Do đặc thù của ngành Dược, nguyên vật liệu đầu vào cần phải được kiểm tra cẩn thận từng lô hàng, bảo đảm nguyên vật liệu nhập về đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng, kỹ thuật, không nhập hàng kém phẩm chất. Nguyên vật liệu ngành Dược trên thị trường có rất nhiều loại với chất lượng và giá cả khác nhau, Công ty thường lựa chọn những nhà cung ứng nguyên vật liệu uy tín, đảm bảo chất lượng đến từ Châu Âu, Bắc Mỹ, hạn chế sử dụng nguyên vật liệu từ các nhà cung ứng đến từ Trung Quốc.
Tuy nhiên, việc chọn các nhà cung ứng truyền thống có một số bất cập, như khi Nhà cung ứng không đáp ứng được số lượng đơn hàng, chất lượng không đảm bảo hay giao hàng không đúng thời gian... làm ảnh hưởng xấu đến quá trình sản xuất kinh doanh. Khi đó, việc lựa chọn thêm một vài nhà cung ứng mới và cũng cố mối quan hệ với họ để chủ động hơn trong cung ứng nguyên vật liệu, giảm rủi ro và tránh bị ép giá.
Hiện nay việc lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty vẫn còn thụ động, do các nhà cung ứng tự đến, chào hàng với Công ty và Công ty sẽ tiến hành, theo dõi, đánh giá theo các tiêu chí như: thời gian giao hàng, chất lượng, giá cả, thái độ phục vụ. Vì vậy việc Công ty chủ động tìm kiếm nhà cung ứng sẽ giúp cập nhật thường xuyên tình hình biến động của thị trường, tránh lạc hậu về thị trường nguyên vật liệu và giá cả.
ở nhiều khía cạnh cho công ty, cụ thể:
Đối với nhà cung ứng truyền thống: Do có mối quan hệ hợp tác lâu dài, ổn định, nên được ưu tiên trong đảm bảo nguyên vật liệu sản xuất, tiết kiệm các chi phí giao dịch, đặt hàng, rủi ro. Để duy trì mối quan hệ bền vững với các nhà cung ứng truyền thống, Công ty cần có những chiến lược phù hợp như:
- Ký hợp đồng từng năm, lên kế hoạch mua hàng với số lượng nhiều để được giảm giá và ổn định giá trong suốt cả năm. Việc này sẽ làm giảm rủi ro, giảm gánh nặng tỷ giá trong kinh doanh.
- Thường xuyên liên lạc, gặp gỡ với các nhà cung ứng để cập nhật thông tin về tình hình nguyên vật liệu, từ đó có hướng để lên kế hoạch mua nguyên vật liệu trong tương lai, đồng thời cũng giúp nhà cung ứng thích nghi với sự thay đổi của Công ty để chuẩn bị hàng hóa tốt hơn.
- Ưu tiên mua hàng của các nhà cung ứng truyền thống nếu giá cả bằng hoặc chênh lệch không đáng kể đối với các mặt hàng tương đương của các nhà cung ứng khác.
- Với các nhà cung ứng đã hợp tác lâu năm và họ thực hiện tốt các đơn hàng đã ký thì Công ty cần có những cam kết mua hàng đặc biệt, nhằm cũng cố hơn mối quan hệ, tạo niềm tin vững chắc trong quá trình hoạt động.
Đối với nhà cung ứng mới: Các nhà cung ứng mới thường xuyên tìm đến Công ty để chào hàng, báo giá nguyên vật liệu. Các nhà cung ứng nguyên vật liệu mới thường đưa ra nhiều lựa chọn hơn về chất lượng, giá cả và phương thức thanh toán. Tuy nhiên Công ty vẫn chưa có sự quan tâm đúng mức đối với các nhà cung ứng mới. Để có nhà cung ứng mới có chất lượng, Công ty cần thực hiện các biện pháp sau:
- Thường xuyên tham dự các hội chợ, hội thảo chuyên ngành Dược để tìm nhà cung ứng mới, tham khảo sự giới thiệu lẫn nhau trong các mối quan hệ trong ngành.
tin về uy tín, chất lượng sản phẩm, giá cả để đưa ra quyết định. Nhà cung ứng được lựa chọn phải đảm bảo chất lượng, thời gian giao hàng, giá cả phù hợp.
- Để lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất, Công ty cần thường xuyên thu thập và phân tích các thông tin về các nhà cung ứng, khả năng đáp ứng, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu của từng nhà cung ứng, khoảng cách vận chuyển, phương tiện vận chuyển, thời gian giao hàng, sự phản hồi của Nhà cung ứng khi có sự cố xảy ra và một số yếu tố khác ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cho công ty, tránh tình trạng gặp phải nhà cung ứng thiếu năng lực.
Việc đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng có vai trò rất quan trọng trong việc đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất. Công ty nên định kỳ 2 năm một lần khảo sát, lấy ý kiến của toàn thể cán bộ, công nhân viên của các Nhà máy, Phòng cung ứng vật tư, Phòng quản lý chất lượng, Tổng kho về công tác cung ứng nguyên vật liệu từ các Nhà cung ứng. Căn cứ vào kết quả khảo sát, Công ty có phản hồi cho Nhà cung ứng để có biện pháp khắc phục các hạn chế của mình, đồng thời cũng là căn cứ để đánh giá và lựa chọn Nhà cung ứng trong tương lai.
Trong trường hợp Nhà cung ứng truyền thống vẫn còn đáp ứng tốt các yêu cầu của Công ty thì cũng nên tìm thêm một Nhà cung ứng mới cùng cung cấp loại nguyên vật liệu tương đương. Việc này làm cho xuất hiện sự cạnh tranh giữa nhà cung ứng cũ và nhà cung ứng mới, dẫn đến việc Công ty sẽ có nguồn nguyên vật liệu có chất lượng hơn, giá cả cạnh tranh hơn.