2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
2.2.1.1 Thu thập số liệu sơ cấp
Trao đổi và thảo luận với nhân viên trong các phòng, ban của Công ty.
2.2.1.2 Thu thập số liệu thứ cấp
Các số liệu từ Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Các sổ cái tài khoản, Bảng cân đối kế toán, các thông tin về chi phí sản xuất, giá thành, giá bán của sản phẩm hàng hoá mà Công ty đang sản xuất kinh doanh trong kỳ cũng nhƣ các kỳ trƣớc đó. Các tài liệu liên quan đến cơ cấu tổ chức, bộ máy hoạt động của Công ty. Bên cạnh đó, còn có các số liệu khác từ sách, báo, bản tin, tạp chí... báo cáo chuyên ngành kế toán.
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
2.2.2.1 Đánh giá cơ sở số liệu để phân tích
a. Đánh giá chuẩn so sánh
Ta có thể lựa chọn chuẩn để so sánh nhƣ giá thành kế hoạch do Công ty đề ra hoặc dựa vào giá ở năm trƣớc. Từ số liệu thu đƣợc năm nay ta sẽ đánh giá xem kế hoạch đề ra có chênh lệch nhiều hay ít so với thực tế hay giá thành năm nay có biến động nhiều hơn năm trƣớc quá không.
b. Đánh giá giá thành thực tế
Đánh giá việc tổng hợp và sử lý số liệu để tính giá thành thực tế. Gía thành thực tế của Công ty có thấp hơn năm trƣớc không. Nếu cao thì tìm ra nguyên nhân và đƣa ra biện pháp khắc phục. Một vấn đề quyết định sự sống còn của Công ty là giá thành thực tế mà Công ty sản xuất có mang tính cạnh tranh so với đối thủ của mình hay không.
2.2.2.2 Phương pháp so sánh
So sánh là một phƣơng pháp đƣợc sử dụng rất rộng rãi trong phân tích kinh doanh. Sử dụng phƣơng pháp so sánh trong phân tích là đối chiếu các chỉ tiêu, các hiện tƣợng kinh tế đã đƣợc lƣợng hoá có cùng một nội dung, một tính chất tƣơng tự để xác định xu hƣớng và mức độ biến động của các chỉ tiêu đó.
32
Về mặt thời gian: Các chỉ tiêu phải đƣợc tính trong cùng một thời gian, phải phản ánh cùng nội dung kinh tế, cùng phƣơng pháp tính toán và cùng đơn vị do lƣờng.
Về mặt không gian: Các chỉ tiêu kinh tế cần phải đƣợc quy đổi về cùng quy mô tƣơng tự nhau (cụ thể cùng một bộ phận, phân xƣởng, ngành…).
- Các tiêu chuẩn so sánh: Trƣớc hết chọn chỉ tiêu của một kỳ làm căn cứ để so sánh, đƣợc gọi là kỳ gốc. Tùy theo mục tiêu nghiên cứu mà lựa chọn kỳ gốc so sánh cho thích hợp.
Kỳ gốc là năm kế hoạch (hay định mức): Muốn thấy đƣợc việc chấp hành các kế hoạch, định mức đề ra có đúng dự kiến hay không.
Kỳ gốc là chỉ tiêu trung bình ngành (hay khu vực hoặc quốc tế): Muốn thấy đƣợc vị trí của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng thị trƣờng của doanh nghiệp.
Kỳ gốc là năm trƣớc: Muốn thấy đƣợc xu hƣớng phát triển của đối tƣợng phân tích.
Kỳ gốc là năm thực hiện: Chỉ tiêu thực hiện trong kỳ kế hoạch hay kỳ báo cáo.
- Kỹ thuật so sánh
So sánh bằng số tuyệt đối: là kết quả của phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc. Kết quả so sánh này biểu hiện khối lƣợng, quy mô của các hiện tƣợng kinh tế.
Mức biến động tuyệt đối = Kết quả kỳ phân tích (thực hiện) - Kết quả kỳ gốc (sổ kế hoạch) (2.36)
So sánh bằng số tƣơng đối: là kết quả của phép chia giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc. Kết quả so sánh này biểu hiện tốc độ phát triển mức độ phổ biến của các chỉ tiêu kinh tế.
Mức biến động tƣơng đối = Mức biến động tuyệt đối / Kết quả kỳ gốc (kế hoạch) x 100 (2.37)
33
2.2.2.2 Phương pháp thay thế liên hoàn
Là phƣơng pháp mà ở đó các nhân tố lần lƣợt đƣợc thay thế theo một trình tự nhất định để xác định chính xác mức độ ảnh hƣởng của chúng đến đối tƣợng cần phân tích bằng cách cố định các nhân tố khác trong mỗi lần thay thế.
