Sơ đồ 2.8:
Trước tiên, bộ phận có nhu cầu làm tờ trình chuyển cho phòng kế hoạch kĩ thuật. phòng KHKT sẽ nhận yêu cầu từ phòng có yêu cầu rồi tổng hợp lại trình lên giám đốc công ty xét duyêt và kí. Sau đó quyết định mua TSCĐ, giám đốc sẽ gửi trả lại phòng KHKT. Khi nhận được quyết định mua TSCĐ, phòng KHKT bắt đầu tìm kiếm nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp để khảo sát mặt hàng cần mua.
Sau khi được tin phản hồi từ nhà cung cấp, phòng KHKT tổng kết và làm bản báo giá trình lên giám đốc. sau khi xem sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp
Giám đốc công ty Phòng kế hoạch kĩ thuật Nhà cung cấp Thủ kho Bộ phận có nhu cầu
Kế toán thanh toán công nợ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 41 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
dựa trên bảng báo giá TSCĐ rồi quyết định mua hay không và mua với mức giá nào. Tiếp đó, giám đốc gửi trả lại bảng báo giá cho phòng KHKT để tiếp tục triển khai việc mua tài sản.
Phòng KHKT gửi đơn đặt hàng chính thức tới nhà cung cấp, sau đó gặp và kí kết hợp đồng. Phòng KHKT gửi cho nhà cung cấp bản sao hợp đồng kinh tế. tiếp đó, phòng KHKT gửi cho kế toán thanh toán công nợ, kế toán TSCĐ mỗi ngườ một bản. sau đó, tiến hành nhập kho đưa vào sử dụng trong công ty.
Thủ kho giữ lại một bản , chuyển hai bản sao phiếu nhập kho cho kế toán thanh toán công nợ và kế toán TSCĐ.
2.3.5.5.Quy trình TSCĐ giảm do điều chuyển:
Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ:
Trường hợp các đơn vị (Xí Nghiệp trực thuộc) cần sử dụng TSCĐ thì đơn vị đó sẽ lập Tờ trình đưa Giám Đốc ký duyệt. Sau khi có chữ ký của GĐ trên Tờ trình, bộ phận Quản Lý TSCĐ (P. Cơ Điện) căn cứ vào đó sẽ lập Lệnh Điều Động (2 bản). Bộ phận quản lý giữ 1 bản, đơn vị giữ 1 bản. Đơn vị cầm Lệnh Điều Động chuyển xuống cho bộ phận viết phiếu để lập Phiếu Xuất Kho (3 liên) và phải có đầy đủ chữ ký của Giám Đốc, Kế Toán Trưởng. Sau đó 1 liên của Phiếu Xuất Kho được lưu ở Phòng Kế Toán và kế toán TSCĐ sẽ đối chiếu
Giám đốc
Bộ phận sử dụng Thủ quỹ
Kế toán TSCĐ Phòng KHKT
TSCĐ đó về Nguyên giá, thời hạn sử dụng, khấu hao đã trích... cho đơn vị nhận TSCĐ. 1 liên Bộ phận lập phiếu giữ, và liên còn lại đơn vị giữ.