2.3.3.1. Kế toán nguyên vật liệu:
2.3.3.1.1.Chứng từ sử dụng:
Chứng từ bên ngoài:
o Đối với nguyên vật liệu mua nội địa: Hóa đơn GTGT
Hợp đồng với nhà cung cấp. o Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu:
Purchase contract (Hợp đồng)
Commercial invoice (Hóa đơn thương mại) Tờ khai hải quan
Chứng từ khác (nếu có) Chứng từ bên trong công ty:
o Hóa đơn
o Phiếu nhập kho o Phiếu xuất kho
o Lệnh cấp phát kiêm phiếu xuất vật tư theo hạn mức o Lệnh cấp phát kiêm xuất vật tư thuê ngoài chế biến o Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
2.3.3.1.2. Tài khoản sử dụng:
Số hiệu Tên tài khoản
152 Nguyên liệu, vật liệu
1521 Nguyên liệu 1522 Phụ liệu 1524 Nhiên liệu 1525 Phụ tùng thay thế 2.3.3.1.3. Sổ kế toán: Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng kê
Nhật ký chứng từ
d. Sơ đồ hạch toán:
PNK PXK PNK PXK
Sổ chi tiết NVL (trên máy tính)
Thẻ kho (trên máy tính)
Tại kho:
o Thống kê kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn về mặt số lượng.
o Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu thống kê xuất – nhập và căn cứ vào số lượng thực tế giữa thủ kho và người giao nhận ký xác nhận để nhập vào máy. Cuối ngày phần mềm vi tính tự tính ra số tồn kho của từng nguyên vật liệu, trên từng thẻ kho (trên máy vi tính).
o Cuối kỳ, thống kê kho và kế toán kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho để nhận xét, đánh giá.
Tại phòng kế toán:
o Kế toán nguyên vật liệu sử dụng thẻ chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn của từng mã nguyên vật liệu trên máy tính cả về số lượng lẫn giá trị.
o Khi nhận được các chứng từ nhập – xuất, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính để vào sổ chi tiết nguyên vật liệu theo mã nguyên vật liệu.
o Cuối tháng, kế toán nguyên vật liệu tính số phát sinh nhập – xuất để tính số tồn kho theo từng mã nguyên vật liệu và đối chiếu với số trên thẻ kho. Nếu có sai sót sẽ tiến hành điều chỉnh.
o Cuối quý trên bảng báo cáo nhập – xuất – tồn thể hiện giá trị nguyên vật liệu phát sinh nhập, đưa vào sử dụng trong kỳ, tồn cuối kỳ.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 33 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Đối với phần xuất dùng trong tháng, kế toán căn cứ vào bảng tổng cộng trên bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Sau đó tính số tồn kho cuối tháng.
Sau khi lập bảng kê, kế toán sẽ đối chiếu bảng số 03 với bảng kê nhập – xuất – tồn, sổ cái tổng hợp các tài khoản do phần mềm tạo ra để phát hiện sai sót. Ngoài ra, phần mềm còn giúp lập tài khoản chữ T để giúp kế toán kiểm tra số liệu khi nhập chứng từ thật chính xác
Sơ đồ 2.6 Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
Chứng từ nhập Thẻ kho
Sổ chi tiết NVL Chứng từ xuất
Việc xuất kho NVL theo từng mã hàng dựa trên định mức tiêu hao NVL do phòng kế hoạch Thị trường lập phiếu lệnh cấp phát kiêm phiếu xuất kho vật tư. Được lập làm 3 liên đưa xuống kho vật tư. Sau đó tổng hợp số lượng vào thẻ kho rồi chuyển kế toán 1 liên, 1 liên để nơi phát hành phiếu, bên nhận hàng giữ 1 liên. Dựa vào chứng từ xuất kho, kế toán kho vào sổ chi tiết TK 152 theo từng mã hàng.