- Điều kiện áp dụng
Các nhân tố có quan hệ với chỉ chỉ tiêu phân tích dƣới dạng một tích số hay một thƣơng số.
Việc sắp sếp và xác định ảnh hƣởng của nhân tố theo thứ tự từ nhân tố số lƣợng đến nhân tố chất lƣợng.
- Phƣơng pháp gồm 3 bƣớc
Bước 1: Thiết lập quan hệ của các nhân tố với chỉ tiêu phƣơng pháp theo thứ tự từ nhân tố số lƣợng đến nhân tố chất lƣợng:
Gọi Q là chỉ tiêu cần phân tích.
a, b,c trình tự các nhân tố ảnh hƣởng tới chỉ tiêu phân tích. Thể hiện bằng phƣơng trình: Q= a x b x c
Đặt : Q1: Chỉ tiêu kỳ phân tích, Q1= a1 x b1 x c1
Q0: Chỉ tiêu kỳ kế hoạch, Q0= a0 x b0 x c0
Q Q
Q1 0 : Mức chênh lệch giữa kỳ thực hiện và kỳ gốc.
Q a1 x b1 x c1 - a0 x b0 x c0 (2.38)
Bước 2: Xác định mức độ ảnh hƣởng của từng nhân tố
Thay thế bƣớc 1: a0 x b0 x c0 đƣợc thay thế bằng a1 x b0 x c0 Mức độ ảnh hƣởng của nhân tố a là: a= a1 x b0 x c0 - a0 x b0 x c0 Thay thế bƣớc 2: a1 x b0 x c0 đƣợc thay thế bằng a1 x b1 x c0 Mức độ ảnh hƣởng của nhân tố b là: b= a1 x b1 x c0 – a1 x b0 x c0 Thay thế bƣớc 3: a1 x b1 x c0 đƣợc thay thế bằng a1 x b1 x c1 Mức độ ảnh hƣởng của nhân tố c là: c= a1 x b1 x c1 – a1 x b1 x c0
Bước 3: Tổng hợp ảnh hƣởng của các nhân tố đến chỉ tiêu phân tích
34
Ƣu điểm: Là phƣơng pháp đơn giản, dễ hiểu, dễ tính toán.
Nhƣợc điểm: Khi xác định ảnh hƣởng của các nhân tố, phải giả định các nhân tố khác không thay đổi, nhƣng thực tế có trƣờng hợp các nhân tố đều cùng thay đổi. Khi sắp xếp trình tự các nhân tố, trong nhiều trƣờng hợp để phân biệt đƣợc nhân tố nào là số lƣợng và chất lƣợng là vấn đề không đơn giản. Nếu phân biệt sai thì việc sắp xếp và kết quả tính toán cho ta kết quả không chính xác.
35
CHƢƠNG 3
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN
THỰC PHẨM SÔNG HẬU
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN THỰC PHẨM SÔNG HẬU PHẦN CHẾ BIẾN THỰC PHẨM SÔNG HẬU
3.1.1 Thông tin tổng quát về Công ty
Tên chính thức: Công Ty Cổ Phần Chế Biến Thực Phẩm Sông Hậu Tên tiếng anh: Song Hau Food Processing Joint Stock Corproration
Logo:
Địa chỉ: ấp 1, xã Thới Hƣng, huyện Cờ Đỏ, Thành phố Cần Thơ. Loại hình kinh doanh: Công ty Cổ Phần
Điện thoại: 07103.690 223 – 690 900 Fax: 07103. 690 224
Email: longtsh@hcm.vnn.vn; sohafoodcorp@vnn.vn Website : http//www.sohafood.com
Ngành nghề kinh doanh : Thực phẩm - chế biến và đóng gói.
Sản phẩm của Công ty bao gồm các sản phẩm chế biến từ cá tra nhƣ : cá tra nguyên con, cá tra Phi-lê, cá tra tẩm bột xù,… Ngoài ra công ty cũng sẽ sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên hiện tại Công ty chỉ sản xuất cá tra Phi-lê.
Vốn điều lệ : 45.000.000.000 đồng
Tống số cán bộ và công nhân viên : 1.000 ngƣời.
Thị trƣờng tiêu thụ : Thị trƣờng trong nƣớc: 7% cả nƣớc. Thị trƣờng quốc tế: 93% các quốc gia : Đức, tây Ban Nha, Đan Mạch, Pháp, Canada, Nga, Bồ Đào Nha, Bỉ, Singapore, Malaysia, Hà Lan, Ý, Hồng Kông.
