- Sổ sách sử dụng: Theo nguyên tắc xử lý các nghiệp vụ thanh toán như trên, mỗi doanh nghiệp sẽ thực hiện việc ghi chép trên hệ thống sổ chi tiết
2.1.2. Cơ sở lý luận về quản lý công nợ
2.1.2.1 Các vấn đề chung về công nợ
a, Các vấn đề chung về công nợ của doanh nghiệp
Hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa bên mua và bên bán hình thành nên mối quan hệ thanh toán. Khi người mua thanh toán xong cho người bán thì mối quan hệ giữa hai bên chấm dứt. Còn khi người mua chưa thanh toán hoặc thanh toán chưa hết cho người bán thì tạo ra sự ràng buộc lẫn nhau. Công nợ được hiểu là quan hệ thanh toán giữa bên mua và bên bán chưa được chấm dứt, người mua có trách nhiệm thanh toán số tiền hàng mà bên bán đã giao, còn bên bán có quyền đòi số tiền mà bên mua đang nợ.
Hầu hết các doanh nghiệp đều không có khả năng tự trang trải cho hoạt động kinh doanh của mình. Do vậy, chiếm dụng vốn của đối tượng khác là điều không thể không xảy ra. Điều đó có nghĩa là, trong suốt thời kỳ hoạt động bất cứ đơn vị sản xuất kinh doanh nào cũng tồn tại “Công nợ”
b, Nội dung công nợ trong doanh nghiệp
Khi đánh giá một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả hay không, người ta thường quan tâm đến chỉ tiêu tài chính như cơ cấu tài sản - nguồn vốn, hệ số khả năng thanh toán hay tỷ lệ lợi nhuận so với doanh thu, chi phí... Để tính toán các chỉ tiêu này phải xem xét đến các khoản phải thu, phải trả và những ảnh hưởng của nó tới hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Công nợ trong doanh nghiệp gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả.
* Công nợ phải thu
Công nợ phải thu là một bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị hoặc cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp phải thu hồi. Công nợ phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp bao gồm các khoản:
- Các khoản phải thu khách hàng: là các khoản phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hóa, thanh phẩm hoặc cung ứng dịch vụ cho khách hàng. Các khoản phải thu này hiện đang chiếm một tỷ trọng đáng kể trong các doanh nghiệp thương mại bởi hình thức bán hàng trả chậm. Điều này gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp trong việc quản lý các khoản phải thu dẫn đến tình trạng nợ động kéo dài, các khoản nợ quá hạn trở thành các khoản nợ khó đòi là điều không thể tránh khỏi. Do đó cần có biện pháp thu hồi công nợ kịp thời, phù hợp.
- Các khoản nợ phải thu hồi bộ: là các khoản nợ phải thu ở các đơn vị trực thuộc nhưng hạch toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau.
- Tạm ứng: là khoản tiền, vật tư... do doanh nghiệp giao cho cán bộ công
nhân viên để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết công việc như mua hàng hóa, trả chi phí đi công tác...
- Chi phí trả trước: là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng vì số
chi trả tương đối có liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh nên không thể tính hết vào các chi phí sản xuất kinh doanh của một kỳ phát sinh mà phải phân bố cho
nhiều kỳ tiếp theo với mục đích điều hòa chi phí để giá thành sản phẩm và chi phí kinh doanh trong kỳ không có sự đột biến.
- Khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, theo yêu cầu của bên đối tác, khi vay vốn, thuê mượn tài sản hoặc mua bán... doanh nghiệp phải tiến hành cầm cố, ký quỹ, ký cược.
+ Cầm cố là bên có nghĩa vụ (doanh nghiệp) giao một động sản thuộc sở hữu của mình hoặc một quyền tài sản được phép giao dịch cho bên có quyền (phía đối tác) để đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ hay thỏa thuận.
+ Ký quỹ là việc bên có quyền yêu cầu bên có nghĩa vụ trả một số tiền hoặc giấy tờ khác có giá trị vào tài khoản phong tỏa tại Ngân hàng.
