Sự đổi mới căn bản trong giáo dục đại học, áp dụng chƣơng trình đào tạo theo tín chỉ góp phần tạo điều phát triển nhu cầu tin của NDT về dịch vụ thông tin ngày càng cao.
Để đáp ứng yêu cầu của NDT Trung tâm cần đa dạng hóa các dịch vụ thông tin - thƣ viện.
- Dịch vụ cung cấp thông tin c chọn lọc
Dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc nh m cung cấp thông tin cho NDT đã đƣợc xác định từ trƣớc, một cách chủ động và định kỳ.
Để dịch vụ này đƣợc tiến hành hiệu quả thì cán bộ thƣ viện cần phải thu thập yêu cầu tin của NDT dƣới nhiều hình thức khác nhau, có thể gửi phiếu yêu cầu trực tiếp đến Trung tâm hoặc qua email, điện thoại. Từ đó cán bộ thƣ viện tiến hành lựa chọn tìm kiếm thông tin phù hợp với yêu cầu tin và phổ biến thông tin đến NDT thông qua các hình thức mà bạn đọc yêu cầu.
Dịch vụ cung cấp thông tin làm giảm thời gian cho bạn đọc trong việc tra tìm, đọc tài liệu, đáp ứng đƣợc đúng yêu cầu của NDT. Đây là một dịch vụ có nhiều ƣu điểm đang đƣợc nhiều thƣ viện sử dụng.
- Dịch vụ mượn liên thư viện
Với nguồn kinh phí hạn chế, vốn tài liệu hạn chế chƣa đáp ứng đƣợc tối đa nhu cầu tin của NDT. Dịch vụ mƣợn liên thƣ viện giúp cho bạn đọc có thể mƣợn tài liệu tại các thƣ viện trong và ngoài nƣớc.
Tuy nhiên với việc phát triển dịch vụ này đòi hỏi cán bộ thƣ viện phải lên kế hoạch cụ thể, chuẩn bị cơ sở ban đầu để phát triển dịch vụ, áp dụng các tiêu chuẩn trong hoạt động thƣ viện đồng thời phải đề ra các chi phí cần thiết để bạn đọc sử dụng dịch vụ này.
- Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề
Trong quá trình nghiên cứu, giảng dạy, học tập NDT luôn quan tâm đến hệ thống các thông tin, tài liệu theo chuyên đề nhất định để có thể có cái nhìn tổng quát, nghiên cứu chuyên sâu lĩnh vực mà họ quan tâm. Vì vậy, dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề đáp ứng yêu cầu tin của NDT trong quá trình học tập và nghiên cứu.
Đặc biệt hiện nay, với chƣơng trình đào tạo theo tín chỉ, đổi mới phƣơng pháp giảng dạy và học tập cần phải có nhiều tài liệu theo những chuyên đề phục vụ các môn học đƣợc hiệu quả.
Để dịch vụ này có hiệu quả cao đòi hỏi cán bộ thƣ viện cần phải am hiểu sâu sắc các lĩnh vực khoa học, lắm đƣợc các nguồn tài liệu theo các chuyên đề khác nhau có tại thƣ viện. Thƣờng xuyên cập nhật các tài liệu mới trên cơ sở điều tra nhu cầu tin của NDT.
3.3.3. ăng cư ng hoạt động maketing
Marketing trong cơ quan thƣ viện nh m nghiên cứu sự vận động, thay đổi nhu cầu tin cũng nhƣ sự phân bố, phát triển lƣợng NDT. Ngoài ra marketing còn giải quyết các vấn đề: sử dụng tối ƣu các nguồn lực hiện có của mỗi cơ quan thôn tin - thƣ viện, tìm kiếm tạo lập và thu hút các nguồn lực bên ngoài; hỗ trợ, khuyến khích NDT khai thác và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện và cải thiện hình ảnh của hệ thống thông tin - thƣ viện.
Để hoạt động marketing đƣợc tốt Trung tâm cần phải có chiến lƣợc, lập kế hoạch marketing. Kế hoạch marketing đề ra các phƣơng án cụ thể để thực hiện các mục tiêu marketing Trung tâm. Marketing là kim chỉ nam định hƣớng các hoạt động marketing của cơ quan thông qua việc xác định thị trƣờng, vạch ra phƣơng hƣớng, cách thức hoạt động và các giải pháp cụ thể để thực hiện mục tiêu marketing trong hạn, hoặc dài hạn. Trong kế hoạch marketing, mọi yếu tố về thời gian, địa điểm, nguồn ngân sách, nhân lực cần phải đƣợc cụ thể hóa. Kế hoạch marketing cũng cần nêu ra đƣợc các sách lƣợc để cải thiện các sản phẩm dịch vụ mới phù hợp với mong muốn của NDT. Kế hoạch này cần có sự tham gia của các cán bộ thƣ viện.
