3.1. Tăng cƣờng nguồn lực thông tin
3.1.1. Điều chỉnh chính sách bổ sung phù hợp với yêu cầu đào tạo theo tín chỉ theo tín chỉ
Hiện nay, với nguồn kinh phí bổ sung hạn chế, vốn tài liệu của Trung tâm chƣa đáp ứng đƣợc tối đa yêu cầu tin của NDT, đặc biệt từ khi Nhà trƣờng áp dụng phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ, nhu cầu tin của bạn đọc về tài liệu ngày càng tăng lên. Để khắc phục đƣợc khó khăn trên Trung tâm cần phải điều chỉnh chính sách bổ sung phù hợp.
Trung tâm Thông tin - Thƣ viện cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình, nhu cầu của NDT về tài liệu, và nguồn kinh phí để có kế hoạch bổ sung tài liệu thích hợp: bổ sung dài hạn, ngắn hạn, bổ sung định kỳ hoặc không định kỳ.
Xây dựng chính sách bổ sung theo hƣớng bám sát, phù hợp với các đề cƣơng môn học theo tín chỉ đã đƣợc hội đồng khoa học của các Khoa thông qua và đã đƣợc Nhà trƣờng phê duyệt. Trong đề cƣơng chi tiết môn học đều có danh mục tài liệu giáo trình, sách tham khảo. Đây là thông tin quan trọng giúp cho việc bổ sung hợp lý theo đúng diện bổ sung. Ngoài ra, còn căn cứ vào các môn học của từng ngành đao tạo, cập nhật danh mục tài liệu tham khảo yêu cầu sinh viên đọc thêm( vì từng giảng viên có thể có những điều chỉnh, thay đổi hoặc bổ sung mới theo từng năm học, hoặc cùng một môn học có thể do các giảng viên khác nhau đảm nhiệm, họ có thể đòi hỏi sinh viên đọc những tài liệu khác nhau).
Nắm danh sách giảng viên cơ hữu theo các môn học chung và chuyên ngành của các khoa, bộ môn, trình độ, học vị, học hàm, chức danh của họ để khi cần thiết có thể liên hệ trực tiếp với giảng viên, đề nghị họ cung cấp các
tài liệu bắt buộc và tài liệu tham khảo mà Trung tâm không thể bổ sung đƣợc. Việc thiết lập mối quan hệ tốt với các giảng viên để nắm vững và cập nhật danh mục tài liệu tham khảo của các môn học là hết sức cần thiết, đặc biệt là bổ sung cho Trung tâm những tài liệu ít gặp trên thị trƣờng xuất bản và tài liệu mà giảng viên có đƣợc do các chuyến đi công tác, học tập ở nƣớc ngoài, các hội nghị, hội thảo khoa học.
3.1.2. ăng cư ng thu thập nguồn tin nội sinh
Tài liệu nội sinh là những tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập của các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, viện nghiên cứu, trƣờng đại học… Tài liệu nội sinh phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực cũng nhƣ hƣớng phát triển của những đơn vị này và thƣờng đƣợc lƣu giữ ở các thƣ viện và trung tâm thông tin của đơn vị đó.
Tài liệu nội sinh có vai trò quan trọng góp phần phát triển nguồn lực thông tin của thƣ viện, đáp ứng nhu cầu tin của NDT.
Tài liệu nội sinh của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện hiện nay bao gồm: Luận án, đồ án tốt nghiệp của sinh viên, giáo trình, bài giảng của giảng viên trong Trƣờng viết, công trình nghiên cứu khoa học (đề tài khoa học: cấp tỉnh, cấp trƣờng, ) tạp chí của Trƣờng ngoài ra còn có luận văn luận án của các giảng viên trong trƣờng cũng đƣợc Thƣ viện sƣu tập.
Hiện nay vốn tài liệu nội sinh của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện còn hạn chế. Vì vậy, Trung tâm cần phải quan tâm có kế hoạch để bổ sung, thu hút nguồn tài liệu này.
