2.1.2.1 Chức năng
-Khai thác, thu mua thủy, hải sản các loại; chế biến các sản phẩm thủy, hải sản đông lạnh các loại và các sản phẩm thủy, hải sản khô các loại.
-Sản xuất nước đá phục vụ chế biến; xuất khẩu hàng thủy, hải sản, nông sản các loại.
-Nhập khẩu nguyên liệu thủy, hải sản, nông sản cho chế biến và thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất, nuôi trồng thủy sản các loại.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chung của Công ty là:
-Là một doanh nghiệp Nhà nước, Công ty có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước, sử dụng vốn một cách có hiệu quả.
-Chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của đơn vị như: quản lý vốn, quản lý tài sản, các quỹ… phải có trách nhiệm cung cấp những thông tin cần thiết khi được yêu cầu.
-Thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo qui định của pháp luật.
-Chủ động xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tích lũy để tái đầu tư mở rộng và nâng cao công nghệ chế biến thủy sản, đa dạng hóa sản phẩm xuất khẩu; nâng cao nâng lực chế biến thủy sản có giá trị kinh tế cao nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường.
-Đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho người lao động theo luật định; tích cực cải thiện điều kiện làm việc, thực hiện tốt công tác an toàn - vệ sinh lao động; tạo điều kiện để người lao động nâng cao trình độ, tay nghề, nâng cao trình độ quản lý. Không ngừng nâng cao năng lực sản xuất, cải tiến và đổi mới qui trình công nghệ, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ mới hiện đại vào sản xuất kinh doanh.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý, cơ cấu tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán toán
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức, quản lý
-Cơ cấu tổ chức, quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có quan hệ với nhau được chuyên môn hóa và có quyền hạn nhất định, bố trí theo từng cấp, nhằm đảm bảo thực hiện chức năng quản lý, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp.
-Cơ cấu tổ chức, quản lý chịu ảnh hưởng đến nhiều yếu tố khác nhau như: trình độ sản xuất, đặc điểm kinh tế, trình độ và năng lực quản lý, khả năng về tài chính… Công ty TNHH Một thành viên xuất khẩu thủy sản Khánh Hòa là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô vừa và nhỏ, có bộ máy quản lý được tổ chức theo cơ cấu sau:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XUẤT KHẨU THỦY SẢN KHÁNH HÒA
: Quan hệ trực tuyến ; : Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Một thành viên xuất khẩu thủy sản Khánh Hòa
PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC CHỦ TỊCH CÔNG TY KIÊM GIÁM ĐỐC
PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ HOẠCH- KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN- TÀI VỤ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH XƯỞNG CHẾ BIẾN ĐÔNG LẠNH VĂN PHÒNG
ĐẠI DIỆN TẠI TP.HCM
XƯỞNG CHẾ BIẾN
•Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
Trong sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty, giữa lãnh đạo và các phòng ban có mối quan hệ trực tuyến; các phòng ban và các đơn vị sản xuất có mối quan hệ chức năng. Theo Luật Doanh Nghiệp, doanh nghiệp trực thuộc tỉnh, chủ tịch công ty kiêm giám đốc công ty do chủ tịch UBND Tỉnh bổ nhiệm, là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước UBND Tỉnh và pháp luật về điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
-Chủ tịch công ty kiêm giám đốc có quyền hành cao nhất trong Công ty. -Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, do chủ tịch công ty bổ nhiệm; chịu trách nhiệm trước chủ tịch công ty về nhiệm vụ được giám đốc giao; điều hành công ty thay giám đốc khi giám đốc đi vắng.
-Phòng tổ chức – hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về các vấn đề có liên quan đến quản lý nhân sự và tài sản của công ty, tổ chức sắp xếp cán bộ công nhân viên các bộ phận theo yêu cầu sản xuất. Kiến nghị với giám đốc về các vấn đề có liên quan đến lao động trong công ty như: tiền lương, kỷ luật, điều động công nhân, các chính sách xã hội theo qui định.
- Phòng kế toán tài vụ: Chịu trách nhiệm về công tác quản lý tài chính kế toán của công ty; tổ chức ghi chép, theo dõi số liệu kế toán, sổ sách chứng từ trong quá trình sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ; cân đối thu chi hợp lý; báo cáo lên ban giám đốc về tình hình sử dụng vốn và tài sản của công ty, đề ra các kế hoạch hoạt động về tài chính và biện pháp thực hiện một cách kịp thời và hợp lý.
