3.3.1 Cơ cấu tổ chức công ty và nhiệm vụ của các phòng ban
Cơ cấu tổ chức Tổng công ty Bảo hiểm Quân đội:
Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông công ty gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần bảo hiểm Quân Đội.
Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nhiệm vụ sau đây: Thứ nhất, thông qua định hướng phát triển của công ty.
Thứ hai, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát.
28
chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại điều lệ công ty.
Thứ năm, thông qua báo cáo tài chính hàng năm.
Thứ sáu, xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty.
Thứ bảy, quyết định tổ chức lại, giải thể công ty.
Cổ đông là tổ chức có quyền cử một hoặc một số người đại diện theo uỷ quyền thực hiện các quyền cổ đông của mình theo quy định của pháp luật; trường hợp có nhiều hơn một người đại diện theo uỷ quyền được cử thì phải xác định cụ thể số cổ phần và số phiếu bầu của mỗi người đại diện. Việc cử, chấm dứt hoặc thay đổi người đại diện theo uỷ quyền phải được thông báo bằng văn bản đến công ty trong thời hạn sớm nhất.
Hội đồng quản trị (HĐQT)
HĐQT là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Tổng công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. HĐQT quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của Tổng công ty và đưa ra những điều chỉnh kịp thời phù hợp với tình hình thị trường. HĐQT thông qua các vấn đề trọng tâm liên quan đến chiến lược phát triển của Tổng công ty như các vấn đề về quản trị doanh nghiệp, đầu tư, xây dựng cơ bản theo định hướng phát triển của Tổng công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ thông tin hướng tới mô hình quản lý tập trung.
HĐQT Tổng công ty bảo hiểm Quân Đội duy trì việc họp định kỳ mỗi quý một lần nhằm bàn bạc, trao đổi, thống nhất và kịp thời đưa ra các chỉ đạo trong điều hành hoạt động kinh doanh của Tổng công ty. Ngoài việc tổ chức họp định kỳ thường xuyên, HĐQT có thể triệu tập họp bất thường hoặc thực hiện lấy ý kiến các thành viên HĐQT bằng văn bản để ban hành các Nghị quyết, Quyết định của HĐQT dựa trên sự nhất trí, đồng lòng của các thành viên HĐQT và trên cơ sở lợi ích của các cổ đông và vì sự phát triển bền vững của Tổng công ty. Việc tổ chức các phiên họp của HĐQT đảm bảo được thực hiện theo đúng những quy định của Điều lệ Tổng công ty và Luật Doanh nghiệp.
Tổng giám đốc (CEO): là chức vụ điều hành cao nhất của một công ty phụ trách tổng điều hành công ty, lập kế hoạch thực hiện, phân tích, đánh giá các dự án đã được phê duyệt; lập kế hoạch kinh doanh hàng năm, dài hạn và chiến lược phát triển công ty; hoạch định, triển khai, kiểm tra và phân tích các
29
kế hoạch kinh doanh; quản lý và giám sát các hoạt động kinh doanh; quản lý và điều hành các hoạt động nhân sự, các hoạt động tại văn phòng công ty.
Ban kiểm soát
Các thành viên Ban Kiểm soát được bầu bằng nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông theo phương thức bầu dồn phiếu với số lượng cụ thể do Đại hội đồng cổ đông quyết định từ 3 đến 5 người. Ban Kiểm soát là cơ quan có thẩm quyền thay mặt Đại hội đồng cổ đông giám sát hoạt động của HĐQT, Tổng Giám đốc trong việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của Tập đoàn. Ban Kiểm soát hoạt động một cách độc lập với HĐQT và Tổng giám đốc, thực hiện việc thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của Tổng công ty, xem xét thư quản lý của kiểm toán viên độc lập và báo cáo của Tổng công ty về các hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời đề xuất lên Đại hội đồng cổ đông việc lựa chọn công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiệm của công ty kiểm toán độc lập; báo cáo lên Đại hội đồng cổ đông về tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. Ban Kiểm soát họp tối thiểu hai lần một năm và phải có ít nhất ba phần tư thành viên tham gia cho một cuộc họp của Ban Kiểm soát.
Phòng kế toán nội bộ: triển khai, thực hiện công tác kế toán của công ty theo đúng quy định của pháp luật; phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh; có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, chứng từ, thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của nhà nước; quyết toán kết quả sản xuất kinh doanh; cung cấp thong tin tài chính kịp thời cho ban lãnh đạo, phối hợp với các phòng ban trong công tác quản lý, kiểm tra định kỳ; quản lý các khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
Khối quan hệ khách hàng: Có chức năng chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, giám sát việc thực thi các chiến lược, chính sách, quy trình và kế hoạch hàng năm liên quan đến hoạt động duy trì, phát triển mối quan hệ của công ty với khách hàng trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao, bao gồm: công tác hoạch định chiến lược, chính sách về CRM; công tác phát triển hệ thống đại lý, tổ chức chương trình, sự kiện tri ân khách hàng.
