- Đại học và trên Đai học Cao đẳng, Trung cấp
3.2. Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty
Nợ phải thu, phải trả là mối quan hệ thanh toán trong suốt quá trình hoạt động SXKD, và với bất cứ một đơn vị sản xuất nào cũng tồn tại mối quan hệ này. Mọi quyết định của DN về việc mở rộng quy mô sản xuất, hay tạo ra sản phẩm mới, hay đầu tư, thay đổi cơ cấu tài sản … đều ảnh hưởng đến các khoản phải thu, phải trả và công tác thanh toán cho DN.
Công ty cổ phần Sách - Thiết bị trường học Hà Tĩnh hoạt động chủ yếu trong sản xuất và kinh doanh dụng cụ học tập. Trong quá trình hoạt động SXKD có rất nhiều mối quan hệ tài chính phát sinh với nhiều đối tượng khác nhau. Các quan hệ tài chính phát sinh trên thực tế đều phát sinh các khoản phải thu, phải trả. Số lượng hợp đồng kinh tế mà công ty nhận ngày càng nhiều, xen kẽ lẫn nhau nên công tác thanh toán của công ty là hết sức phức tạp. Do tầm quan trọng của hoạt động thanh toán của các khoản phải thu, phải trả nên bộ phận kế toán của công ty đã phân loại nợ phải thu và nợ phải trả thành các bộ phận chi tiết, tiến hành mở sổ theo dõi riêng trên các tài khoản theo chế độ hiện hành.
3.2.1. Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty
3.2.1.1.Kế toán nợ phải thu khách hàng
Khách hàng của công ty Cổ phần Sách - thiết bị trường học Hà Tĩnh bao gồm ba đối tượng chính là: các cá nhân, các tổ chức (các doanh nghiệp, cơ quan trường học…), và các đại lý kinh doanh trong tỉnh và một số tỉnh lân cận. Các khách hàng cá nhân chủ yếu là học sinh, sinh viên, các thầy cô giáo có nhu cầu về sách vở và thiết bị học tập ở trong địa bàn tỉnh. Tuy đối tượng khách hàng này nhiều nhưng với tính chất là nhỏ lẻ nên doanh thu không đang kể, chiếm khoảng 10% tổng doanh thu của cả công ty. Đối tượng khách hàng này dùng phương pháp thanh toán bằng tiền mặt, không nợ nần dây dưa kéo dài. Khách hàng là các cơ quan, tổ chức chiếm khoảng 55%, đó là những đối tượng đặt hàng những loại mặt hàng như nội thất phòng làm việc bàn ghế học sinh, sinh viên, giá sách, các loại tủ, giấy mực... Đối với đối tượng
khách hàng này thì công ty áp dụng các hình thức thanh toán khác nhau, tuỳ thuộc vào đối tượng khách hàng cụ thể, nếu là khách hàng quen thì công ty có thể giao hàng mà chưa lấy tiền ngay, chờ một thời gian tuy theo hợp đồng kinh tế được ký kết giữa công ty và khách hàng mà thu tiền. Đối với những khách hàng mới thì công ty buộc phải thu tiền ngay, tuy nhiên để mở rộng thị phần thì công ty cũng có nhiều hình thức ví dụ như: bao trọn gói tiền công vận chuyển cho khách hàng, hoặc nếu khách hàng tự vận chuyển thì công ty sẽ trừ phí vận chuyển, mua hàng với số lượng lớn thì sẽ được giảm giá, lắp đặt các thiết bị ngay tại trụ sở của khách hàng… Đối tượng khách hàng là các đại lý phân phối chiếm khoảng 35%, các đại lý thường mua hàng với số luợng tương đối lớn, mặt hàng đa dạng để bán lẻ trong khu vực. Các đại lý này có thể đặt tiền trước, thanh toán ngay khi giao hàng hoặc có thể trả ngay sau khi giao hàng tuỳ thuộc vào mức độ tin tưởng và tin tưởng đối với công ty.
Dưới đây là hoá đơn GTGT mẫu 3.1 mô tả hoạt động bán hàng của công ty cho khách hàng là Công ty TNHH TM Ánh Sáng. Đây là khách hàng thường xuyên của công ty nên khách hàng có thể thanh toán ngay cho công ty sau khi nhận được hoá đơn đỏ hoặc có thể chưa thanh toán ngay cho công ty.
Trong hoá đơn này lô hàng trị giá 24.000.000 đồng và Công ty TNHH TM Ánh Sáng đã chấp nhận thanh toán đầy đủ bằng tiền mặt cho Công ty cổ phần Sách - thiết bị trường học Hà Tĩnh sau khi nhận được hoá đơn đỏ.
Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, kế toán sử dụng tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng và mở sổ chi tiết cho từng đối tượng. Cuối tháng thì tổng số dư trên tài khoản chi tiết phải khớp với số dư trên tài khoản tổng hợp.
Khi khách hàng nhận hoá đơn và thanh toán tiền hàng thì kế toán viết phiếu thu để xác định số tiền mặt, vàng bạc đá quý thực tế nhập quỹ làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ nghiệp vụ thanh toán tiền hàng (bao gồm cả trả trước tiền hàng). Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, thủ quỹ dữ một liên để ghi sổ quỹ, một liên được giao cho khách hàng, một liên giữ lại nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Mẫu 3.1:Hoá đơn GTGT