-Phòng kỹ thuật có chức năng quản lý về khoa học kỹ thuật, các tiêu chuẩn qui trình, qui phạm của nhà nước và của công ty, cung cấp các trang thiết bị đảm bảo an toàn chất lượng và an toàn thiết bị; nhân viên phòng có trách nhiệm về việc bảo trì, tu sửa hệ thống máy móc thiết bị phục vụ cho việc sản xuất.
-Phòng kế hoạch kinh doanh: có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Nhiệm vụ của phòng này là đề ra các hoạt động kinh doanh,
nghiên cứu tìm kiếm thị trường tiêu thụ các sản phẩm đầu ra, tổ chức nguồn hàng, thực hiện các nhiệm vụ giao và nhận hàng; đề xuất các ý kiến về việc thu mua nguyên liệu, vật liệu, tiêu thụ sản phẩm, đồng thời ký kết hợp đồng về tiêu thụ sản phẩm xuất khẩu, các hợp đồng về thu mua nguyên liệu đảm bảo cho dây chuyền sản xuất diễn ra liên tục, kịp tiến độ sản xuất.
-Xưởng chế biến đông lạnh: chuyên sản xuất và chế biến các mặt hàng thủy sản đông lạnh xuất khẩu và tiêu thụ nội địa.
-Xưởng chế biến hàng thủy đặc sản: chuyên sản xuất và chế biến những mặt hàng thủy sản khô để phục vụ cho tiêu dùng trong nước và xuất khẩu.
-Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh với chức năng, nhiệm vụ là đại diện của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh, là cơ sở để quảng bá, thực hiện công tác marketing.
2.1.3.2. Cơ cấu tổ chức sản xuất
Tổ chức sản xuất có vai trò là sự phối hợp giữa sức lao động và tư liệu lao động sao cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ sản xuất đề ra.
Căn cứ nhiệm vụ và chức năng của chủ tịch công ty, cơ cấu tổ chức sản xuất chính của chủ tịch công ty gồm 2 đơn vị trực thuộc
-Xưởng chế biến thủy sản đông lạnhcó nhiệm vụ chế biến, sản xuất hay gia công những mặt hàng thủy sản đông lạnh cho nhu cầu xuất khẩu, bảo đảm cho sản xuất theo quy trình khép kín. Cụ thể:
+Tổ nghiệp vụ - quản lý và sản xuất nước đá gồm 3 bộ phận: Quản lý, điều hành; thống kê, kế toán của xưởng và sản xuất nước đá phục vụ cho xưởng
+Tổ KCS có nhiệm vụ giám sát quy trình sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm đảm bảo đúng qui định chất lượng sản phẩm và an toàn vệ sinh thực phẩm.
+Tổ cơ điện lạnh có nhiệm vụ vận hành, sửa chữa, bảo quản và bảo dưỡng hệ thống máy móc thiết bị cơ điện lạnh phục vụ chế biến và bảo quản sản phẩm.
+Tổ thành phẩm có nhiệm vụ đóng gói bao bì sản phẩm sau khi cấp đông, giao nhận hàng hóa sau chế biến, bốc xếp, vẫn chuyển sản phẩm vào kho bảo quản.
+Hai đội chế biến có nhiệm vụ thay ca nhau để duy trì sản xuất chế biến hàng ngày từ công đoạn tiếp nhận nguyên liệu để chế biến đến công đoạn sản phẩm hoàn thành ở mức bán thành phẩm.
-Xưởng chế biến thủy đặc sản có 3 tổ trực thuộc: có nhiệm vụ chế biến các mặt hàng thủy hải sản khô xuất khẩu.
+Tổ nghiệp vụ, quản lý bao gồm 2 bộ phận quản lý, điều hành và thống kê, kế toán xưởng.
+Tổ sản xuất cá ngừ xông khói là bộ phận chuyên sản xuất mặt hàng cá ngừ xông khói theo quy trình chế biến của Nhật Bản.
+Tổ chế biến hàng thủy sản khô chuyên sản xuất các sản phẩm cá khô, mực khô, ruốc khô, các sản phẩm thủy đặc sản khô khác.