+ Ký cược (đặt cược) là việc bên thuê tài sản (doanh nghiệp) theo yêu cầu của bên cho thuê đồng thời phải đặt cược một số tiền hoặc các vật có giá trị khác nhằm ràng buộc và nâng cao trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng tài sản đi thuê và hoàn trả tài sản đúng thời gian quy định với người đi thuê.
- Phải thu khác: Các khoản phải thu khác bao gồm những khoản thu phát
sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp ngoài các khoản phải thu đã nêu ở trên như giá trị tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân đang chờ xử lý; các khoản phải thu về bồi thường vật chất do lỗi của cá nhân và tập thể làm mất mát tài sản, tiền bồi thường vi phạm hợp đồng...
* Công nợ phải trả
Công nợ phải trả là những khoản tiền mà doanh nghiệp đã chiếm dụng của các cá nhân, các doanh nghiệp khác, do vậy doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả.
Công nợ phải trả bao gồm các khoản sau:
- Vay ngắn hạn: là các khản vay thường dùng để đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh hàng ngày như mua vật liệu, thanh toán công nợ ngắn hạn... các khoản vay ngắn hạn có thời gian thanh toán ngắn hơn một năm. Các khoản
vay ngắn hạn cần được hạch toán chi tiết theo từng hợp đồng vay, từng người cho vay, số tiền, vật tư vay, lãi suất và thời hạn thanh toán ghi trên sổ chi tiết vay và hợp đồng vay.
Các khoản vay ngoại tệ phải theo dõi theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt nam theo tỷ giá Ngân hàng bình quân hoặc tỷ giá hạch toán để ghi sổ kế toán và cuối kỳ cũng điều chỉnh để đảm bảo giá trị của ngoại tệ vay.
- Vay dài hạn: vay dài hạn là những khoản vay có thời hạn thanh toán trên một năm. Số tiền, vật tư dài hạn thường được dùng để mua Tài sản cố định, xây dựng các công trình, kinh doanh bất động sản, đầu tư chứng khoán dài hạn hoặc góp vốn liên doanh dài hạn. Hạch toán tiền vay dài hạn phải tuân thủ theo các quy định chung của hợp đồng vay và chế độ tài chính.
- Phải trả cho người bán: là toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đã mua chịu, đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán tiền hàng.
- Các khoản phải trả công nhân viên: là các khoản mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên như tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác của người lao động.
- Các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước: là các khoản thuế mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải nộp cho Nhà nước bao gồm thuế GTGT, thuế Thu nhập doanh nghiệp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhà đất, thuế môn bài, thuế tài nguyên. Tùy vào lĩnh vực hoạt động và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, mỗi doanh nghiệp phải nộp một hoặc một số loại thuế. Ngoài ra còn có các khoản phí và lệ phí.
- Các khoản phải trả khác: là các khoản phải trả không mang tính chất trao đổi mua bán như các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản doanh thu chưa thực hiện, các khoản phải trả cho các bên tham gia liên doanh...
2.1.2.2. Quản lý công nợ trong doanh nghiệp a, Ý nghĩa của quản lý công nợ
Công nợ trong doanh nghiệp bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả, đây là hai vấn đề trái ngược nhau nhưng chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng ảnh hưởng đến thực trạng an ninh tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý công nợ có ý nghĩa quan trọng trọng việc giúp cho tình hình tài chính được ổn định.
Quản lý công nợ tốt sẽ hạn chế và tránh được những tác động xấu không đáng có trong doanh nghiệp. Quản lý công nợ gắn bó với các quan hệ thanh toán, quan hệ mua bán, chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Vì vấn đề tài chính của mỗi doanh nghiệp không phải lúc nào cũng để đáp ứng việc thanh toán các khoản mua hàng hóa, vật tư nên các doanh nghiệp buộc phải chiếm dụng vốn lẫn nhau. Nếu doanh nghiệp mà để doanh nghiệp khác chiếm dụng vốn của mình lớn hơn số vốn mình chiếm dụng của đơn vị khác là không tốt, nhưng nếu số vốn mà đơn vị chiếm dụng của đơn vị khác là quá lớn thì sẽ dẫn đến mất khả năng thanh toán. Do vậy, doanh nghiệp phải có chính sách tín dụng sao cho đảm bảo tính cân đối giữa các khoản phải thu và các khoản phải trả.
