Hiệu quả hoạt động của cơ quan thông tin - thƣ viện phụ thuộc vào chất lƣợng và sự đa dạng đầy đủ của nguồn lực thông tin. Vì vậy, trong nhiều chính sách về hoạt động thông tin, về thông tin khoa học và công nghệ, vấn đề đƣợc bàn nhiều nhất đó là việc chia sẻ nguồn lực thông tin để tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ phù hợp với những yêu cầu thông tin của NDT.
Phối hợp chia sẻ nguồn lực thông tin mang lại nhiều lợi ích:
Đối với mỗi cơ quan thông tin - thƣ viện thành viên sẽ đƣợc giảm chi phí bổ sung và xử lý tài liệu, tăng cƣờng khả năng cung cấp thông tin, hoàn thiện nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức hoạt động;
Đối với NDT sẽ đƣợc nâng cao hiệu quả của kết quả tra cứu, tìm kiếm thông tin/ tài liệu;
Hợp tác, liên thông giữa các cơ quan thông tin - thƣ viện đại học là tiền đề quan trọng để mở rộng mối giao lƣu, hợp tác quốc tế;
Sự phát triển của CNTT và viễn thông là điều kiện thuận lợi cho việc liên thông chia sẻ nguồn lực thông tin.
Nội dung của việc hợp tác chia sẻ: Phối hợp bổ sung nguồn lực thông tin, chia sẻ nguồn thông tin, phân công lao động trong xử lý thông tin, hỗ trợ trang thiết bị và các giải pháp công nghệ nh m tạo điều kiện thuận lợi cho việc hội nhập, chia sẻ kinh nghiệm giữa các cán bộ thƣ viện, qui định quyền lợi và trách nhiệm của mỗi thƣ viện thành viên trong các trƣờng đại học.
Hoạt động liên thông đƣợc thực hiện qua các phƣơng thức: cho mƣợn tài liệu liên thƣ viện, truy cập qua mục lục công cộng trực tuyến giữa các thƣ viện, tổ chức hội nghị, hội thảo để trao đổi kinh nghiệm, lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ, thiết lập mục lục liên hợp với các biểu ghi thƣ mục có đính kèm tên các thƣ viện có tài liệu đó…
Hiện nay, do Trung tâm Thông tin - Thƣ viện mới đƣợc nâng cấp lên Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng đại học, đặc biệt là từ khi Trƣờng áp dụng phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ nhu cầu sử dụng tài liệu trong Trung tâm Thông tin -Thƣ viện ngày càng nhiều, trong khi đó kinh phí hỗ trợ cho hoạt động của Trung tâm đặc biệt cho công tác bổ sung tài liệu còn hạn chế, vốn tài liệu trong Trung tâm chƣa đủ để đáp ứng nhu cầu tin của NDT vì vậy việc liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin là việc làm hết sức cần thiết.
Hiện nay, công tác chia sẻ nguồn lực thông tin của Trung tâm mới tiến hành liên kiết với Thƣ viện Tỉnh Hải Dƣơng, tuy nhiên sự liên kết mới chỉ dừng lại bạn đọc có thẻ Thƣ viện tại Trƣờng có thể sang Thƣ viện Tỉnh để tìm đọc tài liệu, mặt khác tiến hành trao đổi một số tài liệu. Tuy nhiên, Thƣ viện tỉnh không có nhiều tài liệu chuyên ngành sâu phù hợp với yêu cầu đào tạo của Nhà trƣờng. Vì vậy, Trung tâm cần phải tiến hành liên kết với các thƣ viện trƣờng đại học, cao đẳng trên địa bàn tỉnh Hải Dƣơng ví dụ: Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Hải Dƣơng, Trƣờng Đại học Sao Đỏ, Trƣờng Đại học Thành Đông, Trƣờng Cao đẳng Thƣơng mại khách sạn và Du lịch…. và các trƣờng đại học trên địa bàn cả nƣớc.
Để thực hiện việc liên kết chia sẻ thƣ viện cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Nâng cấp phần mềm quản lý thƣ viện, hiện nay phần mềm quản lý thƣ viện chƣa có các phân hệ nhƣ mƣợn liên thƣ viện (giao diên Z39.50)
- Thiết lập trang Website riêng của mình để bạn đọc tại các thƣ viện khác có thể truy cập
- Tiến hành trang bị hệ thống cơ sở vật chất tƣơng đối hoàn chỉnh, Có hệ thống các phòng, kho hợp lý, không gian phục vụ đảm bảo
- Cần phải tăng cƣờng hoạt động số hóa tài liệu, các nguồn thông tin điện tử, xây dựng hệ thống CSDL thƣ mục, CSDL trực tuyến, CD- ROM tiến tới chuyển đổi dần từ thƣ viện truyền thống sang thƣ viện điện tử. Xây dựng một số CSDL dùng chung cho các cơ quan thƣ viện.
