- Về tổ chức bộ máy kế toán.
3.3.3 Hoàn thiện bộ máy tổ chức kế toán.
Văn phòng công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm hiện đang áp dụng mô hình kế toán tập trung, phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động kế toán trước ban giám đốc. Điều này khá phù hợp với quy mô và tổ chức bộ máy của công ty theo mô hình tập trung. Hiện nay phòng kế toán có 7 nhân viên và có bộ phận các nhân viên thống kê kế toán tại các đơn vị như: Khách sạn, Siêu thị, nội thương sau khi thu thập kiểm tra và xử lý chứng từ nhân viên tiến hành chuyển số liệu về phòng kế toán công ty. Mặc dù số lượng nhân viên không nhiều nhưng vẫn luôn hoàn thành tốt công tác kế toán. Vì vậy công ty vẫn duy trì bộ máy kế toán theo kiểu tập trung để đảm bảo sự thống nhất về chỉ đạo của kế toán trưởng đối với toàn bộ công tác kế toán. Tuy nhiên Kế toán chi tiết phải đảm nhận một lúc quá nhiều phần hành cũng là một hạn chế. Kế toán chi tiết phải theo dõi và thu hồi tạm ứng, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngân hàng, hàng mua, lương, BHXH, theo dõi công nợ, theo dõi doanh thu, chi phí, hàng nhập kho, xuất kho, theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá cho công ty, theo dõi tài khoản thu, chi, công nợ bán hàng, theo dõi thuế. Có thể nói đảm nhiệm một lúc quá nhiều phần hành vừa gây khó khăn cho kế toán chi tiết có thể dẫn đến những sai sót, và cũng có thể sẽ có thể xảy ra sai sót, gian lận khó có thể phát hiện. Vì vậy, nếu có thể nên tách hẳn ra thành kế toán bán hàng và tổng hợp doanh thu bán hàng. Thêm nữa, kế toán ngân hàng chỉ làm thủ tục vay vốn và trả nợ trong khi kế toán chi tiết vẫn phải theo dõi tiền gửi ngân hàng. Vì vậy nên chuyển nhiệm vụ này cho kế toán ngân hàng. Bộ máy kế toán theo mô hình tập trung sẽ được thiết kế như sau:
Mô hình hoàn thiện bộ máy kế toán công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm:
Sơ đồ 3.1: Bộ máy kế toán hoàn thiện
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán như sau:
- Kế toán Ngân hàng: Làm thủ tục vay vốn ngân hàng, trả nợ ngân hàng, theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng và các khoản lãi tiền gửi ngân hàng.
- Kế toán bất động sản: Theo dõi hạch toán về doanh thu xây dựng và kinh doanh bất động sản.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về số tồn quỹ của công ty, căn cứ vào phiếu thu chi hợp lệ kiêm chứng từ gốc hợp lệ để thu chi tiền mặt cho mọi đối tượng (trong và ngoài công ty).
- Kế toán chi tiết: theo dõi và thu hồi tạm ứng, kế toán chi tiết tài sản cố đinh, theo dõi hàng tồn kho (tính trị giá hàng xuất kho và phân bổ chi phí thu mua cho hàng đã bán). - Kế toán bán hàng, xác định kết quả: KẾ TOÁN TRƯỞNG Phó phòng kế toán KT chi tiết Kế toán ngân hàng KT bán hàng và xđ kq KT bất động sản KT các bộ phận Thủ quỹ
+ Kế toán chi tiết và tổng hợp doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra, đầu vào.
+ Tính lương và các khoản trích theo lương cho các bộ phận trong công ty lập bảng tính lương và các khoản trích theo lương, bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, trích bảo hiểm xã hội phải chi trả cho người lao động ốm đau, thai sản.
+ Thống kê các chỉ tiêu liên quan đến hàng hóa và tiêu thụ.
- Kế toán các bộ phận: thống kê kế toán tại các đơn vị như: Khách sạn, nội thương sau khi thu thập kiểm tra và xử lý chứng từ nhân viên tiến hành chuyển số liệu về phòng kế toán công ty.
- Phó phòng kế toán: ngoài việc sẽ thay thế kế toán trưởng giải quyết công việc khi kế toán trưởng đi vắng sẽ thêm chức năng kiểm tra, giám sát. Cụ thể:
+ Tiến hành kế toán các nghiệp vụ kế toán chưa phân công cho các bộ phận kế toán trên như hoạt động tài chính, những hoạt động bất thường, nguồn vốn chủ sở hữu.
+ Thu nhận và kiểm tra các thông tin kế toán ở các bộ phận kế toán đã ghi chép và hệ thống hóa trong kì.
+ Tiến hành kiểm tra việc chính xác trong ghi sổ.
- Kế toán trưởng: chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán, là người tổ chức điều hành chung mọi công tác của phòng, kiểm tra chỉ đạo hướng dẫn hạch toán, đôn đốc toàn bộ công tác kế toán trong toàn công ty. Đồng thời kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổng hợp quyết toán toàn công ty , lên báo cáo tài chính cung cấp thông tin kế toán tài chính cho ban giám đốc và các bên hữu quan. Trực tiếp tham gia các quan hệ giao dịch với cơ quan thuế, các cơ quan chức năng khác để thực hiện tác nghiệp của phòng.