Sơ đồ 2.7 – Quy trình nguyên vật liệu
2.3.3.1.4. Sơ đồ hạch toán chữ T:
TK 3311,3314 TK 1521, 1522 TK 632
NVL mua ngoài NVL xuất bán
TK 1388 TK 1368
NVL nhập hồi NVL xuất nội bộ
TK 154 TK 1388
NVL sử dụng không hết NVL xuất trả, xuất đổi
TK 621 NVL xuất sản xuất
TK 157 NVL xuất cho gửi bán
TK 1528 NVL xuất đưa ngoài gia công
STT Tên một số loại vật liệu xây dựng Đơn vị §¬n gi¸
1 Cát vàng m3 165.000 2 Cát đen m3 50.000 3 Thép dây kg 16.000 4 Đinh kg 18.000 5 Đá dăm m3 150.000 6 Đá hộc m3 130.000
7 Đá Granit tự nhiên-2cm, màu đen m2 80.000
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 35 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
10 Xi măng trắng tấn 1.500.000
11 Que hàn Việt-Đức 3,2 (N46) kg 230.000
20 Ông nhựa xoắn HDPE 195/150 m 150.198
21 Bồn INOX 2000 (980-1200) ngang cái 5.800.000
22 Cửa kính m2 560.000
13 Gạch 2 lỗ 200 (200*95*55) viên 1.250
14 Ngói lợp 22 (340*205*13) viên 5.300
15 Gỗ ván m3 2.000.000
16 Sơn nội thất A30Max-Levis Lux kg 230.000
17 Sơn lót chống thấm Levis Fix 3 in 1 kg 450.000
19 Thép cuộn VIS (6-8) SWR M12 kg 15.400
20 Xi măng Hoang Thạch Tấn 1.460.000
Bảng 11: Đơn giá một số loại vật liệu xây dựng chủ yếu của công ty
Tương tự như trên là bảng liệt kê một số loại năng lượng cần thiết mà công ty sử dụng trong quá trình hoạt động sản xuất- kinh doanh:
STT Một số loại năng lượng thiết yếu Đơn vị §¬n gi¸
1 Dầu Diezen lít 20.400
2 Xăng không chì MOGAS 92 lít 21.300
3 Gas Shell kg 29.166
4 Điện kg 2.500
Bảng 12: Đơn giá một số loại năng lượng thiết yếu
Biểu số 2. Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty cổ phần vận tải và xây dựng công trình
Bộ phân: PHÂN XƯỞNG CƠ KHÍ
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 05 tháng 03 năm 2013 Nợ: 152 Số: 04 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Công ty cổ phần vật tư Thiên An
Theo hóa đơn GTGT số
Nhập tại kho: Kho nguyên vật liệu Địa điểm:095 ngày 05/03/2013 của Công ty cổ phần vật tư Thiên An
TT Tên vật tư, hàng hóa, sản phẩm Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Số tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép tấm kg 150.000 150.000 12.000 1.800.0 0.0 00 Cộng x X x x 1.800.000.000
Tổng số tiền: Một tỉ tám trăm triệu đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Hà Nội, Ngày 05 tháng 03 năm 2013
Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.3.4. Kế toán công cụ, dụng cụ: 2.3.4.1. Chứng từ sử dụng: Tờ trình Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Bảng kê Công cụ, dụng cụ
2.3.4.2. Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên Tài khoản
153 Công cụ, dụng cụ
1531 Công cụ, dụng cụ 1532 Bao bì
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 37 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các nhật ký – chứng từ, hoặc bảng kê , tờ kê chi tiết có liên quan hoặc ghi vào các sổ chi tiết có liên quan tới TK 153. Đối với các trường hợp ghi vào tờ kê chi tiết, cuối tháng tổng hợp các số liệu từ các tờ kê chi tiết ghi vào các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê có liên quan. Đối với bảng kê, phần lớn cũng được tập hợp để ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan.
Cuối tháng, từ nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái, từ các sổ kế toán chi tiết tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết, rồi đối chiếu ở bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tương ứng trên sổ cái. Cuối cùng từ nhật ký chứng từ, sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê lập các báo cáo kế toán.
2.3.4.3. Quy trình kế toán công cụ, dụng cụ:
TK 111,112,331… TK 153 TK 241,1541,641
Xuất kho CCDC dùng cho SXKD, CPQLDN,XDCB hoặc SCL TSCĐ
nhập kho CCDC mua ngoài
TK 1331 TK 1331 TK 111,112,331…
Thuế GTGT
Giamr giá CCDC mua vào, trả lại CCDC cho người bán, CK
TK 411,711
TK 142,242 Được cấp CCDC phân bổ nhiều lần
TK 1381 TK 3381
CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê
CCDC phát hiện thiếu khi Kiểm kê
Khi bộ phận có nhu cầu mua công cụ, dụng cụ, bộ phận đó sẽ làm Tờ trình xin mua đưa cho Giám Đốc ký duyệt. Sau khi công cụ, dụng cụ được mua về được nhập vào kho công cụ, dụng cụ. Căn cứ vào Hóa Đơn bán hàng , kế toán kho sẽ lập Phiếu Nhập Kho gồm 3 liên: 1 liên lưu tại kho, 2 liên chuyển lên phòng kế toán. Dựa vào bộ chứng từ gồm Hóa đơn bán hàng, Tờ trình xin mua, Phiếu Nhập Kho, kế toán công cụ, dụng cụ sẽ Lập tờ trình xin thanh toán đưa GĐ ký. Khi có chữ ký của GĐ, kế toán tiền mặt sẽ lập Phiếu Chi
2.3.5. Kế toán Tài sản cố định:
Tài sản cố định hữu hình được phản ánh theo giá gốc, trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế.
