c. Đầu tư hoạt động Marketing
1.2.2.4.4 Quản lý dự án trong quá trình thực hiện đầu tư
Công tác quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án của Công ty cổ phần xây dựng số 1 gồm các công việc sau:
- Triển khai dự án - Đảm bảo chất lượng
- Đảm bảo tiến độ thực hiện dự án
- Đảm bảo an toàn, đảm bảo vệ sinh môi trường - Quản lý thi công, nhân sự
- Quản lý việc thu hồi vốn - Bàn giao công trình…
Nội dung yêu cầu đối với công tác quản lý dự án của Ban Quản lý Công ty hay Ban điều hành dự án cần nêu rõ:
- Phạm vi công việc của dự án - Tiến độ thực hiện dự án - Yêu cầu về chất lượng
- Yêu cầu về an toàn lao động, đảm bảo vệ sinh môi trường - Các điều kiện hợp đồng của dự án
- Các nguồn lực công ty cung cấp để thực hiện dự án - Quy định cơ chế triển khai dự án
- Quy định về quyền hạn, trách nhiệm của Ban điều hành…
Các công việc Quản lý dự án của Công ty:
•Xác định mô hình Công ty triển khai dự án theo một trong 3 mô hình:
- Mô hình 1: Giao toàn bộ dự án cho một đơn vị triển khai. Đơn vị nhận triển khai dự án thay mặt Công ty thực hiện mọi quyền và nghĩa vụ Công ty đã kí kết với khách hàng trong dự án và chịu trách nhiệm về pháp lý, hiệu quả của dự án. Công ty chỉ thực hiện giám sát việc thực hiện dự án và can thiệp khi thấy cần thiết.
- Mô hình 2: Công ty quản lý dự án. Với mô hình này, công ty thành lập Ban điều hành công trình, trực tiếp triển khai thực hiện dự án. Các đơn vị tham gia thực hiện triển khai công việc theo Biện pháp, tiến độ do Công ty yêu cầu. Công ty chịu trách nhiệm hoàn toàn về tiến độ, chất lượng, an toàn và hiệu quả của dự án.
- Mô hình 3: Kết hợp hai mô hình trên. Công ty thành lập Ban điều hành công trình, lập kế hoạch tổng thể cho dự án, phân chia giai đoạn, gói thầu thực hiện dự án. Một số gói thầu được giao cho các đơn vị thi công theo Mô hình 1, một số gói thầu Công ty trực tiếp quản lý theo mô hình 2.
•Phân chia trách nhiệm, quyền hạn của Ban điều hành và các đơn vị trực tiếp thi công
Với mô hình quản lý dự án 2 và 3, Công ty thành lập Ban điều hành dự án. Ban điều hành dự án có trách nhiệm thực hiện tất cả các trách nhiệm, quyền hạn của Công ty trong danh sách, phù hợp với Hợp đồng đã kí kết, pháp luật áp dụng và các
chính sách của Công ty.
Trong kế hoạch triển khai dự án, Ban điều hành cần quy định rõ trách nhiệm thực hiện, kiểm tra, điều hành đối với tất cả các công việc liên quan đến trách nhiệm Quản lý dự án. Cụ thể, tối thiểu bao gồm:
- Tổng hợp, điều hành chung dự án - Tiến độ thực hiện dự án
- Đảm bảo chất lượng
- Đảm bảo an toàn, vệ sinh lao động
- Quản lý chi phí, đảm bảo hiệu quả của dự án - Mua sắm cho dự án
- Nhân sự cho dự án
- Lập hồ sơ chất lượng, hoàn công, hồ sơ thanh toán cho dự án - Nghiệm thu, bàn giao dự án
•Tổ chức nhân sự cho Ban điều hành
Căn cứ vào Mô hình thực hiện dự án và Phân công trách nhiệm, quyền hạn của ban điều hành và đơn vị thi công, Ban điều hành có trách nhiệm lập phương án nhân sự để thực hiện dự án.
