Tổ chức và nhân sự là những vấn đề lớn của doanh nghiệp. Tuy con ngƣời có vai trò quyết định, song kể cả một tổ chức với tất cả những con ngƣời xuất chúng nhƣng lại thực thi những công việc trái sở trƣờng sẽ không phát huy đƣợc hiệu quả. Tổ chức, bố trí, sắp xếp mọi ngƣời trong doanh nghiệp vào những vai trò, công việc cụ thể đúng năng lực sở trƣờng là rất quan trọng . Nói một cách khác, tổ chức là tổng thể những trách nhiệm hay vai trò đƣợc phân chia cho ngƣời khác nhằm đạt đƣợc mục tiêu và nhiệm vụ chung. Trong thực tế, có không ít trƣờng hợp những nhà lãnh đạo đƣa ra những tuyên bố về nhiệm vụ mới của tổ chức nhƣng lại không đầu tƣ thích đáng cho việc rà soát lại cơ cấu tổ chức. Hệ quả là doanh nghiệp sẽ không đạt đƣợc mục tiêu. Do đó, khi doanh nghiệp có sự mở rộng, thay đổi mục tiêu thì doanh nghiệp đó cần phải xây dựng các văn bản quy định một cách rõ ràng và mang tính khả thi. Hơn nữa, phải lôi kéo đƣợc sự tham gia của nhân viên ở tất cả các cấp vào việc xây dựng văn bản này, khắc phục tính thụ động trông chờ vào cấp trên.
1.3.3.1. Các cấp độ của cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Cấp độ vĩ mô: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng thành viên trong doanh nghiệp.
Cấp độ vi mô: là cách quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các thành viên trong doanh nghiệp nắm giữ.
Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành của doanh nghiệp, quy trình quản lý của doanh nghiệp, hệ thống văn hóa, hệ thống quản lý hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty sẽ không thực hiện có hiệu quả các chức năng của mình nếu các cấp cơ cấu này không đƣợc thiết lập một cách đúng mức để hỗ trợ cho hoạt động của công ty.
31
1.3.3.2. Các hình thức cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức chức năng: Trong cơ cấu này, vai trò của từng vị trí đƣợc bố trí theo chức năng nhằm đạt đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ chung. Quản lý từng bộ phận chức năng: sản xuất, bán hàng, tài chính, marketing sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại với giám đốc - ngƣời chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động trong doanh nghiệp và cũng là ngƣời chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức phòng ban: Cơ cấu phòng ban là cơ cấu nhóm các sản phẩm hoặc khách hàng có mối liên hệ với nhau thành các phòng ban. Các phòng ban đƣợc phân chia sẽ tâp trung vào các phân đoạn thị trƣờng khách hàng nhất định và chịu trách nhiệm sản xuất và quảng cáo, xúc tiến kinh doanh đối với nhóm khách hàng đó.
Cơ cấu tổ chức ma trận: Cơ cấu ma trận là sự phối hợp giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu phòng ban. Bí quyết để điều hành hoạt động của cơ cấu ma trận là thƣờng xuyên tổ chức các cuộc họp để xem xét lại tình trạng công việc và giải quyết các bất đồng nảy sinh khi nhân viên phải chịu trách nhiệm về công việc trƣớc nhiều hơn một ngƣời quản lý.