3.3.1. Nhiệm vụ
Thực hiện nghiêm chỉnh các chếđộ hoạch toán kinh tế nhằm sử dụng tốt hợp lý các tài sản và lao động, vật tư, tiền, hang. Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của nhà nước, bảo đảm phát triển vốn của doanh nghiệp.
Xây dựng kế hoạch kinh doanh, tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh được Tổng công ty phê duyệt.
Chấp hành các chính sách, pháp luật của Nhà nước.
Thường xuyên chủ động áp dụng các chính sách khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ. Từng bước hoàn thiện và nâng cao cơ sở khoa học kỹ thuật, máy móc, thiết bị phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh. Mở rộng thị
trường và bảo vệ môi trường.
Thực hiện chế độ lương, bảo hiểm xã hội, an toàn lao động, các chế độ
Quản lý chỉđạo trực tiếp các đơn vị trực thuộc thực hiện tố kế hoạch của công ty thực hiện tốt các quy định của nhà nước.
3.3.2. Quyền hạn
Được quyền ký hết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động và các hợp
đồng khác thuộc phạm vi nhiệm vụ kinh doanh với các tổ chức kinh tế, các cá nhân trong và ngoài nước.
Được quyền quản lý, sử dụng lao động, tiền vốn tài sản của công ty theo chếđộ chính sách hiện hành của Nhà nước.
Thực hiện quyết định của Tổng công ty về phương thức kinh doanh, giá bán hang hóa là xăng dầu. Các nguồn vật tư khác công ty được định giá theo nguyên tắc có lãi hợp lý phù hợp với chính sách Nhà nước.
3.3.3. Lĩnh vực hoạt động của công ty
- Lĩnh vực kinh doanh của công ty: Thương mại và dịch vụ
- Ngành nghề kinh doanh: kinh doanh xăng dầu, sản phẩm hóa dầu và các vật tư khác, tổng đại lý Bảo hiểm Petrolimex.
Sản phẩm chính của công ty: xăng Mogas 92, Mogas 90, dầu Diesel, dầu hoả, Mazút (xăng dầu sáng ), những sản phẩm này được dùng làm nhiên liệu cho các phương tiện giao thông, cho các quá trình chế biến, xây dựng, khai thác, phát điện... Đây là mặt hàng chiến lược không những có tính chất quyết
định đến sự sống còn của công ty mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống kinh tế - xã hội.
Sản phẩm phụ của công ty là: dầu mỡ nhờn và dịch vụ vận chuyển nhiên liệu lỏng. Doanh số bán ra của những sản phẩm này chiếm tỷ trọng rất nhỏ
khoảng 1,65% (năm 2009 ) trong tổng doanh số bán ra.
3.4. CƠ CẤU VÀ TÌNH HÌNH DÂN SỰ
3.4.1. Cơ cấu công ty
- Công ty hoạt động theo chếđộ một thủ trưởng, cấu trúc hoạt động theo mô hình trực tuyến.
- Cơ quan quản lí cao nhất là Ban giám đốc
+ Đứng đầu Ban giám đốc là Giám đốc. Giám đốc do Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam bổ nhiệm và miễn nhiệm; là người tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty, là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật cũng như các cơ quan quản lí của Nhà nước.
+ Hai Phó Giám đốc, là người giúp việc cho Giám đốc. Các Phó Giám
đốc được Giám đốc phân công phụ trách một số công việc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc. Phó Giám đốc thay mặt Giám đốc điều hành Công ty khi Giám đốc đi vắng.
Phó giám đốc thứ nhất: Là người chịu trách nhiệm về bán lẻ tại các cửa hàng. Phó giám đốc thứ hai: Là người phụ trách kinh doanh bán buôn tại Công ty.
Dưới quyền Ban giám đốc là các phòng, ban làm việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao và cũng chịu trách nhiệm trước Giám Đốc.