Khối nghiệp vụ
Tham mưu cho Ban điều hành các chủ trương, định hướng phát triển. Xây dựng chế độ chính sách và tổ chức hướng dẫn toàn hệ thống triển khai thực hiện kinh doanh các loại hình nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm
30
con người, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm hàng hải trong toàn Tổng công ty. Đảm bảo nghiệp vụ luôn có tăng trưởng và hiệu quả hàng năm. Đề xuất cho Tổng giám đốc, ban điều hành giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến nghiệp vụ bảo hiểm.
Tham mưu cho Ban Điều Hành và / hoặc trực tiếp phê duyệt (trong phân cấp) trong công tác đánh giá rủi ro nhận bảo hiểm. Giải quyết bồi thường các dịch vụ trên mức phân cấp của ban bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm hàng hải và bảo hiểm con người cho các công ty thành viên.
Đề xuất các biện pháp nhằm củng cố và phát triển hệ thống. Tổ chức thực hiện công tác giám định và xét bồi thường.
Thực hiện tổng hợp và cập nhật số liệu bảo hiểm theo qui định của Nhà nước và yêu cầu của Bộ tài chính, Hiệp hội bảo hiểm.
Đề xuất cho ban điều hành công tác trích lập các quỹ dự phòng hàng tháng, hàng quý và hàng năm theo đúng các quy định của pháp luật.
Khối vận hành: Có chức năng chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, giám sát việc thực thi các chiến lược, chính sách, quy trình và kế hoạch hàng năm liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao bao gồm: công tác quản lý hoạt động kinh doanh; công tác thư ký tổng hợp, văn thư, lưu trữ, hành chính lễ tân, quản trị tài sản, pháp chế và tuân thủ, quan hệ hợp tác quốc tế và thi đua khen thưởng; hoạt động truyền thông, marketing, thương hiệu và quan hệ với cổ đông; công tác Đảng - Đoàn thể. Lãnh đạo Khối là Giám đốc hoạt động.
Khối tái bảo hiểm
Về nhượng tái bảo hiểm: xây dựng phương án và chương trình nhượng tái bảo hiểm đối với tất cả các nghiệp vụ, quản lý và trực tiếp thực hiện nhượng tái bảo hiểm trong toàn Tổng công ty. Tham mưu cho Tổng giám đốc các vấn đề liên quan đến nhượng tái bảo hiểm.
Về nhận tái bảo hiểm: Xây dựng kế hoạch và phương án nhận tái bảo hiểm, quản lý và trực tiếp nhận tái bảo hiểm tất cả các nghiệp vụ trong toàn Tổng công ty.
Khối dự án đầu tư: Thống nhất tổ chức thực hiện và quản lý các hoạt động đầu tư vốn của Tổng công ty theo quy định của pháp luật và theo điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty trên nguyên tắc an toàn, hiệu quả, bảo toàn và phát triển các nguồn vốn đầu tư của Tổng công ty. Làm đầu mối theo dõi và xử lý các vấn đề liên quan tới việc đầu tư từ bên ngoài vào Tổng công ty.
31
Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các phòng ban tại công ty bảo hiểm MIC Cần Thơ
Giám đốc: Giám đốc là người chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn bộ hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. Giám đốc có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Điều hành sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đã đề ra.
Được quyền tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh dịch vụ của đơn vị, bảo đảm tính gọn nhẹ và có hiệu quả, được quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương, ký kết hợp đồng lao động.
Giám đốc có trách nhiệm tạo đủ việc làm, nâng cao đời sống tinh thần cho người lao động. Đồng thời chịu trách nhiệm với cấp trên về những hậu quả do quyết định của chính mình gây ra.
Phòng kế toán tổng hợp:
Có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực về tình hình kinh doanh của công ty (hợp đồng mua bán, các khoản nợ, phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh, tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước). Lập các báo cáo quyết toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
Kiểm soát tình hình tài chính của công ty, tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kinh doanh. Tổ chức thực hiện việc cân đối vốn cho sản xuất kinh doanh, quản lý tiết kiệm chi phí.
Tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị theo hình thức tập trung: toàn bộ công tác kế toán của đơn vị (từ ghi sổ tổng hợp, ghi sổ chi tiết, phân tích hoạt động kinh tế, lập báo cáo tài chính.) đều được thực hiện tại phòng kế toán của đơn vị.
Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác hạch toán thống kê, quản lý tài sản, nguồn vốn. và việc thực hiện chế độ kế toán theo qui định hiện hành.
Phòng kinh doanh 1+2+3:
Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám Đốc trong việc lập kế hoạch kinh doanh ngắn và dài hạn, xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, tiếp thị.
Soạn thảo và quản lý các hợp đồng bảo hiểm, tổ chức tốt các khâu đàm phán giao dịch, ký kết và thanh lý các hợp đồng đúng qui định.
32
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức MIC Cần Thơ
3.3.2 Sứ mệnh và tầm nhìn của Công ty a) Sứ mệnh a) Sứ mệnh
Công ty cam kết mang lại cho khách hàng những sản phẩm thiết thực, chất lượng dịch vụ chuẩn mực qua hệ thống bán hàng và dịch vụ khách hàng trên toàn quốc.