- Phối hợp liên kết hoạt động thông tin với các Phòng, Ban chức năng trong Trƣờng nhƣ Phòng Nghiên cứu khoa học, Viện Nghiên cứu khoa học và Phát triển, Phòng Đào tạo, Trung tâm Tạp chí ... nh m thu thập đầy đủ nguồn tin nội sinh. Thƣờng xuyên có mối liên hệ mật thiết với các Khoa đào tạo bởi các Khoa vừa là nơi có nhu cầu thông tin cao, vừa là nơi tập trung những sản
phẩm thông tin có giá trị. Đó là những tài liệu có tính chuyên môn sâu, những giáo trình, tài liệu tham khảo, các công trình khoa học, bài tham luận của các giảng viên tại các hội nghị khoa học. Bên cạnh đó, Trung tâm cần giữ mối quan hệ với các viện nghiên cứu, các trung tâm… để thu thập nguồn tin nội sinh có trong Trung tâm phản ánh toàn diện các mặt hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trƣờng.
- Xây dựng CSDL toàn văn cho những tài liệu nội sinh có giá trị không chỉ hỗ trợ tích cực cho bạn đọc trong quá trình sử dụng thông tin mà còn tạo điều kiện thuận lợi để Trung tâm phát triển sản phẩm dịch vụ thông tin, trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin với các Thƣ viện và cơ quan thông tin khác.
3.1.3. Đẩy mạnh công tác số h a tài liệu
Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin - thƣ viện đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin - thƣ viện. Các thƣ viện đang dần tiến tới thƣ viện điện tử, thƣ viện số. Trong cấu trúc của nó thì vai trò của nguồn tài nguyên số là vô cùng quan trọng.
Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Hải Dƣơng đã bƣớc đầu tiến hành công tác số hóa tài liệu, Scan một số tài liệu tuy nhiên mới chỉ dừng lại chủ yếu là giáo trình và Dowloat một số tài liệu trên Internet. Nguồn tài liệu số của Trung tâm còn hạn chế.
Trung tâm cần phải có các chủ trƣơng giải pháp cụ thể để đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu đƣa vào thƣ viện phục vụ NDT
Hiện nay, Trung tâm có máy Scan tuy nhiên số lƣợng máy ít, sản xuất lâu vì vậy scan tài liệu rất chậm. 1 phút mới scan đƣợc 1 trang tài liệu rất mất thời gian cho cán bộ thƣ viện,
Trung tâm cần tiến hành bổ sung thêm máy scan tài liệu đặc biệt là các máy sản xuất đời mới để tốc độ scan nhanh.
Trung tâm cần đặc trách cho cán bộ có trình độ chuyên môn về công tác số hóa để tiến hành số hóa tài liệu trong Trung tâm nh m nâng cao hiệu quả hoạt động.
Các loại tài liệu đã đƣợc scan hoặc dowloat đƣợc cán bộ thƣ viện đƣa vào CSDL theo môn ngành, lĩnh vực để đọc tuy nhiên bạn đọc phải tra tìm tài liệu theo tên tài liệu, hoặc thủ công theo danh sánh thƣ mục trên máy, chứ không thể tra tìm tài liệu theo nhiều phƣơng hình thức khác nhau: NXB, năm xuất bản… hoặc tìm kiếm nâng cao hơn: ful tex, theo kiểu gõ một từ khóa thì toàn bộ tài liệu có nội dung đó đƣợc hiện ra. Vì vậy thƣ viện cần phải có biện pháp để thực hiện công tác này.
3.1.4. Phối hợp, chia s thông tin
Hiệu quả hoạt động của cơ quan thông tin - thƣ viện phụ thuộc vào chất lƣợng và sự đa dạng đầy đủ của nguồn lực thông tin. Vì vậy, trong nhiều chính sách về hoạt động thông tin, về thông tin khoa học và công nghệ, vấn đề đƣợc bàn nhiều nhất đó là việc chia sẻ nguồn lực thông tin để tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ phù hợp với những yêu cầu thông tin của NDT.
Phối hợp chia sẻ nguồn lực thông tin mang lại nhiều lợi ích:
Đối với mỗi cơ quan thông tin - thƣ viện thành viên sẽ đƣợc giảm chi phí bổ sung và xử lý tài liệu, tăng cƣờng khả năng cung cấp thông tin, hoàn thiện nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức hoạt động;
Đối với NDT sẽ đƣợc nâng cao hiệu quả của kết quả tra cứu, tìm kiếm thông tin/ tài liệu;
Hợp tác, liên thông giữa các cơ quan thông tin - thƣ viện đại học là tiền đề quan trọng để mở rộng mối giao lƣu, hợp tác quốc tế;
Sự phát triển của CNTT và viễn thông là điều kiện thuận lợi cho việc liên thông chia sẻ nguồn lực thông tin.