(Nguồn: Phòng quản lý hành chính)
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức quản lí của Công ty Xăng dầu Vĩnh Long
3.4.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban
3.4.2.1. Ban Giám Đốc
Ban giám đốc điều hành và quyết định tất cả các hoạt động của công ty. Giám đốc có quyền tổ chức bộ máy kinh doanh, quản lí việc bố trí cơ
cấu nhân sự, trực tiếp điều hành kinh doanh, quản lí và kiểm tra hoạt động ở
các phòng ban khác trong công ty. Đồng thời Ban Giám đốc có trách nhiệm về
về kết quả kinh doanh trong kỳ và phải báo cáo về Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam thường niên.
Phó giám đốc có trách nhiệm trợ giúp Giám đốc thực hiện các hoạt động trong phạm vi được phân công phụ trách, có nhiệm vụ quản lí điều hành các bộ phận trực thuộc, thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch được giao.
Ban giám đốc Phòng kinh doanh Đội tải Phòng kế toán tài chính Phòng quản lý kỹ thuật Kho xăng dầu Cửa hàng xăng dầu TP Vĩnh Long Cửa hàng xăng dầu huyện Trà Ôn 30 cửa hàng bán lẻ xăng dầu Cửa hàng thiết bị 13 cửa hàng bán lẻ Phòng tổ chức hành chính 9 điểm bán lẻ
3.4.2.2. Phòng kinh doanh.
Chức năng và nhiệm vụ
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tổ chức quản lí công tác tiêu thụ xăng dầu, các sản phẩm phụ, quản lí hàng tồn kho, quản lí giao dịch với khách hàng; phải thường xuyên quan hệ với cơ quan chủ quản và tiếp nhận kế hoạch hướng dẫn của Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam, thường xuyên phản ánh và xin ý kiến chỉ đạo của UBND Tỉnh, Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam, đồng thời báo cáo những khó khăn trong công tác kinh doanh và định hướng kinh doanh định kỳ lên cho Ban Giám đốc.
Quyền hạn
Được chủ động giao dịch với cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan hữu quan để tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên.
Được ký kết các hợp đồng mua bán với nhà cung ứng và khách hang.
Được quyền kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện số lượng bán ra, mua vào, giá bán, tình hình thực hiện so với kế hoạch đề ra để có chính sách điều chỉnh hợp lý.
Được quyền yêu cầu các phòng cung cấp thông tin, tài liệu liên quan để
phục vụ quá trình kinh doanh theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
3.4.2.3. Phòng quản lý kỹ thuật.
Chức năng và nhiệm vụ
Phòng quản lí kĩ thuật có trách nhiệm thực hiện việc trang bị, sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất, các trang thiết bị kinh doanh, các phương tiện vận tải thuỷ bộ, thực hiện định mức kỹ thuật trong vận chuyển, dự trữ khấu hao, bảo quản hàng hoá.
Quyền hạn
Được quyền yêu cầu các đơn vị khác phối hợp để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty.
Được đóng góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt
động của công ty.
Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục
đích phục vụ công tác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên.
Ký văn bản hành chính, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và của Công ty để thực hiện các công việc được phân công, theo sự ủy quyền của Giám đốc.
Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc phòng.
3.4.2.4. Phòng kế toán tài chính
Chức năng và nhiệm vụ
Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ tổ chức bộ máy quản lí tài chính, kế
toán của công ty như: tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ của toàn công ty, báo cáo quyết toán mỗi quý cho Giám đốc và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh đạt được trong kỳ.
Quyền hạn
Phòng Tài chính kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế
toán.
Phòng Kế toán tài chính tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Tổ chức công tác và tổ chức bộ máy kế toán, thống kê gọn nhẹ, phù hợp với quy mô và yêu cầu quản lý của công ty.
Tổ chức thu thập xử lý kiểm tra phân tích và cung cấp thông tin chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn trong quá trình hoạt động của công ty.
Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộđơn vị.
Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phát hiện những lãng phí báo cáo lên cấp trên để kịp thời xử lý.
Có quyền từ chối thanh toán các khoản không đảm bảo thủ tục chứng từ
hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật và của Công ty.
