Chi phí QLDN của công ty chủ yếu gồm các khoản: chi phí lương nhân viên bộ phận QLDN, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ thuộc bộ phận QLDN, chi phí dự phòng, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí bằng tiền khác.
4.1.4.1 Chứng từ và sổ sách kế toán
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương của nhân viên QLDN, phiếu chi, ủy nhiệm chi, bảng trích khấu hao TSCĐ,…
Chi phí QLDN phát sinh trong kỳ được kế toán theo dõi và phản ánh trên sổ nhật ký chung và sổ cái TK 642 với các tài khoản chi tiết như sau:
TK 6421: Chi phí và các khoản trích theo lương NV QLDN
TK 64221: Chi phí văn phòng phẩm
TK 64222: Chi phí vật liệu sửa chữa TSCĐ
TK 64223: Chi phí sửa chữa máy vi tính, máy in
TK 64224: Chi phí hành chính
TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng
TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6425: Chi phí thuế, phí, lệ phí
TK 6426: Chi phí dự phòng
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
4.1.4.2 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Một số nghiệp vụ cụ thể liên quan đến chi phí QLDN phát sinh trong kỳ: (1) Ngày 10/6/2013, chi tiền mặt mua Rơle nhiệt LS MT-225 cho phòng quản lý với giá mua chưa thuế GTGT là 1.870.000 đồng, thuế GTGT 10% theo hóa đơn GTGT số 11887.
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6423 1.870.000 Nợ TK 1331 187.000 Có TK 1111 2.057.000
Trang 48
(2) Ngày 18/6/2013, căn cứ bảng trích khấu hao TSCĐ tháng 6 (BKH006), kế toán hạch toán đưa vào chi phí tổng mức khấu hao 16.015.565 đồng.
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6424 16.015.565 Có TK 214 16.015.565
(3) Ngày 21/6/2013, chi tiền mặt sửa chữa 2 máy vi tính tại văn phòng quản lý số tiền 2.750.000 đồng theo phiếu chi số CTM001061.
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 64223 2.500.000 Nợ TK 1331 250.000 Có TK 1111 2.750.000
(4) Ngày 22/6/2013, theo phiếu chi số CTM001070, chi tiền mua một máy in Canon LPB 2900 cho bộ phận quản lý, tổng số tiền 3.200.000, thuế suất GTGT 10%.
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6423 3.200.000 Nợ TK 1331 320.000 Có TK 1111 3.520.000
(5) Ngày 25/6/2013, thanh toán phí điện thoại tháng 6 số tiền 1.105.720 đồng, thuế suất GTGT 10%.
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6427 1.005.200 Nợ TK 1331 100.520 Có TK 1111 1.105.720
Kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính. Sổ nhật ký chung và sổ cái TK 642 sẽ được hệ thống cập nhật tự động:
Trang 49
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT
dòng TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Số trang trước chuyển
sang
… … … …
10/6/2013 CTM000810 10/6/2013 Chi tiền mặt mua Rơle
nhiệt LS MT-225
6423 1.870.000
1331 187.000
1111 2.057.000
… … … …
22/6/2013 CTM001070 22/6/2013 Chi tiền mua máy in
6423 3.200.000 1331 320.000 1111 3.520.000 … … … … 29/6/2013 29/6/2013 K/C chi phí QLDN XĐKQKD 911 5.724.484.391 642 5.724.484.391 Cộng chuyển sang trang sau
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ HẬU GIANG
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Trích tháng 6 năm 2013
Mẫu số: S03a-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
ĐVT: Đồng
Lập biểu
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng
TP.Cần Thơ, Ngày…tháng…năm
Thủ trưởng đơn vị
Trang 50 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Trang
số
Số TT
dòng Nợ Có
Số dư đầu tháng 30.929.580
.. … … … …
10/6/2013 CTM000810 10/6/2013 Chi tiền mặt mua Rơle
nhiệt LS MT-225 1111 1.870.000
… … … … … … … … …
22/6/2013 CTM001070 22/6/2013 Chi tiền mặt mua máy in 1111 3.200.000
… … … … … … … … … 29/6/2013 29/6/2013 K/C Xác định KQKD 911 36.531.000 Cộng số phát sinh tháng 5.601.420 Số dư cuối tháng Cộng lũy kế 36.531.000 36.531.000 SỔ CÁI TK 6423 – CHI PHÍ ĐỒ DÙNG VĂN PHÒNG Tháng 6 năm 2013
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ HẬU GIANG Mẫu số: S03a-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Lập biểu (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) ĐVT: Đồng TP.Cần Thơ, Ngày…tháng…năm Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu)
Trang 51