3.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT
BAN GIÁM ĐỐC Phòng TCHC Phòng Kế Toán Phòng Kinh Doanh Phòng Kỹ Thuật Tổ Cơ Điện Tổ Kho Điều Hành Sản Xuất Tổ Thống Kê Tổ KCS
Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ Phần Chế biến Thực Phẩm Sông Hậu
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ bộ máy quản lý của Công ty
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Hội Đồng Quản Trị: Gồm 05 thành viên trong đó có 4 thành viên kiêm nhiệm, 1 thành viên còn lại là cổ đông. Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị là ngƣời lãnh đạo cao nhất.
Ban Kiểm Soát : Gồm 03 thành viên chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ hoạt động, báo cáo với Hội Đồng Quản Trị và Đại Hội Đồng Cổ Đông về các khoản chi phí và lợi nhuận.
Giám Đốc: Chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trƣớc pháp luật và cơ quan chủ quản, các Cổ Đông của Công ty. Bên cạnh đó Giám Đốc còn là ngƣời trực tiếp giao dịch và ký hợp đồng, liên doanh, liên kết với các đơn vị khác.
38
Phó Giám Đốc: Là ngƣời hỗ trợ cho Giám Đốc các công việc nhƣ : Đề ra phƣơng hƣớng, kế hoạch sản xuất, hƣớng dẫn, giám sát, kiểm tra công tác các phòng ban và các phân xƣởng sản xuất. Chịu trách nhiệm chính trong việc ổn định chất lƣợng sản phẩm của Công ty sản xuất ra.
Phòng Kinh Doanh: Thực hiện và tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiệm vụ chính là phân tích tồng hợp các thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động để làm cơ sở xây dựng các chỉ tiêu. Ngoài ra phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng, thực hiện các thủ tục cho việc ký kết các hợp đồng. Đồng thời phòng kinh doanh còn có nhệm vụ nghiên cứu tiếp cận thị trƣờng đề làm cơ sở cung ứng và khai thác nguồn hàng một cách hiệu quả nhất.
Phòng Kế Toán Tài Vụ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, phân tích hiệu quả kinh tế nhằm giúp ban lãnh đạo Công ty nắm bắt kịp thời tình hình biến động về mọi mặt nhƣ : Nguyên vật liệu, hàng hóa, lãi lỗ… để có những quyết định kịp thời và chuẩn xác nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế trong việc sản xuất của Công ty.
Phòng Tổ Chức Hành Chính: Thực hiện giải quyết lao động tiền lƣơng, bảo hiểm và các chế độ qui định của nhà nƣớc, tổ chức thực hiện các mục tiêu kế hoạch, các biện pháp đẩy mạnh phong trào thi đua trong toàn Công ty. Tiến hành tổ chức quản lý, thực hiện trực tiếp công tác quản lý hành chính, văn thƣ, tiếp tân, quản lý cơ sở vật chất của Công ty.
Phòng Kỹ Thuật: Có nhiệm vụ điều hành sản xuất, theo dõi kiểm tra và báo cáo đầy đủ với Giám Đốc tình hình sản xuất của Công Ty, kịp thời giải quyết các vấn đề trong bộ phận sản xuất.
39
3.3.3 Sơ đồ tổ chức sản xuất
Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ Phần Chế biến Thực Phẩm Sông Hậu
Hình 3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty
TỔ VẬN HÀNH TỔ BẢO TRÌ, SỬA CHỮA P. CƠ ĐIỆN P. KỸ THUẬT ĐỘI HACCP ĐỘI HACCP K. NGHIỆM BAN ISO BAN SQF 2000 BAN IFS,BRC V .S IN H G IẶ T , ỦI P. KINH DOANH BAN GIÁM ĐỐC
PGĐ TÀI CHÍNH PGĐ SẢN XUẤT PGĐ KINH DOANH
P. TỔ CHỨC BP . N H Â N S Ự BP . A N N IN H TỔ THỐNG KÊ BP .T K N Ă N G S B P .T K T .P H Ẩ M B P .B Á N H À NG B P .M U A H À NG KHỐI SẢN XUẤT QUẢN ĐỐC TỔ KCS ĐH. SẢN XUẤT B P . N H Â N S Ự F IL L E T L D A CH ỈN H H ÌNH X Ế P K H U Ô N C Ấ P ĐÔ NG TH À N H P H Ẩ M K H O V T .V V .T P
40
3.3.4 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy tổ chức sản xuất của Công ty Công ty
Giám Đốc
Xây dựng thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm với Hội Đồng Quản Trị về toàn bộ tài sản và kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
Xem xét, phê duyệt và cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng. Thƣơng lƣợng, trao đổi ký kết các hợp đồng kinh doanh.