3.4.2.5. Phòng tổ chức hành chính.
Chức năng và nhiệm vụ
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ bố trí cơ cấu nhân sự cho toàn công ty, tuyển dụng lao động, tổ chức đào tạo nghiệp vụ nâng cao trình độ, tay nghề cho công nhân viên của công ty. Thực hiện chế độ bảo hộ lao động, an toàn lao động, chếđộđộc hại và các chếđộ khác theo Luật lao động, thực hiện chế độ tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên theo quy định của pháp
luật; cuối mỗi tháng phải báo cáo lên Ban Giám đốc về cơ cấu nhân sự hiện tại của công ty và tình hình thanh toán lương, BHXH, BHYT cho nhân viên.
Quyền hạn
Được quyền yêu cầu các đơn vị khác cung cấp thông tin, số liệu có liên quan đến an toàn lao động và các công tác hành chính khác.
3.4.2.6. Đội tải.
Chức năng và nhiệm vụ
Đội tải có nhiệm vụ tổ chức, quản lí, vận chuyển xăng dầu và hàng hóa khác từ nguồn cung cấp về công ty cũng như vận chuyển hàng đi bán, đảm bảo an toàn vận chuyển, bảo quản các phương tiện vận chuyển và báo cáo về Giám
đốc tình hình sử dụng các phương tiện vận chuyển.
Quyền hạn
Được quyền quản lý điều động toàn bộ phương tiện vận tải ký lệnh điều
động phương tiện theo hợp đồng.
Trực tiếp tham mưu với Giám đốc về lĩnh vực quản lý phương tiện và vận tải.
3.4.2.7. Kho xăng dầu Vĩnh Long.
Khái niệm
Kho xăng dầu Vĩnh Long có nhiệm vụ quản lí xuất nhập và tồn trữđúng kĩ thuật, quy trình nghiệp vụ kho dưới sự điều hành của phòng kinh doanh; bảo quản tốt xăng dầu, đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy và vệ sinh môi trường; kiểm kê thường xuyên xăng, dầu trong kho cả về số lượng và chất lượng, đảm bảo hàng trong kho không bị sai lệch về số lượng và chất lượng so với sổ sách, báo cáo định kỳ cho phòng kinh doanh, phòng kế toán về tình hình nhập, xuất kết quả kiểm kê trong kỳ.
Quyền hạn
Nhập kho đểđảm bảo hàng hóa đủ số lượng và chất lượng Xuất, nhập hàng hóa theo quy đinh và khi có chứng từđầy đủ.
Thực hiện cáo báo cáo định kỳ hoặc đột xuất để thống kê số lượng xuất, nhập, tồn, hoao hụt đểđối chiếu các phòng nghiệp vụ của Công ty.
3.4.2.8. Các đại lí, các cửa hàng bán lẻ
Các đại lí, các cửa hàng bán lẻ thực hiện chỉ tiêu doanh số bán ra, phục vụ tốt các yêu cầu của khách hàng, bảo đảm an toàn lao động, quản lí hàng
hoá, tài sản ở đơn vị mình, định kỳ báo cáo với Giám đốc về kết quả kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản của công ty tại cửa hàng.
Trong nội bộ công ty thực hiện điều hành theo mô hình trực tuyến chức năng, Giám đốc chỉ đạo thực hiện cho tất cả các phòng ban, trực tiếp giao nhiệm vụ cho các phòng ban, các phòng ban căn cứ nhiệm vụ được giao và các quy định, quy chế mà có cơ sở tổ chức thực hiện. Giữa các phòng ban có mối quan hệ đối chiếu, bổ sung cho nhau tạo ra một bộ máy hoạt động trật tự
có kiểm soát nội bộ chặt chẽ.
3.4.3. Tình hình nhân sựở Công ty
Một Công ty muốn phát triển bền vững thì cần hội tủ đầy đủ các nguồn lực như: tài nguyên thiên nhiên, vốn, khoa hoc, công nghệ, con người…Trong
đó nguồn lực con người là quan trong nhất và có sức ảnh hưởng lớn nhất đến hiệu quả hoạt động của Công ty. Nếu Công ty có nguồn tài nguyên phong phú, vốn đầy đủ, máy móc hiện đại nhưng thiếu những con người có trình độ khai thác các nguồn lực đó thì Công ty cũng không đạt được các kết quả như mong muốn.
