- Về tổ chức bộ máy kế toán.
3.3.5Sử dụng công nghệ.
Hiện nay công ty đã áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán. Tại các cửa hàng, công ty đã trang bị máy vi tính và cài đặt phần mềm như tại văn phòng công ty, khi có các nghiệp vụ kinh tế, các chứng từ phát sinh, nhân viên ở đó nhập liệu vào phần mềm kế toán tại cửa hàng. Cuối ngày, tiến hành sao chép dữ liệu, lưu và gửi dữ liệu cho phòng kế toán của văn phòng công ty để kế toán công ty tổng hợp dữ liệu chung cho toàn công ty. Như vậy sẽ tiết kiệm chi phí và đảm bảo tính kịp thời của các chứng từ phát sinh. Nếu công ty không cài đặt phần mềm cho nhân viên bán hàng tại các cửa hàng mà đến cuối ngày, kế toán của công ty mới nhập số liệu thì sẽ mất nhiều thời gian và đặc biệt là không đảm bảo tính kịp thời. Doanh thu được mở chi tiết theo từng mục đích kinh doanh như bán hàng, cung cấp dịch vụ, kinh doanh bất động sản, bán hàng khách sạn...sẽ giúp nhà quản lí nắm rõ tình hình kinh doanh, xác định một cách chính xác khoản mục nào có doanh thu cao nhất, thuận lợi cho việc đưa ra các quyết định kinh doanh.
Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm KT SYS, do công ty cổ phần phần mềm thông tin kinh doanh Infobus viết. Đây là một sản phẩm của phần mềm trong nước, có những ưu điểm hơn so với phần mềm nước ngoài hay phần mềm nước ngoài được Việt hóa. Các phần mềm nước ngoài có chi phí cao so với khả năng của các doanh nghiệp Việt Nam, giá lắp đặt thường giao động từ vài nghìn đến hàng trăm nghìn USD. Bên cạnh đó, không tương thích hoàn toàn với chế độ kế toán Việt Nam (các phần mềm nước ngoài thường hỗ trợ theo chế độ kế toán của Mỹ và Anh là chủ yếu). Đào tạo, vận hành tốn kém và chi phí cao. Để bộ máy kế toán có thể sử dụng hết các tính năng thường mất từ vài tháng đến cả năm. Chi phí bảo hành cao, sửa chữa phức tạp khi xảy ra sự cố. Còn các phần mềm trong nước có chi phí thấp, giá
của các phần mềm Việt nam thường giao động từ vài triệu đến vài chục triệu cho việc cài đặt và triển khai, nhưng ưu điểm lơn nhất là đơn giản và phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam. Mỗi khi có thay đổi chính sách kế toán, các phần mềm này khá nhanh trong việc cập nhật các thay đổi. Việc lựa chọn phần mềm KT SYS phù hợp với yêu cầu của công ty.
Sơ đồ 3.2: Mô tả trình tự kế toán tại công ty (Phần mềm KT SYS)
Ghi nhập số liệu hàng ngày Gửi dữ liệu, in sổ
Đối chiếu giữa các sổ
Cần chú ý rằng phần mềm kế toán vừa phải đảm bảo tính dễ sử dụng nhưng cũng phải đảm bảo tính bảo mật. Dễ thay đổi chỉnh sửa theo yêu cầu quản lí, các thông tin được tình bày minh bạch dễ hiểu, người sử dụng tìm và lấy thông tin một cách dễ dàng nhanh chóng. Phần mềm KT SYS là phần mềm Việt Nam nên đáp ứng những yêu cầu trên. Tuy nhiên yêu cầu về tính bảo mật thì chưa cao. Việc sử dụng mạng Lan tuy có ưu điểm là có thể trao
Gửi dữ liệu Chứng từ kế toán Báo cáo bán hàng và cung cấp dịch vụ Phần mềm kế toán tại các cửa hàng, phòng cung cấp dịch vụ Phần mềm kế toán tại công ty Lưu trữ Sổ chi tiết Sổ tổng hợp
Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị
thể không được bảo mật. Công ty nên phân quyền truy cập, trách nhiệm rõ ràng khi sử dụng phần mềm để tăng tính bảo mật. Ban lãnh đạo có thể xin ý kiến đóng góp của các nhân viên kế toán, xem phần mềm đang được sử dụng còn những hạn chế nào để yêu cầu nhà lập trình sửa lại cho phù hợp yêu cầu sử dụng. Có như vậy, công ty sẽ có hệ thống kế toán đáp ứng đủ yêu cầu về cung cấp thông tin.
Bảng số 3.4: Giao diện phần mềm kế toán tại công ty