- Phải tiến hành áp dụng các chuẩn nghiệp vụ:
+ Chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lý tài liệu cụ thể là trong công tác phân loại tài liệu áp dụng theo khung phân loại DDC
+ Áp dụng chuẩn biên mục tài liệu theo ISBD/AACR2 hiện nay thƣ viện đã tiến hành biên mục theo tiêu chuẩn AACR2 tuy nhiên trong quá trình biên mục cán bộ thƣ viện đôi khi vẫn còn sai sót vì vậy cán bộ thƣ viện cần chú ý trong quá trình biên mục
+ Nhập dữ liệu theo khổ mẫu biên mục: MAC21.
3.2. Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động Thông tin - thư viện
Ngày 7 tháng 5 năm 2007, Bộ Văn hóa thông tin (nay là Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch) đã có văn bản số 1598/BVHTT, theo đó, từ ngày 1 tháng 6 năm 2007 tất cả các thƣ viện công cộng, thƣ viện chuyên ngành, đa ngành đều đƣợc khuyến cáo nên áp dụng 3 chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của thƣ viện đó là AACR2, DDC, MARC21.
Thƣ viện muốn sử dụng đƣợc tài nguyên thông tin của các cơ quan thông tin - thƣ viện trên thế giới đồng thời muốn chia sẻ nguồn lực thông tin của thƣ viện mình với các thƣ viện đại học trên cả nƣớc thì cần phải tiến hành áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong thƣ viện.
Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng hiện nay mới chỉ tiến hành áp dụng chuẩn mô tả theo AACR2 vì vậy Trung tâm trong thời gian tới cần tiến hành áp dụng chuẩn phân loại DDC, và chuẩn biên mục theo khổ mẫu MACR21.
Để tiến hành áp dụng chuẩn nghiệp vụ thƣ viện cần nên kế hoạch cụ thể cho thời gian áp dụng.
Đồng thời có thể cử các các bộ thƣ viện có chuyên ngành nghiên cứu về 2 chuẩn nghiệp vụ này b ng cách cử các cán bộ tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn, lớp tập huẩn để củng cố kiến thức, vì trong quá trình học lâu ngày do không đƣợc thao tác làm trực tiếp nên nghiệp vụ chuyên môn sẽ bị quên.
3.3. Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện
3.3.1. Phát triển sản phẩm thông tin
- Thiết lập trang website
Trang website là cổng thông tin điện tử quan trọng, quảng bá giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của thƣ viện đến NDT một cách nhanh nhất mọi lúc mọi nơi.
Hiện nay, Trung tâm chƣa có trang website đăng ký tên miền trên các trang mạng xã hội, bạn đọc không thể vào truy cập để tra tìm các thông tin.
Trung tâm cần tiến hành thiết lập trang website đăng ký tên miền trên các trang mạng xã hội.
Trên trang web cần phải giới thiệu đƣợc quá trình hình thành, phát triển cũng nhƣ các tin tức hoạt động nổi bật của Trung tâm, phản ánh đƣợc bộ sƣu tập tài liệu của Trung tâm, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm nhƣ: trang chủ, tra tìm tài liệu, Bản tin điện tử, CSDL trực tuyến…tạo điều kiện cho bạn đọc có thể tra tìm và truy cập.
Trang web phải đƣợc thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng tìm kiếm và khai thác thông tin.
- Xây dựng CSDL bài trích
Hiện nay, CSDL bài trích tạp chí chƣa đƣợc xây dựng, Trung tâm cần phải tiến hành xây dựng tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tra tìm và sử dụng.
Khi xây dựng CSDL bài trích cần phải tiến hành theo đúng quy trình xử lý: xử lý hình thức, nội dung.
- Xây dựng CSDL toàn v n
Xây dựng CSDL toàn văn cần đƣợc tiến hành, bởi đây là một dạng CSDL chứa các thông tin cấp 1. CSDL này sẽ cải thiện đáng kể việc cung cấp các nguồn tin, mở ra triển vọng mới trong hoạt động của các hệ thống giao lƣu thông tin.