Nội dung của việc hợp tác chia sẻ: Phối hợp bổ sung nguồn lực thông tin, chia sẻ nguồn thông tin, phân công lao động trong xử lý thông tin, hỗ trợ trang thiết bị và các giải pháp công nghệ nh m tạo điều kiện thuận lợi cho việc hội nhập, chia sẻ kinh nghiệm giữa các cán bộ thƣ viện, qui định quyền lợi và trách nhiệm của mỗi thƣ viện thành viên trong các trƣờng đại học.
Hoạt động liên thông đƣợc thực hiện qua các phƣơng thức: cho mƣợn tài liệu liên thƣ viện, truy cập qua mục lục công cộng trực tuyến giữa các thƣ viện, tổ chức hội nghị, hội thảo để trao đổi kinh nghiệm, lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ, thiết lập mục lục liên hợp với các biểu ghi thƣ mục có đính kèm tên các thƣ viện có tài liệu đó…
Hiện nay, do Trung tâm Thông tin - Thƣ viện mới đƣợc nâng cấp lên Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng đại học, đặc biệt là từ khi Trƣờng áp dụng phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ nhu cầu sử dụng tài liệu trong Trung tâm Thông tin -Thƣ viện ngày càng nhiều, trong khi đó kinh phí hỗ trợ cho hoạt động của Trung tâm đặc biệt cho công tác bổ sung tài liệu còn hạn chế, vốn tài liệu trong Trung tâm chƣa đủ để đáp ứng nhu cầu tin của NDT vì vậy việc liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin là việc làm hết sức cần thiết.
Hiện nay, công tác chia sẻ nguồn lực thông tin của Trung tâm mới tiến hành liên kiết với Thƣ viện Tỉnh Hải Dƣơng, tuy nhiên sự liên kết mới chỉ dừng lại bạn đọc có thẻ Thƣ viện tại Trƣờng có thể sang Thƣ viện Tỉnh để tìm đọc tài liệu, mặt khác tiến hành trao đổi một số tài liệu. Tuy nhiên, Thƣ viện tỉnh không có nhiều tài liệu chuyên ngành sâu phù hợp với yêu cầu đào tạo của Nhà trƣờng. Vì vậy, Trung tâm cần phải tiến hành liên kết với các thƣ viện trƣờng đại học, cao đẳng trên địa bàn tỉnh Hải Dƣơng ví dụ: Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Hải Dƣơng, Trƣờng Đại học Sao Đỏ, Trƣờng Đại học Thành Đông, Trƣờng Cao đẳng Thƣơng mại khách sạn và Du lịch…. và các trƣờng đại học trên địa bàn cả nƣớc.
Để thực hiện việc liên kết chia sẻ thƣ viện cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Nâng cấp phần mềm quản lý thƣ viện, hiện nay phần mềm quản lý thƣ viện chƣa có các phân hệ nhƣ mƣợn liên thƣ viện (giao diên Z39.50)
- Thiết lập trang Website riêng của mình để bạn đọc tại các thƣ viện khác có thể truy cập
- Tiến hành trang bị hệ thống cơ sở vật chất tƣơng đối hoàn chỉnh, Có hệ thống các phòng, kho hợp lý, không gian phục vụ đảm bảo
- Cần phải tăng cƣờng hoạt động số hóa tài liệu, các nguồn thông tin điện tử, xây dựng hệ thống CSDL thƣ mục, CSDL trực tuyến, CD- ROM tiến tới chuyển đổi dần từ thƣ viện truyền thống sang thƣ viện điện tử. Xây dựng một số CSDL dùng chung cho các cơ quan thƣ viện.
- Phải tiến hành áp dụng các chuẩn nghiệp vụ:
+ Chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lý tài liệu cụ thể là trong công tác phân loại tài liệu áp dụng theo khung phân loại DDC
+ Áp dụng chuẩn biên mục tài liệu theo ISBD/AACR2 hiện nay thƣ viện đã tiến hành biên mục theo tiêu chuẩn AACR2 tuy nhiên trong quá trình biên mục cán bộ thƣ viện đôi khi vẫn còn sai sót vì vậy cán bộ thƣ viện cần chú ý trong quá trình biên mục
+ Nhập dữ liệu theo khổ mẫu biên mục: MAC21.
3.2. Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động Thông tin - thư viện
Ngày 7 tháng 5 năm 2007, Bộ Văn hóa thông tin (nay là Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch) đã có văn bản số 1598/BVHTT, theo đó, từ ngày 1 tháng 6 năm 2007 tất cả các thƣ viện công cộng, thƣ viện chuyên ngành, đa ngành đều đƣợc khuyến cáo nên áp dụng 3 chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của thƣ viện đó là AACR2, DDC, MARC21.