* Quy trình sản xuất: Sản phẩm của Công ty là các loại hàng thủy sản nên có đặc tính tương đối giống nhau, vì vậy quy trình chế biến cũng giống nhau cho nên khi thay đổi sản phẩm ít có sự thay đổi vị trí sản xuất. Cũng chính vì lý do đó nên quá trình sản xuất của dây chuyền công nghệ ít bị gián đoạn và hoạt động tương đối liên tục.
(Nguồn: Phòng kỹ thuật)
Sơ đồ 2.2: Tổ chức hoạt động sản xuất của Công ty.
Sản phẩm chế biến của công ty chủ yếu là cá, mực, ghẹ…Được sản xuất tại 2 xưởng: Xưởng chế biến đông lạnh (xưởng 1) và xưởng chế biến khô (xưởng 2).
Xưởng chế biến đông lạnh (xưởng 1)
Có diện tích 828 m2, bao gồm: phòng làm việc của ban giám đốc, phòng tiếp nhận nguyên vật liệu, phòng chế biến, phòng cấp đông, phòng vận hành máy lạnh và các kho lạnh. XƯỞNG CHẾ BIẾN ĐÔNG LẠNH TỔ QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ TỔ KCS ĐỘI CHẾ BIẾN II TỔ CƠ ĐIỆN LẠNH TỔ THÀNH ĐỘI CHẾ BIẾN I XƯỞNG CHẾ BIẾN THỦY ĐẶC SẢN CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XUẤT KHẨU THỦY SẢN KHÁNH HÒA TỔ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ TỔ CHẾ BIẾN CÁ NGỪ XÔNG TỔ CHẾ BIẾN HÀNG THỦY
Sơ đồ 2.3: Quy trình sản xuất hàng đông lạnh.
(Nguồn: Phòng kỹ thuật)
Xưởng chế biến khô (xưởng 2)
Có diện tích 720 m2, bao gồm: phòng xử lý nguyên vật liệu, phòng phân cở, phòng đóng gói bao bì.
Sơ đồ 2.4: Quy trình sản xuất hàng khô.
(Nguồn: Phòng kỹ thuật)
Nhận xét:Là một doanh nghiệp nhà nước, Công ty có cơ cấu tổ chức sản xuất hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với nền kinh tế thị trường và chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp. Công ty trực tiếp quản lý toàn bộ các đơn vị sản xuất và phân cấp quản lý, điều hành các đơn vị nhỏ cho các xưởng, tạo điều kiện để họ phát huy quyền tự chủ cũng như năng lực và trình độ của cán bộ cấp dưới.
2.1.3.3. Tổ chức bộ máy kế toán a. Tổ chức nhân sự phòng kế toán a. Tổ chức nhân sự phòng kế toán cân Cấp đông Xếp khuôn Tiếp nhận NVL Phân loại Rửa Xử lý Phân loại Rửa Tách khuôn Bao gói Bảo quản Tiếp nhận NVL
Phân loại Xử lý Phân cở
Sấy khô Chế biến
Ghi chú: : Quan hệ chức năng ; : Quan hệ phụ thuộc
Sơ đồ 2.5: Tổ chức bộ máy kế toán xí nghiệp. b. Chức năng và nhiệm vụ
-Kế toán trưởng: Phan Thị Lan
+Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình như: Phân công kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện nhiệm vụ của kế toán viên, thủ quỹ, yêu cầu các bộ phận có liên quan cung cấp thông tin cần thiết phục vụ công tác tài chính của công ty một cách hợp lí, khoa học.
+Ký duyệt các chứng từ liên quan đến hoạt động tài chính của công ty. -Kế toán tổng hợp: Nguyễn Thị Phương Thủy
+Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tiêu thụ thành phẩm, về vốn, các loại quỹ của công ty, xác định kết quả kinh doanh, lãi lỗ, các khoản thanh toán với nhà nước, với khách hàng (của bộ phận dịch vụ), với nội bộ và ngân hàng.
+Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán, ghi số liệu, lập các báo cáo quyết toán của từng bộ phận, báo cáo thuộc phần việc của mình và một số báo cáo chung trước khi giám đốc ký duyệt.
Kế Toán Tổng Hợp (Phó Phòng Kế Toán) Thủ Quỹ Kế toán trưởng (trưởng phòng KT) Kế Toán Xưởng
+Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh của công ty. +Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế, tài chính trong công ty.
+Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, số liệu kế toán. Thống kê thông tin kế toán tài chính và cung cấp tài liệu cho các bộ phận liên quan.
+Cùng với công việc của một kế toán tổng hợp của xí nghiệp, kế toán tổng hợp kiểm tra công việc của kế toán tài sản cố định như tiến hành theo dõi tài sản cố định, phân bổ khấu hao cho phân xưởng, hạch toán tăng, giảm tài sản cố định.
-Thủ quỹ: Phạm Thị Bích Tường
Là người quản lý tiền mặt của công ty và chịu trách nhiệm thu, chi tiền mặt, phát lương cho cán bộ công nhân viên, lập sổ quỹ, sổ đăng ký chứng từ thu chi và định kỳ hàng ngày đối chiếu với kế toán thanh toán về thu chi tồn quỹ.
-Kế toán xưởng đông: Nguyễn Thị Thúy
Kế toán xưởng đông có nhiệm vụ theo dõi chi phí, hạch toán và tính giá thành cho xưởng đông. Đồng thời theo dõi chi tiết từng khoản thu, phải trả của xưởng mình.
-Kế toán xưởng khô kiêm kế toán ngân hàng: Lê thị Mỹ Dung
Kế toán xưởng khô có nhiệm vụ như kế toán xưởng đông. Ngoài ra kế toán xưởng khô còn kiêm luôn nhiệm vụ của kế toán ngân hàng. Theo dõi các khoản vay ngân hàng và tình hình tăng giảm tài khoản tại ngân hàng của xí nghiệp. Trực tiếp làm công việc nhận tiền, rút tiền, chuyển khoản,…
-Kế toán thanh toán kiêm kế toán vật tư: Ngô Thị Ngọc Hà
Kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ, hóa đơn thanh toán, theo dõi các khoản phải thu, phải trả, theo dõi quá trình nhập, sử dụng nguyên vật liệu trong kỳ của công ty. Định kỳ lập bảng kê gửi cho kế toán các xưởng làm căn cứ tính giá thành.
Nhận xét: Đây là mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán còn gọi là mô hình tổ chức hỗn hợp. Mỗi xưởng có một kế toán riêng, tự hạch toán, xác định lỗ lãi của xưởng mình dưới sự giám sát của kế toán trưởng. Cuối kỳ tập hợp số liệu cho kế toán tổng hợp của công ty xác định kết quả kinh doanh cho toàn công ty. Với mô hình này thể hiện sự độc lập cũng như sự phụ thuộc của các xưởng với công ty. Tạo sự linh hoạt cho các bộ phận. Nó phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa nhưng có khá nhiều hoạt động như công ty TNHH Một thành viên xuất khẩu thủy sản Khánh Hòa.
2.1.4. Các nhân tố vi mô ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty
o Năng lực sản xuất
Tình trạng thiết bị kỹ thuật và công nghệ chế biến của công ty đây là một trong những nhân tố ảnh hưởng lớn đến công tác xuất khẩu của công ty.
Năng lực cấp đông: Bao gồm:
∗ 4 tủ cấp đông: Năng suất: 500kg/mẻ/tủ. Thời gian cấp đông: 6-7 giờ. Máy nén hiệu MYCOM – N6W2A, Japan. Công suất 45KW. Môi chất làm lạnh: NH3, ngưng tụ bằng nước.
∗ 3 hầm đông gió: Năng suất thiết kế lần lượt là 1,2 tấn/m, 1,5 tấn/mẻ, 2.000kg/mẻ. Thời gian cấp đông là : 10 – 11 giờ. Máy nén hiệu Mitsumishi, Japan. Công suất 25KWx 2 máy. Cả 3 ngưng tụ bằng nước.
∗ 3 hệ thống tiền đông gió: mỗi kho chạy 1 máy 10,8KW, hiệu Hitachi, Japan. Sắp tới thay máy 10,8 KW Hitachi, chạy tiền đông. Một kho bảo quản nguyên liệu, chạy máy 5,5 KW.
Năng lực bảo quản lạnh: Công ty có 10 kho bảo quản lạnh.
Nhận xét:Qua các năm, công ty đã có sự đổi mới máy móc thiết bị ngày càng hiện đại hơn và cải tiến công nghệ sản xuất. Cho thấy, công ty đang tập trung vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm để phù hợp với yêu cầu và thị hiếu của người