Cần phân chia đối tƣợng NDT: Hiện nay tại Trung tâm có 3 nhóm đối tƣợng NDT, mặt khác cán bộ thƣ viện cần phải quan tâm tới sự khác biệt khác nhau về kiến thức, thái độ, cách sử dụng hoặc phản ứng đối với sản phẩn và dịch vụ của Trung tâm để phân chia và có chiến lƣợc marketing hợp lý.
Cán bộ thƣ viện tiến hành quảng bá các sản phẩm dịch vụ và hình ảnh của Trung tâm thông qua các phƣơng tiện truyền thông khác nhau:
+ Trang Website: đây là phƣơng tiện truyền thông hữu ích, thân thiện nhất để giới thiệu quảng bá về Trung tâm, và các dịch vụ của Trung tâm
+ Email: Cán bộ thƣ viện có thể thông qua email để gửi thông tin quảng bá đến NDT nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí. Tuy nhiên để làm đƣợc việc này cán bộ thƣ viện cần cập nhật email của NDT.
+ Bản tin: Việc xuất bản các bản tin cũng là một hình thức quảng bá của Trung tâm, tuy nhiên thì chi phí cho việc xuất bản lớn vì vậy Trung tâm có thể kết hợp để xuất bản chung với bản tin hàng tháng hoặc hàng quý. Và trang trí ở vị trí đẹp thuận lợi thu hút bạn đọc đến đọc.
+ Tờ rơi: Đây cũng là hình thức quảng cáo mang lại hiệu quả nhất định. Tuy nhiên cán bộ thƣ viện cần chú ý thiết kế tờ rơi: ví dụ: in tờ rơi để giới thiệu CSDL mới của Trung tâm, hoặc hình ảnh của Trung tâm… Tờ rơi có thể
in theo nhiều mẫu khác nhau có thể in nhƣ một tấm bƣu thiếp, một tờ lịch bàn, hoặc nếu không có kinh phí thì có thể in trên trang giấy có phối màu thích hợp.
3.4. Nâng cao trình độ cán bộ và ngƣời dùng tin
3.4.1. Nâng cao trình độ cán bộ thư viện
Cán bộ thƣ viện là linh hồn của thƣ viện. Họ có vai trò quan trọng: ngƣời cán bộ thƣ viện là cầu nối giữa bạn đọc với thƣ viện và tài liệu. Vì vậy, song song với công tác đào tạo NDT thì đào tạo cán bộ thƣ viện cũng là một vấn đề thƣ viện cần quan tâm sâu sắc.
Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ:
Ngƣời cán bộ thƣ viện cần thƣờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Thành thạo các khâu trong dây truyền hoạt động thông tin - thƣ viện để tổ chức kho sách phục vụ bạn đọc. Trong các khâu nghiệp vụ, đòi hỏi mỗi cán bộ thƣ viện cần phải nắm vững các quá trình, thao tác: chọn lọc và bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu (xử lý hình thức, xử lý nội dung), lƣu trữ và bảo quản tài liệu, tìm và phổ biến thông tin cho NDT.
Ngƣời cán bộ thƣ viện cần phải hiểu biết về NDT, biết phân tích lắm đƣợc nhu cầu của NDT đồng thời hỗ trợ NDT, tƣ vấn cho họ trong việc xác định nhu cầu tin, cách tra tìm tài liệu, sử dụng các dịch vụ của Trung tâm.
Ngƣời cán bộ thƣ viện cần phải biết xác định và đánh giá các nguồn tin: biết sử dụng các phƣơng tiện tra cứu thủ công cũng nhƣ hiệu đại: nhƣ các mục lục, các thƣ mục, các CSDL, các máy tìm kiếm để phát hiện và tìm nguồn thông tin và tài liệu; nắm vững các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu; biết kiểm tra chất lƣợng của các nguồn, các tài liệu và thông tin theo những dữ liệu chỉ dẫn; Nắm vững các phƣơng thức để có đƣợc các thông tin và tài liệu đó.
Ngƣời cán bộ cần phải biết xử lý hình thức và nội dung tài liệu: Xác định các dữ liệu nêu lên các đặc trƣng hình thức của tài liệu và ghi chúng trên
các phiếu mô tả đã đƣợc xác lập, phân loại tài liệu theo khung phân loại mà thƣ viện đang sử dụng, xác định chủ đề chính của tài liệu, lập một bảng chỉ mục cho tài liệu, cô đọng nội dung tài liệu b ng một bảng tóm tắt, biên tập các bản tin các bài tổng quan tổng luận.