Quản lý nợ phải thu, nợ phải trả góp phần xây dựng và hoàn thiện công tác kế toán và quản trị nguồn tài chính doanh nghiệp, tạo môi trường an toàn cho doanh nghiệp. Các khoản phải thu phụ thuộc vào khả năng tài chính của khách hàng, còn các khoản phải trả phụ thuộc vào năng lực tài chính của chính công ty mình. Quản lý nợ phải thu là công tác thu hồi nợ đi liền với các biện pháp, chính sách tín dụng đối với khách hàng như: khuyến khích, ưu đãi, giảm giá, chiết khấu, thưởng, phạt… Quản lý nợ phải trả mang tính chất chủ quan hơn, phụ thuộc vào chính sách của đơn vị, vào tình hình tài chính và khả năng thanh toán hiện thời.
Quản lý công nợ giúp các nhà quản trị, kế toán trong nội bộ công ty thấy được tình hình công nợ để có kế hoạch điều chỉnh, quản lý nhằm làm cho tình
hình tài chính được ổn định. Việc quản lý công nợ theo từng nhóm đối tượng, theo thời gian, theo hình thức giúp nhà quản lý nắm được cụ thể từng con nợ, thời gian nợ. Quản lý nợ phải thu theo đối tượng giúp ta biết được đối tượng nào thường thanh toán đúng hạn, đối tượng nào hay cố tình gây nợ, đối tượng nào đang thực sự khó khăn về tài chính…từ đó có biện pháp xử lý theo từng đối tượng. Quản lý nợ phải thu theo thời gian giúp ta biết được các khoản nợ nào đến hạn thanh toán, các khoản nợ nào đang quá hạn để có biện pháp lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hay trường hợp nào có thể xóa nợ.
Với các nhà đầu tư, các đối tượng liên doanh, liên kết thường quan tâm đầu tiên với khả năng thanh toán, sự ổn định, sự cân đối hay mất cân đối giữa các khoản nợ phải thu và nợ phải trả để tiếp tục đầu tư, hợp tác hay chấm dứt. Công nợ của doanh nghiệp thể hiện khả năng tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu, khi nợ phải thu cao hơn nợ phải trả với một tỷ lệ nhất định nó thể hiện sự an toàn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tại thời điểm đó, ngược lại là sự mất cân đối, không đủ khả năng thanh toán dân đến nguy cơ bị phá sản.
Tóm lại, việc quản lý công nợ có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác kế toán. Quản lý công nợ tốt đảm bảo tính cân đối tình hình tài chính, tạo được niềm tin với các nhà đầu tư, các đối tác. Quản lý công nợ còn giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có kế hoạch chỉ đạo sản xuất kinh doanh hợp lý, góp phần làm lành mạnh tài chính doanh nghiệp.
b, Quản lý công nợ phải thu
Nợ phải thu chính là một phần tài sản của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần tập trung theo dõi tính chất, đối tượng, thời gian để hình thành kế hoạch thu hồi nợ một cách hợp lý. Mục đích của quản lý công nợ là phải thu hồi được phần tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị và cá nhân chiếm dụng. Để thu hồi nợ một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần phân chia thành từng nhóm các loại nợ phải thu như: nợ phải thu đến hạn, nợ phải thu quá hạn, nợ xấu, nợ khó đòi...