Chiến lược phát triển của công ty là nhằm vào thị trường bán lẻ với khách hàng cá nhân được chú trọng. Trong bối cảnh thị trường như hiện nay, người Việt sẽ tiếp tục sử dụng các loại bảo hiểm được cho là cần thiết như: sản phẩm bảo hiểm có tính bắt buộc, bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm con người. Chính vì thế sứ mệnh của công ty là đem lại cho khách hàng những sản phẩm thiết thực với chất lượng phục vụ tốt và giá cả cạnh tranh.
b)Tầm nhìn
MIC đang hướng tới trở thành một trong những doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm tốt nhất trên thị trường Việt Nam trong tương lai, có nền tài chính vững mạnh, áp dụng khoa học kĩ thuật tiên tiến vào quản trị kinh doanh và quản lí rủi ro nhằm tăng hiệu quả hoạt động của công ty, đem lại sự bảo vệ vững chắc cho khách hàng và góp phần mang lại lợi ích cho toàn xã hội.
3.4 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2011 – 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014 CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2011 – 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014
Tuy công ty bảo hiểm quân đội Cần Thơ đi vào hoạt động chưa lâu nhưng cũng đã mang lại những kết quả khả quan. Để biết được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 chúng ta cần phân tích Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Từ đó, chúng ta có thể tìm hiểu về thực trạng bán hàng của công ty.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh tình hình và kết quả kinh doanh của đơn vị qua một kỳ kế
toán. Nó phản ánh toàn bộ giá trị và sản phẩm, dịch vụ mà đơn vị đã thực hiện trong kỳ và phần chi phí tương xứng tạo nên kết quả đó.
Giám Đốc Phòng kinh doanh 3 Phòng kinh doanh 2 Phòng kinh doanh 1 Phòng kế toán tổng hợp
33
Kết quả kinh doanh của đơn vị là chi tiêu phản ánh hiệu quả của toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh khi chịu sự tác động của nhiều nhân tố.
Qua bảng 3.1 cho thấy doanh thu của công ty đều tăng qua các năm và xu hướng tiếp tục tăng vào năm 2014. Cụ thể vào năm 2011, doanh thu đạt 5.911,92 triệu đồng thì đến năm 2012 doanh thu là 6.871,46 triệu đồng tăng 959,54 triệu đồng tương đương 16,2%. Đến năm 2013 doanh thu tiếp tục tăng lên mốc 7.780,84 triệu đồng, đạt tốc độ tăng là 13,2%. Xét riêng 6 tháng đầu năm 2014 ta thấy tình hình kinh doanh của công ty có nhiều tín hiệu tốt khi doanh thu đạt 5.528,06 triệu đồng tăng đến 32,8% so với cùng kì năm 2013. Mặc dù doanh thu của công ty còn khá khiêm tốn so với các đối thủ trong khu vực nhưng vì đây chỉ là công ty thành viên trực thuộc Tổng công ty bảo hiểm Quân Đội, nguồn vốn còn hạn chế và mới đi vào hoạt động nên chưa thể theo kịp các công ty khác. Nhưng doanh thu của công ty đều tăng qua các năm chứng tỏ công ty đang hoạt động hiệu quả và từng bước phát triển.
Tuy doanh thu có tăng nhưng chi phí mà công ty bỏ ra để kinh doanh cũng không hề nhỏ. Cụ thể vào năm 2011 tổng chi phí là 5.454,53 triệu đồng, đến năm 2012 chi phí giảm 208,55 triệu đồng tương đương 3,8%. Nguyên nhân là do năm 2011 lạm phát tăng cao ảnh hưởng đến thị trường, doanh nghiệp phải bỏ ra nhiều chi phí để kinh doanh. Đến năm 2012 lạm phát được kiềm chế công ty cũng giảm được những chi phí không cần thiết. Chi phí tiếp tục tăng vào năm 2013 khi đạt mốc 6.434,47 triệu đồng tăng 22,7% so với năm 2012. So với 6 tháng đầu năm 2013 thì 6 tháng đầu năm nay chi phí của công ty tăng 925,92 triệu đồng, vì khi doanh thu tăng thì chi phí bỏ ra cũng tăng theo.
Trang 34 Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2011 đến 6 tháng 2014
ĐVT: triệu đồng
CHỈ TIÊU
NĂM
CHÊNH LỆCH CHÊNH LỆCH CHÊNH LỆCH
2012/2011 2013/2012 6 tháng đầu 2014/2013 2011 2012 2013 6 tháng đầu 2013 6 tháng đầu 2014 Tuyệt đối % Tuyệt đối % Tuyệt đối % Doanh thu 5.911,92 6.871,46 7.780,84 4.161,65 5.528,06 959,54 16,2 909,38 13,2 1.366,41 32,8 Chi phí 5.454,53 5.245,98 6.434,47 3.645,25 4.571,17 -208,55 -3,8 1.188,49 22,7 925,92 25,4