Ngƣời cán bộ thƣ viện phải biết tổ chức các mục lục, biên soạn các thƣ mục khoa học đúng quy trình, đối với CSDL máy tính, cán bộ thƣ viện phải sử dụng thành thạo các thao tác nhập, theo tiêu chuẩn quy định.
Ngƣời cán bộ phải biết xử lý các yêu cầu tin và đƣa ra một chiến lƣợc tìm tin thích hợp: tìm tin đơn giản sử dụng các thuật toán AND, OR, NOT; áp dụng các chiến lƣợc tìm tin vào việc tìm kiếm thông tin trong OPAC.., xác định tất cả các nguồn tin có thể để trả lời yêu cầu tin của NDT.
Ngƣời cán bộ phải có kỹ năng trong việc khai thác và phổ biến thông tin.
Ngƣời cán bộ ngoài việc phổ biến thông tin cho bạn đọc thông qua các dịch vụ hiện có tại Trung tâm thì còn phải biết triển khai các dịch vụ thông tin trên mạng dựa trên CNTT hiện đại. Biết hƣớng NDT vào những sản phẩm và dịch vụ thông tin tốt nhất.
Nâng cao kỹ n ng về CNTT
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT - truyền thông đã tác động mạnh mẽ đến các ngành các lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực thông tin - thƣ viện. Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thƣ viện đòi hỏi cán bộ thƣ viện phải biết và nâng cao về trình độ kiến thức CNTT
Ngƣời cán bộ thƣ viện ngoài các kiến thức kỹ năng cơ bản về tin học, sử dụng máy tính: thành thạo Word, Excel, biết sử dụng thành thạo phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện, phải biết các nguồn tài liệu điện tử, nắm đƣợc kỹ thuật số hóa tài liệu, xử lý các thông tin dƣới dạng âm thanh, hình ảnh, các thông tin đa phƣơng tiện.
Nâng cao kỹ n ng về ngoại ngữ
Cán bộ thƣ viện cần phải có khả năng sử dụng ngoại ngữ đặc biệt là tiếng anh để có thể lựa chọn, tìm kiếm tài liệu có nội dung phù hợp với yêu cầu NDT.
Việc sử dụng thành thạo ngoại ngữ còn giúp cán bộ thƣ viện sử dụng các nghiệp vụ thông tin các tài liệu ngoại văn đồng thời trao đổi, học hỏi, giao lƣu với các thƣ viện khác kể cả thƣ viện nƣớc ngoài.
Thƣ viện hiện nay có 8 cán bộ giảng viên trong đó 2 cán bộ lãnh đạo không có chuyên môn nghiệp vụ thƣ viện. Đây cũng là một vấn đề khó khăn trong công tác quản lý hoạt động của Trung tâm.
Vì vậy, Trung tâm cần có kế hoạch cử cán bộ thƣ viện gồm cả lãnh đạo thƣ viện tham gia các lớp bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ dài hạn, ngắn hạn, các lớp bồi dƣỡng, hội thảo….. để nâng cao trình độ.
Trung tâm cần phải có kế hoạch đào tạo ngoại ngữ chuyên ngành cho cán bộ thƣ viện có thể cử cán bộ đi học tại các trƣờng đại học, hoặc các trung tâm đào tạo…
Tận dụng sự giúp đỡ của các tổ chức quốc tế để bồi dƣỡng cán bộ thƣ viện về trình độ chuyên môn ngoại ngữ lẫn trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Khuyến khích động viên cán bộ thƣ viện tự nâng cao trình độ ngoại ngữ b ng nhiều hình thức: học qua mạng Internet, học qua giáo trình đào tạo trực tuyến…
3.4.2. Đào tạo ngư i dùng tin
Cùng với các dịch vụ cần đƣợc triển khai, củng cố. Công tác đào tạo NDT cũng là một hoạt động quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin - thƣ viện. NDT có vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin - thƣ viện: là “cái đích” mà thƣ viện hƣớng tới.
Để phục vụ, đáp ứng, thỏa mãn nhu cầu tin của NDT đồng thời NDT có thể khai thác tối đa hiệu quả hoạt động thông tin - thƣ viện thì Trung tâm cần phải tiến hành mở các lớp đào tạo NDT.
Công tác đào tạo NDT đã đƣợc Trung tâm tiến hành mởi các lớp hƣớng dẫn, đào tạo các học viên khóa mới, Tuy nhiên, thì cán bộ thƣ viện mới chỉ giới thiệu sơ qua về nội quy của thƣ viện, thủ tục mƣợn, trả tài liệu, cách tra cứu trong hệ thống mục lục truyền thống và mục lục điện tử. Vì vậy, Trung tâm cần phải thƣờng xuyên tiến hành mở các lớp hƣớng dẫn, đào tạo NDT.
