Có thể nói một trong những nguyên nhân dẫn đến thành công của ngân hàng là việc tổ chức nhân sự. Trong công tác tổ chức, Ban giám đốc rất quan tâm đến việc tuyển chọn và đề bạc cán bộ tín dụng có năng lực, đúng ngƣời đúng việc. Đội ngũ nhân viên luôn đƣợc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn và trình độ tin học. Nhất là trong điều kiện thị trƣờng hiện nay, sự cạnh tranh cao giữa các ngân hàng thì việc tổ chức một đội ngũ cán bộ cùng nhân viên trình độ cao sẽ là nhân tố quyết định đến sự phát triển lớn mạnh của ngân hàng.
(Nguồn: Website NHNo & PTNT tỉnh Hậu Giang)
Hình 3.1: Bộ máy tổ chức và quản lí của NHNo & PTNT tỉnh Hậu Giang
Theo Quyết định số 1377/QĐ/HĐQT - TCCB, ngày 24/12/2007 của Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam về việc ban hành Quy chế về Tổ chức và Hoạt động của Chi nhánh NHNo & PTNT Việt Nam đƣợc quy định cụ thể nhƣ sau:
* Ban giám đốc: trực tiếp chỉ đạo, điều hành quyết định toàn bộ các hoạt động của Ngân hàng, tiếp nhận các chỉ thị đồng thời phổ biến đến từng cán bộ công nhân viên, chịu trách nhiệm Ngân hàng cấp trên và pháp Luật về mọi quyết định của mình.
a. Giám Đốc
- Trực tiếp điều hành mọi hoạt động của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của đơn vị.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban.
- Có quyền quyết định chính thức một khoản vay.
- Có quyền quyết định tổ chức bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật, hay nâng lƣơng cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ngoại trừ kế toán trƣởng và kiểm toán trƣởng.
b. Các phó Giám Đốc
- Thay mặt giám giám đốc hiều hành một số công việc khi giám đốc vắng mặt (theo văn bản ủy quyền của giám đốc) và tham mƣu cho giám đốc về các vấn đề quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Phòng Điện toán Phòng Kế toán- Ngân quỹ Phòng Dịch vụ- Marketing CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC Phòng Kế hoạch kinh doanh Phòng Kiểm tra- Kiểm toán nội bộ Phòng Hành chính- Nhân sự Phòng Giao dịch Chi nhánh loại 3
- Giúp giám đốc chỉ đạo, điều hành trực tiếp phòng kế toán ngân quỹ và theo dõi tài sản, vốn và nhân sự nội bộ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao. Đối với những trƣờng hợp vƣợt quá trách nhiệm của mình thì phó giám đốc phải đƣợc sự đồng ý hay ủy quyền của giám đốc.
* Phòng Kế hoạch kinh doanh: Có các nhiệm vụ sau:
- Đầu mối, tham mƣu cho Giám Đốc xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn, trung và dài hạn theo định hƣớng kinh doanh của Ngân hàng Nông nghiệp.
- Nghiên cứu xây dựng chiến lƣợc khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ƣu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm, mở rộng theo hƣớng đầu tƣ kép kính: Sản xuất, chế biến tiêu thụ, xuất khẩu và gắn với tín dụng sản xuất, lƣu thông và tiêu dùng.
- Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kinh tế kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa chọn biện pháp an toàn và đạt hiệu quả cao.
- Thẩm định, đề xuất cho vay các dự án tín dung theo phân cấp uỷ quyền. - Tiếp nhận và thực hiện các chƣơng trình, dự án thuộc nguồn vốn trong nƣớc và nƣớc ngoài. Trực tiếp làm dịch vụ uỷ thác nguồn vốn thuộc chính phủ, bộ, ngành khác và các tổ chức kinh tế cá nhân trong và ngoài nƣớc.
- Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thí điểm, thử nghiệp trong địa bàn, đồng thời theo dõi, đánh giá, sơ kết, tổng kết; đề xuất Tổng giám đốc cho phép nhân rộng.
- Thƣờng xuyên phân loại dƣ nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyên nhân và đề xuất hƣớng khắc phục.
