2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị dự trữ nguyên vật liệu của nhà máy may xuất khẩu Hiệp Hưng
2.4.Nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tồn
Cơ sở lý luận: Nguyên vật liệu tồn là một yếu tố không thể thiếu trong các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, số lượng nguyên vật liệu tồn là bao nhiêu, thời gian lưu kho trong bao lâu, cách thức tổ chức quản lý như thế nào để không làm ứ đọng vốn của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh là vấn đề cần giải quyết.
Cơ sở thực tiễn: Quản lý nguyên vật liệu tồn đang là một trong những vấn đề khá phức tạp ở nhà máy may xuất khẩu Hiệp Hưng. Như trên đã nói, việc xử lý nguyên vật liệu tồn sau sản xuất của Công ty đang gặp rất nhiều khó khăn: một số hợp đồng đã kết thúc từ lâu nhưng vẫn chưa được thanh khoản do những quy định còn nhiều bất cập của thủ tục Hải Quan dẫn tới nguyên vật liệu thừa sau sản xuất thuộc sở hữu của khách hàng phải để lại trong kho của Công ty trong một thời gian dài gây khó khăn cho công tác quản lý nguyên vật liệu trong kho; việc xử lý nguyên vật liệu thuộc sở hữu của Công ty đạt hiệu quả chưa cao, giá trị nguyên vật liệu tồn ngày một nhiều... Trong một số đơn hàng, do sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu nên vẫn có nguyên vật liệu thừa sau quá trình sản xuất. Vì thế, tại nhà máy may xuất khẩu Hiệp Hưng, quản trị dự trữ nguyên vật liệu chỉ tập trung vào việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu cho từng đơn hàng; lựa chọn nhà cung ứng một số loại nguyên vật liệu mà nhà máy trực tiếp mua sắm, tổ chức tiếp nhận, lưu giữ, bảo quản, cấp phát nguyên vật liệu của từng đơn hàng chờ sản xuất; xác định cách thức xử lý nguyên vật liệu thừa trong nội bộ Công ty và giữa Công ty với khách hàng. Nhà máy chưa chú trọng tới xử lý nguyên vật liệu thừa do tiết kiệm.Hiện nay, nguyên vật liệu tồn ở nhà máy may xuất khẩu Hiệp Hưng bao gồm nguyên vật liệu thừa sau sản xuất thuộc sở hữu của khách hàng chờ thanh quyết toán và nguyên vật liệu tồn thuộc sở hữu của nhà máy.
Tính đến cuối năm 2010, giá trị nguyên vật liệu tồn của nhà máy đã đạt trên 5 tỷ đồng và có xu hướng ngày càng tăng. Số nguyên vật liệu này được xếp lẫn trên các tấm gỗ trong 2 nhà kho có tổng diện tích 1000 m2 và đang chờ hướng giải quyết. Việc sắp xếp như vậy khiến cho công tác quản lý và sử dụng gặp nhiều khó khăn, đồng thời nguyên vật liệu để lâu ngày không còn giữ được chất lượng như ban đầu. Một trong những hướng đi đã được nhà máy áp dụng là bán lại cho thương nhân hoặc cho các Công ty khác có nhu cầu về loại nguyên vật liệu đó. Tuy nhiên, hướng đi này đạt hiệu quả không cao do nguyên vật liệu mà nhà máy nhập về thường chỉ thích hợp cho sản xuất một số mặt hàng nhất định. Một hướng đi khác cũng đã được thực hiện, đó là nhà máy sử dụng nguyên vật liệu tồn để sản xuất một số mặt hàng cung cấp cho thị trường nội địa. Cũng như hướng thứ nhất, hướng đi này rất có nhiều triển vọng nhưng hiệu quả lại không cao do nhà máy vấp phải nhiều khó khăn trong đó nổi bật nhất là những yếu kém trong công tác nghiên cứu thị trường nội địa và đặc biệt là nhà máy chưa có một đội ngũ thiết kế cho riêng mình để có
thể đáp ứng các nhu cầu về hàng may mặc của người Việt.
Phương thức tiến hành:
Nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tồn sau sản xuất:
•Những loại nguyên vật liệu tồn sau sản xuất nên sắp xếp theo từng khách hàng và sử dụng giá đỡ để tăng diện tích sử dụng, đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý.
