toàn, đầy đủ kệ giá và hệ thống máy móc đ ể đảm bảo không khí trong kho bảo quản để kéo dài tuổi thọ tài liệu lƣu trữ.

Bố trí một nhân viên chuyên sâu về công tác lƣu trữ để đảm bảo hoàn thiện tốt nhất công tác k ế toán. Bố trí đầy đủ cơ sở vâ ̣t ch ất để đảm bảo cho công việc lƣu trữ đƣợc thuận tiện nhƣ bình cứu hoả, báo cháy chữa cháy…

Kiểm tra lại nh ững tài liệu nào đã lƣu trữ đủ thời gian nhƣng ít s ử dụng hoặc không cần thiết nữa thì ti ến hành tiêu huỷ để tiết kiệm đƣợc không gian lƣu trữ.

83

CHƢƠNG 6

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHI ̣ 6.1 KẾT LUẬN

Cùng với sự phát triển nhiều mặt của xã hội , trong đó sƣ̣ phát triển của khoa ho ̣c kỹ thuâ ̣t , kế toán cũng cần có sƣ̣ thay đổi phát triển không ngƣ̀ng về nô ̣i dung và phƣơng pháp để đáp ƣ́ng nhu cầu ngày càng cao của nền ki nh tế. Tại Công ty CP Đi ̣a ốc Vĩnh Long, phòng Kế toán với vai trò là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế - tài chính luôn đƣợc quan tâm, thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình m ới để giúp cho công ty quản lý đƣợc tốt hơn mo ̣i mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Sau khi thƣ̣c hiê ̣n đề tài “Hoàn thiê ̣n Tổ chƣ́c hê ̣ thống thông tin kế toán ta ̣i Công ty Cổ phần Đi ̣a ốc Vĩnh Long” cho thấy về phƣơng diê ̣n tổ chƣ́c công tác kế toán ta ̣i công ty đã đa ̣t đƣợc hiê ̣u quả nhất đi ̣nh, các thủ tục kiểm soát nội bộ có thể kiểm soát đƣợc các rủi ro , sai sót, phần mềm kế toán dễ sƣ̉ du ̣ng , làm giảm đi khối lƣợng công việc và thời gian trong công tác kế toán .

Thông qua đề tài , đã có đƣợc cái nhìn khái quát về hệ thống thông tin kế toán và cũng nhƣ công việc thực tế của một kế toán viên . Tổ chƣ́ c hê ̣ thống thông tin kế toán ta ̣i công ty phần nào đã đáp ƣ́ng đƣợc nhu cầu quản lý tài