- Đại học và trên Đai học Cao đẳng, Trung cấp
1 Thiết bị mầm non Cái 24.000.000 24.000
Cộng tiền hàng: 24.000.000
Thuế suất thuế VAT: 10% Tiền thuế VAT: 2.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 26.400.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi sáu triệu bốn trăm nghìn đồng chẳn
Người mua hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
Hoá đơn GTGT là chứng từ do công ty lập ra để minh chứng cho số lượng hàng hoá dịch vụ đã bán cho khách hàng. Trên đó ghi rõ chất lượng, số lượng, đơn giá, tổng số tiền đã bán cũng như phương thức thanh toán. Trong mẫu hoá đơn GTGT của công ty thì số tiền thu được từ bán hàng bao gồm cả thuế GTGT.
Quá trình thanh toán được minh hoạ cụ thể với khách hàng là Công ty TNHH TM Ánh Sáng. Theo hoá đơn GTGT RS/2009B, số 0057297 ngày 02/12/2009.
Tiền có thể về ngay sau khi xuất hoá đơn bán hàng hoặc tiền về chậm hơn. Do đó sau khi xuất hoá đơn kế toán ghi:
Nợ TK 131 : 26.400.000 đồng Có TK 511 : 24.000.000 đồng Có TK 3331 : 2.400.000 đồng
Căn cứ vào hoá đơn và bút toán định khoản kế toán và sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng. Sau đó số liệu được ghi nhận vào sổ nhật ký chung và nhật ký tài khoản.
Sổ chi tiết khách hàng được mở theo tháng, dùng để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng. Những khách hàng có quan hệ thường xuyên được mở riêng một trang sổ, còn những quan hệ không thường xuyên thì được theo dõi chung trên một tờ sổ, mỗi nghiệp vụ được theo dõi một dòng theo thứ tự thời gian. Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhận được, kế toán ghi nội dung cần thiết vào sổ chi tiết thanh toán với đối tượng liên quan.
Mẫu 3.2: Phiếu thu
Đơn vị: Công ty Cổ phân Sách – TBTH Hà Tĩnh Địa chỉ: 58 Phan Đình Phùng – TP Hà Tĩnh PHIẾU THU Ngày 31/12/2009 Mẩu số 01 TT( Ban hành theo quyết định 15/2006 của bộ trưởng BTC) Số: 141 Họ và tên người nộp tiền: Công ty Trường An
Địa chỉ: TP Hà Tỉnh
Lý do nộp: Nộp tiền mua hàng Số tiền: 19.218.261đồng
Viết bằng chữ: Mười chín triệu hai trăm mười tám nghìn hai trăm sáu mươi mốt đồng Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Đã nhận đủ tiền ( Viết bằng chữ ): Mười chín triệu hai trăm mười tám nghìn hai trăm sáu mươi mốt đồng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Người lập phiếu ( Ký, họ tên) Người nộp (Ký,họ tên) Thủ quỹ (Ký,họ tên)
Nguồn: Phòng kế toán công ty
Ví dụ:
- Hoá đơn bán hàng RS/2009B số 0983222 ngày 11/12/2008 bán cho Công ty Trường An với tổng số tiền là 7.194.100 đồng trong đó thuế GTGT đầu ra là 654.009 đồng.
- Hoá đơn bán hàng RS/2009B số 0983223 ngày 15/12/2008 bán cho Công ty Trường An với tổng số tiền là 1.339.250 đồng trong đó thuế GTGT đầu ra là 121.750 đồng.
- Hoá đơn bán hàng RS/2009B số 0983224 ngày 16/12/2008 bán cho Công ty Trường An với tổng số tiền là 10.684.911 đồng trong đó thuế GTGT đầu ra là 971.355 đồng.
Phiểu thu số 141 ngày 31/12/2008 của Công ty Trường An thanh toán tiền mua hàng 19.218.261 đồng.
Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán định khoản và chi tiết công nợ cho khách hàng thích hợp.
Đầu tháng kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với khách hàng và chuyển số dư của cuối tháng trước sang chỉ tiêu “dư Có hoặc dư Nợ đầu kỳ”, chỉ tiêu cho từng khách hàng.
Trong tháng căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi nghiệp vụ phải thu, phải trả với khách hàng.
Phần công nợ phải thu của khách hàng thì căn cứ vào hoá đơn bán hàng để ghi. Phần công nợ thanh toán với khách hàng thì căn cứ vào phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, ...để ghi.
Cuối tháng, kế toán cộng sổ phát sinh nợ, phát sinh có, xác định số dư cuối kỳ để làm căn cứ ghi sổ tổng hợp TK 131.
Đến ngày 31/12/2009, công ty Trường An đã thanh toán số tiền hàng đã mua trong tháng cho Công ty bằng tiền mặt. Để ghi nhận nghiệp vụ này, kế toán ghi theo định khoản sau:
Nợ TK 111: 19.218.261 đồng Có TK 131: 19.218.261 đồng
Từ đó kế toán ghi vào sổ thanh toán chi tiết với khách hàng, nhật ký chung nhật ký tài khoản có liên quan. Số liệu từ nhật ký tài khoản đến cuối tháng sẽ được tập hợp vào sổ cái theo từng quan hệ đối ứng tài khoản. Quá trình hạch toán và ghi chép diễn ra như trên. Các lần thanh toán với các hợp đồng kinh tế khác cũng diễn ra tương tự. Các khoản liên quan đến từng khách hàng thì đều được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. Hàng tháng kế toán phải lập bảng tổng hợp chi tiết nợ phải thu của khách hàng để trình lên giám đốc của công ty, để từ đó giúp cho ban quản lý công ty năm được tình hình nợ phải thu khách hàng trong kỳ và có biện pháp tài chính cho thích hợp.
Mẫu 3.3: Sổ nhật ký chung
Đơn vị:Công ty Cổ phân Sách – TBTH Hà Tĩnh Mẩu số S03a-DN
Địa chỉ: 58 Phan Đình Phùng – TP Hà Tĩnh Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009
Ngày,
tháng Chứng từ Diễn giải ghi STTĐã Số hiệuTK Số phát sinh
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có
Sô trang trước chuyển sang 11/12/2009 DU/2008B 11/12/2009 Xuất bán Bàn văn phòng cho
Công ty Trường An theo hoá đơn số 0983222
x 1 131 7.194.100
2 511 6.540.091
3 3331 654.009
15/12/2009 DU/2008B 15/12/2009 Xuất bán Sách giáo khoa cho Công ty Trường An theo hoá đơn số 0983223
x 4 131 1.339.250
5 511 1.217.500
6 3331 121.750
16/12/2009 DU/2008B 16/12/2009 Xuất bán bàn, ghế nội thất cho Công ty Trường An theo hoá đơn số 0983222
x 7 131 10.684.911
8 511 9.713.556
9 3331 971.355
31/12/2009 141 31/12/2009 Nhận tiền mua hàng của Công ty Trường An x 10 111 19.218.261 11 131 19.218.261 ……… … … ………. ………… ………… Cộng trang ………. ……… Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đống dấu)
Mẫu 3.4 : SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản: 131 - Phải thu của khách hàng Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Đối tượng khách hàng: Công ty Trường An
Số dư dầu kỳ: 0 đồng
Chứng từ TK Số phát sinh (đồng)
Số HĐ Ngày/Tháng PS Nợ PS Có
0983222 11/12/2009 Xuất bán Bàn văn phòng 511 6.540.0910983222 11/12/2009 Thuế GTGT đầu ra 3331 654.009