Nguồn lực được chia làm 3 nhóm: nhân lực, vật lực, tài lực. Vấn đề đào tạo và phát triển nguồn lực là điều rất cần thiết nhưng các Công ty nhiều khi e ngại sự tốn kém và còn thiếu niềm tin vào việc cộng tác lâu dài của người lao
động nên chưa mạnh dạn đầu tư. Đối với Công ty Xăng dầu Vĩnh Long thì cũng không ngoại lệ, cũng rất cần những con người giàu kiến thức, kinh nghiệm và năng động sáng tạo trong mọi hoạt động của Công ty để đem đến cho Công ty hiệu quả tốt nhất. Chính vì thế mà công tác quản trị nguồn nhân sự luôn được Công ty chú trọng và quan tâm thường xuyên để ngày càng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho Công ty.
3.4.3.1. Số lượng lao động của Công ty
- Nhân sự của công ty đến 6 tháng đầu năm 2013 là 139 người được thể
hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 3.1 Tình hình số lao động ở Công ty đến 6 tháng đầu năm 2013
Đơn vị Đơn vị tính Số lượng
Bộ phận văn phòng Người 40 Bộ phận kho Người 10 Bộ phận vận tải Người 25 Bộ phận cửa hàng Người 64 Tổng Người 139 (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Từ bảng 3.1 cho thấy Công ty có 4 bộ phận: bộ phận văn phòng, bộ
phận kho, bộ phận vận tải và bộ phận cửa hàng, số lao động của công ty tương
đối ít, nhưng phân bố hợp lý cho từng bộ phâ của Công ty.
Bộ phận văn phòng 29% Bộ phận cửa hàng 46% Bộ phận vận tải 18% Bộ phận kho 7% (Nguồn: Phòng quản lý hành chính)
Hình 3.2 Cơ cấu số lao động số lao động của Công ty
Qua hình 3.2 thấy được bộ phận cửa hàng chiếm 46% tổng số lượng lao
động của Công ty, họ được phân bốở các cửa hàng bán lẻ xăng dầu trong toàn tỉnh Vĩnh Long, đây là lực lượng bán hàng trực tiếp cho công ty. Tiếp theo là bộ phận văn phòng chiếm cơ cấu 29% số lao động của Công ty, đây là lực lượng làm việc trong văn phòng của Công ty, họ là những người có nhiều kinh nghiệm có trình độ, thực hiện các mọi hoạt động trong công ty. Hai bộ phận chiếm cơ cấu tương đối thấp là bộ phận vận tải 18% và bộ phận kho 7%. Hàng năm qua Công ty luôn chú trọng bồi dưỡng lực lượng bán hàng, kho, vận tải cho đến nhân viên văn phòng để họ ngày càng nâng cao trình độ cũng như
thực hiện tốt trách nhiệm của từng bộ phận của họ.
3.4.3.2. Chất lượng lao động của Công ty
Nhiều năm qua Công ty đã cố gắng nâng cao chất lượng lao động, đào tạo nhân viên chuyên nghiệp để góp phần nâng cao hiệu quả của Công ty
Bảng 3.2 Tình hình chất lượng lao động của Công ty
Trình độ chuyên môn Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp 18 16 25 80 12,9 11,5 18,0 57,6 Tổng số lao động 139 100,0 (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Từ bảng 3.2 thấy được lao động có trình độ sơ cấp chiếm phần lớn nhất trong tổng số lao động của Công ty 80/139, trình độ đại học, cao đẳng, sơ cấp chiếm số lượng tương đối ngang nhau, sự phân bố trình độ lao động của Công ty có phần chênh lệch giữa sơ cấp và đại học, cao đẳng, trung cấp quá lớn.
Đại học 13% Cao đẳng 12% Trung cấp 18% Sơ cấp 57%
Hình 3.3 Cơ cấu chất lượng lao động của Công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Như đã nhận xét ở trên thì chất lượng lao động có sự chênh lệch giữa trình độ sơ cấp với đại học, cao đẳng, trung cấp. Qua hình 3.3 càng thấy rõ sự
chênh lệch này, trình độ sơ cấp chiếm 57% trong tổng cơ cấu lao động, vì sao