- Giúp giám đốc chi nhánh chỉ đạo, kiểm tra hoạt động tín dụng của các chi nhánh trực thuộc trên địa bàn.
- Tổng hợp, báo cáo theo chuyên đề theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh giao.
* Phòng Dịch vụ khách hàng và Marketing : Có các nhiệm vụ sau đây: - Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ giao dịch với khách hàng( từ khâu tiếp xúc tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, hƣớng dẫn thủ tục giao dịch, mở tài khoản, gửi rút tiền tiền, thanh toán, chuyển tiền…) tiếp thị giới thiệu sản phẩm dịch vụ ngân nhàng; tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng về dịch vụ, tiếp thu đề xuất hƣớng dẫn cải tiến để không ngừng đáp ứng sự hài lòng của khách hàng.
- Đề xuất tham mƣu cho Giám đốc về chính sách phát triển sản phẩm dịch vụ ngân hàng mới, cải tiến qui trình giao dịch, phục vụ khách hàn, xây dựng kế hoạch tiếp thị thông tin, tuyên truyền quản bá đặc biệt là các hoạt động của chi nhánh, các dịch vụ sản phẩm cung ứng trên thị trƣờng.
- Triển khai các phƣơng án tiếp thị, thông tin tuyên truyền theo chỉ đạo của NHNo & PTNT Việt Nam.
- Đầu mối tiếp cận với các cơ quan tiếp thị, báo chí, truyền thông thực hiện các hoạt động tiếp thị, thông tin tuyên truyền theo qui định của NHNo & PTNT Việt Nam.
- Giải đáp thắc mắc của khách hàng; xử lý các tranh chấp, khiếu nại phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh thẻ của ngân hàng.
- Trực tiếp tổ chức triển khai nghiệp vụ thẻ trên địa bàn theo qui định của NHNo & PTNT Việt Nam.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh giao.
* Phòng Kế toán - Ngân quỹ :
- Xây dựng và điều hành kế hoạch kinh doanh hàng quý, năm.
- Xây dựng khoán định mức khoán tài chính cho từng Ngân hàng cơ sở. - Tổ chức hạch toán kế toán - thống kê theo đúng chế độ quy định.
- Chuẩn bị số liệu, tình hình mua sắm tài sản, xây dựng, sửa chữa trình Hội đồng tài chính phê duyệt theo quy định của Trung ƣơng.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ, nguyên tắc đơn vị Ngân hàng cơ sở. - Tổ chức thu – chi tiền mặt tại Hội sở và điều hoà vốn trong toàn hệ thống tỉnh và khu vực.
* Phòng Điện toán
- Tổng hợp, thống kê và lƣu trử số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của chi nhánh.
- Xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hạch toán kế toán, kế toán thông kê, hạch toán nghiệp vụ và tín dụng và các hoạt đông khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
- Thực hiện các nhiệm vụ do trung tâm tin học quy định.
- Lập chƣơng trình phần mềm ứng dụng phục vụ cho công tác điều hành thƣờng xuyên của Ban lãnh đạo hoặc theo đề nghị của các chuyên đề.
- Bảo quản, sửa chữa các máy móc thiết bị tin học.
- Lập kế hoạch đào tạo tin học hàng năm trong nội bộ Ngân hàng. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh giao.
* Phòng Kiểm tra - Kiểm toán nội bộ: Có các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng chƣơng trình công tác quý, năm phù hợp với chƣơng trình kiểm tra, kiểm toán của NHNo & PTNT Việt Nam và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình.
- Tuân thủ tuyệt đối sự chỉ đạo nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán. Tổ chức kiểm tra, kiểm toán theo đề cƣơng, chƣơng trình công tác kiểm tra, kiểm toán của NHNo & PTNT Việt Nam và kế hoạch của đơn vị, kiểm toán nhằm bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh ngay tại hội sở và các chi nhánh phụ thuộc.