36
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Tiền thân là nhà máy Chế Biến Thực Phẩm Xuất Khẩu SOHAFARM, trực thuộc Nông Trƣờng Sông Hậu, thành lập vào năm 2000, đƣợc thực hiện cổ phần hóa vào tháng 12/2004 và chính thức chuyển đổi tên Công Ty Cổ Phần Chế Biến Thực Phẩm Sông Hậu, tên giao dịch: SOHAFOOD CORP, trụ sở chính thuộc xã Thới Hƣng, huyện Cờ Đỏ, TP Cần Thơ.
Công Ty Cổ Phần Chế Biến Thực Phẩm Sông Hậu là một trong những Công Ty chuyên kinh doanh và chế biến các mặt hàng thủy hải sản xuất khẩu, đƣợc đầu tƣ trang thiết bị hiện đại, đội ngũ cán bộ và công nhân lành nghề giàu kinh nghiệm đã giúp Công ty sản xuất với sản lƣợng hơn 10.000 tấn sản phẩm/năm. Đặc biệt là sản phẩm từ cá tra. Công ty cũng hội đủ các điều kiện chƣơng trình quản lý chất lƣợng HACCP, SSOP, GMP, ISO 9001- 2000, SQP 2000 và EU Code-DL 151, để xuất sang các thị trƣờng lớn nhƣ Mỹ, Canada, Australia, EU, Nhật, Hàn Quốc,..
3.2 MỤC TIÊU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY3.2.1 Mục tiêu 3.2.1 Mục tiêu
Mục tiêu hoạt động của Công ty chủ yếu phát triển kinh doanh chế biến và xuất khẩu thủy sản nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao lợi nhuận, tạo ra lợi ích cao nhất cho cổ đông.
Xây dựng thƣơng hiệu cho Công ty càng vững mạnh và phát huy khả năng cạnh tranh, mở rộng thị trƣờng lớn mạnh.
3.2.2 Chức năng
Chế biến và xuất khẩu các sản phẩm thủy sản từ cá tra, cá ba sa...
Thu hút lực lƣợng lao động, tạo việc làm cho lao động địa phƣơng, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho ngƣời lao động, tạo nguồn thu ngân sách nhà nƣớc, đóng góp vào kinh ngạch xuất khẩu thủy sản nhằm góp phần xây dựng đất nƣớc phát triển.
Đồng thời góp phần ổn định nuôi trồng thủy sản của tỉnh, phát triển ngành thủy sản nói chung về nghề nuôi cá tra, cá ba sa ở ĐBSCL nói riêng.
3.2.3 Nhiệm vụ
Thực hiện đầy đủ trách nhiệm, nghĩa vụ đối với nhà nƣớc.
Thực hiện đầy đủ và đúng các qui định về tiêu chuẩn chất lƣợng và an toàn vệ sinh thực phẩm.
37
Thực hiện tốt các chính sách về lao động, làm tốt công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động.
Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả, không ngừng mở rộng sản xuất kinh doanh và nâng cao uy tính cạnh tranh.
Đảm bảo quyền lợi cổ đông.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 3.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 3.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT
BAN GIÁM ĐỐC Phòng TCHC Phòng Kế Toán Phòng Kinh Doanh Phòng Kỹ Thuật Tổ Cơ Điện Tổ Kho Điều Hành Sản Xuất Tổ Thống Kê Tổ KCS
Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ Phần Chế biến Thực Phẩm Sông Hậu
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ bộ máy quản lý của Công ty
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Hội Đồng Quản Trị: Gồm 05 thành viên trong đó có 4 thành viên kiêm nhiệm, 1 thành viên còn lại là cổ đông. Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị là ngƣời lãnh đạo cao nhất.
Ban Kiểm Soát : Gồm 03 thành viên chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ hoạt động, báo cáo với Hội Đồng Quản Trị và Đại Hội Đồng Cổ Đông về các khoản chi phí và lợi nhuận.
Giám Đốc: Chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trƣớc pháp luật và cơ quan chủ quản, các Cổ Đông của Công ty. Bên cạnh đó Giám Đốc còn là ngƣời trực tiếp giao dịch và ký hợp đồng, liên doanh, liên kết với các đơn vị khác.
38
Phó Giám Đốc: Là ngƣời hỗ trợ cho Giám Đốc các công việc nhƣ : Đề ra phƣơng hƣớng, kế hoạch sản xuất, hƣớng dẫn, giám sát, kiểm tra công tác các phòng ban và các phân xƣởng sản xuất. Chịu trách nhiệm chính trong việc ổn định chất lƣợng sản phẩm của Công ty sản xuất ra.