Các tài sản đang trong quá trình xây dựng phục vụ mục đích sản xuất, cho thuê, quản trị hoặc cho bất kỳ mục đích nào khác được ghi nhận theo giá gốc. Việc tính khấu hao của các tài sản này được áp dụng giống như với các tài sản khác, bắt đầu từ khi tài sản ở vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
2.3.5.1. Chứng từ sử dụng:
Hóa đơn GTGT
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Hợp đồng kinh tế
Biên bản nghiệm thu Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản thanh lý hợp đồng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 39 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Lệnh điều động TSCĐ
2.3.5.2. Tài khoản sử dụng:
Số hiệu Tên Tài khoản
211 TSCĐ hữu hình
2111 TSCĐ hữu hình- Nhà cửa vật kiến trúc 2112 TSCĐ hữu hình- Máy móc thiết bị
2113 TSCĐ hữu hình- Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 TSCĐ hữu hình- Thiết bị, dụng cụ quản lý
2115 TSCĐ hữu hình- Cây, súc vật làm việc 2118 TSCĐ hữu hình- khác
212 TSCĐ đi thuê tài chính
213 TSCĐ vô hình
2131 TSCĐ vô hình- Quyền sử dụng đất có thời hạn 2132 TSCĐ vô hình- Nhãn hiệu hàng hóa
2133 TSCĐ vô hình- Quyền phát hành 2134 TSCĐ vô hình- Phần mềm máy tính
2135 TSCĐ vô hình- Giấy phép và giấy phép nhượng quyền 2136 TSCĐ vô hình- Bản quyền, bằng sáng chế
2137 TSCĐ vô hình- Công thức pha chế, kiểu mẫu, thiết kế 2138 TSCĐ vô hình- TSCĐ vô hình đang triển khai
214 Hao mòn TSCĐ
2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ đi thuê 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình
2.3.5.3. Sổ kế toán:
- Thẻ TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao - Sổ theo dõi TSCĐ
- Bảng kê
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các nhật ký – chứng từ, hoặc sổ theo dõi TSCĐ, bảng tính khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ. Từ bảng phân bổ KH TSCĐ kê toán ghi vào SCT TK 627, 642.
Cuối tháng, từ nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái TK 211,212,213, từ các sổ kế toán chi tiết tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết, rồi đối chiếu ở bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tương ứng trên sổ cái. Cuối cùng từ nhật ký chứng từ, sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê lập các báo cáo kế toán.
2.3.5.4. Quy trình TSCĐ tăng do mua sắm:Sơ đồ 2.8: Sơ đồ 2.8:
Trước tiên, bộ phận có nhu cầu làm tờ trình chuyển cho phòng kế hoạch kĩ thuật. phòng KHKT sẽ nhận yêu cầu từ phòng có yêu cầu rồi tổng hợp lại trình lên giám đốc công ty xét duyêt và kí. Sau đó quyết định mua TSCĐ, giám đốc sẽ gửi trả lại phòng KHKT. Khi nhận được quyết định mua TSCĐ, phòng KHKT bắt đầu tìm kiếm nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp để khảo sát mặt hàng cần mua.
Sau khi được tin phản hồi từ nhà cung cấp, phòng KHKT tổng kết và làm bản báo giá trình lên giám đốc. sau khi xem sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp
Giám đốc công ty Phòng kế hoạch kĩ thuật Nhà cung cấp Thủ kho Bộ phận có nhu cầu
Kế toán thanh toán công nợ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 41 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
dựa trên bảng báo giá TSCĐ rồi quyết định mua hay không và mua với mức giá nào. Tiếp đó, giám đốc gửi trả lại bảng báo giá cho phòng KHKT để tiếp tục triển khai việc mua tài sản.
Phòng KHKT gửi đơn đặt hàng chính thức tới nhà cung cấp, sau đó gặp và kí kết hợp đồng. Phòng KHKT gửi cho nhà cung cấp bản sao hợp đồng kinh tế. tiếp đó, phòng KHKT gửi cho kế toán thanh toán công nợ, kế toán TSCĐ mỗi ngườ một bản. sau đó, tiến hành nhập kho đưa vào sử dụng trong công ty.
