2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị dự trữ nguyên vật liệu của nhà máy may xuất khẩu Hiệp Hưng
2.6.Hoàn thiện công tác đánh giá lựa chọn nhà cung ứng:
Cơ sở lý luận: Đây là một trong nhiều nội dung quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản trị dự trữ nguyên vật liệu ở nhà máy may xuất khẩu Hiệp Hưng. Hoạt động mua sắm nguyên vật liệu góp phần làm tăng giá trị trong các đơn hàng mà nhà máy sản xuất, thể hiện sự phát triển lớn mạnh của nhà máy trong xu thế hội nhập, mở cửa của đất nước.
Cơ sở thực tiễn: Hiện tại nhà máy mới chỉ thực hiện mua sắm nguyên vật liệu theo từng đơn hàng riêng lẻ, một số mua ở trong nước( phần lớn là phụ liệu- giá trị thấp) tại nhiều công ty khác nhau qua sự đánh giá, lựa chọn cho từng lần có nhu cầu, còn lại mua ở nước ngoài( thường là nguyên vật liệu chính- giá trị cao) theo sự chỉ định của khách hàng. Trong một số lần cung ứng, tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu rất lớn hoặc nhà cung ứng giao hàng vào ban đêm. Vì vậy nhà máy cần lựa chọn nhà cung ứng một cách linh hoạt, không phụ thuộc vào bất cứ nhà cung ứng nào và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, với những hạn chế như trên thì về lâu dài hình thức mua sắm như vậy có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của nhà máy. Nhà máy đã xây dựng một hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá khá hoàn chỉnh để lựa chọn nhà cung cấp: từ giá cả, chất lượng, giao hàng đến năng lực sản xuất, hệ số đảm bảo chất lượng… Nếu các tiêu chuẩn đó được cho điểm một cách đầy đủ, chính xác, khách quan thì việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, thực tế lại không hề đơn giản như vậy, các thông tin về nhà cung cấp không đầy đủ hoặc có thể không chính xác… Cho nên, việc đánh giá lựa chọn nhà cung ứng cũng khó khăn hơn rất nhiều. Khi một số tiêu chuẩn không được cho điểm hoặc đối với một nhà cung ứng nào đó, số tiêu chuẩn có thể cho điểm quá ít( giả sử là 4 tiêu chuẩn) khiến tổng điểm chưa đạt 24 điểm nhưng điểm ở từng tiêu chuẩn đều đạt tối đa là 5; khi đó có thể nhà máy sẽ bỏ mất một nhà cung ứng tốt khi chỉ lựa chọn theo tổng điểm…
Phương thức tiến hành:
Thứ nhất, để đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng một cách chính xác hơn, nhà máy có thể thực hiện một nghiện cứu thăm dò về các nhà cung ứng thông qua việc phân tích các dữ liệu thứ cấp và qua thực tế nhà cung ứng thực hiện các đơn đặt hàng của nhà máy( nếu có).
Dữ liệu thứ cấp được huy động từ các nguồn:
•Từ các phòng ban của nhà máy có lưu trữ tài liệu về nhà cung ứng. •Từ các hiệp hội mà nhà cung ứng là thành viên.
•Từ các cơ quan quản lý hành chính
•Từ các phương tiện thông tin đại chúng: báo, internet,... •Từ các đối tác khác có quan hệ với nhà cung ứng
•Thông tin thu thập từ các hội chợ, triển lãm
Thông qua khảo sát các nguồn dữ liệu thứ cấp, nhà máy xây dựng phiếu đánh giá nhà cung ứng bằng cách xác định các tiêu chuẩn và cơ sở để đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng. Các tiêu chuẩn phải phù hợp và phục vụ cho mục đích lựa chọn các nhà cung ứng đáp ứng được yêu cầu của nhà máy trong việc cung cấp các yếu tố đầu vào, đảm bảo cho hệ thống quản lý nguyên vật liệu hoạt động một cách hiệu quả. Phiếu đánh giá nhà cung ứng cần xác định thang đo để cho điểm các chỉ tiêu và xác định cơ sở lựa chọn. Thang đo phải đảm bảo tính đối xứng, tránh xu hướng nửa vời( Xuất hiện khi người đánh giá không biết rõ về đối tượng được đánh giá) và sự ảnh hưởng của những định kiến về nhà cung ứng. Ví dụ, các nhà cung ứng A, B, C được đánh giá theo phiếu đánh giá nhà cung ứng sau:
Bảng 11: Phiếu đánh giá nhà cung ứng A, B, C
STT Tiêu chuẩn đánh giá Rất
kém Trung bình Rất tốt 1 2 3 4 5 6 7 1 Giá cả B A C 2 Chất lượng B A C
3 Thời gian giao hàng A B C
4 Chi phí đặt hàng A B C
6 Năng lực sản xuất B A C 7 Lịch sử cung cấp các sản
phẩm tương tự A B
8 Mối quan hệ bạn hàng
lâu năm A, B
9 Thời gian cung ứng Căn cứ đánh giá:
Điều kiện bắt buộc:
- Các nhà cung ứng có số điểm ở chỉ tiêu chất lượng từ 6 trở lên; số điểm ở chỉ tiêu thời gian giao hàng từ 5 trở lên, được lựa chọn. Theo ví dụ trên, các nhà cung ứng A và C đã thỏa mãn được yêu cầu này. Nhà cung ứng B chưa thỏa mãn được yêu cầu về chất lượng.