Công ty đảm bảo cung cấp đủ lực lượng nhân sự cho Ban điều hành dự án để thực hiện các nhiệm vụ được giao. Tùy theo quy mô của dự án, tính chất công việc (thực hiện/điều hành/kiểm tra/tổng hợp) và các trách nhiệm được giao, ban điều hành lập sơ đồ tổ chức chi tiết, nêu rõ số bộ phận chức năng, nhân sự cho mỗi bộ phận và yêu cầu đối với nhân sự để Công ty xem xét, đánh giá và cung cấp. Tối thiểu mỗi ban điều hành phải bao gồm:
- Cán bộ điều hành chung - Bộ phận phụ trách chất lượng - Bộ phận phụ trách tiến độ
- Bộ phận phụ trách hồ sơ, thanh quyết toán - Bộ phận phụ trách mua sắm, kiểm soát chi phí
•Tiến độ thi công chi tiết
Trên cơ sở Hồ sơ yêu cầu triển khai dự án, Ban điều hành dự án có trách nhiệm lập Tiến độ thu công chi tiết cho dự án.
Tiến độ thi công chi tiết cần được thể hiện phù hợp với kế hoạch phân chia gói thầu của dự án, cần nêu đủ các công việc cụ thể của dự án, mối liên hệ giữa các
công việc, phù hợp với yêu cầu của dự án, điều kiện thực tế thi công và đảm bảo hiệu quả tối đa.
Tiến độ thu công cần được Công ty và Khách hàng thông qua.
•Lập các biện pháp thi công
Trên cơ sở Hồ sơ yêu cầu triển khai dự án, Ban điều hành dự án có trách nhiệm xem xét lại và lập biện pháp thi công chi tiết cho dự án.
Biện pháp thi công cần được lập cho tất cả các công việc của dự án.
Biện pháp thi công cần phù hợp với Hồ sơ yêu cẩu, tiêu chuẩn ISO 9001-2008 của Công ty, phù hợp với điều kiện thực tế, đảm bảo tiến độ, đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả
Biện pháp thi công tối thiểu bao gồm: - Tổng mặt bằng thi công công trình - Quy hoạch giao thông cho công trình - Biện pháp cung cấp điện, nước thi công - Trình tự thi công
- Các biện pháp thi công công việc chi tiết.
•Mua sắm vật tư, thiết bị
Trên cơ sở Hồ sơ yêu cầu, mô hình thực hiện dự án, kế hoạch phân chia gói thầu, tiến độ và biện pháp thi công, quy chế của Công ty, Ban điều hành có trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện mua sắm các vật tư, thiết bị gói thầu được giao.
Kế hoạch mua sắm cho dự án được Ban quản lý, điều hành Công ty nêu rõ: - Danh mục hàng hóa, dịch vụ cần mua
- Tiến độ chuẩn bị, thực hiện mua sắm - Hình thức thực hiện mua sắm
- Tiêu chuẩn áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ, nhà cung cấp - Kế hoạch dòng tiền
Theo tiến độ thi công, Ban điều hành có trách nhiệm triển khai các thủ tục, trình tự của quá trình mua sắm, trình kết quả lên Công ty thẩm định và ký kết
•Biện pháp đảm bảo chất lượng
Căn cứ vào mô hình thực hiện dự án và phân chia trách nhiệm của Ban điều hành, Công ty cung cấp đủ các nguồn lực cho Ban điều hành thực hiện nhiệm vụ đảm bảo chất lượng công trình. Ban điều hành phải có trách nhiệm ban hành:
- Nhân sự cho công tác đảm bảo chất lượng - Danh mục thí nghiệm, nghiệm thu cần thực hiện
- Danh mục tài liệu đảm bảo chất lượng: chứng chỉ sản phẩm, kết quả thí nghiệm, biên bản nghiệm thu
- Trách nhiệm lập, kiểm tra, lưu trữ hồ sơ đảm bảo chất lượng.
Trưởng ban điều hành dự án có trách nhiệm đảm bảo việc thực hiện các biện pháp đảm bảo chất lượng cho dự án, đề xuất các biện pháp đảm bảo việc thực hiện đúng yêu cầu đã đặt ra.
•Đề ra biện pháp đảm bảo an toàn, vệ sinh lao động
Ban điều hành dự án có trách nhiệm lập biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường cho tất cả các công việc có liên quan đến phạm vi cần bảo đảm an toàn.
Trưởng ban điều hành dự án có trách nhiệm đảm bảo việc thực hiện các biện pháp đảm bảo chất lượng cho dự án, đề xuất các biện pháp đảm bảo việc thực hiện đúng yêu cầu đặt ra.