Việc xây dựng CSDL toàn văn hiện nay đang đƣợc các chuyên gia khuyền nghị theo hƣớng kết hợp giữa các tài liệu gốc với các biểu ghi thƣ mục của các tài liệu đó. Mục đích đặt ra là tận dụng các CSDL thƣ mục đã có, đã đƣợc xây dựng. NDT vừa có thể tiến hành tra cứu tài liệu thông qua các thông tin chỉ dẫn để lựa chọn những thông tin phù hợp, vừa có thể xem đƣợc nội dung tài liệu gốc qua CSDL toàn văn. Nhƣ vậy, sẽ đem lại hiệu quả cao cho NDT khi tra tìm thông tin.
3.3.2. Đa dạng h a các dịch vụ thông tin - thư viện
Sự đổi mới căn bản trong giáo dục đại học, áp dụng chƣơng trình đào tạo theo tín chỉ góp phần tạo điều phát triển nhu cầu tin của NDT về dịch vụ thông tin ngày càng cao.
Để đáp ứng yêu cầu của NDT Trung tâm cần đa dạng hóa các dịch vụ thông tin - thƣ viện.
- Dịch vụ cung cấp thông tin c chọn lọc
Dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc nh m cung cấp thông tin cho NDT đã đƣợc xác định từ trƣớc, một cách chủ động và định kỳ.
Để dịch vụ này đƣợc tiến hành hiệu quả thì cán bộ thƣ viện cần phải thu thập yêu cầu tin của NDT dƣới nhiều hình thức khác nhau, có thể gửi phiếu yêu cầu trực tiếp đến Trung tâm hoặc qua email, điện thoại. Từ đó cán bộ thƣ viện tiến hành lựa chọn tìm kiếm thông tin phù hợp với yêu cầu tin và phổ biến thông tin đến NDT thông qua các hình thức mà bạn đọc yêu cầu.
Dịch vụ cung cấp thông tin làm giảm thời gian cho bạn đọc trong việc tra tìm, đọc tài liệu, đáp ứng đƣợc đúng yêu cầu của NDT. Đây là một dịch vụ có nhiều ƣu điểm đang đƣợc nhiều thƣ viện sử dụng.
- Dịch vụ mượn liên thư viện
Với nguồn kinh phí hạn chế, vốn tài liệu hạn chế chƣa đáp ứng đƣợc tối đa nhu cầu tin của NDT. Dịch vụ mƣợn liên thƣ viện giúp cho bạn đọc có thể mƣợn tài liệu tại các thƣ viện trong và ngoài nƣớc.
Tuy nhiên với việc phát triển dịch vụ này đòi hỏi cán bộ thƣ viện phải lên kế hoạch cụ thể, chuẩn bị cơ sở ban đầu để phát triển dịch vụ, áp dụng các tiêu chuẩn trong hoạt động thƣ viện đồng thời phải đề ra các chi phí cần thiết để bạn đọc sử dụng dịch vụ này.
- Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề
Trong quá trình nghiên cứu, giảng dạy, học tập NDT luôn quan tâm đến hệ thống các thông tin, tài liệu theo chuyên đề nhất định để có thể có cái nhìn tổng quát, nghiên cứu chuyên sâu lĩnh vực mà họ quan tâm. Vì vậy, dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề đáp ứng yêu cầu tin của NDT trong quá trình học tập và nghiên cứu.
Đặc biệt hiện nay, với chƣơng trình đào tạo theo tín chỉ, đổi mới phƣơng pháp giảng dạy và học tập cần phải có nhiều tài liệu theo những chuyên đề phục vụ các môn học đƣợc hiệu quả.
Để dịch vụ này có hiệu quả cao đòi hỏi cán bộ thƣ viện cần phải am hiểu sâu sắc các lĩnh vực khoa học, lắm đƣợc các nguồn tài liệu theo các chuyên đề khác nhau có tại thƣ viện. Thƣờng xuyên cập nhật các tài liệu mới trên cơ sở điều tra nhu cầu tin của NDT.
3.3.3. ăng cư ng hoạt động maketing
Marketing trong cơ quan thƣ viện nh m nghiên cứu sự vận động, thay đổi nhu cầu tin cũng nhƣ sự phân bố, phát triển lƣợng NDT. Ngoài ra marketing còn giải quyết các vấn đề: sử dụng tối ƣu các nguồn lực hiện có của mỗi cơ quan thôn tin - thƣ viện, tìm kiếm tạo lập và thu hút các nguồn lực bên ngoài; hỗ trợ, khuyến khích NDT khai thác và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện và cải thiện hình ảnh của hệ thống thông tin - thƣ viện.