Ủy nhiệm cho hai Phó Giám Đốc giải quyết công việc khi Giám Đốc không có mặt tại Công ty.
Phó Giám Đốc Sản Xuất Kỹ Thuật
Chịu trách nhiệm hỗ trợ Giám Đốc triển khai các kế hoạch hoạt động kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, thực hiện đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế, theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng báo cáo Giám Đốc.
Thay mặt, giải quyết công việc tại Công ty khi Giám Đốc vắng mặt.
Phó Giám Đốc Tài Chính
Chịu trách nhiệm thực hiện, triển khai các kế hoạch hoạt động tài chính, chỉ đạo công tác tài chính cho các bộ phận.
Tìm kiếm, huy động vốn kinh doanh nhằm tạo điều kiện sao cho hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả nhất.
Thay mặt, giải quyết các công việc tại Công ty khi Giám Đốc vắng mặt.
Trưởng Phòng Kỹ Thuật
Chỉ đạo các công việc liên quan đến chất lƣợng sản phẩm.
Lập kế hoạch và theo dõi hoạt động của ba bộ phận : Đội HACCP, bộ phận vi sinh, tổ KCS.
Thực hiện đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ kỹ thuật.
Nghiên cứu các biện pháp nhằm giảm chi phí sản xuất, cải tạo công nghệ chế biến, phát triển mặt hàng mới.
Đội trưởng đội HACCP
41
Giải quyết những hƣ hỏng và sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất. Lập kế hoạch điều phối kế hoạch của hệ thống quản lý chất lƣợng.
Trưởng Phòng Tổ Chức Hành Chính
Quản lý nhân sự của Công ty, tổ chức sắp xếp tuyển công nhân mới, chịu trách nhiệm tính lƣơng hàng tháng cho cán bộ công nhân viên.
Phối hợp cùng Phòng Kỹ Thuật, Bộ Phận Quản Lý Chất Lƣợng có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng tay nghề cho công nhân.
Soạn thảo các văn bản, tài liệu giải quyết các công việc hành chính liên quan đến các bộ phận công nhân viên.
Trưởng Phòng Kinh Doanh
Ký kết các hợp đồng thu mua vật tƣ, bao bì, dụng cụ sản xuất.
Theo dõi các hợp đồng, đơn hàng có kế hoạch sản xuất đầy đủ và đúng thời hạn của hợp đồng. Ngoài ra còn theo dõi hiệu quả của từng lô hàng.
Thanh toán giá thu mua của các mặt hàng.
Trưởng Phòng Cơ Điện
Lập kế hoạch vận hành và bảo trì toàn bộ hệ thống máy móc, thiết bị của toàn bộ Công ty.
Tƣ vấn về trang thiết bị, máy móc cho Ban Giám Đốc để có những điều chỉnh và cải tiến phù hợp.
Tham gia phối hợp với Phòng Kỹ Thuật, Bộ Phận Quản Lý Chất Lƣợng, Bộ Phận Điều Hành Sản Xuất nghiên cứu và cải tiến quy trình công nghệ, trang thiết bị cho công xƣởng.
Soạn thảo và thực hiện các hợp đồng về máy móc, thiết bị.
Tổ Trưởng Tổ KCS
Thực hiện theo dõi phân công của Ban Giám Đốc và Đội Trƣởng Đội HACCP, Trƣởng Phòng Kỹ Thuật.
Triển khai các qui trình sản xuất từ khâu tiếp nhận nguyên liệu cho đến khi xuất hàng.
Kiểm tra và giám sát dụng cụ sản xuất, hóa chất, vật tƣ liên quan đến quy trình kỹ thuật.
