Thủ kho phụ liệu Thủ kho bán thành phẩm Các phân xưởng sản xuất( PX cắt, PX thêu, PX may): Quản đốc, Tổ trưởng sản xuất
cho các phân xưởng sản xuất trong nhà máy theo kế hoạch; chuẩn bị vật tư cho các đơn hàng chuẩn bị sản xuất; tổ chức lưu kho và bảo quản hàng hóa trong kho, cân đối, chuẩn bị và cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất; tổ chức đánh giá lựa chọn nhà cung ứng...
• Phó phòng phụ trách vật tư và kho tàng: Có trách nhiệm giúp trưởng phòng phụ trách quản lý vật tư, tổ chức tiếp nhận, phân loại, xếp dỡ bảo quản vật tư hàng hóa trong quá trình sản xuất ở các kho mà phòng phụ trách; chỉ đạo, kiểm tra, cân đối vật tư kịp thời phục vụ quá trình sản xuất được ổn định, liên tục, sau mỗi hợp đồng làm quyết toán vật tư với khách hàng; hàng ngày giải quyết các vướng mắc về vật tư, trao đổi với khách hàng về vật tư( nếu cần); trực tiếp quản lý và bố trí lao động trong các kho. Điều động lao động giữa các kho khi cần để hoàn thành nhiệm vụ hàng ngày của phòng; kiểm tra, đặt hàng, đánh giá nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ để báo cáo với giám đốc lựa chọn.
• Kế toán kho: Có trách nhiệm theo dõi quản lý trên sổ sách hóa đơn chứng từ theo quy định của Nhà nước, của nhà máy, toàn bộ nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho để sản xuất; thống kê tổng hợp báo cáo trưởng, phó phòng về tình trạng vật tư khi thực hiện hợp đồng đến khi kết thúc hợp đồng; Cân đối vật tư đồng bộ để đưa vào sản xuất theo từng mã ngành, từng đơn vị khách hàng và báo lãnh đạo phòng cùng các đơn vị có liên quan để triển khai sản xuất; có trách nhiệm phối hợp với thủ kho phát hiện những vấn đề về chất lượng vật tư, báo cáo phó phòng, trưởng phòng để giải quyết; đối với nguyên vật liệu chính còn phải quyết toán vật tư với khách hàng sau khi quyết toán hợp đồng.
• Kho: Là nơi tiếp nhận, lưu giữ, bảo quản nguyên vật liệu đảm bảo đủ về số lượng đúng về chất lượng, cung cấp đầu vào tốt nhất cho quá trình sản xuất. Mỗi kho có một thủ kho và các công nhân phục vụ
Thủ kho vật liệu chính: Có trách nhiệm quản lý về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu chính đã được nhập kho đúng với chứng từ sổ sách, hóa đơn của kế toán, làm thủ tục xuất kho theo quy định; Báo khổ vải+ giao mẫu vải cho phòng kỹ thuật trong vòng một ngày khi hàng nhập kho; phân công bố trí trước cho các công nhân trong kho giúp mình hoàn thành nhiệm vụ được giao; tổ chức giao nhận vật tư
hàng hóa theo đúng quy định của Nhà nước, Công ty; hàng ngày phải vào sổ và các thẻ kho treo đúng quy định của Công ty; tổ chức xếp dỡ, sắp xếp phân loại, bảo quản hàng hóa trong kho theo hướng dẫn, lưu kho, bao gói, bảo quản và giao hàng; báo cáo với phó phòng phụ trách hoặc trưởng phòng về tình trạng vật tư thuộc kho mình phụ trách...
Thủ kho phụ liệu: Có trách nhiệm quản lý về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu chính đã được nhập kho đúng với chứng từ sổ sách, hóa đơn của kế toán, làm thủ tục xuất kho theo quy định; sắp xếp hàng hóa trong kho theo hướng dẫn xếp dỡ, lưu kho, bảo quản và giao hàng; phân công bố trí trước cho các công nhân trong kho giúp mình hoàn thành nhiệm vụ được giao; tổ chức giao nhận vật tư hàng hóa theo đúng quy định của Nhà nước, nhà máy; hàng ngày phải vào sổ và các thẻ kho treo đúng quy định của nhà máy; báo cáo với phó phòng phụ trách hoặc trưởng phòng về tình trạng vật tư thuộc kho mình phụ trách; hàng ngày có trách nhiệm bố trí công nhân kho đưa phụ liệu các loại lên phân xưởng theo đúng hóa đơn xuất hàng...
Nguyên vật liệu mua về sau khi kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, qui cách, mẫu mã, sẽ được phép nhập kho. Trường hợp nguyên vật liệu không đảm bảo về số lượng, chất lượng, qui cách thì thủ kho sẽ lập biên bản dưới sự chứng kiến của bộ phận phụ trách phòng kế hoạch vật tư, phòng hành chính nhân sự, phòng kỹ thuật công nghệ - KCS và nhà cung cấp. Biên bản này được lập thành ba bản, một bản cho phòng hành chính nhân sự, một cho phòng kế hoạch vật tư và một bản cho nhà cung ứng.