Phòng Kinh Doanh: Thực hiện và tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiệm vụ chính là phân tích tồng hợp các thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động để làm cơ sở xây dựng các chỉ tiêu. Ngoài ra phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng, thực hiện các thủ tục cho việc ký kết các hợp đồng. Đồng thời phòng kinh doanh còn có nhệm vụ nghiên cứu tiếp cận thị trƣờng đề làm cơ sở cung ứng và khai thác nguồn hàng một cách hiệu quả nhất.
Phòng Kế Toán Tài Vụ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, phân tích hiệu quả kinh tế nhằm giúp ban lãnh đạo Công ty nắm bắt kịp thời tình hình biến động về mọi mặt nhƣ : Nguyên vật liệu, hàng hóa, lãi lỗ… để có những quyết định kịp thời và chuẩn xác nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế trong việc sản xuất của Công ty.
Phòng Tổ Chức Hành Chính: Thực hiện giải quyết lao động tiền lƣơng, bảo hiểm và các chế độ qui định của nhà nƣớc, tổ chức thực hiện các mục tiêu kế hoạch, các biện pháp đẩy mạnh phong trào thi đua trong toàn Công ty. Tiến hành tổ chức quản lý, thực hiện trực tiếp công tác quản lý hành chính, văn thƣ, tiếp tân, quản lý cơ sở vật chất của Công ty.
Phòng Kỹ Thuật: Có nhiệm vụ điều hành sản xuất, theo dõi kiểm tra và báo cáo đầy đủ với Giám Đốc tình hình sản xuất của Công Ty, kịp thời giải quyết các vấn đề trong bộ phận sản xuất.
39
3.3.3 Sơ đồ tổ chức sản xuất
Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ Phần Chế biến Thực Phẩm Sông Hậu
Hình 3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty
TỔ VẬN HÀNH TỔ BẢO TRÌ, SỬA CHỮA P. CƠ ĐIỆN P. KỸ THUẬT ĐỘI HACCP ĐỘI HACCP K. NGHIỆM BAN ISO BAN SQF 2000 BAN IFS,BRC V .S IN H G IẶ T , ỦI P. KINH DOANH BAN GIÁM ĐỐC
PGĐ TÀI CHÍNH PGĐ SẢN XUẤT PGĐ KINH DOANH
P. TỔ CHỨC BP . N H Â N S Ự BP . A N N IN H TỔ THỐNG KÊ BP .T K N Ă N G S B P .T K T .P H Ẩ M B P .B Á N H À NG B P .M U A H À NG KHỐI SẢN XUẤT QUẢN ĐỐC TỔ KCS ĐH. SẢN XUẤT B P . N H Â N S Ự F IL L E T L D A CH ỈN H H ÌNH X Ế P K H U Ô N C Ấ P ĐÔ NG TH À N H P H Ẩ M K H O V T .V V .T P
40
3.3.4 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy tổ chức sản xuất của Công ty Công ty
Giám Đốc
Xây dựng thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm với Hội Đồng Quản Trị về toàn bộ tài sản và kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
Xem xét, phê duyệt và cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng. Thƣơng lƣợng, trao đổi ký kết các hợp đồng kinh doanh.
Ủy nhiệm cho hai Phó Giám Đốc giải quyết công việc khi Giám Đốc không có mặt tại Công ty.
Phó Giám Đốc Sản Xuất Kỹ Thuật
Chịu trách nhiệm hỗ trợ Giám Đốc triển khai các kế hoạch hoạt động kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, thực hiện đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế, theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng báo cáo Giám Đốc.
Thay mặt, giải quyết công việc tại Công ty khi Giám Đốc vắng mặt.
Phó Giám Đốc Tài Chính
Chịu trách nhiệm thực hiện, triển khai các kế hoạch hoạt động tài chính, chỉ đạo công tác tài chính cho các bộ phận.
Tìm kiếm, huy động vốn kinh doanh nhằm tạo điều kiện sao cho hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả nhất.
Thay mặt, giải quyết các công việc tại Công ty khi Giám Đốc vắng mặt.
Trưởng Phòng Kỹ Thuật
Chỉ đạo các công việc liên quan đến chất lƣợng sản phẩm.
Lập kế hoạch và theo dõi hoạt động của ba bộ phận : Đội HACCP, bộ phận vi sinh, tổ KCS.
Thực hiện đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ kỹ thuật.
Nghiên cứu các biện pháp nhằm giảm chi phí sản xuất, cải tạo công nghệ chế biến, phát triển mặt hàng mới.
Đội trưởng đội HACCP