c. Đầu tư hoạt động Marketing
1.2.2.4.3 Công tác đấu thầu
a. Công tác tổ chức đấu thầu
Công tác đấu thầu: việc đấu thầu của Công ty sẽ do phòng Kinh tế Thị Trường đảm nhận. Phòng Kinh Tế Thị Trường phối hợp với các phòng ban, chức năng của Công ty tiến hành lập Hồ sơ thầu theo quy định:
• Với phòng Tài Chính – Kế Toán
Phòng Kinh tế Thị Trường làm đề nghị với Phòng Tài Chính-Kế Toán để được cung cấp các Tài liệu cần có theo đúng yêu cầu của Hồ sơ mời thầu: Bảo lãnh dự thầu, các số liệu Tài chính…
• Với phòng Tổ chức Lao động hành chính
Phối hợp với phòng Tổ chức Lao động hành chính để lấy các Tài liệu về nhân sự, các văn bản cần công chứng, đóng dấu cho Hồ sơ dự thầu.
• Với phòng Kỹ thuật và quản lý thi công
Đối với các Dự án lớn, phối hợp với phòng Kinh tế và quản lý thi công để đưa ra giải pháp kỹ thuật hợp lý và an toàn.
• Với phòng Kế hoạch đầu tư
Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, Phòng Kinh tế Thị Trường có trách nhiệm cung cấp cho phòng Kế hoạch đầu tư các tài liệu liên quan trong suốt quá trình làm hồ sơ dự thầu như: Hồ sơ mời thầu, các văn bản qua lại giữa bên mời thầu và nhà thầu, Hồ sơ dự thầu, thông báo trúng thầu… để làm cơ sở cho Phòng Kế hoạch đầu tư soạn thảo với Chủ đầu tư đi đến ký kết hợp đồng kinh tế. Trong trường hợp cần thiết thì 2 phòng có thể phối hợp để thực hiện tốt công tác này.
b. Triển khai công tác đấu thầu
- Đối với các hồ sơ đăng ký dự thầu của dưới danh nghĩa Công ty làm đại diện
Khi một đơn vị hay phòng ban trực thuộc Công ty có nhu cầu về hồ sơ đăng ký dự thầu công trình nhất thiết phải đăng ký tên công trình, tên chủ Đầu tư tại phòng Kinh tế Thị Trường (theo mẫu). Phòng Kinh tế Thị Trường sẽ kiểm tra các thông tin, trong trường hợp có sự trùng lặp giữa các đơn vị phòng sẽ kết hợp các mối quan hệ.
- Đối với các hồ sơ đăng ký dự thầu dưới danh nghĩa Tổng công ty
Theo quy định của Tổng công ty: các đơn vị tiến thành Đăng ký tại Phòng Kinh tế Thị Trường, sau đó Phòng sẽ làm thủ tục đăng ký với Tổng công ty, các đơn vị trực thuộc không được phép đăng ký thẳng với Tổng công ty.
Tất cả các Hồ sơ đăng ký dự thầu hay mời thầu sẽ được quản lý, theo dõi tại Phòng Kinh tế Thị Trường, hàng tháng phòng Kinh tế Thị Trường lập Báo cáo gửi Tổng công ty, Ban Giám đốc Công ty về công tác dự thầu và đăng ký dự thầu, mời thầu trong tháng.
Hồ sơ dự thầu phải đảm bảo đủ, đúng nội dung theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Hồ sơ dự thầu phải được in ấn rõ ràng bằng mực không nhòe, bản vẽ phải có đầy đủ khung tên và logo HACC1, bản tiến độ và bản vẽ phải in tối thiểu khổ giấy A3.
Phòng kinh tế thị trường có trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức làm hồ sơ dự thầu ghi rõ tiến độ hoàn thành và kiến nghị đơn vị tham gia phối hợp làm hồ sơ dự thầu trình Tổng Giám đốc quyết định. Đơn vị có liên quan phải cử người có năng lực, trách nhiệm tham gia Hồ sơ dự thầu, cung cấp các tài liệu cần thiết và phối hợp với Phòng Kinh tế thị trường trong quá trình xây dựng đơn giá và quyết định giá dự thầu. Đơn vị làm hồ sơ, phòng Kinh tế thị trường có trách nhiệm cung cấp hồ sơ pháp lý, bảo lãnh dự thầu, báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán theo đề nghị của đơn vị đã được Lãnh đạo Công ty phê duyệt.
Ngoài ra Phòng kinh tế thị trường có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ Hồ sơ dự thầu trước khi trình Lãnh đạo Công ty ký và phân tích giá dự thầu để Tổng Giám đốc quyết định trước khi mang hồ sơ đi dự thầu.