•Những loại nguyên vật liệu tồn sau khi thanh khoản hợp đồng, thuộc sở hữu của Công ty, nên sắp xếp theo chủng loại, trên các giá đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và sử dụng khi cần.
•Phụ trách kho, thủ kho và kế toán kho cần xây dựng hệ thống sổ sách, phiếu theo dõi riêng đối với nguyên vật liệu tồn kho sau quá trình sản xuất: Phụ trách kho cần nắm rõ tên, chủng loại, số lượng và giá trị của mỗi loại nguyên vật liệu tồn; Thủ kho cần tổ chức sắp xếp, bảo quản nguyên vật liệu một cách hợp lý, đảm bảo yêu cầu dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra cũng như tuân thủ các nguyên tắc, quy định của Nhà nước và Công ty về xếp dỡ, lưu kho, bảo quản nguyên vật liệu trong kho đồng thời phù hợp với các trang thiết bị, phương tiện, công cụ phục vụ hoạt động lưu kho; Kế toán kho cần nắm rõ tên, chủng loại, số lượng và giá trị của mỗi loại nguyên vật liệu tồn của từng đơn hàng đã sản xuất trong năm. Khi thực hiện kiểm kê định kỳ cần đối chiếu, so sánh số liệu về nguyên vật liệu trên sổ sách và thực tế. Nếu có sai lệch cần tìm hiểu rõ nguyên nhân và đề ra giải pháp giải quyết theo giá trị nguyên vật liệu thừa thiếu.
Một số giải pháp xử lý nguyên vật liệu tồn:
•Liên kết với các doanh nghiệp trong hiệp hội các doanh nghiệp dệt may cùng đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét đưa ra những quy định phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc thanh khoản hợp đồng gia công và xử lý nguyên vật liệu thừa sau sản xuất theo hướng có lợi cho doanh nghiệp và cho đất nước. Thật không hợp lý nếu nguyên vật liệu thừa sau quá trình sản xuất phải để quá lâu trong kho của các doanh nghiệp dẫn tới mục nát, giảm chất lượng hoặc doanh nghiệp lại phải bỏ thêm một khoản chi phí để tiêu hủy hay phải chịu một mức thuế suất cao nếu muốn tận dụng, trong khi nguyên vật liệu may vẫn phải nhập khẩu rất nhiều với giá cao.
người Việt Nam trên cơ sở kết hợp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau mà nhà máy hiện có. Với những sản phẩm đáp ứng được thị hiếu của khách hàng với giá bán trung bình 1 sản phẩm là 90 000 đồng( tiền lãi là 10000 đồng), thông qua 1 cửa hàng giới thiệu sản phẩm và 12 đại lý ký gửi như hiện nay, giả sử mỗi tháng nhà máy bán thêm được 60 sản phẩm, như vậy mỗi năm nhà máy bán thêm được 60*12 = 720 sản phẩm. Nếu chi phí nguyên vật liệu chiếm 40% giá thành thì trong 1 năm nhà máy đã thu hồi thêm: {40%*720*( 90000- 10000)} = 23040000 đồng và 10000* 720 = 7200000 đồng lợi nhuận.
•Kết hợp trưng bày và bán các sản phẩm may mặc với “ vật liệu tồn sau sản xuất” tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm của nhà máy. Nếu mỗi năm giá trị nguyên vật liệu tồn mà nhà máy bán được ( cả bán buôn và bán lẻ- chưa tính lãi) là 2% so với giá trị nguyên vật liệu tồn năm 2010 thì trong một năm, nhà máy sẽ thu được 2% * 2045507327= 40910147 đồng.
Kết quả đạt được: Giảm chi phí lưu kho, chi phí quản lý đối với nguyên vật liệu tồn; tăng diện tích kho tàng tạo điều kiện thuận lợi cho việc sắp xếp, quản lý nguyên vật liệu của các đơn hàng sau; nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Điều kiện thực hiện: Những chi phí mà nhà máy cần bỏ ra để thực hiện các biện pháp trên: Chi phí mua sắm giá để hàng; Chi phí bố trí sắp xếp lại nguyên vật liệu trong kho; Chi phí nghiên cứu thị trường; Tuyển dụng nhân viên thiết kế mẫu; Chi phí cho các thiết bị, công cụ phục vụ hoạt động trưng bày. Những chi phí này có thể lấy từ quỹ đầu tư phát triển hoặc vay ngân hàng dựa trên các đề án chi tiết về những biện pháp trên.