4.1.1.1.Tổ chức công tác quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty
Khi nhận được các chứng từ như: giấy đề nghị tam ứng, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng…kế toán lập phiếu chi, khi có đủ chữ ký của người có trách nhiệm, thủ quỹ chi tiền và yêu cầu người nhận tiền ký tên.
Khi nhận được các chứng từ như: giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng…kế toán lập phiếu thu rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực nhập vào phiếu thu và đóng dấu “đã thu tiền”.
Kế toán thanh toán mở sổ kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày tại công ty, quản lý liên tục các khoản thu chi, nhập xuất quỹ tiền mặt và có thể báo cáo tình hình tồn quỹ ngay khi có yêu cầu.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, tình hình nhập, xuất, tồn quỹ. Số tồn quỹ phải được kiểm tra vào cuối ngày và kiểm tra lại vào đầu ngày hôm sau. Số tiền tồn quỹ phải được cất giữ tại két sắt công ty, không được dùng với lợi ích cá nhân.
Cuối tháng, thủ quỹ kiểm kê lại quỹ tiền mặt, đối chiếu số tiền thực tế và số tiền được ghi trên sổ sách, đối chiếu lại với kế toán. Sau đó dựa vào chứng từ ghi sổ tiến hành ghi vào sổ sách có liên quan.
4.1.1.2.Chứng từ kế toán và Sổ sách hạch toán
- Chứng từ hạch toán: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, Hóa đơn GTGT, chứng từ ghi sổ (phần thu), chứng từ ghi sổ (phần chi)
- Sổ sách kế toán
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt- MS S07a-DN + Sổ cái- TK 111 – MS S02c2-DN
Quy trình lập chứng từ – luân chuyển chứng từ – ghi sổ kế toán
Kế toán Giám đốc Thủ quỹ
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (8) (9) (7) (10)
Hình 4.1 Quy trình lập chứng từ – luân chuyển chứng từ – ghi sổ kế toán Tài khoản tiền mặt
Chú giải:
(1) Dựa vào chứng từ thu, chi kế toán viết phiếu thu phiếu chi Chứng từ thu chi Viết phiếu thu phiếu chi (3 liên) Phiếu thu phiếu chi đã duyệt ( liên 2,3)
Chi: người lấy tiền ký xác nhận Thu: thủ quỹ đóng dấu “đã thu tiền”
Phiếu thu phiếu chi đã ký Phiếu thu phiếu chi đã ký ( liên 3) Lập bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tiến hành ghi sổ kế toán
chi tiết, sổ cái TK 111
Ký duyệt phiếu thu phiếu chi Phiếu thu phiếu chi đã duyệt Ghi sổ quỹ Lưu
(2) Chuyển phiếu thu, chi cho giám đốc ký duyệt
(3) Sau khi ký duyệt giám đốc chuyển lại phiếu thu, chi đã được ký duyệt cho kế toán
(4) Phòng kế toán giữ lại liên 1 và chuyển liên 2, liên 3 cho thủ quỹ.
(5) Thủ quỹ tiến hành thu, chi tiền, người nhận tiền ký xác nhận vào phiếu chi và thủ quỹ đóng dấu “ đã thu tiền vào phiếu thu.
(6) Phiếu thu, phiếu chi đã ký xác nhận.
(7) Phiếu thu phiếu chi đã xác nhận, liên 2 thủ quỹ giữ lại để tiến hành ghi sổ quỹ.
(8) Phiếu thu, phiếu chi đã ký xác nhận (liên 3) chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán
(9) Căn cứ vào các chứng từ ban đầu phiếu thu, phiếu chi... kế toán lên sổ quỹ và bảng kê chứng từ gốc. Cuối tháng, dựa vào bảng kê chứng từ gốc kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái tài khoản tiền mặt.
(10) Lưu lại phiếu thu, phiếu chi liên 1, 3 và sổ sách kế toán.