42
Tìm những biện pháp ngăn chặn và giảm bớt các tác hại đến chất lƣợng sản phẩm và thực hiện triệt để việc tiết kiệm nguyên liệu, hóa chất,…
Nghiên cứu, tƣ vấn các qui trình kỹ thuật báo cáo lên Phòng Quản Lý Chất Lƣợng lập phƣơng án cải tiến, để nâng cao chất lƣợng của sản phẩm trong Công ty.
Tham gia xây dựng và triển khai kế hoạch HACCP cho các thành viên trong tổ, đồng thời giám sát việc thực hiện kế hoạch HACCP, SSOP, GMP trong sản xuất.
Trưởng Bộ Phận Kiểm Nghiệm Vi Sinh, Kháng Sinh
Thực hiện công việc theo sự phân công của Trƣởng Phòng Kỹ Thuật, Đội Trƣởng HACCP.
Kiểm tra vi sinh và kháng sinh các mẫu từ bán thành phẩm, thành phẩm, mẫu vệ sinh công nghiệp.
Báo cáo kết quả kiểm tra đến Trƣởng Phòng Kỹ Thuật, Ban Giám Đốc, Đội Trƣởng HACCP, Tổ Trƣởng KCS.
Tham gia giải quyết các vấn đề phát sinh, khiếu nại của khách hàng có liên quan đến lĩnh vực vi sinh và kháng sinh.
Thực hiện và giám sát việc thực hiện kế hoạch HACCP, chƣơng trình SSOP, GMP về quản lý chất lƣợng của Công ty.
Quản Đốc Phân Xưởng
Tiếp nhận kế hoạch sản xuất của Ban Giám Đốc, Phòng Kỹ Thuật, Phòng Kinh Doanh và triển khai kế hoạch cho tổ sản xuất.
Chỉ đạo các hoạt động trên dây truyền sản xuất.
Phân công định mức sản xuất, năng suất của công nhân báo cho Phòng Kinh Doanh, Ban Giám Đốc và tìm các biện pháp nâng cao năng suất công nhân.
Giải quyết các vƣớng mắt của công nhân xảy ra trong quá trình sản xuất.
Tham mƣu với Ban Giám Đốc về tình hình nguồn nguyên liệu, tình hình sản xuất trong tuần, trong tháng.
Phối hợp với Phòng Kỹ Thuật tìm các biện pháp để nâng cao chất lƣợng sản phẩm và tiết kiệm nguyên vật liệu sản xuất.
43
Tiếp nhận kế hoạch sản xuất của Ban Giám Đốc, Phòng Kỹ Thuật, Phòng Kinh Doanh và triển khai kế hoạch cho các tổ sản xuất.
Chỉ đạo các hoạt động trên dây truyền sản xuất. Phân công công việc cho các tổ.
Giải quyết các vƣớng mắc của công nhân xảy ra trong quá trình sản xuất.
Tham mƣu với Ban Giám Đốc về tình hình nguồn nguyên liệu, tình hình sản xuất trong tuần, trong tháng.
Phối hợp với Phòng Kỹ Thuật tìm các biện pháp để nâng cao chất lƣợng sản phẩm và tiết kiệm nguyên vật liệu sản xuất.
3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.4.1 Tổ chức ghi chép ban đầu 3.4.1 Tổ chức ghi chép ban đầu
Chứng từ kế toán: Công ty dụng phần lớn chứng từ gốc để làm chứng từ lƣu trữ và ghi sổ kế toán.
Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12.
Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định 15/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006 và các văn bản sửa đổi bổ sung của Bộ Tài Chính.
Đơn vị tiền tệ : Việt Nam đồng (VND) và USD.
Các nghiệp vụ bằng ngoại tệ: Các nghiệp vụ bằng ngoại tệ (USD, JPY) đƣợc hạch toán theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng vào ngày phát sinh nghiệp vụ.
Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản đƣợc sử dụng cho Công ty theo quyết định 15/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006 và sau đó có những thay đổi bổ sung theo các thông tƣ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc kế toán phản ánh đúng theo nguyên tắc của các tài khoản. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý của Công ty. Ngoài những tài khoản cấp 1, Công ty còn mở thêm rất nhiều tài khoản cấp 2,3.
Phƣơng pháp kế toán:
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: Theo đƣờng thẳng.