Thủ kho giữ lại một bản , chuyển hai bản sao phiếu nhập kho cho kế toán thanh toán công nợ và kế toán TSCĐ.
2.3.5.5.Quy trình TSCĐ giảm do điều chuyển:
Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ:
Trường hợp các đơn vị (Xí Nghiệp trực thuộc) cần sử dụng TSCĐ thì đơn vị đó sẽ lập Tờ trình đưa Giám Đốc ký duyệt. Sau khi có chữ ký của GĐ trên Tờ trình, bộ phận Quản Lý TSCĐ (P. Cơ Điện) căn cứ vào đó sẽ lập Lệnh Điều Động (2 bản). Bộ phận quản lý giữ 1 bản, đơn vị giữ 1 bản. Đơn vị cầm Lệnh Điều Động chuyển xuống cho bộ phận viết phiếu để lập Phiếu Xuất Kho (3 liên) và phải có đầy đủ chữ ký của Giám Đốc, Kế Toán Trưởng. Sau đó 1 liên của Phiếu Xuất Kho được lưu ở Phòng Kế Toán và kế toán TSCĐ sẽ đối chiếu
Giám đốc
Bộ phận sử dụng Thủ quỹ
Kế toán TSCĐ Phòng KHKT
TSCĐ đó về Nguyên giá, thời hạn sử dụng, khấu hao đã trích... cho đơn vị nhận TSCĐ. 1 liên Bộ phận lập phiếu giữ, và liên còn lại đơn vị giữ.
2.3.5.6. Quy trình TSCĐ giảm do thanh lý:
Nếu một TSCĐ sau thời gian sử dụng lâu dài, bị hư hỏng hoặc trong trạng thái không sử dụng được nữa thì Bộ phận quản lý lập Tờ trình xin thanh lý TSCĐ rồi đưa cho GĐ duyệt. Sau đó Tờ trình được chuyển xuống phòng Kế Toán và Kế toán TSCĐ sẽ xem lại Nguyên giá, Khấu hao đã trích rồi báo lại giá trị còn lại cho Hội đồng giá. Hội đồng giá họp và mời khách hàng muốn mua lại TSCĐ để họ tham gia đấu giá. Sau khi Hội đồng giá quyết định bán TSCĐ ở mức giá phù hợp, Hội đồng giá sẽ gửi thông báo trúng thầu cho khách hàng và yêu cầu Phòng kế toán lập Bộ hồ sơ thanh lý. Căn cứ vào bộ hồ sơ đó, bộ phận quản lý bán TSCĐ và lấy Hóa Đơn. Kế toán TSCĐ sẽ ghi giảm TSCĐ.
2.3.5.7. Quy trình sửa chữa TSCĐSơ đồ 2.9: Sơ đồ 2.9:
Bộ phận có nhu cầu làm giấy đề nghị sửa chữa cho phòng KHKT. Phòng KHKT nhận yêu cầu từ bộ phận có nhu cầu rồi quyết định sửa chữa. sau đó phòng KHKT trình lêm giám đốc xem xét và kí duyệt. khi nhận được quyết định từ giám đốc, phòng KHKT bắt đầu mời người thuê sửa chữa ngoài đồn thời kế toán công nợ nhận tiền từ thủ quỹ để trả cho nhân viên thuê ngoài. phòng
Giám đốc Phòng KHKT Bộ phận có nhu cầu Chuyênviên sửa chữa Kế toán công nợ Kế toán TSCĐ Thủ quỹ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 43 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
KHKT thông báo cho kế toán TSCĐ để thao dõi. phòng KHKT thông báo cho thủ quỹ để xuất tiền phục vụ sửa chữa.
Theo cách nhìn nhận tổng quan thì tài sản cố định của Công ty TNHH xây dựng Thanh Hoa chủ yếu là các máy móc, trang thiết bị, nhà xưởng và các khoản đầu tư tài chính dài hạn. Để bù đắp lại phần giá trị hao mòn luỹ kế hàng năm đồng thời để thực hiện được mục tiêu an toàn lao động và đảm bảo chất lượng công trình, công ty đã không ngừng đổi mới, cải tiến và chuyển giao các máy móc, thiết bị, công nghệ. Do vậy, giá trị tài sản cố định của công ty qua các năm không giảm đi mà vận động theo xu thế tăng lên so với thời điểm mốc là