4.1.1.3.Hạch toán nghiệp vụ
a) Hạch toán tổng quát nghiệp vụ
Bảng 4.1: Tình hình thu – chi và tồn quỹ tiền mặt tháng 8/2014 Đơn vị tính: Đồng
STT Nội dung thu chi tiền mặt tại quỹ Số tiền Ghi chú
1 Tồn quỹ đầu kỳ 1.254.735.600
2 Tổng thu trong kỳ 9.139.562.030
- Thu tiền bán hàng 5.890.578.300 - Thu từ tiền gửi ngân hàng 2.580.000.000
- Thu nhập khác 72.659.909
- Thu Thuế GTGT phải nộp 596.323.821
3 Tổng chi trong kỳ 8.806.990.336
- Chi gửi vào ngân hàng 2.972.000.000 - Chi trả người cung cấp 1.846.380.700
- Chi trả lương 286.700.000
- Chi tạm ứng 68.300.000
- Chi mua vật tư 3.225.780.684
- Chi thuế GTGT được khấu trừ 407.828.952
4 Tồn quỹ cuối kỳ 1.587.307.294
Hằng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt kế toán lập phiếu thu , phiếu chi, định kỳ cuối tháng dựa vào các chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Các nghiệp vụ thu, chi quỹ tiền mặt trên chứng từ gốc kế toán hạch toán như sau:
- Nghiệp vụ thu tiền mặt tại quỹ: Trong kỳ, khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt, dựa vào phiếu thu tiền mặt kế toán hạch toán nghiệp vụ
+) Thu tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt, dựa vào Phiếu thu hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 111 2.580.000.000 Có TK 112 2.580.000.000
+) Thu tiền bán hàng và thuế GTGT phải nộp, dựa vào phiếu thu hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 111 6.479.636.130 Có TK 511 5.890.578.300 Có TK 3331 589.057.830
+) Thu nhập khác và thuế GTGT phải nộp, dựa vào phiếu thu hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 111 79.925.900 Có TK 711 72.659.909 Có TK 3331 7.265.991
- Nghiệp vụ chi tiền mặt tại quỹ: Trong kỳ, khi phát sinh các nghiệp vụ chi tiền mặt, dựa vào phiếu chi tiền mặt kế toán hạch toán nghiệp vụ
+) Chi tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng, dựa vào Phiếu chi hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 112 2.972.000.000 Có TK 111 2.972.000.000
+) Chi tiền mặt trả người cung cấp, dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ: Nợ TK 621, 642, 331 1.846.380.700
Nợ TK 133 85.250.884 Có TK 111 1.931.631.584
+ Chi tiền mặt trả lương cho người lao động, dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 334 286.700.000 Có Tk 111 286.700.000
+ Chi tiền mặt tạm ứng , dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 141 68.300.000
Có TK 111 68.300.000
+ Chi tiền mặt mua vật tư, dựa vào phiếu chi hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 152 3.225.780.684
Nợ TK 133 322.578.068 Có TK 111 3.548.358.752
b) Hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể
+ Ngày 01/08/2014: Thu tiền thuê kho 6 tháng đầu năm 2014 số tiền là 2.415.918 đồng, trong đó thuế GTGT 10%, dựa HĐ GTGT 0000781 và phiếu thu 01, Chứng từ ghi sổ 01 ,hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 111: 2.415.918 Có TK 711: 2.916.289 Có TK 3331: 291.629
+ Ngày 06/08/2014: Rút TGNH tại ngân hàng Sacombank về nhập quỹ tiền mặt số tiền là 50.000.000 đồng, dựa vào phiếu thu 03 , chứng từ ghi sổ 01 định khoản nghiệp vụ:
Nơ TK 111: 50.000.000 Có TK 112: 50.000.000
+ Ngày 06/08/2014: Chi tiền mặt tạm ứng chi phí công tác cho Võ Thanh Hùng Số tiền là 2.000.000 đồng, dựa vào phiếu chi 14, chứng từ ghi sổ 02 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 141: 2.000.000 Có TK 111: 2.000.000
+ Ngày 10/08/2014: Chi tiền mặt mua nguyên vật liệu của Cty TNHH Linh Trâm số tiền là 9.523.000 đồng, trong đó thuế GTGT 10%, dựa vào hóa đơn GTGT Số 0000532 và phiếu chi 23 , chứng từ ghi sổ 02 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 152: 8.657.273 Nợ TK 133: 865.727 Có TK 111: 9.523.000
+ Ngày 15/08/2014: Xuất bán vật tư cho Cty cấp thoát nước công trình đô thị Hậu Giang thu bằng tiền mặt số tiền là 77.094.050 đồng, trong đó thuế GTGT 10%, dựa vào HĐ GTGT số. 0000682 và phiếu thu số 35, chứng từ ghi sổ 01 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 111: 77.094.050 Có TK 511: 70.085.500 Có TK 333: 7.008.550
+ Ngày 17/08/2014: Chi tiếp khách số tiền 8.375.000 đồng, dựa vào phiếu chi 34, chứng từ ghi sổ 02 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 642: 8.375.000 Có TK 111: 8.375.000
+ Ngày 25/08/2014: Chi tiền mặt nộp vào ngân hàng Sacombank số tiền là 130.000.000 đồng, dựa vào phiếu chi 56, chứng từ ghi sổ 02 hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 112: 130.000.000 Có TK 111: 130.000.000
+ Ngày 27/08/2014: Chi tiền mặt trả nợ tiền mua cát xây cho DNTN Bảo Ngân số tiền 6.050.000 đồng. Căn cứ vào hóa đon GTGT và phiếu chi 58, chứng từ ghi sổ 02 kế toán hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 331 6.050.000 Có TK 111 6.050.000
+ Ngày 29/08/2014: Chi tiền mặt thanh toán tiền nén bê tông cho trung tâm kiểm định và tư vấn xây dựng số tiền là 3.052.500 đồng, đã bao gồm thuế VAT 10%., căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0001783 kế toán lập phiếu chi 64, chứng từ ghi sổ 02, kế toán hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 621 2.775.000 Nợ TK 133 277.500 Có TK 111 3.052.500
+ Ngày 30/8/2014: chi tiền mặt trả lương cho công nhân đội 1 số tiền là 29.700.000 đồng, dựa vào phiếu chi số 72, chứng từ ghi sổ 02 hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 334 29.700.000 Có TK 111 29.700.000