Hiện tại, việc dự báo và lập kế hoạch của Công ty chủ yếu vào kết quả hoạt động kinh doanh ở các năm trước và đơn đặt hàng của khách hàng truyền thống. Các dữ liệu này thường không khớp so với thực tế sản xuất hàng năm do đặc thù ngành dược có rất nhiều biến động. Do đó, để xác định nhu cầu thị trường chính xác, Công ty cần chú trọng hơn đến công tác nghiên cứu thị trường, thuê hoặc kết hợp với các đơn vị chuyên nghiên cứu thị trường để làm cơ sở cho việc xác định nhu cầu của thị trường một cách chính xác.
Việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu chưa chính xác và chưa phù hợp với tình hình sản xuất tại Công ty, dẫn đến tồn kho lớn, làm tăng chi phí. Vì vậy, Công ty cần có biện pháp tính toán, xác định chính xác lượng nguyên vật liệu cần cho kế hoạch sản xuất để giảm thiểu chi phí lưu kho.
Để việc dự báo và lập kế hoạch diễn ra thuận lợi, tác giả đề xuất quy trình lập kế hoạch cho Công ty như sau:
Hình 3.1: Đề xuất quy trình lập kế hoạch sản xuất Sản lượng sản xuất
năm trước
Nhu cầu thị trường năm trước
Dự báo của giới chuyên môn Năng lực sản xuất của Công ty Những đơn đặt hàng hiện tại Phần mềm xử
chuyên dụng, dựa trên các thông tin như: Sản lượng sản xuất của năm trước, nhu cầu thị trường của năm trước, dự báo nhu cầu thị trường của giới chuyên môn, năng lực sản xuất của Công ty và những đơn đặt hàng hiện tại từ khách hàng. Những thông tin này càng chi tiết thì việc lập kế hoạch sản xuất càng gần với tình hình thực tế hơn. Các sản phẩm của Công ty cần được thông tin đầy đủ, chi tiết lên hệ thống website, tạo thuận lợi cho khách hàng tham khảo và đặt hàng trực tuyến.
Khi khách hàng đặt hàng các loại sản phẩm có trong danh mục sản phẩm của Công ty thì Phòng Kinh doanh sẽ phối hợp với các Phòng, Nhà máy và Tổng kho để kiểm tra lượng thành phẩm tồn kho và năng lực sản xuất của Công ty. Nếu lượng tồn kho đủ thì tiến hành giao hàng cho khách hàng ngay. Nếu hàng tồn kho không đủ thì căn cứ vào năng lực sản xuất của Nhà máy để xác định thời điểm hoàn thành đơn hàng dự kiến, từ đó mà Phòng Kinh doanh thông báo với khách hàng thời gian giao hàng. Việc thông tin cho khách hàng biết về đơn hàng của mình phải được thực hiện trong vòng 24 giờ, kể từ lúc nhận được yêu cầu đặt hàng từ phía khách hàng.
Trường hợp khách hàng có nhu cầu đặt hàng các loại sản phẩm không có trong danh mục sản phẩm của Công ty thì Phòng Kinh doanh phải họp bàn với Phòng nghiên cứu phát triển, Phòng Kỹ thuật bảo trì và các Nhà máy, nếu năng lực của Công ty có thể đáp ứng được thì bàn bạc cụ thể với khách hàng về hợp đồng và lên kế hoạch sản xuất. Nếu năng lực của Công ty không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì từ chối đơn hàng, đồng thời có kế hoạch nghiên cứu, phát triển sản phẩm đó trong tương lai.
Bên cạnh đó, Công ty cần phải ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác dự báo và lập kế hoạch, cụ thể là sử dụng phần mềm chuyên dùng để xử lý dữ liệu và quản lý thông tin đồng bộ ở tất cả các khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tài chính kế toán, tồn kho, cung ứng vật tư, thiết bị. Như vậy, Công ty có thể chủ động hơn trong việc quản lý hệ thống thông tin trong chuỗi cung ứng, thống nhất trong mọi kế hoạch ở tất cả các khâu liên quan, tránh tình trạng bị động ở bất cứ khâu nào.
công việc lên Ban Tổng giám đốc. Trong báo cáo thể hiện đầy đủ các thông tin về tiến độ thực hiện đơn hàng, đánh giá khả năng hoàn thành đơn hàng. Khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra có thể ảnh hưởng đến hoạt động của chuỗi cung ứng thì các bộ phận phải thông báo ngay cho Ban Tổng giám đốc để có hướng chỉ đạo giải quyết.