4.1.2.1.Tổ chức công tác quản lý tiền gửi ngân hàng của Công ty
Hằng ngày dựa vào các chứng từ kế toán tăng hoặc giảm TGNH là các Giấy báo có ( khi Doanh nghiệp gửi tiền vào ngân hàng), Giấy báo Nợ (khi Doanh nghiệp rút tiền từ ngân hàng) hoặc bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như: Ủy nhiệm chi, Sec chuyển khoản, sec bảo chi…để ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng được theo dõi theo từng ngân hàng để tiện theo dõi, đối chiếu.
Nếu có chênh lệch số liệu của sổ kế toán công ty với các chứng từ của Ngân hàng thì cần đối chiếu kịp thời để tim ra nguyên nhân xử lý, nếu cuối tháng chưa tìm ra được nguyên nhân thì hạch toán phần chênh lệch đó vào tài khoản 138 hoặc 338.
Cuối tháng khóa sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trên sổ cái và kiểm tra số liệu với sổ phụ ngân hàng và số tiền trên sổ kế toán của công ty cho tài khoản TGNH.
4.1.2.2.Chứng từ kế toán và Sổ sách hạch toán
- Chứng từ hạch toán: Giấy báo Nợ, giấy báo có, Ủy nhiệm chi, chứng từ ghi sổ...
- Sổ sách kế toán
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ tiền gửi ngân hàng - MS S08-DN + Sổ cái- TK 112– MS S02c2-DN
Quy trình lập chứng từ – luân chuyển chứng từ – ghi sổ kế toán ( Hình 4.2 trang 50)
* Chú giải
(1a) Kế toán lập UNC 2 liên chuyển cho giám đốc ký duyệt
(2b) Ngân hàng Giấy báo có về cho công ty để làm căn cứ ghi sổ nợ
(3) UNC được duyệt chuyển cho Ngân hàng, sau khi xác nhận ngân hàng đóng dấu vào UNC.
(4) Liên 2 ngân hàng giao lại cho kế toán làm căn cứ ghi sổ
(5) Căn cứ vào các chứng từ gốc Giấy báo nợ , giấy báo có, UNC...kế toán ghi sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng (theo từng ngân hàng) và lập bảng kê chứng từ gốc. Cuối tháng, dựa vào bảng kê chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng.
(6) Lưu trữ UNC ( liên 2), GBN, GBC, sổ sách kế toán.
Giám đốc Kế toán Ngân hàng Khách hàng
(1a) (2b) (3) (4) (2b) (1b) (5) (6)
Hình 4.2 Quy trình lập chứng từ – luân chuyển chứng từ – ghi sổ kế toán Tài khoản Tiền gửi Ngân hàng
Lập UNC (2 liên) Ký duyệt và đóng dấu UNC đã được duyệt Xác nhận, đóng dấu UNC UNC, GBC đã được ngân hàng xác nhận và đóng dấu Lập bảng kê chứng từ , chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, sổ cái
TK 112
Lưu
Trả nợ Lập GBC
4.1.2.3. Hạch toán nghiệp vụ
a) Hạch toán tổng quát nghiệp vụ
Bảng 4.2: Tình hình thu – chi và tồn quỹ tiền gửi ngân hàng tháng 8/2014
Đơn vị tính: Đồng
STT Nội dung thu, chi TGNH Số tiền Ghi chú
1 Tồn đầu kỳ 3.595.674.906
2 Tổng thu trong kỳ 30.604.634.230 - Thu tiền bán hàng 5.687.836.990 - Thu nợ khách hàng 13.343.607.541 - Thu tiền mặt gửi vào 2.972.000.000
- Vay ngắn hạn 8.000.000.000
- Thu lãi TGNH 32.406.000
- Thu thuế GTGT phải nộp 568.783.699 3 Tổng chi trong kỳ 15.743.632.135
- Chi rút tiền mặt 2.580.000.000
- Chi tạm ứng 1.585.300.000
- Chi trả người cung cấp 6.097.134.721 - Chi mua nguyên vật liệu 4.982.906.740 - Chi thuế GTGT được khấu trừ 498.290.674
4 Tồn cuối kỳ 18.456.677.001
(Nguồn số liệu: Cty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp Thành phố Cần Thơ)
Hằng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi ngân hàng dựa vào Giấy báo nợ, giấy báo có kế toán lập phiếu thu phiếu chi và theo dõi tiền gừi ngân hàng theo từng ngân hàng, định kỳ cuối tháng dựa vào các chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Các nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi ngân hàng trên chứng từ gốc kế toán hạch toán như sau:
- Nghiệp vụ ghi tăng tài khoản tiền gửi ngân hàng: Trong kỳ, khi phát sinh các nghiệp vụ ghi tăng tài khoản tiền gửi, dựa vào giấy báo có ngân hàng hạch toán nghiệp vụ
+) Nộp tiền mặt vào tài khoản TGNH, dựa vào giấy báo có ngân hàng, kế toán lập Phiếu chi Tiền mặt, hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 112 2.972.000.000 Có TK 111 2.972.000.000
+) Thu tiền bán hàng bằng chuyển khoản, dựa vào giấy báo có hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 112 6.256.620.689 Có TK 511 5.687.836.990 Có TK 3331 568.783.699
+) Thu nợ khách hàng bằng chuyển khoản, dựa vào giấy báo có hạch toán nghiệp vụ.
