: Giám sát hoạt động
3.1.3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
3.1.3.1 Bộ máy kế toán
Công ty cổ phần Sách – Thiết bị trường học Hà Tĩnh là một công ty vừa và nhỏ vì vậy bộ máy kế toán của công ty cũng không phức tạp, đủ để giải quyết hết khối lượng công việc của công ty. Bộ máy kế toán gồm: một kế toán trưởng đồng thời củng là trưởng phòng kế toán; một kế toán phụ trách về sản xuất thiết bị, kinh doanh bán hàng; ba kế toán tổng hợp; và một thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương.
- Tổ chức của phòng:
Có Trưởng phòng, Phó phòng do Tổng Giám đốc bổ nhiệm nhiệm kỳ 05 năm và bổ nhiệm lại; Phòng có nhân viên được phân công quản lý tài vụ Công ty và tài chính của các đơn vị thành viên theo Quy chế ban hành.
Trưởng phòng: Bà Nguyễn Thị Thu Hằng Điện thoại: 0393. 859 708
- Chức năng, nhiệm vụ:
+ Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ thống tài chính của Công ty từ văn phòng đến các đơn vị thành viên; Thực hiện đúng pháp lệnh kế toán thống kê đã ban hành; Thực hiện đúng Luật Doanh nghiệp và Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty, đảm bảo kịp thời, chính xác.
* Quản lý hệ thống tài chính kinh doanh, công nợ, quản lý tài sản.
* Quản lý lương và các chế độ; Quản lý và dự báo lợi nhuận của Công ty và của các đơn vị thành viên.
* Đảm bảo tính chính xác về các khoản thanh toán, thẩm định thanh toán, chịu trách nhiệm về pháp lý khi trình Tổng Giám đốc thanh toán, quyết toán công tác tài chính.
+ Quản lý, phân phối và sử dụng Hoá đơn, ấn chỉ theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
+ Lập bảng lương, thưởng, thực hiện trả lương, trả thưởng theo quy chế đã được duyệt.
+ Hàng năm lập kế hoạch và trình duyệt kế hoạch tổng thể công tác tài chính, tiền lương, lợi nhuận, dự báo vốn và nguồn vốn, dự báo thu chi của toàn Công ty; Phân bổ chỉ đạo kế hoạch tài chính đến các đơn vị thành viên; Chỉ đạo trực tiếp thực hiện tài chính của các trường học.
+ Quản lý tài chính trực tiếp kinh doanh thương mại ở Công ty Thương mại và Dịch vụ tổng hợp, ở Xí nghiệp Thiết bị Giáo dục - Đồ chơi trẻ em, thu chi ở các trường học, Trung tâm đào tạo, nhằm chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc hệ thống tài chính toàn Công ty.
+ Quản lý các vấn đề về thông tin Công ty, vấn đề liên quan cổ đông, cổ phần, cổ phiếu, vốn điều lệ.
+ Thực hiện báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán từng tháng, quý, cả năm kịp thời, chính xác theo quy định của Nhà nước và của Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam.
+ Phối hợp các đơn vị thành viên để thu hồi công nợ, quản lý tài sản, tài chính toàn Công ty.
+ Quản lý lao động, đánh giá phân loại lao động, chủ động bình xét thi đua theo quy định của Tổng Giám đốc.
3.1.3.2 Hình thức ghi sổ của công ty
Công ty Cổ phần Sách – TBTH Hà Tĩnh hiện đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” và thực hiện kế toán máy bằng phần mềm Fast
Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán tiến hành phản ánh trên phần mềm và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán “Nhật ký chung” như sơ đồ 3.2.
Theo hình thức kế toán Nhật ký chung, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh dều phải được ghi vào sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) các nghiệp vụ đó. Sau
đó lấy số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu.