2.3.8.1.1. Chứng từ sử dụng:
Chứng từ gốc:
o Hóa đơn mua hàng o Biên lai thu tiền Chứng từ dùng để ghi sổ:
o Phiếu Tạm Ứng (Tờ trình xin tạm ứng) o Bảng thanh toán tiền tạm ứng
o Phiếu Thu, Phiếu Chi
2.3.8.1.2. Quy trình kế toán tạm ứng:
Khi cán bộ hay công nhân viên của bộ phận nào đó có nhu cầu xin tạm ứng sẽ lập một Tờ trình xin tạm ứng đưa Giám Đốc duyệt. Sau khi có chữ ký của Giám Đốc, Tờ trình sẽ được chuyển xuống phòng kế toán và Kế toán tạm ứng sẽ kiểm tra chữ ký trên Tờ trình, nếu hợp lệ, Kế toán tạm ứng lưu bản gốc và foto một bản chuyển sang Kế toán tiền mặt để lập Phiếu Chi. Sau đó Phiếu
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 49 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Chi được chuyển cho kế toán trưởng hay giám đốc ký duyệt. Khi Phiếu Chi đã được ký duyệt sẽ chuyển đến cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi tiền. Sau đó Phiếu Chi được lưu tại Kế toán tiền mặt.
Khi kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập Bảng thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc gồm Hóa đơn, Biên lai thu tiền,...cho kế toán tạm ứng. Nếu số tiền thực chi lớn hơn số tạm ứng, công ty sẽ làm Phiếu chi xuất quỹ để hoàn trả cho người tạm ứng. Trường hợp khoản tạm ứng sử dụng không hết phải nộp lại quỹ hoặc tính trừ lương của người nhận tạm ứng.Cuối tháng, Kế toán tạm ứng lập Bảng cân đối phát sinh công nợ để theo dõi các khoản tạm ứng này.
Trong tháng: Ngày 01/10/2013, chi tạm ứng cho Vũ Thị Ngát để thanh toán tiền mua nguyên vật liệu theo chứng từ số 0102/05 số tiền: 5.530.000
Biểu 4
Công ty cổ phần vận tải và xây dựng công trình PHIẾU CHI
Ngày 01 tháng 10 năm 2013 SỐ: PC0102
Nợ: 141 Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Vũ Thị Ngát
Địa chỉ: Nhân viên Công ty cổ phần vận tải và xây dựng công trình Lý do chi: Chi trả tiền mua nguyên vật liệu
Số tiền: 5.530.000
(viết bằng chữ): Năm triệu năm trăm ba mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 Chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Năm triệu năm trăm ba mươi nghìn đồng chẵn.
Ngày 01 tháng 10 năm 2013
Biểu 5
Đơn vị: công ty cổ phần vận tải và xây dựng công trình
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 01 tháng 10 năm 2013
Số:0175 Kính gửi: Ông Trần Văn Thanh
Tên tôi là: Vũ Thị Ngát
Địa chỉ: Nhân viên công ty cổ phần vận tải và xây dựng công trình Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 5.530.000
(Viết bằng chữ): Năm triệu năm trăm ba mươi nghìn đồng chẵn Lý do tạm ứng: Chi trả tiền mua nguyên vật liệu
Thời hạn thanh toán : 30/10/2013
Gíam đốc Kế toán trưởng Phụ trách Người đề nghị