- Thực hiện sơ kết, tổng kết chuyên đề theo định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm. Tổ chức giao ban hàng tháng đối với các kiểm tra viên chi nhánh Ngân
hàng cấp dƣới. Tổng hợp và báo cáo kịp thời các kết quả kiểm tra, kiểm toán, việc chỉnh sửa các tồn tại thiếu sót của các chi nhánh, đơn vị mình theo định kỳ gửi tổ kiểm tra kiểm toán văn phòng đại diện và ban kiểm tra kiểm toán nội bộ. Hàng tháng có báo cáo nhanh về các công tác chỉ đạo điều hành hoạt động kiểm tra, kiểm toán của mình gửi về Ban kiểm tra, kiểm toán nội bộ.
- Tổ chức kiểm tra, xác minh, tham mƣu cho giám đốc giải quyết đơn thƣ thuộc thẩm quyền, làm nhiệm vụ thƣờng trực ban chống tham nhũng, tham ô, lãng phái và thực hành kiết kiệm tại đơn vị mình.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc, trƣởng ban kiểm tra kiểm toán nội bộ hoặc giám đốc giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh giao.
* Phòng Hành chính – Nhân sự: Có các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng chƣơng trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và có nhiệm vụ thƣờng xuyên đôn đốc việc thực hiện chƣơng trình đã đƣợc giám đốc chi nhánh phê duyệt.
- Xây dựng và triển khai chƣơng trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi nhánh NHNo & PTNT trực thuộc trên địa bàn. Trực tiếp làm thƣ ký tổng hợp cho Giám đốc.
- Tƣ vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể và giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng, tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên và tài sản của chính chính.
- Thực thi pháp Luật có liên quan đến Ngân hàng và văn bản định chế của NHNo & PTNT Việt Nam.
- Lƣu trữ các văn bản pháp luật có liên quan đến Ngân hàng và văn bản định chế của NHNo & PTNT Việt Nam.
- Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc, công tác tại chi nhánh.
- Trực tiếp quản lý con dấu của chi nhánh; thực hiện công tác hành chính, văn thƣ, lễ tân, phƣơng tiện giao thông, bảo vệ, y tế của chi nhánh.
- Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ lao động, vật rẻ mau hỏng, quản lý nhà tập thể, nàh khách, nhà nghỉ của cơ quan.
- Đầu mối trong việc tham gia chăm lo đời sống vật chất, văn hoá – tinh thần và chăm lo thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỷ cán bộ, nhân viên.
- Xây dựng lề lối làm việc trong đơn vị và mối quan hệ với tổ chức Đảng, Công đoàn, chi nhánh trực thuộc trên địa bàn.
- Đề xuất mở rộng mạng lƣới kinh doanh trên địa bàn.
- Đề xuất định mức lao động, giao khoán quỹ tiền lƣơng đến các chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp trực thuộc trên địa bàn theo quy định chế khoán tài chính của NHNo & PTNT Việt Nam.
- Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề xuất cử cán bộ, nhân viên đi công tác, học tập trong ngoài nƣớc. Tổng hợp, theo dõi thƣờng xuyên cán bộ, nhân viên đƣợc quy hoạch, đạo tạo.
- Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ thuộc chi nhánh quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ nghỉ hƣu, nghỉ chế độ theo quy định của Nhà nƣớc.
- Đề xuất, hoàn thiện, lƣu trữ hồ sơ theo đúng quy định của Nhà nƣớc, Đảng, Ngân hàng nhà nƣớc trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên trong phạm vị phân cấp uỷ quyền của Tổng giám đốc.
- Thực hiện công tác thi đua, khen thƣởng của chi nhánh. - Chấp hành công tác báo cáo thống kê, kiểm tra chuyên đề. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh giao.
* Phòng giao dịch
- Trực thuộc chi nhánh, có nhiệm vụ huy động vốn, mua bán trao đổi ngoại tệ, giấy tờ có giá, thực hiện các nghiệp vụ thanh toán trong nƣớc và quốc tế, nghiệp vụ chuyển tiền Western Union,…
- Thực hiện nghiệp vụ tín dụng theo ủy quyền mức phán quyết của giám đốc chi nhánh.
- Trực tiếp giao dịch với khách hàng, tiếp thị và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng.
* Chi nhánh loại 3: Thực hiện các nghiệp vụ tín dụng, dịch vụ thanh toán, huy động vốn ở các địa điểm khác nhau trên địa bàn.