•Tại các phân xưởng sản xuất: Nguyên vật liệu được quản lý bởi quản đốc phân xưởng và các tổ trưởng sản xuất theo định mức được giao.
2.3.2. Quản trị hệ thống kho tàng2.3.2.1. Hệ thống kho tàng. 2.3.2.1. Hệ thống kho tàng.
Sơ đồ 4: Bố trí hệ thống kho tàng hiện nay:
nguyên vật
nguyên vật liệu
Thành phần
Kho phụ nguyên vật liệu chính đã KT phân xưởng cắt Nguyên vật liệu chính tồn
Hiện nay, nhà máy sử dụng hai kho để bảo quản nguyên vật liệu chính, một kho phụ liệu và một kho bán hàng thành phẩm với tổng diện tích 4675m2.
Hai kho bảo quản nguyên vật liệu chính gồm có kho để nguyên vật liệu chính đang sản xuất và kho nguyên vật liệu tồn. kho để nguyên vật liệu chính đang sản xuất có diện tích 1994m2 được dùng để bảo quản các cuộn vải có chiều dài 1.5m. Nền kho được lát gạch men. Kho có phân chia khu vực: hàng tạm nhập; hàng đang kiểm tra; hàng đã kiểm tra và hàng đã sản xuất xong. Khu vực hàng tạm nhập dùng là nơi để hàng mới nhập kho chờ kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại…Những nguyên vật liệu đạt yêu cầu được chuyển tới khu vực hàng đã kiểm tra, đặt trên các giá đỡ cố định hoặ các tấm gỗ hay có khi chỉ là giấy lót nền. Điều này có thể dẫn tới làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản do khí hậy nóng ẩm, mưa nhiều hoặc nồm. Hàng đã sản xuất xong được sếp vào một khu.
Kho nguyên vật liệu có diện tích 468m2 được dùng để bảo quản nguyên vật liệu thừa sai quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu thừa được xếp lẫn trên các tấm gỗ kê cách mặt đất nền 20cm. Nền kho bằng xi măng cát. Tuy nhiên do nguyên vật liệu thừa sau quá trình sản xuất trong những năm qua rất nhiều nên một phần diện tích kho nguyên vật liệu chính 486m2 được dùng làm nơi bảo quản chúng. Chính điều này lại dẫn tới một hệ quả khác là khi cùng một lúc có nhiều mã hàng cùng sản xuất thì sẽ gây khó khăn trong việc sắp xếp nguyên vật liệu trong kho.
Kho phụ liệu có diện tích 729m2, có giá kê cố định để đặt phụ liệu hàng may mặc các loại. Kho có phân chia theo khu vực: hàng tạm nhập, hàng đang kiểm tra, hàng đã kiểm tra và hàng đã sản xuất xong. Mỗi khu vực lại có treo để phân biệt. Phụ liệu thường được đặt trong các thùng caton có kích cỡ khác nhau không thích
hợp lắm với các giá đỡ hiện tại của nhà máy.
Kho bán thành phẩm có diện tích 1516m2, lát nền gạch men, kho chia thành hai khu vực; khu vực thứ nhất để bán thành phẩm cắt được đựng trong các thùng caton chờ cấp lên các phân xưởng sản xuất; Khu vực thứ 2 đặt dậy chuyền cắt bằng tay và một số nguyên vật liệu chờ cắt được đặt trên giá đỡ cố định. Ngoài ra, nguyên vật liệu còn được lưu giữ, bảo quản tại các phân xưởng sản xuất, nơi diễn ra các hoạt động tạo ra và hoàn thiện sản phẩm.
Việc vẫn chuyển nguyên vật liệu trong nội bộ nhà máy được thực hiện bằng các xe kéo hoặc đẩy và các thùng để hàng. Với sơ đồ kho tàng được bố tri như trên, quãng đường vẫn chuyển nguyên vật liệu là tương đối dài, làm giảm hiệu quả công tác vận chuyển, tăng chi phí nhân công…
Cứ sáu tháng một lần, nhà máy lại thực hiện kiểm kê định kỳ kho vật tư hàng hóa nhằm xác định số lượng, chất lượng của từng loại vật tư hàng hóa. Việc kiểm kê được tiến hành ở kho với sự tham gia của phòng kế hoạch vật tư do kế toán kho và thủ kho phụ trách. Sau khi kiểm kê thủ kho sẽ lập báo cáo kiểm kê gửi lên phòng tài vụ kiểm tra và tính giá trị nguyên vật liệu kiểm kê.
2.3.2.2. Quản lý nguyên vật liệu trong kho nhập
Sơ đồ 5: Quá trình tiếp nhận và cung cấp nguyên vật liệu.