Điều kiện lựa chọn:
- Xác định tổng điểm: Số điểm tối đa mà một nhà cung ứng có thể đạt được là ( 7*9= 63) điểm. Như vậy, nếu ta xác định 7 khoảng điểm và khoảng cách giữa các khoảng điểm là bằng nhau thì ta được các khoảng điểm như sau:
Khoảng điểm 0 – 9 9 – 18 18 – 27 27 – 36 36 – 45 45 – 54 54 – 63 Mức độ đánh giá Rất kém Trung bình Rất tốt
Các nhà cung ứng đạt tổng điểm từ 36 trở lên được chọn.
Nhà cung ứng A đạt tổng điểm ( 6+ 6+ 5+ 4+ 5+ 6+ 4+ 4 = 40), nhà cung ứng B đạt tổng điểm ( 5+ 4+ 6+ 5+ 6+ 5+ 5+ 4 = 40) thỏa mãn được yêu cầu đề ra. Nhà cung ứng C đạt tổng điểm ( 7+ 7+ 7+ 6+ 7 = 34) chưa thỏa mãn yêu cầu của nhà máy.
- Xác định điểm trung bình của các chỉ tiêu đánh giá: Điểm trung bình = Tổng điểm
Số chỉ tiêu đánh giá
đánh giá như sau:
Khoảng điểm 0 - 1 1 - 2 2 - 3 3 - 4 4 - 5 5 - 6 6 - 7 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mức độ đánh giá Rất thấp Trung bình Rất cao
Các nhà cung ứng được lựa chọn có điểm trung bình đạt từ [(3+4)/2 = 3.5] điểm trở lên.
Điểm trung bình của nhà cung ứng A là (40/8 = 5) đạt yêu cầu đề ra. Điểm trung bình của nhà cung ứng B là (40/8 = 5) đạt yêu cầu đề ra. Điểm trung bình của nhà cung ứng C là (34/5 = 6.8) đạt yêu cầu đề ra.
Trên cơ sở tổng hợp của hai loại điều kiện trên, nhà máy luawh chọn và lập danh sách các nhà cung ứng đạt yêu cầu, tùy theo nhu cầu của mỗi đơn hàng để lựa chon nhà cung ứng phù hợp nhất cho từng lần sản xuất.
Theo ví dụ trên, nhà cung ứng A sẽ được xếp và danh sách nhà cung ứng và có thể trở thành đói tác cung cấp vật liệu cho nhà máy trong tương lai. Nhà cung ưng B vi phạm điều kiện bắt buộc nên bị loại. Nhà cung ứng C mặc dù vi phạm điều kiện lựa chọn thứ nhất nhưng lại đạt yêu cầu ở điều kiện bắt buộc và điều kiện lựa chọn thứ 2 nên được xếp vào danh sách các nhà cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cho nhà máy.
Thứ hai, nhà máy cũng có thể từ những đánh giá khách quan để xấy dựng cho mình một đối tác cung cấp chiến lược. Là một khách hàng thường xuyên, nhà máy sẽ nhận được những ưu đãi mà nếu không phải là khách hàng thường xuyên sẽ không bao giờ nhận được như: giảm giá, ưu đãi trong thanh toán, đảm bảo cung ứng theo đúng yêu cầu...
Thứ ba, nhà máy cũng có thể gom nguyên vật liệu của nhiều đơn hàng sản xuất trong cùng một thời gian để mua tại cùng một nhà cung ứng. Khi đó, với ưu thế mua hàng với khối lượng lớn, nhà máy cũng sẽ nhận được nhiều ưu đãi trong giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao nhận...
Với chất lượng vật liệu đạt tiêu chuẩn, giá gia công giảm, thời gian giao nhận chính xác, kịp thời thì không có lý do gì khách hàng lại yêu cầu nhà máy phải thay
đổi nahf cung ứng theo ý kiên của mình để nhận lại một kết quả kém hơn.
Kết quả đạt được: giảm chi phí dự trữ vật liệu, có được mối quan hệ tin cậy với nhà cung ứng, nâng cao hiệu quả quản trị dự trữ.
Điều kiện thực hiện: nhà máy đầu tư kinh phí để tổ chức nghiên cứu thị trường đầu vào ; tìm hiểu, thu thập các kênh thông tin về nhà cung c