•Nghiệm thu công việc, nghiệm thu bàn giao công trình
Việc nghiệm thu công việc, nghiệm thu bàn giao công trình do Ban điều hành Công ty làm sẽ giải quyết được những vấn đề còn tồn đọng. Những thiếu sót sẽ được sửa chữa và bổ sung một cách kịp thời. Quá trình vận hành thử dự án cũng giúp kiểm định chất lượng dự án. Dự án hoặc giai đoạn được nghiệm thu khi đã cơ bản hoàn thành các công việc, đảm bảo an toán, khả năng vận hành bình thường với các yêu cầu thiết kế sẽ được đem bàn giao và đưa vào sử dụng.
•Tập hợp hồ sơ, lập hồ sơ báo cáo quyết toán và kiểm toán
- Ban điều hành dự án có phải tập hợp và lưu giữ tất cả hồ sơ liên quan đến Dự án: Hợp đồng giao nhận thầu xây lắp, bản vẽ thiết kế, biện pháp thi công được duyệt, Biên bản bàn giao hiện trường, kết quả khảo sát, biên bản nghiệm thu công việc, nghiệm thu giai đoạn, chạy thử, bàn giao, kết quả thí nghiệm vật liệu, sản phẩm, chứng chỉ nguồn gốc, xuất xứ, chứng chỉ chất lượng, kết quả kiểm định, bản vẽ hoàn thành công trình,nhật ký công trình. Sauk hi hoàn thành dự án, ban điều hành bàn giao lại toàn bộ hồ sơ cho Phòng kỹ thuật lưu trữ.
- Những khoản chi phí phát sinh làm tăng chi phí của toàn bộ dự án. Ban quản lý dự án là bộ phận chịu trách nhiệm và làm chủ trì tiến hành thanh quyết toán với chủ đầu tư. Việc phê duyệt quyết toán hoàn thành dự án cuối cùng sẽ được cơ quan
có thẩm quyền quyết định.
•Bảo hành công trình
Bảo hành dự án được quy định rõ tại điều 29 và điều 30 của Nghị định 209/2004/NĐ-CP ban hành ngày 16/12/2004 về quản lý chất lượng công trình xây dựng.
Có thể nói quá trình quản lý dự án diễn ra xuyên suốt trong cả chu kỳ của một dự án. Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý có thể khác nhau nhưng vẫn luôn gắn với mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án. Đó là thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành. Việc quản lý dự án chặt chẽ giúp cho Ban Lãnh đạo Công ty có thể thực hiện nhiệm vụ của mình từng bước theo một quy trình cụ thể. Ban Lãnh đạo có thể tiến hành theo dõi tiến độ thực hiện dự án theo mốc thời gian cụ thể và theo từng hạng mục công việc dựa theo chu kỳ phân ra. Quản lý dự án theo trình tự, chu kỳ cũng giúp chúng ta chỉ ra một số đặc điểm giúp cho Ban Lãnh đạo Công ty nắm được mức chi phí và yêu cầu nhân lực của dự án. Nhân lực thực sự cần thường thấp nhưng sẽ tăng cao hơn khi vào thời kỳ phát triển và lại giảm xuống khi giai đoạn kết thúc. Điểm nữa là độ rủi ro khi bắt đầu thực hiện dự án là cao nhất, chính điều này giúp Ban quản lý thực hiện tốt cho công việc quản lý rủi ro của mình.
Sơ đồ 1.2: Quy trình quản lý dự án của HACC1
SV: Nguyễn Thị Lê Lớp: Đầu tư 50E
CÔNG TY
YÊU CẦU ĐỐI VỚI BAN ĐIỀU HÀNH - Điều lệ, quy chế, quy trình làm việc của Công ty - Hợp đồng và các tài liệu kèm theo
- QĐ thành lập. giao nhiệm vụ cho BĐH
KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI CỦA BAN ĐIỀU HÀNH - Mô hình thực hiện dự án, phân chia gói thầu
- Phân công trách nhiệm, quyền hạn của Ban điều hành - Tổ chức nhân sự cho Ban điều hành
- Lập tiến độ thi công chi tiết - Lập các biện pháp thi công
- Kế hoạch mua sắm vật tư, thiết bị - Biện pháp đảm bảo chất lượng
- Biện pháp đảm bảo an toàn, vệ sinh lao động
- Quy trình nghiệm thu công việc, bàn giao công trình 41