Để hoạt động marketing đƣợc tốt Trung tâm cần phải có chiến lƣợc, lập kế hoạch marketing. Kế hoạch marketing đề ra các phƣơng án cụ thể để thực hiện các mục tiêu marketing Trung tâm. Marketing là kim chỉ nam định hƣớng các hoạt động marketing của cơ quan thông qua việc xác định thị trƣờng, vạch ra phƣơng hƣớng, cách thức hoạt động và các giải pháp cụ thể để thực hiện mục tiêu marketing trong hạn, hoặc dài hạn. Trong kế hoạch marketing, mọi yếu tố về thời gian, địa điểm, nguồn ngân sách, nhân lực cần phải đƣợc cụ thể hóa. Kế hoạch marketing cũng cần nêu ra đƣợc các sách lƣợc để cải thiện các sản phẩm dịch vụ mới phù hợp với mong muốn của NDT. Kế hoạch này cần có sự tham gia của các cán bộ thƣ viện.
Cần phân chia đối tƣợng NDT: Hiện nay tại Trung tâm có 3 nhóm đối tƣợng NDT, mặt khác cán bộ thƣ viện cần phải quan tâm tới sự khác biệt khác nhau về kiến thức, thái độ, cách sử dụng hoặc phản ứng đối với sản phẩn và dịch vụ của Trung tâm để phân chia và có chiến lƣợc marketing hợp lý.
Cán bộ thƣ viện tiến hành quảng bá các sản phẩm dịch vụ và hình ảnh của Trung tâm thông qua các phƣơng tiện truyền thông khác nhau:
+ Trang Website: đây là phƣơng tiện truyền thông hữu ích, thân thiện nhất để giới thiệu quảng bá về Trung tâm, và các dịch vụ của Trung tâm
+ Email: Cán bộ thƣ viện có thể thông qua email để gửi thông tin quảng bá đến NDT nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí. Tuy nhiên để làm đƣợc việc này cán bộ thƣ viện cần cập nhật email của NDT.
+ Bản tin: Việc xuất bản các bản tin cũng là một hình thức quảng bá của Trung tâm, tuy nhiên thì chi phí cho việc xuất bản lớn vì vậy Trung tâm có thể kết hợp để xuất bản chung với bản tin hàng tháng hoặc hàng quý. Và trang trí ở vị trí đẹp thuận lợi thu hút bạn đọc đến đọc.
+ Tờ rơi: Đây cũng là hình thức quảng cáo mang lại hiệu quả nhất định. Tuy nhiên cán bộ thƣ viện cần chú ý thiết kế tờ rơi: ví dụ: in tờ rơi để giới thiệu CSDL mới của Trung tâm, hoặc hình ảnh của Trung tâm… Tờ rơi có thể
in theo nhiều mẫu khác nhau có thể in nhƣ một tấm bƣu thiếp, một tờ lịch bàn, hoặc nếu không có kinh phí thì có thể in trên trang giấy có phối màu thích hợp.
3.4. Nâng cao trình độ cán bộ và ngƣời dùng tin
3.4.1. Nâng cao trình độ cán bộ thư viện
Cán bộ thƣ viện là linh hồn của thƣ viện. Họ có vai trò quan trọng: ngƣời cán bộ thƣ viện là cầu nối giữa bạn đọc với thƣ viện và tài liệu. Vì vậy, song song với công tác đào tạo NDT thì đào tạo cán bộ thƣ viện cũng là một vấn đề thƣ viện cần quan tâm sâu sắc.
Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ:
Ngƣời cán bộ thƣ viện cần thƣờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Thành thạo các khâu trong dây truyền hoạt động thông tin - thƣ viện để tổ chức kho sách phục vụ bạn đọc. Trong các khâu nghiệp vụ, đòi hỏi mỗi cán bộ thƣ viện cần phải nắm vững các quá trình, thao tác: chọn lọc và bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu (xử lý hình thức, xử lý nội dung), lƣu trữ và bảo quản tài liệu, tìm và phổ biến thông tin cho NDT.
Ngƣời cán bộ thƣ viện cần phải hiểu biết về NDT, biết phân tích lắm đƣợc nhu cầu của NDT đồng thời hỗ trợ NDT, tƣ vấn cho họ trong việc xác định nhu cầu tin, cách tra tìm tài liệu, sử dụng các dịch vụ của Trung tâm.
Ngƣời cán bộ thƣ viện cần phải biết xác định và đánh giá các nguồn tin: biết sử dụng các phƣơng tiện tra cứu thủ công cũng nhƣ hiệu đại: nhƣ các mục lục, các thƣ mục, các CSDL, các máy tìm kiếm để phát hiện và tìm nguồn thông tin và tài liệu; nắm vững các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu; biết kiểm tra chất lƣợng của các nguồn, các tài liệu và thông tin theo những dữ