Chính sách bổ sung là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một thƣ viện hay trung tâm thông tin tƣ liệu nào. Chính sách bổ sung là một văn bản trình bày một cách hệ thống và chặt chẽ các nguyên tắc chi phối các hoạt động xây dựng vốn tài liệu. Hay nói cụ thể hơn văn bản này xác định chức năng nhiệm vụ của cơ quan thông tin - thƣ viện, xác định rõ đối tƣợng phục vụ của cơ quan, xác định phƣơng hƣớng phát triển vốn tài liệu của cơ quan cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, lựa chọn nhà cung cấp tài liệu, phù hợp với khả năng tài chính cũng nhƣ cơ cấu tổ chức của từng thƣ viện hay cơ quan thông tin, khẳng định phƣơng châm bổ sung tài liệu, các diện chủ đề mà thƣ viện quan tâm thu thập, cũng nhƣ các thủ tục thanh lọc tài liệu.
Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Hải Dƣơng đã xây dựng một chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin dựa trên chức năng nhiệm vụ, đối tƣợng phục vụ của Trung tâm cũng nhƣ các ngành đào tạo hiện nay của Nhà trƣờng đặc biệt một số ngành đào tạo chính của Nhà trƣờng. Ví dụ nhƣ: Kế toán, Tài chính - ngân hàng, Điện - Điện tử để lựa chọn các danh mục tài liệu mà Trung tâm cần bổ sung, các loại hình tài liệu, các nguồn bổ sung, số lƣợng bản cần bổ sung… từ đó giúp Trung tâm có đƣợc nguồn tài liệu hạt nhân phù hợp đáp ứng đƣợc nhu cầu tin của NDT.
Quy trình bổ sung tài liệu của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện đƣợc giao cho Phó giám đốc Trung tâm biên soạn dựa trên cơ sở các cán bộ thƣ viện nghiên cứu nhu cầu tin của NDT. Mỗi kỳ học trong năm học, cán bộ thƣ viện thƣờng làm phiếu thăm dò nhu cầu tin của NDT. Chủ yếu là phát cho các Phòng, Khoa, Trung tâm trong Nhà trƣờng để điều tra về các tài liệu mà họ cần trong kỳ học này, các môn học mà các khoa giảng dạy để từ đó xem trong Trung tâm Thông tin - Thƣ viện mình đã có những tài liệu nào, thiếu những tài liệu nào và có chính sách bổ sung cho phù hợp.
Sơ đồ 2.1: Quy trình bổ sung tài liệu của rung tâm hông tin - Thư viện
Trình Trình Trình
Duyệt Duyệt Duyệt