Văn bản nội bộ của doanh nghiệp là một hệ thống các văn bản thể hiện mối quan hệ pháp lý, quan hệ quản lý, quan hệ lao động trong nội bộ doanh nghiệp hoặc quan hệ của doanh nghiệp với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khác. Văn bản nội bộ bao gồm: Điều lệ doanh nghiệp; Thỏa ƣớc lao động tâp thể; Nội quy lao động; Các quy trình thủ tục...
Một doanh nghiệp không thể hoạt động có trật tự, hiệu quả, chuyên nghiệp nếu không có một hệ thống văn bản nội bộ của mình. Đối với các doanh nghiệp có quy mô, tổ chức càng lớn thì việc quản lý trực tiếp không còn hiệu quả mà phải quản lý theo chức năng phân cấp và đƣợc phản ánh
32
bằng văn bản áp dụng. Các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các quy trình đều đƣợc thể hiện dƣới dạng văn bản và dƣới các hình thức do luật quy định nhƣ điều lệ, nội quy. Văn bản nội bộ giống nhƣ luật doanh nghiệp và do đó làm căn cứ cho quyết định của ngƣời quản lý doanh nghiệp đó.
Bất cứ doanh nghiệp nào đều phải có điều lệ khi thành lập và đều có quy định về giờ giấc làm việc, nghỉ ngơi. Điều lệ không thể là một văn bản chỉ để thành lâp doanh nghiệp mà cốt lõi của điều lệ là bằng chứng giữa các thành viên trong việc cho ra đời một doanh nghiệp. Điều lệ doanh nghiệp hết sức quan trọng, nó đƣợc ví nhƣ “hiến pháp” của doanh nghiệp. Ngay từ buổi đầu thành lập doanh nghiệp, các thành viên sáng lập đã phải họp và xác định những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp nhƣ loại hình công ty, tên gọi, địa điểm kinh doanh, vốn điều lệ, xác định nhiệm vụ, chức năng của các thành viên, của các phòng ban, vấn đề phân chia lợi nhuận, rủi ro. Điều lệ là một trong những căn cứ quan trọng để xây dựng các văn bản nội bộ khác của doanh nghiệp. Nếu điều lệ doanh nghiệp đƣợc xem là “hiến pháp” của doanh nghiệp thì nội quy lao động có thể đƣợc ví nhƣ là “luật” của doanh nghiệp đó nhằm thiết lập và duy trì một trât tự lao động theo ý chí của ngƣời điều hành doanh nghiệp.
Nội quy lao động kết hợp với các văn bản nội bộ doanh nghiệp sẽ tạo thành linh hổn của doanh nghiệp. Nội quy lao động thiết lâp từ ý chí của những ngƣời quản lý doanh nghiệp phù hợp với pháp luật về những vấn đề quan trọng nhƣ: giờ giấc làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, quy trình làm việc, chế độ báo cáo, quan hệ giữa các phòng ban. Ở đó cũng chứa đựng những ý kiến và đồng tình của ngƣời lao động trong doanh nghiệp, đây là yếu tố giúp cho nội quy lao động đƣợc thi hành nghiêm túc. Mỗi một văn bản nội bộ doanh nghiệp có một ý nghĩa khác nhau, tổng thể chúng hợp thành một hệ thống thống nhất và hoàn chỉnh. Hãy làm sao để doanh nghiệp truyền đạt đƣợc ý tƣởng, mục đích của mình trong các văn bản nội bộ và tổ chức thực hiện
33
chúng một cách có hiệu quả chính là góp phần quan trọng để làm nên thành quả kinh doanh và phát triển bền vững.
Tóm lại, việc xây dựng và hoàn thiện các văn bản nội bộ doanh nghiệp là cần thiết. Doanh nghiệp cần hoàn thiện một cách có hệ thống, chặt chẽ và mang tính chính xác cao nhằm thể hiện đƣờng lối, chính sách của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp xây dựng tốt các văn bản nội bộ của mình thì nó sẽ giúp cho doanh nghiệp có đƣợc một tổ chức chặt chẽ và đồng bộ. Qua hệ thống văn bản nội bộ của doanh nghiệp, chúng ta có thể đánh giá đƣợc văn hóa của doanh nghiệp đó.