Nhiệm vụ này được quy định: “Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được cơ quan hoặc người có thẩm quyền của quốc gia tiếp nhận công chứng, chứng thực để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam; chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu được cơ quan hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam công chứng, chứng thực để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại quốc gia tiếp nhận”39. Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. Ngược lại, việc hợp pháp hóa lãnh sự là cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam
38 Khoản 6 Điều 8 Luật cơ quan đại diện 2009 39 Khoản 8 Điều 8 Luật cơ quan đại diện 2009
Pháp luật Việt Nam về bảo hộ người Việt Nam ở nước ngoài-Thực trạng và phương hướng hoàn thiện
GVHD: Ths. Kim Oanh Na -33- SVTH: Lý Văn Phúc
chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu nước ngoài để giấy tờ tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Giấy tờ, tài liệu nước ngoài trước khi sử dụng tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp khác). Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đưa ra nước ngoài sử dụng có thể được chứng nhận lãnh sự (nếu có yêu cầu). Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho tiếng Anh.