4.2.1.1 Tổ chức công tác quản lý nợ phải thu khách hàng của Công ty.
Hằng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản nợ phải thu khách hàng thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc( phiếu thu, giấy báo có, giấy nhận nợ, nếu thi công xây dựng là hóa đơn, hợp đồng, nếu mua bán vật tư là hóa đơn, phiếu xuất kho, ... ) thì kế toán ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng của khách hàng đó để theo dõi. Đến cuối ngày kế toán ghi vào sổ cái TK 131
Khi hàng hóa kém chất lượng khách hàng yêu cầu giảm giá hoặc trả lại số hàng khi đã ghi nhận doanh thu thì kế toán cũng theo dõi và ghi giảm số tiền đã nợ của khách hàng đó.
Tổ chức theo dõi công nợ: Mở sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, khi đến hạn thu nợ, bộ phận kế toán công trình liên hệ với khách hàng để yêu cầu khách hàng trả nợ, bộ phận kế toán công trình tiến hành đối chiếu nợ với khách hàng theo định kỳ hàng tháng, báo cáo kịp thời với cấp trên các khoản nợ khó.
4.2.1.2 Chứng từ kế toán và Sổ sách hạch toán
- Chứng từ hạch toán: Giấy nhận nợ, Hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ ghi sổ...
- Sổ sách kế toán
+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua- MS S31-DN: được mở riêng cho từng đối tượng khách hàng.
+ Sổ cái TK 131– MS S02c2-DN
- Quy trình lập chứng từ – luân chuyển chứng từ – ghi sổ kế toán
Khách hàng Kế toán công trình Giám đốc Thủ kho
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (5) (7) (8)
Hình 4.3 Quy trình lập chứng từ – luân chuyển chứng từ – ghi sổ kế toán tài khoản phải thu khách hàng
Đơn đặt hàng Lập phiếu xuất kho hoặc hợp đồng xây dựng
Ký duyệt phiếu xuất kho hoặc hợp đồng xây
dựng
Phiếu xuất kho hoặc hợp đồng xây dựng đã được ký duyệt Nhận phiếu xuất kho và xuất hàng Lập hóa đơn bán hàng (3 liên) Nhận hóa đơn (liên 2), ký nhận hàng, xác nhận nợ Lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tiến hành ghi sổ kế toán
chi tiết theo dõi từng khách hàng và ghi vào sổ
cái TK 131
* Chú giải
(1) Khi có đơn đặt hàng kế toán lập phiếu xuất kho hoặc hợp đồng xây dựng (2) Trình phiếu xuất kho hoặc hợp đồng xây dựng lên giám đốc ký duyệt (3) Sau khi đã ký duyệt giám đốc chuyển lại cho phòng kế toán
(4) Phòng kế toán chuyển phiếu xuất kho đến cho thủ kho ký duyệt và xuất hàng.
(5) Kế toán lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên sau khi thủ kho xuất hàng giao cho khách hoặc đã hoàn thành xong hợp đồng xây dựng.
(6) Hàng hóa kèm hóa đơn bán hàng liên 2 giao cho khách hàng, nếu chưa thanh toán khách hàng ký xác nhận nợ.
(7 Căn cứ vào các chứng từ gốc Giấy nhận nợ, Hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán thao từng khách hàng, lập bảng kê chứng từ gốc. Cuối tháng, dựa vào bảng kê chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái tài khoản phải thu khách hàng.
(8) Lưu lại chứng từ, sổ sách.
4.2.1.3.Hạch toán nghiệp vụ
a) Hạch toán tổng quát nghiệp vụ
Bảng 4.3 Tình hình phát sinh nợ phải thu khách hàng tháng 8/2014
Đơn vị tính: Đồng
STT Chỉ tiêu Số tiền Ghi chú
1 Tồn đầu kỳ 32.783.746.330
2 Tăng trong kỳ 12.934.757.900
- Tăng do bán hàng 11.758.870.818 - Tăng do thuế GTGT phải nộp 1.175.887.082
3 Giảm trong kỳ 13.343.607.541
- Khách hàng thanh toán nợ 13.343.607.541
4 Tồn cuối kỳ 32.374.896.689
(Nguồn số liệu: Cty Cổ phần Đầu tư và Xây Lắp Thành phố Cần Thơ)
Hằng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ tăng, giảm nợ phải thu khách hàng kế toán lập cách chứng từ liên quan như hóa đơn GTGT, Phiếu nhập xuất kho, phiếu thu... định kỳ cuối tháng dựa vào các chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Các nghiệp vụ tăng, giảm nợ phải thu khách hàng trên chứng từ gốc kế toán hạch toán như sau:
- Nghiệp vụ ghi tăng nợ phải thu khách hàng: Trong kỳ, khi khách hàng mua thành phẩm, hàng hóa chưa thanh toán, dựa vào hóa đơn bán hàng kế toán hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 131 12.934.757.900 Có TK 511 11.758.870.818 Có TK 333(1) 1.175.887.082
- Nghiệp vụ ghi giảm nợ phải thu khách hàng: Trong kỳ, khi phát sinh các nghiệp vụ ghi giảm nợ phải thu khách hàng, dựa vào Hóa đơn GTGT và giấy báo có kế toán hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 112 13.343.607.541 Có TK 131 13.343.607.541
b) Hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể
+ Ngày 03/08/2014 Nhận được giấy báo có của Ngân hàng Đầu tư và phát triển (BIDV) chi nhánh Cần Thơ, thông báo về số tiền nợ thi công KTX của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Vị Thủy- Hậu Giang đã chuyển khoản trả nợ vào tài khoản của Công ty số tiền 371.206.072 đồng, căn cứ vào giấy báo có 31, chứng từ ghi sổ 06 hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 112 371.206.072 Có TK 131 371.206.072
+ Ngày 05/08/2014 Cty xuất hóa đơn số 0000786 bán nền lô A3-05 Khu tái định cư cho Nguyễn Thành Nam với giá 370.000.000 đồng đã bao gồm thuế 10%, chưa thu tiền, căn cứ vào hóa đơn 0000786, chứng từ ghi sổ 05 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 131 370.000.000 Có TK 511 336.363.636 Có TK 3331 33.636.364
+ Ngày 13/08/2014: Xuất hóa đơn số 0000797 cho Công trình lắp đặt cổng hàng rào Trường THPT Vĩnh Hải số tiền là 796.811.994 đồng, thuế GTGT 10%, chưa thu tiền, căn cứ vào hóa đơn 0000797 và chứng từ ghi sổ 05 hạch toán nghiêp vụ
Nợ TK 131 796.811.994
Có TK 511 724.374.540 Có TK 333(1) 72.437.454
+ Ngày 17/08/2014 : Xuất hóa đơn số 0000801 Bán nền lô A1-06 TTTM Vĩnh Thuận Tây số tiền là 270.000.000 đồng đã gồm thuế GTGT 10%, chưa thu tiền. Dựa vào hóa đơn 0000801 và chứng từ ghi sổ 05 hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 131 270.000.000
Có TK511 245.454.546 Có TK 333(1) 24.545.454