Thƣ viện muốn sử dụng đƣợc tài nguyên thông tin của các cơ quan thông tin - thƣ viện trên thế giới đồng thời muốn chia sẻ nguồn lực thông tin của thƣ viện mình với các thƣ viện đại học trên cả nƣớc thì cần phải tiến hành áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong thƣ viện.
Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng hiện nay mới chỉ tiến hành áp dụng chuẩn mô tả theo AACR2 vì vậy Trung tâm trong thời gian tới cần tiến hành áp dụng chuẩn phân loại DDC, và chuẩn biên mục theo khổ mẫu MACR21.
Để tiến hành áp dụng chuẩn nghiệp vụ thƣ viện cần nên kế hoạch cụ thể cho thời gian áp dụng.
Đồng thời có thể cử các các bộ thƣ viện có chuyên ngành nghiên cứu về 2 chuẩn nghiệp vụ này b ng cách cử các cán bộ tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn, lớp tập huẩn để củng cố kiến thức, vì trong quá trình học lâu ngày do không đƣợc thao tác làm trực tiếp nên nghiệp vụ chuyên môn sẽ bị quên.
3.3. Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện
3.3.1. Phát triển sản phẩm thông tin
- Thiết lập trang website
Trang website là cổng thông tin điện tử quan trọng, quảng bá giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của thƣ viện đến NDT một cách nhanh nhất mọi lúc mọi nơi.
Hiện nay, Trung tâm chƣa có trang website đăng ký tên miền trên các trang mạng xã hội, bạn đọc không thể vào truy cập để tra tìm các thông tin.
Trung tâm cần tiến hành thiết lập trang website đăng ký tên miền trên các trang mạng xã hội.
Trên trang web cần phải giới thiệu đƣợc quá trình hình thành, phát triển cũng nhƣ các tin tức hoạt động nổi bật của Trung tâm, phản ánh đƣợc bộ sƣu tập tài liệu của Trung tâm, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm nhƣ: trang chủ, tra tìm tài liệu, Bản tin điện tử, CSDL trực tuyến…tạo điều kiện cho bạn đọc có thể tra tìm và truy cập.
Trang web phải đƣợc thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng tìm kiếm và khai thác thông tin.
- Xây dựng CSDL bài trích
Hiện nay, CSDL bài trích tạp chí chƣa đƣợc xây dựng, Trung tâm cần phải tiến hành xây dựng tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tra tìm và sử dụng.
Khi xây dựng CSDL bài trích cần phải tiến hành theo đúng quy trình xử lý: xử lý hình thức, nội dung.
- Xây dựng CSDL toàn v n
Xây dựng CSDL toàn văn cần đƣợc tiến hành, bởi đây là một dạng CSDL chứa các thông tin cấp 1. CSDL này sẽ cải thiện đáng kể việc cung cấp các nguồn tin, mở ra triển vọng mới trong hoạt động của các hệ thống giao lƣu thông tin.
Việc xây dựng CSDL toàn văn hiện nay đang đƣợc các chuyên gia khuyền nghị theo hƣớng kết hợp giữa các tài liệu gốc với các biểu ghi thƣ mục của các tài liệu đó. Mục đích đặt ra là tận dụng các CSDL thƣ mục đã có, đã đƣợc xây dựng. NDT vừa có thể tiến hành tra cứu tài liệu thông qua các thông tin chỉ dẫn để lựa chọn những thông tin phù hợp, vừa có thể xem đƣợc nội dung tài liệu gốc qua CSDL toàn văn. Nhƣ vậy, sẽ đem lại hiệu quả cao cho NDT khi tra tìm thông tin.
3.3.2. Đa dạng h a các dịch vụ thông tin - thư viện
Sự đổi mới căn bản trong giáo dục đại học, áp dụng chƣơng trình đào tạo theo tín chỉ góp phần tạo điều phát triển nhu cầu tin của NDT về dịch vụ thông tin ngày càng cao.
Để đáp ứng yêu cầu của NDT Trung tâm cần đa dạng hóa các dịch vụ thông tin - thƣ viện.
- Dịch vụ cung cấp thông tin c chọn lọc
Dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc nh m cung cấp thông tin cho NDT đã đƣợc xác định từ trƣớc, một cách chủ động và định kỳ.
Để dịch vụ này đƣợc tiến hành hiệu quả thì cán bộ thƣ viện cần phải thu