3.4.2.1. Ban Giám Đốc
Ban giám đốc điều hành và quyết định tất cả các hoạt động của công ty. Giám đốc có quyền tổ chức bộ máy kinh doanh, quản lí việc bố trí cơ
cấu nhân sự, trực tiếp điều hành kinh doanh, quản lí và kiểm tra hoạt động ở
các phòng ban khác trong công ty. Đồng thời Ban Giám đốc có trách nhiệm về
về kết quả kinh doanh trong kỳ và phải báo cáo về Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam thường niên.
Phó giám đốc có trách nhiệm trợ giúp Giám đốc thực hiện các hoạt động trong phạm vi được phân công phụ trách, có nhiệm vụ quản lí điều hành các bộ phận trực thuộc, thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch được giao.
Ban giám đốc Phòng kinh doanh Đội tải Phòng kế toán tài chính Phòng quản lý kỹ thuật Kho xăng dầu Cửa hàng xăng dầu TP Vĩnh Long Cửa hàng xăng dầu huyện Trà Ôn 30 cửa hàng bán lẻ xăng dầu Cửa hàng thiết bị 13 cửa hàng bán lẻ Phòng tổ chức hành chính 9 điểm bán lẻ
3.4.2.2. Phòng kinh doanh.
Chức năng và nhiệm vụ
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tổ chức quản lí công tác tiêu thụ xăng dầu, các sản phẩm phụ, quản lí hàng tồn kho, quản lí giao dịch với khách hàng; phải thường xuyên quan hệ với cơ quan chủ quản và tiếp nhận kế hoạch hướng dẫn của Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam, thường xuyên phản ánh và xin ý kiến chỉ đạo của UBND Tỉnh, Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam, đồng thời báo cáo những khó khăn trong công tác kinh doanh và định hướng kinh doanh định kỳ lên cho Ban Giám đốc.
Quyền hạn
Được chủ động giao dịch với cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan hữu quan để tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên.
Được ký kết các hợp đồng mua bán với nhà cung ứng và khách hang.
Được quyền kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện số lượng bán ra, mua vào, giá bán, tình hình thực hiện so với kế hoạch đề ra để có chính sách điều chỉnh hợp lý.
Được quyền yêu cầu các phòng cung cấp thông tin, tài liệu liên quan để
phục vụ quá trình kinh doanh theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
3.4.2.3. Phòng quản lý kỹ thuật.
Chức năng và nhiệm vụ
Phòng quản lí kĩ thuật có trách nhiệm thực hiện việc trang bị, sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất, các trang thiết bị kinh doanh, các phương tiện vận tải thuỷ bộ, thực hiện định mức kỹ thuật trong vận chuyển, dự trữ khấu hao, bảo quản hàng hoá.
Quyền hạn
Được quyền yêu cầu các đơn vị khác phối hợp để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty.
Được đóng góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt
động của công ty.
Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục
đích phục vụ công tác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên.
Ký văn bản hành chính, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và của Công ty để thực hiện các công việc được phân công, theo sự ủy quyền của Giám đốc.
Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc phòng.
3.4.2.4. Phòng kế toán tài chính
Chức năng và nhiệm vụ
Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ tổ chức bộ máy quản lí tài chính, kế
toán của công ty như: tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ của toàn công ty, báo cáo quyết toán mỗi quý cho Giám đốc và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh đạt được trong kỳ.
Quyền hạn
Phòng Tài chính kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế
toán.
Phòng Kế toán tài chính tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Tổ chức công tác và tổ chức bộ máy kế toán, thống kê gọn nhẹ, phù hợp với quy mô và yêu cầu quản lý của công ty.
Tổ chức thu thập xử lý kiểm tra phân tích và cung cấp thông tin chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn trong quá trình hoạt động của công ty.
Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộđơn vị.
Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phát hiện những lãng phí báo cáo lên cấp trên để kịp thời xử lý.
Có quyền từ chối thanh toán các khoản không đảm bảo thủ tục chứng từ
hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật và của Công ty.
3.4.2.5. Phòng tổ chức hành chính.
Chức năng và nhiệm vụ
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ bố trí cơ cấu nhân sự cho toàn công ty, tuyển dụng lao động, tổ chức đào tạo nghiệp vụ nâng cao trình độ, tay nghề cho công nhân viên của công ty. Thực hiện chế độ bảo hộ lao động, an toàn lao động, chếđộđộc hại và các chếđộ khác theo Luật lao động, thực hiện chế độ tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên theo quy định của pháp
luật; cuối mỗi tháng phải báo cáo lên Ban Giám đốc về cơ cấu nhân sự hiện tại của công ty và tình hình thanh toán lương, BHXH, BHYT cho nhân viên.
Quyền hạn
Được quyền yêu cầu các đơn vị khác cung cấp thông tin, số liệu có liên quan đến an toàn lao động và các công tác hành chính khác.
3.4.2.6. Đội tải.
Chức năng và nhiệm vụ
Đội tải có nhiệm vụ tổ chức, quản lí, vận chuyển xăng dầu và hàng hóa khác từ nguồn cung cấp về công ty cũng như vận chuyển hàng đi bán, đảm bảo an toàn vận chuyển, bảo quản các phương tiện vận chuyển và báo cáo về Giám
đốc tình hình sử dụng các phương tiện vận chuyển.
Quyền hạn
Được quyền quản lý điều động toàn bộ phương tiện vận tải ký lệnh điều
động phương tiện theo hợp đồng.
Trực tiếp tham mưu với Giám đốc về lĩnh vực quản lý phương tiện và vận tải.
3.4.2.7. Kho xăng dầu Vĩnh Long.
Khái niệm
Kho xăng dầu Vĩnh Long có nhiệm vụ quản lí xuất nhập và tồn trữđúng kĩ thuật, quy trình nghiệp vụ kho dưới sự điều hành của phòng kinh doanh; bảo quản tốt xăng dầu, đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy và vệ sinh môi trường; kiểm kê thường xuyên xăng, dầu trong kho cả về số lượng và chất lượng, đảm bảo hàng trong kho không bị sai lệch về số lượng và chất lượng so với sổ sách, báo cáo định kỳ cho phòng kinh doanh, phòng kế toán về tình hình nhập, xuất kết quả kiểm kê trong kỳ.
Quyền hạn
Nhập kho đểđảm bảo hàng hóa đủ số lượng và chất lượng Xuất, nhập hàng hóa theo quy đinh và khi có chứng từđầy đủ.
Thực hiện cáo báo cáo định kỳ hoặc đột xuất để thống kê số lượng xuất, nhập, tồn, hoao hụt đểđối chiếu các phòng nghiệp vụ của Công ty.
3.4.2.8. Các đại lí, các cửa hàng bán lẻ
Các đại lí, các cửa hàng bán lẻ thực hiện chỉ tiêu doanh số bán ra, phục vụ tốt các yêu cầu của khách hàng, bảo đảm an toàn lao động, quản lí hàng
hoá, tài sản ở đơn vị mình, định kỳ báo cáo với Giám đốc về kết quả kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản của công ty tại cửa hàng.
Trong nội bộ công ty thực hiện điều hành theo mô hình trực tuyến chức năng, Giám đốc chỉ đạo thực hiện cho tất cả các phòng ban, trực tiếp giao nhiệm vụ cho các phòng ban, các phòng ban căn cứ nhiệm vụ được giao và các quy định, quy chế mà có cơ sở tổ chức thực hiện. Giữa các phòng ban có mối quan hệ đối chiếu, bổ sung cho nhau tạo ra một bộ máy hoạt động trật tự
có kiểm soát nội bộ chặt chẽ.