Đối với các khoản nợ phải thu đến hạn yêu cầu hoàn tất hóa đơn, chứng từ để
phục vụ cho thanh toán sao cho thu hết, thu đủ theo đúng thời hạn quy định. Thực hiện đúng quá trình thu nợ tránh để các khoản thu nay chuyển sang nợ phải thu quá hạn và từ đó thêm khoản chi phí để quản lý khoản nợ này. Thường xuyên tìm hiểu, theo dõi, kiểm tra các khách hàng, các đối tác liên quan về tình hình tài chính và chính sách tín dụng thương mại để có biện pháp đối xử, đánh giá mức độ uy tín của doanh nghiệp muốn bán chịu nhiều hay ít. Để quản lý công nợ tốt, hợp lý, các đơn vị sản xuất kinh doanh cần thẩm định kỹ mức độ rủi ro, đánh giá kỹ ảnh hưởng của chính sách bán chịu đối với doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Đối với nợ phải thu quá hạn, doanh nghiệp cần có chính sách khuyến
khích khách hàng trong việc trả nợ. Sau khi dùng biện pháp tăng lãi suất hoặc cắt giảm việc bán hàng cho công nợ. Nếu như vậy, mà vẫn chưa thu được nợ thì doanh nghiệp cần ứng phó bằng các biện pháp mềm dẻo để thu hồi nợ, thu được bao nhiêu tốt bấy nhiêu chứ không nên để mất toàn bộ số tiền đó.
Đối với nợ khó đòi, yêu cầu cần thu hồi được khoản nợ này trước tiên là thu được đủ số tiền ban đầu và không kèm theo điều kiện nào. Vì những con nợ này đang ở trong tình trạng bế tắc về tài chính. Do vậy, mục đích của việc thu hồi nhóm nợ này là chỉ cần thu hết hoặc thu được một phần nhất định. Các điều kiện sau đó có thể không tính đến và chịu thiệt, mất một lượng chi phí cho công tác thu hồi nợ.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần áp dụng một số cách quản lý nợ phải thu như: - Quản lý theo đối tượng nợ: Đây là hình thức quản lý theo từng khách hàng thông qua quan hệ mua bán. Phân loại theo từng đối tượng nợ để có quá trình theo dõi, đánh giá tổng quát tình hình tài chính của doanh nghiệp để có chính sách áp dụng cụ thể linh hoạt cho từng khách hàng. Đối với đối tượng khách hàng thanh toán dứt khoát, đúng hạn thì áp dụng thu hồi nợ có ưu đãi trong thanh toán như chiết khấu, giảm giá hàng bán. Đối với khách hàng nợ dây dưa, quá hạn cần có biện pháp vừa cứng rắn, vừa mềm dẻo để thu hồi nợ có hiệu quả nhất.
- Quản lý theo hình thức nợ: Nợ bằng tiền, nợ bằng hàng giúp doanh nghiệp có kế hoạch nhận tiền hay nhận đúng thời hạn.
- Quản lý theo thời gian: Nợ dài hạn, nợ ngăn hạn giúp doanh nghiệp định ra thời gian hợp lý nhất để đảm bảo thu nợ đủ cả về số lượng và chất lượng của từng loại nợ phải thu, tránh con nợ dây dưa kéo dài. Có biện pháp đối với nợ quá hạn như tăng lãi suất, tái đầu tư...
c, Quản lý công nợ phải trả
Các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp mang tính chất chủ động hơn so với các khoản nợ phải thu. Vì đây là số vốn mà doanh nghiệp đi chiếm dụng các đối tượng khác. Để đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ phải trả đòi hỏi doanh nghiệp cần luôn duy trì một lượng tiền mặt nhất định tùy theo mức độ của các khoản nợ. Công tác thanh toán các khoản phải trả vừa giữ được uy tín với khách hàng vừa tạo được lợi thế cho doanh nghiệp.
Quản lý nợ phải trả ngay từ khi kí hợp đồng với các đối tác như yêu cầu phương thức thanh toán phù hợp với đơn vị mình, thời gian thanh toán càng có lợi cho đơn vị mình. Trong quá trình nợ, cần thường xuyên kiểm tra các khoản nợ, đối chiếu với khả năng thanh toán hiện tại của doanh nghiệp mình, chủ động đáp ứng yêu cầu thanh toán các khoản nợ đến hạn. Đối với các khoản nợ đã quá hạn phải chịu thêm chi phí cho việc trả chậm.
Doanh nghiệp cần phân loại ra các loại nợ như nợ chưa đến hạn trả, nợ đã đến hạn trả, nợ quá hạn để có kế hoạch trả nợ tránh để mất uy tín với các đối tác.