Nội dung của bài giảng đối với các lớp cần phải đƣợc thiết kế, xây dựng cụ thể, chi tiết, dễ hiểu, nên sử dụng Powepoint để trình chiếu cho bạn đọc dễ hiểu.
Cán bộ thuyết trình bài giảng phải lƣu loát, dễ hiểu, tạo đƣợc ấn tƣợng ban đầu đối với NDT. Mặt khác, cán bộ thƣ viện cần phải có kỹ năng về tra cứu thông tin, lắm rõ hoạt động thông tin - thƣ viện: nội quy của Trung tâm, cách tổ chức nguồn lực thông tin của Trung tâm cũng nhƣ các hoạt động khác của Trung tâm.
Trung tâm cần phải tiến hành phối hợp chặt chẽ với các Phòng, Khoa, Trung tâm trong Nhà trƣờng để lắm đƣợc trình độ, nhu cầu hƣớng dẫn sử dụng Trung tâm để có kế hoạch tổ chức lớp hƣớng dẫn đào tạo và có nội dung chƣơng trình bài giảng cho phù hợp.
Trung tâm cần tiến hành tuyên tuyền:có thể b ng văn bản, phƣơng tiện khác, email, đƣa lên trang Website của Nhà trƣờng về kế hoạch mở lớp đào tạo, hƣớng dẫn từ trƣớc 2 tuần đến 1 tháng để NDT chủ động. Có hình thức phạt cụ thể đối với các trƣờng hợp không tham gia lớp học. Ví dụ: những ai không tham gia lớp học, và những ngƣời tham gia lớp học nhƣng kết quả sát hạch mà có kết quả thấp sẽ không đƣợc cấp thẻ thƣ viện vì vậy cần phải tiến hành tổ chức lớp học lại đối với các trƣờng hợp này.
Ngoài việc tổ chức lớp học Trung tâm cần tiến hành treo các khẩu hiệu, các hƣớng dẫn sử dụng cụ thể trong từng phòng, kho sách của Trung tâm, để bạn đọc sử dụng Trung tâm có hiệu quả,
Trung tâm còn có thể biên soạn ngắn gọn tài liệu hƣớng dẫn sử dụng Trung tâm lên Website để bạn đọc có thể tìm hiểu thêm khi quên.
Nhƣ vậy, công tác đào tạo NDT tại Trung tâm có vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin - thƣ viện, công việc này cần đƣợc Trung tâm tiến hành thƣờng xuyên và đặc biệt là sự quan tâm của lãnh đạo Nhà trƣờng nói riêng và Trung tâm nói chung.
3.5. Tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ mới
3.5.1. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị
Cơ sở vật chất trang thiết bị là một yếu tố quan trọng trong hoạt động thông tin - thƣ viện. Là một Trƣờng đại học mới đƣợc nâng cấp còn non trẻ, vì vậy hệ thống cơ sở vật chất của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng hiện nay vẫn còn hạn chế về diện tích, hệ thống máy tính, hệ thống điều hòa, hút bụi, kệ giá sách…vì vậy tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng.
Trong dự án khả thi xây dựng Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng (nay là Trƣờng Đại học Hải Dƣơng) trên cơ sở nâng cấp Trƣờng Cao đẳng kinh tế - kỹ thuật Hải Dƣơng đã xác định Quy mô đầu tƣ xây dựng Trung tâm Thông tin - Thƣ viện giai đoạn từ năm 2016 trở đi diện tích xây dựng Trung tâm Thông tin - Thƣ viện 1350 m2, diện tích sàn 3375 m2
cao từ 2 - 3 tầng. Ban Lãnh đạo Nhà trƣờng cần xúc tiến đẩy nhanh tiến hành xây dựng vào đầu năm 2016 để tạo điều kiện Trung tâm nhanh chóng tiến hành ổn định hoạt động.
Trong thời gian thành lập Trung tâm Thông tin Thƣ viện cần bổ sung mở rộng diện tích, xin thêm một số phòng mở rộng phòng đọc, tổ chức các phòng nghiệp vụ, phòng lãnh đạo, phòng hội thảo, hội họp…
Xin kinh phí tăng cƣờng đầu tƣ mua sắm một số trang thiết bị cần thiết: lắp hệ thống điều hòa tại các phòng, kho sách, mua thêm máy hút bụi, hiện Trung tâm mới có 1 máy hút bụi, máy photo copy phục vụ dịch vụ sao chụp