Nợ TK 112 13.343.607.541 Có TK 131 13.343.607.541
+) Vay ngắn hạn ngân hàng, dựa vào giấy báo có hạch toán nghiệp vụ Nợ TK 112 8.000.000.000
Có TK 311 8.000.000.000
+) Thu lãi TGNH, dựa vào giấy báo có hạch toán nghiệp vụ Nợ TK 112 32.406.000
Có TK 515 32.406.000
- Nghiệp vụ ghi giảm tài khoản tiền gửi ngân hàng: Trong kỳ, khi phát sinh các nghiệp vụ ghi giảm TKTG, dựa vào giấy báo nợ ngân hàng để hạch toán nghiệp vụ
+) Rút TGNH về nộp quỹ tiền mặt, dựa vào giấy báo nợ ngân hàng, kế toán lập Phiếu thu tiền mặt hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 111 2.580.000.000 Có TK 112 2.580.000.000
+) Chi tạm ứng, dựa vào giấy báo nợ, UNC hạch toán nghiệp vụ Nợ TK 141 1.585.300.000
Có TK 112 1.585.300.000
+) Chi mua nguyên vật liệu, dựa vào HĐGTGT và giấy báo nợ hạch toán nghiệp vụ.
Nợ TK 152 4.982.906.740 Nợ TK 133 498.290.674 Có TK 112 5.481.197.414
+ Chi trả người cung cấp, dựa vào hóa đơn GTGT và giấy báo nợ hạch toán nghiệp vụ; Nợ TK 331, 642, 627 5.720.836.200 Nợ TK 133 376.298.521 Có TK 112 6.097.134.721 b) Hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể
+ Ngày 02/08/2014: Thu tiền bằng chuyển khoản công trình trường THPT An Thạnh 3 số tiền là 287.626.000 đồng, trong đó thuế VAT 10%, đã nhận được giấy báo có của ngân hàng SacomBank chi nhánh Cần Thơ, dựa vào HĐ GTGT và Giấy báo có 03, chứng từ ghi sổ 03 hạch toán nghiệp vụ;
Nợ TK 112 287.626.000 Có TK 511 261.478.182 Có TK 3331 26.147.818
+Ngày 05/08/2014 : Chuyển khoản thanh toán tiền phí bảo hiểm xe cơ giới cho công ty bảo hiểm Bưu điện Cần Thơ số tiền là 33.401.000 đồng. Căn cứ vào ủy nhiệm chi của Ngân hàng BIDV, chứng từ ghi sổ 04 kế toán hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 642 33.401.000 Có TK 112 33.401.000
+ Ngày 07/08/2014: Chuyển khoản thanh toán tiền vật tư dùng tại đội số 4 cho DNTN Phát Đạt số tiền là 60.000.000 đồng bao gồm thuế GTGT 10%, đã nhận được giấy báo nợ của ngân hàng Sacombank chi nhánh Cần Thơ, dựa vào GBN11, chứng từ ghi sổ 04 kế toán hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 627 54.545.455 Nợ TK 133 5.454.545 Có TK 112 60.000.000
+ Ngày 08/08/2014: Vay ngắn hạn có tiền 8.000.000.000 đồng của ngân hàng Sacombank, dựa vào giấy nhận nợ và giấy báo có 12 của ngân hàng, chứng từ ghi sổ 03, kế toán hạch toán nghiệp vu:
Nợ TK 112 8.000.000.000 Có TK 311 8.000.000.000
+ Ngày 13/08/2014: Tạm ứng chi phi công trình cho Võ Văn Cường số tiền 100.000.000 đồng, tại ngân hàng Sacombank chi nhánh Cần Thơ, dựa vào giấy đề nghị tạm ứng và ủy nhiệm chi, chứng từ ghi sổ 04 hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 141 100.000.000 Có TK 112 100.000.000
+ Ngày 20/08/2014: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt số tiền là 250.000.000 đồng, đã nhận được giấy báo nợ của ngân hàng BIDV chi nhánh Cần Thơ, dựa vào phiếu thu 42, chứng từ ghi sổ 04 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 111: 250.000.000 Có TK 112: 250.000.000
+ Ngày 27/08/2014 : Chi tiền mặt nộp vào ngân hàng BIDV chi nhánh Cần Thơ số tiền 100.000.000 đồng, dựa vào phiếu chi 63, chứng từ ghi sổ 03 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 112 100.000.000 Có TK 111 100.000.000
+ Ngày 28/08/2014: Chuyển khoản thanh toán chi phí mua nguyên vật liệu cho công ty TNHH điện nước VLXD Mê Kong số tiền là 65.016.000 đồng trong đó thuế VAT 10%, đã nhận được giấy báo nợ của ngân hàng Sacombank chi nhánh Cần Thơ, dựa vào HĐ GTGT số 0000761 và giấy báo nợ 29, chứng từ ghi sổ 04 hạch toán nghiệp vụ
Nợ TK 152 59.105.455 Nợ TK 133 5.910.545 Có TK 112 65.016.000
+ Ngày 29/08/2014: Chuyển khoản thanh toán tiền nợ mua sắt phi 10 của Cty TNHH Linh Trâm số tiền là 33.000.000 đồng đã nhận được giấy báo nợ của ngân hàng BIDV chi nhánh Cần Thơ, dựa vào GBN 34, chứng từ ghi sổ 04 kế toán hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 331 33.000.000 Có TK 112 33.000.000
+ Ngày 30/08/2014 : Bà Nguyễn Thị Tự chuyển khoản thanh toán tiền bán nền A3-01-02 Khu TĐC số tiền là 630.000.000 đồng, đã nhận được giấy báo có của ngân hàng Sacombank chi nhánh Cần Thơ, dựa vào giấy báo có 43 của ngân hàng, chứng từ ghi sổ 03 hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 112 630.000.000 Có TK 131 630.000.000
+ Ngày 30/08/2014 Nhận được Giấy báo có của ngân hàng BIDV thông báo lãi nhập vốn số tiền là 781.500, dựa vào giấy báo có 46, chứng từ ghi sổ 03 hạch toán nghiệp vụ :
Nợ TK 112: 781.500 Có TK 515: 781.500