44 Hệ thống báo cáo tài chính:
Bảng cân đối kế toán
Bảng báo cáo xác định kết quả hoạt động kinh doanh Bảng cân đối tài khoản
Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.
Hình thức sổ kế toán : Nhật ký chung.
Toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán đƣợc lập trên máy vi tính và lƣu trữ dữ liệu trên máy. Cuối tháng đúng theo quy định kế toán các phần hành có liên quan chịu trách nhiệm in ấn và đóng thành tập đƣa vào kho lƣu trữ. Phòng kế toán sử dụng các sổ Nhật ký chung, Sổ cái và các chi tiết sau đây: Sổ quỹ tiền mặt, sổ TGNH, sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (bán), sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, TSCĐ, hàng hóa…
3.4.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
3.5.2.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Công ty Sohafood đƣợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Vì vậy có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ ở các bộ phận SXKD lên ban lãnh đạo nhanh chống kịp thời. Tất cả các chứng từ đều đƣợc tập trung tại phòng kế toán để phân loại, xử lý chứng từ, từ đó định khoản và nhập dữ liệu vào máy tính. Ngoài ra, Phòng Kế toán còn thực hiện việc lập báo cáo tài chính của đơn vị.
3.5.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ Phần Chế biến Thực Phẩm Sông Hậu
Hình 3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
KẾ TOÁN TRƢỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán bán hàng Thủ Quỹ Kế toán NVL- CCDC Kế toán thanh toán
45
Kế toán trưởng: Thực hiện các công tác tài chính và hạch toán kế toán. Tham mƣu với ban giám đốc về giá cả hóa chất, vật tƣ, bao bì…. Kết hợp với các phòng ban có liên quan nghiệm thu các công trình xây dựng và sữa chữa trong Công ty. Tổ chức bảo quản lƣu trữ, giữ bí mật các chứng từ và thực hiện chế độ báo các quyết toán theo quy định.
Kế toán tổng hợp: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu, có nhiệm vụ quyết toán hàng tháng và lập báo cáo tài chính trình kế toán trƣởng.
Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ của Công ty, có biện pháp thu hồi nợ hoặc trả nợ kịp thời, tránh chiếm dụng không hợp lệ.
Kế toán bán hàng: Là ngƣời trực tiếp quản lý ở Công ty và chuyên về bán hàng, theo dõi hạch toán nhập xuất thành phẩm, tổ chức báo cáo định kỳ.
Kế toán thanh toán: Kiểm tra các chứng từ kế toán để đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ. Phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, chi tiết theo từng đối tƣợng thời gian, tổ chức theo dõi chặt chẽ các khoản thu chi, theo dõi công nợ đối với vật tƣ, hàng hóa mua vào, theo dõi tiền gửi ngân hàng và chấp hành nghiêm chỉnh các qui đinh về chế độ thanh toán.
Kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ: Theo dõi sự tăng giảm NVL-CCDC, tổ chức đánh giá, phân loại NVL – CCDC trong quá trình sản xuất và lập báo cáo nhập xuất, tồn NVL-CCDC.
Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về tiền mặt, bảo quản tiền mặt. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để thu, chi tiền hoặc căn cứ vào ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi để nhập, nộp tiền vào ngân hàng, kho bạc. Phát lƣơng cho công nhân viên. Ghi chép thu chi vào sổ quỹ và báo cáo lƣợng tiền luân chuyển tồn quỹ hàng ngày.
46
3.5 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Bảng 3.1: Tóm tắt tình hình hoạt động của Công ty Sohafood trong năm 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013. Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2011 2012 (6 tháng đầu)2013 Doanh thu 236.903 176.565 118.084 Chi phí 235.935 175.712 118.869 Lợi nhuận 968 853 (785) Thuế 242 213 -
Lợi nhuận sau thuế 726 640 (785)
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ của Sohafood 2011 – 2103
Qua bảng số liệu trên ta thấy hiện tại tình hình kinh doanh của Công ty 6 tháng đầu năm không khả quan, qua thực tế tìm hiểu sự rớt giá cá tra thành phẩm là nguyên nhân chính yếu, bên cạnh đó sự biến động tăng thất thƣờng của các chi phí đầu vào, dẫn đến lợi nhuận sau thuế của Công ty 6 tháng đầu năm là con số âm. Đây là tình hình chung của các Công ty chế biến mặt hàng