Thanh toán bù trừ
Chiết khấu thanh toán
TK635TK 152, 155, 156 TK 152, 155, 156 Trả bằng vật tư hàng hoá TK 133 Số chưa lập dự phòng Chênh lệch tỷ giá TK 413 Chênh lệch tỷ giá TK 413
- Sổ sách sử dụng: Theo nguyên tắc xử lý các nghiệp vụ thanh toán nói trên, mỗi doanh nghiệp sẽ thực hiện ghi chép trên hệ thống các sổ chi tiết, sổ tổng hợp của mình.
- Hạch toán chi tiết: Các khoản thanh toán được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người mua. Sổ chi tiết này không mang tính chất bắt buộc về hình thức. Tuỳ theo yêu cầu quản lý và việc cung cấp thông tin doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn mẫu sổ phù hợp với doanh nghiệp mình. Cuối tháng hoặc cuối quý kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với người mua, lấy đó để làm căn cứ lập bảng tổng hợp thanh toán với người mua.
- Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ thanh toán được các sổ phù hợp tuỳ vào tình hình thực tế và hình thức sổ kế toán được sử dụng trong doanh nghiệp.
* Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi
Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, có khoản thu mà người nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Các khoản tiền nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề phòng những tổn thất về những khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong mỗi kỳ kế toán, cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp phải dự toán số nợ có khả năng khó đòi, tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Số tính trước này gọi là các khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (khi khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản…nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần nhưng vẩn không thu được nợ).
Việc xác định số lập dự phòng về các khoản phải thu khó đòi và việc xử lý xoá nợ khó đòi phải theo quy định của cơ chế tài chính.
Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng làm hết mọi biện pháp để thu hồi nợ nhưng vẫn không thu được và khách hàng thực sự không còn khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có
thể xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trong sổ kế toán và chuyển ra theo dõi ở chi tiết tài khoản 004 (Nợ khó đòi đã xử lý (tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán)). Việc xoá các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của Hội đồng Quản trị doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính (nếu là doanh nghiệp nhà nước) hoặc cấp có thẩm quyền theo quy định trong điều lệ doanh nghiệp. Số nợ này được theo dõi trong thời hạn quy định của cơ chế tài chính, chờ khả năng khách hàng có điều kiện thanh toán số tiền thu được về nợ khó đòi đã xử lý. Trong trường hợp thu được nợ sẽ hạch toán vào tài khoản 711 (thu nhập khác).
• Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 139
Bên Nợ:
- Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu được phải xử lý xoá nợ.
- Kêt chuyển số chênh lệch về dự phong phải thu khó đòi đã lập không được sử dụng còn lại đến cuối niên độ kế toán lớn hơn số trích lập dự phòng cho niên độ sau.
Bên Có:
- Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí.
Số dư Nợ:
- Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ.
d, Phương pháp hạch toán nợ phải trả người bán
Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua, bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với người bán.
Nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức trả chậm, trả góp hoặc trả tiền trước thời điểm giao nhận hàng hoá. Trong cả hai tình huống trên đều dẫn đến các quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với người bán trong thời hạn thoả thuận. Khi doanh nghiệp mua chịu sẽ phát sinh nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán sẽ nảy sinh một khoản tiền nợ phải thu từ nhà cung cấp. Quan hệ này bắt đầu khi hai bên ký hợp đồng kinh tế với nhau, thoả thuận các điều khoản có
ràng buộc về khối lượng, vật tư, hàng hoá trao đổi trong đó có giá trị thanh toán hợp đồng và thời hạn thanh toán hợp đồng.
Khoản phải trả người bán bao gồm: Giá trị các loại vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ... mà doanh nghiệp đã nhận của người bán hay người cung cấp nhưng chửa thanh toán tiền hàng kể cả những khoản phải trả cho người nhận thầu về xây dựng cơ bản hay sửa chửa lớn Tài sản cố định.
* Chứng từ sử dụng: Hạch toán chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả, phải thu với các nhà cung cấp đều dựa trên các chứng từ như: hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng, chứng từ lập khi giao hàng hóa, ứng tiền trước, đặt cọc và các chứng từ thanh toán tiền hàng mua khi đến hạn trả hoặc trực tiếp hoặc thông qua các nghiệp vụ ngân hàng gồm phiếu chi, giấy báo nợ, sao kê báo nợ.
* Tài khoản sử dụng: TK 331 - Phải trả người bán. Tài khoản này được chi tiết cho từng nhà cung cấp.
* Nguyên tắc hạch toán:
- Phải chi tiết theo từng đối tượng phải trả và ghi chép theo từng lần thanh toán. - Trường hợp mua hàng trả tiền ngay thì không phản ánh vào tài khoản phải trả cho người bán.
- Mỗi khoản thanh toán với người bán hay người cung cấp đều phải được phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theo đúng phương pháp quy định.
- Đối với khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra VNĐ phải hạch toán theo phương pháp thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp.
* Kết cấu và nội dung phản ánh vào tài khoản 331:
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán, người cung cấp và người nhận thầu.
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao.
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán.
- Giá vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
Bên Có:
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp.
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Số dư bên Có:
- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Tài khoản này có thể có số dư bên nợ. Số dư bên nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
* Phương pháp hạch toán: Đối với doanh nghiệp tính GTGT theo phương pháp khấu trừ được biểu diển theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Hạch toán TK 331 “ Phải trả người bán ”
TK 331TK111, 112, 311, 341 TK111, 112, 311, 341
Thanh toán bằng tiền mặt tiền vay (kể cả đặt trước) TK 511
Thanh toán bằng hàng hoá, sản phẩm, dịchvụ
TK 333
Thuế VAT đầura
TK 151, 152, 156, 211
Giá trị NVL, DC, TSCĐ… mua chịu