2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị dự trữ nguyên vật liệu của nhà máy may xuất khẩu Hiệp Hưng
2.3. Hoàn thiện hệ thống kho tàng
Cơ sở lý luận: bố trí hệ thống kho tàng có quan hệ chặt chẽ với quá trình sản xuất, chiến lược kinh doanh, phương tiện , thiết bị, nhà xưởng của một danh nghiệp.
Mục tiêu của bố trí kho tàng là tìm kiếm xác định một phương án bố trí hợp lý. Đảm bảo cho hệ thống hoạt động có hiệu quả cao, chi phí thấp, thích ứng nhanh với thị trường. Bố trí đúng sẽ tạo ra năng suất, chất lượng cao hơn, nhịp độ sản xuất cao hơn, tận dụng và phát huy tối đa các nguồn lực vật chất vào sản xuất nhằm thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, bố trí kho tàng không đúng có ảnh hưởng không tốt đến tâm lý người lao động, làm giảm năng suất lao động. Nhiệm vụ của tổ chức và bảo quản trong kho là đảm bảo sự toàn vẹn về số lượng và chất lượng vật liệu, ngăn ngừ và hạn chế hư hỏng, mất mát; nắm vững về từng loại vật liệu ở bất cứ thời điểm nào về số lượng, chất lượng, chủng loại và địa điểm sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất đảm bảo thuận lợi trong tiếp nhận, cấp phát, kiểm kê; hạ thấp chi phí bảo quản bằng tổ chức lao động khoa học trong kho, sử dụng hợp lý diện tích kho.
Cơ sở thực tiễn: Tại nhà máy may xuất khẩu Hiệp Hưng, do một số công trình được đầu tư xây dựng sau này để đáp ứng nhu cầu phát triển sản xuất đã dẫn tới hệ thống kho tàng đã bố trí trước dây không còn phù hợp trong tình hình mới. Mặt khác, khi sản xuất phát triển, nguyên vật liệu thu nhập về nhiều gây khó khăn cho công tác sắp xếp, quản lý, sử dụng.Những nguyên vật liệu đạt yêu cầu được chuyển tới khu vực hàng đã kiểm tra; đặt trên các giá đỡ cố định hoặc các tấm gỗ hay có khi chỉ là giấy lót nền. Điều này dẫn tới làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản do khí hậu nóng ẩm, mưa nhiều hoặc nồm. Hàng đã sản xuất xong được xếp vào một khu. Nguyên vật liệu thừa được xếp lẫn trên các tấm gỗ kê cách mặt đất nền 20cm. Nền kho bằng xi măng cát. Tuy nhiên do nguyên vật liệu thừa sau quá trình sản xuất trong những năm qua rất nhiều nên một phần diện tích kho nguyên vật liệu chính 486m2 được dùng làm nơi bảo quản chúng. Chính điều này lại dẫn tới một hệ quả khác là khi cùng một lúc có nhiều mã hàng cùng sản xuất thì sẽ gây khó khăn trong việc sắp xếp nguyên vật liệu trong kho. Phụ liệu thường được đặt trong các thùng caton có kích cỡ khác nhau không thích hợp lắm với các giá đỡ hiện tại của nhà máy. Với sơ đồ kho bố trí như hiện tại, quãng đường vận chuyển nguyên vật liệu là tương đối dài, làm giảm hiệu quả công tác vận chuyển, tăng chi phí nhân công... Khi nguyên vật liệu nhận về nhiều thường có tình trạng thiếu chỗ để nên “ hàng tạm nhập” nhiều lần phải để sang các khu vực khác; ngoài ra khu vực “ hàng đã sản xuất xong” chưa được bố trí hợp lý, xếp lẫn trong các khu vực khác. Vì vậy, bố trí lại hệ thống kho tàng nhằm đáp ứng các yêu cầu sản xuất là một việc làm cần thiết.
Phương thức tiến hành:
Bố trí lại hệ thống kho tàng:
Sơ đồ 6: Sơ đồ hệ thống kho tàng
SV: Nguyễn Thị Minh
Lớp: QTKD Tổng hợp 49A
55
Tầng 1: Kho nguyên vật liệu chính + Phân xưởng cắt
Nguyên vật liệu phụ tồn Kho phụ Nguyên vật liệu Kho bán thành phẩm cắt+ Kho thành phẩm Nguyên vật liệu chính sau SX của các đơn hàng Nguyên vật liệu chính tồn
Sau khi bố trí lại, đường vận chuyển nguyên vật liệu giảm, các giai đoạn nối tiếp nhau theo đúng quy trình sản xuất: nguyên vật liệu nhập về dễ sắp xếp, dễ quản lý: nguyên vật liệu chính nhập kho được kiểm tra có thể chuyển trực tiếp sang phân xưởng cắt; bán thành phẩm cắt máy được chuyển sang kho bán thành phẩm hoặc sang phân xưởng thêu hay cấp lên phân xưởng sản xuất; nguyên vật liệu tồn sau sản xuất dễ quản lý và không cản trở nguyên vật liệu nhập về của các đơn hàng tiếp theo.
Chi phi thực hiện: để bố trí lại hệ thống kho tàng, nhà máy phải đầu tư kinh phí cho các hoạt động: chi phí sửa chữa lại kho tàng, nhà xưởng cho phù hợp với phương án bố trí mới; chi phí tháo dỡ và lắp đặt máy móc thiết bị; chi phí cơ hội do sản xuất bị gián đoạn, không tiếp nhận được hợp đồng mới trong thời gian bố trí lại.
Kết quả đạt được: giảm chi phí vận chuyển, chi phí nhân công; nâng cao năng lực, hiệu quả quản lý nguyên vật liệu trong kho; đảm bảo được chất lượng nguyên vật liệu, dễ theo dõi, xử lý nguyên vật liệu tồn khi cần.
Điều kiện thực hiện: đây là hoạt động sửa chữa lớn nên nguồn kinh phí để thực hiện được lấy từ quỹ đầu tư phát triển và chi phí này được phân bổ vào giá thành sản phẩm qua các chỉ tiêu khấu hao tài sản cố định hoặc xây dựng đề án nghiên cứu để vay vốn ngân hàng. Thời gian để thực hiện sửa chữa nên vào các tháng đầu năm hoặc cuối năm khi nhà máy có ít đơn hàng nhằm giảm đến mưc thấp nhất mức độ ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy.
